Obtener ayuda con la reseña de caja de efectivo y turno

En este artículo:

• Video de solución de problemas de caja de efectivo
• Doble verificación de discrepancias en la caja de efectivo
• Fijar un monto tanto para efectivo en caja como para efectivo en mano
• Mi caja de efectivo no se está abriendo
• Mi reseña del turno muestra cuentas abiertas, pero están cerradas
• Hacer correcciones en una reseña del turno dejada abierta
• La reseña del turno calcula el efectivo incorrectamente
• Solución de problemas con efectivo en mano
• Recursos adicionales

Vídeo de solución de problemas de caja de efectivo

1. Asegúrate de que la caja no esté bloqueada ni atascada.
2. Revisa tus cables. Recuerda que tu caja de efectivo funciona en tándem con la Impresora de recibos adjunta. Hay un cable que va desde la parte trasera de la Impresora hasta la parte inferior de la caja de efectivo. Asegúrate de que estos cables estén conectados y asegurados. Por lo general, un cable suelto hace que la caja de efectivo no se abra.
3. Una vez que hayas inspeccionado el equipo y todo esté bien, revisa un par de configuraciones del dispositivo en tu POS. Verifica que tu caja de efectivo esté asignada a la terminal correcta. Para hacerlo como gerente, ve a Configuración del dispositivo >Caja de efectivo > Selecciona la caja de efectivo que asignaste > Selecciona No venta.
   • Si se abre, puedes irte.
4. La última configuración que quieres verificar se encuentra en Configuración del dispositivo. En el menú principal, ve a Configuración del dispositivo. > Selecciona Abrir caja de efectivo y asegúrate de que esté configurada para Abrir automáticamente caja de efectivo cuando se realice un pago en efectivo.
   • Si la opción está configurada como “No”, es posible que tu caja de efectivo no se esté abriendo.

 
Consulta la de reseña del turno de Toast para obtener información.


 

Double-Check Cash Discrepancias

Si el efectivo de una caja de efectivo no suma el saldo previsto, Toast recomienda revisar algunas ubicaciones en Toast Web para encontrar y resolver el problema:
 

1. Consulta el informe de fin del día.
   
   Para acceder al informe de fin del día, ve a Informes > Gestión de efectivo y pérdidas > Fin del día en Cambia la configuración de Todos los recibos a Solo efectivo para ver el movimiento de efectivo del día. Presta especial atención a la columna Caja de efectivo y busca cualquier pago que no haya ido a una caja y que debería haber o viceversa.
   
   
2. Consulta el informe Historial de caja.
   
   Para ver este informe, ve a Informes > Gestión de efectivo >Historial de caja. Este informe te permite desglosar los detalles de cada caja de efectivo y de cada empleado que realizó transacciones de efectivo en mano.
   Selecciona el botón Ver en la parte inferior de una columna de la caja de efectivo (etiquetado por la Impresora a la que está conectado, p. ej., la Barra 170) y desplázate hacia abajo para ver cada acción realizada en esta caja durante un turno. Asegúrate de que todas las propinas y desembolsos se hayan sacado físicamente de la caja correcta. Puedes usar el botón Actualizar entradas para resolver discrepancias de efectivo agregando entradas o actualizando saldos, pero los errores cometidos al usar este botón pueden complicar aún más las cosas, así que procede con precaución.
   
   
3. Consulta el informe del turno.

Revisa el informe de turno yendo a Informes > Mano de obra > Turnos. Este informe puede ayudarte a hacer un seguimiento de las discrepancias en los depósitos esperados.

Además, desplázate hasta la sección Turnos abiertos y asegúrate de que todos los empleados hayan cerrado correctamente sus turnos. Las reseñas del turno que queden incompletas pueden contribuir a las discrepancias de efectivo.

4. Usa el informe de auditoría de la actividad en efectivo para revisar entradas como las gotas de efectivo y los saldos negativos, y vincular las discrepancias con empleados o eventos específicos.

5. Aprovecha el informe Historial de caja de efectivo para identificar y corregir las variaciones entre depósito previsto y depósito real actualizando las entradas cuando sea necesario.

Fijar un monto tanto para efectivo en caja como para efectivo en mano

Si surge el problema de tener una cantidad de efectivo en la caja y efectivo en mano:

1. Primero, verifica la configuración de tu dispositivo de POS en Configuración del dispositivo.
2. Asegúrate de que la impresora de recibos con la caja a la que te gustaría que se informara el efectivo esté seleccionada.
3. Además, verifica que la opción correcta para Abrir caja de efectivo esté seleccionada (Sí). Si no lo está, edita la configuración y selecciona la opción Abrir caja automáticamente.

Ahora, encuentra y corrige las cuentas que causan el problema: 
 

1. Busca el pago en efectivo que se reportó de forma incorrecta en Informes > Pagos > Pagos en Toast Web.
2. Usa el menú desplegable Mostrar/ocultar columnas para seleccionar Caja de efectivo y genera una nueva columna que te mostrará en qué caja, si corresponde, se reportó cada pago en efectivo. Esta columna estará en blanco para los pagos en efectivo que se registraron como efectivo en mano. 
3. Una vez que localices un pago que se informó de forma incorrecta, sube esa cuenta al POS para anular el pago erróneo antes de volver a agregar el pago en efectivo desde un dispositivo que tenga la configuración de caja de efectivo adecuada para reflejar a dónde va realmente ese pago (ya sea a una caja específica o al banco de efectivo disponible del mesero).
4. Ahora que actualizaste y cerraste la(s) cuenta(s) problemática(s), vuelve a Revisión del turno para verificar que se actualizó y refleje con exactitud la ubicación de las ventas en efectivo, ya sea en mano o en una caja, según sea necesario.

Mi caja de efectivo no está abriendo

Consulta estos detalles de solución de problemas:

• Las cajas de efectivo de Toast te suministran funcionan en tándem con la Impresora de recibos adjunta. Hay un cable telefónico que va desde el puerto en la parte trasera de la caja de efectivo hasta el puerto en la parte trasera de la Impresora. 
• En la Configuración del dispositivo de la aplicación Toast, puedes activar o desactivar si esa tableta abre automáticamente la caja cuando se recibe un pago en efectivo. Si la configuración del dispositivo es No, la caja de efectivo no se abrirá. 
   

Para corregir este problema:

1. En el menú principal de la aplicación Toast, ve a Configuración > Configuración del dispositivo.
2. Selecciona la opción Abrir caja de efectivo y configúrala como Sí. Si la caja de efectivo ya está configurada como Sí y la caja aún no se está abriendo, continúa con los pasos que se indican a continuación. 
3. Revisa los cables de conexión. Verifica que el cable que va de la caja de efectivo a la Impresora esté conectado de manera segura en ambos extremos. De lo contrario, asegura la conexión e intenta abrir la caja nuevamente.
4. Asegúrate de que la Impresora conectada esté en línea y funcione normalmente. Si la configuración a nivel del dispositivo parece ser correcta, el problema suele derivarse de la Impresora adjunta. 
   
   
   • Si esto no funciona, continúa con el paso 5 a continuación. Además, consulta Solución de problemas y preguntas frecuentes de la Impresora de recibos , y Solución de problemas de la Impresora de cocina .
     
     
5. Verifica la conexión de red de tu dispositivo. Las terminales estacionarias deben estar conectadas a la misma red segura que tus impresoras a través de una conexión física Ethernet, con el Wi-Fi desactivado. Si tu ubicación tiene Toast Go® que te gustaría poder abrir la caja de efectivo, estos Toast Go® deberán estar conectados a la misma red a través de Wi-Fi.

Mi reseña del turno muestra cuentas abiertas, pero están cerradas

Durante una reseña del turno, algunas cuentas pueden aparecer como abiertas cuando, de hecho, están todas cerradas. Este es un problema común de sincronización. Te recomendamos mucho que esperes hasta el final del día para que todas las cuentas se sincronicen correctamente.


 

Hacer correcciones en una reseña del turno que quedó abierta

Si no se completó la reseña del turno, es posible que no se haya cobrado efectivo ni pagado propinas.

Si la reseña del turno es de hoy, revisa los pasos de este artículo de Toast Central, turno, para volver a abrir turnos cerrados.

Los siguientes pasos son para una reseña del turno que ya está en el pasado y no se puede volver a abrir desde el POS.

1. Ve a Informes > Gestión de efectivo y pérdidas > Historial de cajas en Toast Web.
2. Selecciona Ver debajo de la caja de efectivo en la que te gustaría hacer ajustes, y luego selecciona Actualizar entradas.
3. Se abrirá una ventana justo debajo de la fila Ver. Para agregar un monto cobrado en efectivo, selecciona Agregar efectivo en la entrada, luego efectivo cobrado.
   
   
    
4. Selecciona el mesero del que se recolectó el efectivo, así como el monto y los comentarios. Selecciona Enviar.
5. Para dejar propina a un empleado, selecciona Agregar entrada de retiro y, luego, Propina, donde tendrás la misma opción de ingresar el monto, seleccionar un mesero y agregar un comentario. Selecciona Enviar.

• Ingreso de efectivo: Puede utilizarse para agregar un monto de efectivo que se colocó físicamente en la caja de efectivo, pero que no quedó registrado correctamente en la caja
• Entrada de retiro: Puede utilizarse para retirar un monto de efectivo que se registró de manera incorrecta en la caja de efectivo, pero que no se colocó físicamente en la caja.

La reseña del turno calcula el efectivo incorrectamente

Toast tiene una configuración que te permite calcular el efectivo en mano y el efectivo en la caja por separado. Esto puede afectar la forma en que la reseña del turno de un empleado calcula el efectivo recibido por este y puede ser la causa de una discrepancia de efectivo. Es importante capacitar a los empleados para que completen sus reseñas de turnos y declaren correctamente en efectivo a fin de prevenir errores de cálculo. Revisa la configuración de reseña del turno en reseña del turno.

Solución de problemas con efectivo en mano

El efectivo en mano se refiere al efectivo recolectado por los empleados durante sus turnos sin depender de una caja de efectivo física. A continuación, se presentan los problemas comunes que ocurren en torno al efectivo en mano y los pasos de solución de problemas para lograr una resolución adecuada.

• Desalineación entre efectivo en mano y ventas en efectivo:

  • Si el efectivo en mano supera las ventas en efectivo, esta discrepancia puede indicar lo siguiente:
• • • Transacciones en efectivo no registradas.
    • Errores durante la conciliación.
  • Para solucionar el problema, verifica que todas las transacciones se registraron correctamente en tu Informe de historial de caja de efectivo e Informe de pedidos e investiga factores como los turnos en los que otro miembro del equipo manejó el pago en efectivo cuando no inició el pedido.
• Efectivo en mano que se muestra incorrectamente:
  • Los motivos pueden incluir:
    • Efectivo no cobrado debido a reseñas del turno incompletas.
    • Fechas no coincidentes entre las reseñas de ventas y turnos.
  • Ejemplo: Si un mesero completa su reseña del turno del día anterior, los informes se agregarán en el día actual, lo que causará aparentes discrepancias. Garantizar que las reseñas del turno estén debidamente oportunas y completas.
• Anulación de pagos en efectivo en Toast:
  • Anular los pagos en efectivo no reduce el saldo de efectivo en mano. Garantizar el manejo adecuado de las transacciones anuladas para evitar montos mal informados.
• Seguimiento de transacciones de bartenders:
  • En el modo “Efectivo en mano”, los bartenders no necesitan cerrar una caja de efectivo. Simplemente reconcilian sus bancos de efectivo personales al final del turno. Toast los registra en la categoría “Efectivo en mano”.

Recursos adicionales: Reseña del turno