Información general sobre cargos de servicio

En este artículo:

• Información general sobre cargos de servicio
• Compara los cargos de servicio retenidos por el empleador y la gratificación obligatoria
• Configuración de cargo de servicio
• Recursos adicionales 

Información general sobre cargos de servicio

Los cargos de servicio son una tarifa adicional que los restaurantes pueden agregar a la cuenta de un cliente por diferentes razones, como una tarifa por entrega de pedidos o una tarifa de inflación para ayudar a compensar los costos generales de inflación económica. Los cargos de servicio se agregan a la cuenta de un cliente sin importar la forma de pago elegida por el cliente, ya sea efectivo, crédito, débito, tarjeta de regalo, etc. 

Ejemplos:

• Cargo por envío basado en la distancia
• Gratificación automática para grandes grupos de comensales
• Tarifa por evento de banquete
• Tarifas por comida para llevar para cubrir gastos físicos, como suscripciones, servilletas, utensilios, etc.
• Tarifas por comida para llevar para cubrir costos de pedidos digitales
• Cargo de servicio de habitación de hotel

Para aplicar de manera reglamentaria un cargo de servicio a todas las formas de pago, asegúrate de que el cargo de servicio no esté relacionado con el uso de una tarjeta de crédito o débito (u otro método de pago) y se aplique por igual a todas las transacciones de los clientes, independientemente del método de pago (por ejemplo, tarjetas, efectivo, tarjetas de regalo).  

Nota: Los recargos son tarifas adicionales que se agregan a la cuenta de un cliente cada vez que este paga una transacción con tarjeta de crédito. Los restaurantes no deben utilizar la función de “cargo de servicio” para aplicar recargos por tarjeta de crédito. Los restaurantes que intenten hacerlo corren el riesgo de incumplimiento. Por favor, no utilices la función de cargo de servicio para recargos. Cualquier tarifa que se agregue a través de la función de cargo de servicio de Toast que se aplique solo a pagos con tarjeta (o que se elimine solo para pagos sin tarjeta) es un recargo por tarjeta de crédito que no cumple con las reglamentaciones.

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Compara los cargos de servicio retenidos por el empleador y la gratificación obligatoria

Antes de continuar, hablemos de la diferencia entre un cargo de servicio retenido por el empleador y una gratificación obligatoria. En Toast, los cargos de servicio pueden ser distribuidos a un empleado o retenidos por el restaurante. Esta distinción es posible gracias a la opción Asignar al propietario de la cuenta (¿Gratificación?) en la configuración de un cargo de servicio. Ve a Pagos > Configuración de cuentas y recibos > Cargos de servicio para ver y editar sus cargos de servicio, incluida esta opción.

• Si seleccionas Sí para esta pregunta, el cargo de servicio se distribuye a un empleado y se conoce como una gratificación obligatoria.
• Si seleccionas No para esta pregunta, el cargo de servicio se queda con el restaurante y se conoce como un cargo de servicio retenido por el empleador.
• Esta configuración afecta la forma en que este cargo aparecerá en tus códigos y cuentas del libro mayor (GL), si corresponde.
• Obtén más información en Primeros pasos con cargos de servicio y gratificación obligatoria.

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Configuración de cargo de servicio

Toast recomienda seguir la lista de verificación y las prácticas recomendadas a continuación para crear cargos de servicio.  

• Si no conoces las leyes locales, regulaciones o reglas de la red de tarjetas aplicables, consulta a un profesional. Cuando agregas un cargo de servicio utilizando la función de Toast, durante el proceso de pago, tanto tú como tus clientes verán los cargos de servicio como un elemento en la transacción. Algunas jurisdicciones pueden tener requisitos adicionales, como exigir que cualquier cargo adicional esté incluido en los precios de menú anunciados. Si tus leyes locales, regulaciones o reglas de la red de tarjetas aplicables tienen requisitos adicionales que impiden el uso de la función existente de cargo de servicio de Toast, recuerda tener en cuenta todos tus costos operativos al implementar precios para ayudar a promover márgenes sostenibles.
• Nombre del cargo de servicio: Al crear cargos de servicio, Toast recomienda utilizar convenciones de nomenclatura específicas para garantizar claridad y transparencia a los clientes, y ayudar a evitar posibles incumplimientos de la marca de la tarjeta. El lenguaje utilizado para nombrar tarifas debe ser claro, conciso y fácil de entender. Al crear cargos de servicio para costos operativos generales o servicios específicos: 
  • Considera usar: 
    • “Tarifa de inflación”, “Tarifa de lugar”, “Tarifa administrativa”, “Tarifa de restaurante”, “Tarifa de tecnología”, “Cargo de servicio”
  • No uses:
    • “Recargo”: dado que esta tarifa no es un recargo de tarjeta de crédito, la palabra “recargo” no debe usarse en el nombre o descripción.
    • Nombres específicos de métodos de pago: no se debe usar ninguna frase relacionada con un método de pago o procesamiento de transacciones, por ejemplo, “tarifa de transacción”, “tarifa de tarjeta de crédito”, “tarifa sin efectivo”, “tarifa de procesamiento”, etc.
    • “Tarifa de conveniencia”: tiene reglas específicas de la marca de la tarjeta y puede resultar en incumplimientos de la marca de la tarjeta si se usa incorrectamente.
      • Una tarifa de conveniencia es un cargo fijo que se agrega a las cuentas cuando el cliente realiza una compra en un entorno de tarjeta no presente, como un canal de pedidos en línea, fuera de los canales de pago habituales de un comerciante. Las tarifas de conveniencia, al igual que los recargos de tarjeta de crédito, deben seguir reglas específicas establecidas por las redes de tarjetas y las leyes estatales:
        • Solo se pueden aplicar a pagos realizados en canales de tarjeta no presente
        • Deben aplicarse a todos los métodos de pago por igual
        • Deben ser una tarifa fija (USD) por compra, nunca un porcentaje (%)
        • Deben ser adecuadamente divulgadas a los clientes antes de que elijan realizar una compra
        • No se pueden usar en combinación con un recargo de tarjeta de crédito
    • “Tarifa de servicio”: tiene reglas específicas de la marca de la tarjeta y no puede ser utilizada por restaurantes.
      • Evita caracterizar cualquier tarifa de una manera que difiera de su verdadero propósito. Por ejemplo, una tarifa no debe caracterizarse como una gratificación obligatoria a menos que se trate como tal para el beneficio del personal de acuerdo con las leyes aplicables. 
• Aplica a TODOS los métodos de pago por igual: para ayudar a evitar que tu cargo de servicio se convierta automáticamente en un recargo, debe aplicarse de manera equitativa sin importar la forma de pago que utilice el cliente, incluidos los pagos en efectivo y con tarjeta de regalo.

Si se anula un cargo de servicio para clientes que pagan en efectivo, se considera un recargo que no cumple con los requisitos. Los descuentos en efectivo no deben usarse junto con los cargos de servicio. 
 

• Capacita a tu personal: Capacita e informa a tu personal sobre el cargo de servicio y asegúrate de que cualquier respuesta que proporcione a un cliente sobre la nueva tarifa no esté relacionada con el uso de un método de pago. Asegúrate de que el personal no elimine ni reduzca el cargo de servicio para métodos de pago específicos. 
• Divulga las tarifas claramente: Divulga las tarifas a los clientes antes de que elijan realizar una compra. Es importante que las tarifas sean transparentes y no estén ocultas a los clientes. Utiliza un lenguaje que sea preciso y fácil de entender. Coloca carteles de tu cargo de servicio donde sea necesario para informar a los clientes, como en el punto de entrada a tu ubicación, cerca del POS, en los menús, en el área de comedor y en la página web de tu restaurante. Asegúrate de que las divulgaciones no impliquen que la tarifa está relacionada con el uso de una tarjeta de pago u otro método de pago. 

Nota: Los requisitos para ciertas tarifas, descuentos en efectivo y recargos por tarjeta de crédito son establecidos por las marcas de tarjetas (por ejemplo, Visa, Mastercard, etc.), no por Toast. Seguir estos requisitos garantizará que tu restaurante se mantenga conforme y te ayudará a evitar posibles multas e incumplimientos por parte de las marcas de tarjetas. 

Para obtener pasos detallados sobre cómo crear, editar o renombrar un cargo de servicio, consulta Personalizar cargos de servicio y gratificación obligatoria.

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Recursos adicionales

• Primeros pasos con cargos de servicio y gratificación obligatoria
• Recargos y otras formas de compensar costos
• Información general sobre recargos
• Información general sobre descuentos en efectivo

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