Nómina Toast: Obtener ayuda con la asignación de empleados

En este artículo:

• Antes de comenzar
• Corrección rápida
• Buscar y resolver un empleado sin asignar
• Resolver errores de “empleado sin asignar” cuando las propinas no se enviarán
• Reasignar a un empleado que está asignado al perfil de POS incorrecto
• Mapea a un empleado archivado o recontratado
• Preguntas frecuentes
• Antes de contactar al servicio de atención al cliente
• Artículos relacionados

Antes de comenzar

Se aplica a: Nómina Toast, Toast Web, POS de Toast

Permisos necesarios:

• Rol de usuario de RR. HH.+ en Nómina Toast (obligatorio para acceder al módulo de asignación)

Lo que lograrás: Identifica por qué un empleado está sin asignar, mapéalo o reasigna correctamente para que las entradas de tiempo, las propinas y la información de pago se sincronicen entre Toast Web y Nómina Toast.

Para abrir el módulo de asignación, en Nómina Toast, ve a Configuración > Toast > Empleados.

Para ver el procedimiento completo paso a paso sobre el uso de la propia herramienta de asignación (Aceptar sugerencia, menú desplegable Asignar empleado al POS, editar lápiz), consulta Nómina Toast: Gestionar asignación de empleados. Este artículo se centra en resolver problemas cuando la asignación no funciona como se esperaba.

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Solución rápida

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Buscar y resolver un empleado sin asignar

Hay dos lugares para ver si un empleado está asignado en Nómina Toast:

• Desde la página Equipo. En Nómina Toast, ve a Equipo. Cualquier perfil de Toast Web que no esté conectado a un perfil de nómina aparece con la etiqueta Empleado no remunerado junto a su nombre.
• Desde la página del perfil de un empleado. Abre el perfil de Nómina Toast del empleado y selecciona la pestaña Asignación de POS. Si la pestaña tiene un ícono de alerta roja a su lado, el perfil y/o la tarea principal del empleado están sin asignar.

Para asignarlos:

1. En Nómina Toast, ve a Configuración > Toast > Empleados.
2. Usa el menú desplegable Ubicación para seleccionar la ubicación donde trabaja el empleado.
3. Encuentra al empleado en la pestaña Empleados de nómina o en la pestaña Empleados del POS sin asignar. La pestaña Empleados de nómina lista los perfiles de nómina que necesitan una coincidencia con Toast Web. La pestaña Empleados del POS sin asignar lista los perfiles de Toast Web que necesitan una coincidencia de nómina.
4. Si ves el botón Aceptar sugerencia junto a un nombre, es probable que el sistema haya encontrado una coincidencia basada en el nombre, correo electrónico o número de empleado. Selecciona Aceptar sugerencia si es correcta.
5. Si no aparece ninguna sugerencia, o la sugerencia es incorrecta, selecciona el lápiz de edición y elige el perfil correcto en el menú desplegable Asignar a empleado del POS. Escribe parte del nombre para acotar los resultados y usa la fecha de Último registro de entrada para confirmar que estás eligiendo el perfil con el que el empleado realmente registra su entrada.
6. Si el empleado no debería recibir su pago a través de Nómina (por ejemplo, un perfil corporativo o un perfil genérico no humano), selecciona Ignorar a este empleado.

Resultado previsto: El ícono de alerta roja desaparece para ese empleado y las entradas de tiempo y propinas comienzan a sincronizarse. Consulta Nómina Toast: Gestiona la asignación de empleados para todo el procedimiento, incluso para volver a enviar entradas de tiempo después de la asignación.

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Resolver errores de “empleado sin asignar” cuando las propinas no se enviarán

Esta es la razón más común por la que los clientes se ponen en contacto con el servicio de atención al cliente para mapear. El error en la gestión de propinas dice:

• "¡Lo siento! No pudimos aprobar X días”.
• “X empleado está sin asignar. Asigna este empleado".
• "Los días siguientes no se envió".

Cuando seleccionas el enlace para asignar al empleado, la página suele mostrar que todos ya están asignados. La causa casi siempre es un perfil receptor de propinas que está en el informe de gestión de propinas, pero no se asigna a un perfil de Nómina Toast, incluso cuando ese perfil se configura como Ignorado en Nómina.

Ejemplos comunes de este tipo de perfil:

• Un empleado de “Pedidos digitales” o “Pedidos digitales predeterminados” solía atribuir propinas digitales
• Una “cuenta de evento” o cuenta de catering genérica utilizada para registrar catering o eventos
• Un “bartender fantasma” o perfil genérico de todo el turno utilizado para el fondo común de propinas
• Un perfil no humano creado para recibir una parte de las propinas del fondo común

Si un perfil como este está en el informe de gestión de propinas y está sin asignar, bloqueará el envío de propinas incluso si está marcado como Ignorado en Nómina.

Paso 1: Confirma que esta es la causa

Método 1:

1. Permanecer en Informes > Mano de obra > Gestión de propinas
2. Revisa la lista de empleados del fondo común de propinas del día que no enviarán. Desplázate por cada página para encontrar al empleado sin asignar que causó el error.
3. Busca el perfil del empleado con un ícono de alerta roja.

Método 2:

1. En Nómina Toast, ve a Configuración > Toast > Empleados.
2. Selecciona la pestaña Empleados del POS sin asignar.
3. Desplázate hasta el final de la lista. Los empleados activos receptores de propinas que están marcados como Ignorados en Nómina se enumeran en la parte inferior.
4. Compara esta lista con los nombres que aparecen en tu informe de gestión de propinas del día que no se enviará.

Si un perfil aparece en ambos lugares, es el bloqueador.

Paso 2: Mapear el perfil

Si el perfil está en el informe de gestión de propinas, debe asignarse a un perfil de Nómina Toast para borrar el bloqueo, incluso si pretendes que ese perfil permanezca ignorado en Nómina.

1. En la pestaña Empleados del POS sin asignar, selecciona el lápiz de edición junto al perfil.
2. Desde el menú desplegable Asignar a empleado del POS, selecciona el perfil de Nómina Toast con el que debería sincronizarse esta información de propinas. Para un perfil genérico no humano, este suele ser un perfil de nómina correspondiente creado para el enrutamiento de fondos comunes de propinas.
3. Regresa al informe de gestión de propinas e intenta enviar propinas nuevamente.

Resultado previsto: El error “empleado sin asignar” se borra y el día se envía a nómina.

Paso 3: Si el menú desplegable está vacío

Si el menú desplegable Asignar empleado al POS no tiene perfiles para seleccionar, las causas más comunes son las siguientes:

• No existe ningún perfil de Nómina Toast que coincida con esa ubicación. Confirma que el perfil de Nómina Toast esté activo y que tenga permisos de ubicación para la ubicación que ejecuta el fondo común de propinas.
• El perfil de Nómina Toast se archivó o canceló. Reactívalo antes de la asignación.
• Un perfil duplicado de Toast Web está interfiriendo. Busca un perfil de Toast Web autogenerado que pueda haberse creado durante la incorporación de Nómina y que esté reemplazando al perfil activo. Archiva el perfil autogenerado y vuelve a asignarlo al perfil original de Toast Web que tenga datos de entradas de tiempo y propinas.

Si ninguna de estas opciones lo resuelve, consulta Antes de contactar al servicio de atención al cliente.

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Reasignar a un empleado que está asignado al perfil de POS incorrecto

Si las horas de un empleado no llegan a Nómina o faltan sus propinas, el perfil de Nómina puede estar mapeado al perfil incorrecto de Toast Web. Esto suele ocurrir cuando se creó un perfil de Toast Web antes del perfil de Nómina Toast, y se creó un segundo perfil de Toast Web autogenerado durante la contratación de Nómina. Es posible que el perfil autogenerado se haya mapeado, en lugar del perfil con el que el empleado realmente registra su entrada.

1. En Nómina Toast, ve a Configuración > Toast > Empleados.
2. Encuentra al empleado en la pestaña Empleados de nómina.
3. Ten en cuenta la fecha de último registro de entrada de cada perfil candidato de Toast Web. El perfil que el empleado realmente utiliza tendrá una fecha de último registro reciente. Lo más probable es que el perfil autogenerado no tenga la fecha del último registro de entrada y que no tenga un código de acceso al POS.
4. Selecciona el lápiz de edición junto al nombre del empleado.
5. Desde el menú desplegable Asignar a empleado del POS, selecciona Anular asignación de este empleado para anular la asignación del perfil incorrecto.
6. Selecciona el lápiz de edición junto al nombre del empleado.
7. Desde el menú desplegable Asignar a empleado del POS, selecciona el perfil de Toast Web con la fecha de última entrada reciente.
8. Archiva el perfil autogenerado en Toast Web después de confirmar que no tiene datos de entradas de tiempo ni propinas.
9. Después de la reasignación, vuelve a enviar entradas de tiempo desde Toast Web para que fluyan hacia Nómina. En Toast Web, ve a Informes > Mano de obra > Gestión de entradas de tiempo, abre cada turno en el rango de fechas afectado y selecciona Guardar cambios para cada uno.

Resultado previsto: Las horas y propinas comienzan a sincronizarse desde el perfil correcto de Toast Web con Nómina Toast.

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Mapea un empleado archivado o recontratado

Si un perfil de Toast Web se muestra (archivado) junto al nombre del empleado en la herramienta de asignación, el perfil de Toast Web del empleado debe desarchivarse antes de que la asignación resuelva su problema.

Si se trata de un empleado recontratado, sigue el proceso en Nómina Toast. Toast desarchivará automáticamente el antiguo perfil de Toast Web y reasignará los dos perfiles. No se requiere mapeo manual.

Para cualquier otro perfil archivado que deba recuperarse, sigue Restablecer un empleado archivado y, luego, regresa a la herramienta de asignación para verificar que los perfiles estén vinculados.

Si el empleado se agregó a una segunda ubicación y ahora aparece sin asignar en esa ubicación, la segunda ubicación también debe agregarse en Nómina Toast. Si agregas una ubicación solo en Toast Web, no se creará un perfil de nómina para esa ubicación. Consulta Nómina Toast: Sincronizar información con Toast Web para obtener detalles.

Resultado previsto: Las horas y propinas comienzan a sincronizarse desde el perfil de Toast Web desarchivado o recontratado hasta Nómina Toast.

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Preguntas frecuentes

¿Qué significa “empleado sin mapear”?

Un empleado sin asignar es un empleado cuyo perfil de Toast Web y perfil de Nómina Toast no están conectados. Cuando se anula la asignación de perfiles, las entradas de tiempo del POS no fluyen hacia las plantillas horarias de Nómina, las propinas no se envían a la nómina y la tasa de pago o los cambios de puesto realizados en Nómina no se sincronizan con Toast Web.

También se le preguntó como:

• • "Qué significa empleado sin mapear"
  • "Qué significa empleado sin mapear"
  • "¿Qué significa cuando un empleado está sin asignar"

¿Por qué el gestor de propinas dice que tengo un empleado sin asignar cuando todos aparecen como asignados?

El gestor de propinas dice que tienes un empleado sin asignar cuando todos aparecen como asignados porque casi siempre hay un perfil receptor de propinas (a menudo Pedidos digitales, una cuenta de eventos, un bartender fantasma u otro perfil no humano) que está en el informe de gestión de propinas y sin asignar, incluso cuando se configura como Ignorado en Nómina. Para encontrarla, en Nómina Toast, ve a Configuración > Toast > Empleados > Empleados del POS sin asignar y desplázate hasta el final de la lista. Consulta Resolver errores de “empleado sin asignar” cuando las propinas no se enviarán.

También se le preguntó como:

• • "Tengo un empleado sin asignar, pero todos están asignados a mi lado"
  • "Dice que tengo un empleado sin asignar, pero no veo que esté sin asignar"
  • "No puedo enviar propinas a nómina porque los empleados están sin asignar, pero todos mis empleados están asignados"

¿Qué significa el ícono de alerta roja en la pestaña Mapeo del POS?

El ícono de alerta roja en la pestaña Asignación de POS del perfil de Nómina Toast de un empleado significa que el perfil y/o la tarea principal del empleado están sin asignar. Selecciona el ícono de alerta roja para abrir la vista de asignación y, luego, usa el botón Editar para asignar el perfil. Si la tarea principal permanece sin asignar después de que se asigna el perfil, selecciona el enlace de Asistencia por correo electrónico para solicitar la asignación de tareas a un representante de Toast. Solo los administradores de Toast pueden asignar tareas.

También se le preguntó como:

• • "La asignación del POS tiene un triángulo rojo con un !"
  • "triángulo rojo en la pestaña de mapeo del POS"
  • "Advertencia de mapeo de POS"

¿Qué causa que un empleado esté activo en Toast Web, pero no en Nómina Toast?

La causa más común de que un empleado esté activo en Toast Web, pero no en Nómina Toast, es cuando fue contratado en Toast Web, pero nunca en Nómina Toast. Todos los empleados deben ser contratados primero en Nómina Toast. Nómina Toast crea automáticamente un perfil de Toast Web que coincida con el tuyo. Esto incluye agregar un empleado existente a una segunda ubicación: esa acción también debe realizarse en Nómina Toast. Consulta Nómina Toast: Asignar o cambiar tareas o ubicaciones de los empleados para el flujo de trabajo de segunda ubicación.

Cuando mi empleado registra la entrada en el POS, ¿por qué dice "código de acceso no válido"?

Cuando un empleado ve un error de “Código de acceso no válido” en el POS, esto puede indicar que sus perfiles de Toast Web y Nómina Toast no están mapeados, pero también puede significar que el código de acceso al POS en sí es incorrecto. Ten en cuenta que un número de empleado y un código de acceso al POS son dos números diferentes. Los números de empleado identifican un perfil en Nómina Toast. Los códigos de acceso al POS se utilizan solo para registrar la entrada o iniciar sesión en el POS, son visibles solo en Toast Web y no siempre coinciden con el número de empleado. Consulta Nómina Toast: Preguntas frecuentes sobre el número de empleado y el código de acceso al POS para la diferencia.

¿Cómo sé qué perfil de POS seleccionar al mapear?

Para saber qué perfil de POS seleccionar al asignar, usa la fecha de último registro en el menú desplegable Asignar a empleado de POS. Cuando un empleado ya haya registrado su entrada, asigna su perfil de Nómina Toast al perfil de Toast Web que tenga entradas de tiempo y propinas; ya está usando ese código de acceso al POS. El otro perfil de Toast Web (duplicado) se puede archivar una vez que confirmes que no tiene entradas de tiempo ni datos de propinas.

¿Cuáles son los pasos más importantes para prevenir los errores de sincronización de entradas de tiempo?

Para evitar errores de sincronización de entradas de tiempo, sigue dos reglas: Todos los empleados deben ser contratados en Nómina Toast, no en Toast Web. Una vez que se agregan en Nómina Toast, se crea un perfil de Toast Web que coincide de forma automática e inmediata. Y solo se ajusta la información de tiempo y propinas de los empleados en Toast Web. Todas las demás acciones de los empleados (nuevas contrataciones, cambios en la tasa de pago, agregar ubicaciones o trabajos) se realizan en Nómina Toast. Consulta Nómina Toast: Sincronizar información con Toast Web para obtener la guía de integración completa.

Si mis empleados se ingresaron incorrectamente, ¿cómo puedo corregir la sincronización de asignación de horas?

Para corregir la asignación de modo que las horas se sincronicen de Toast Web a Nómina, utiliza el módulo de asignación de empleados en Nómina Toast. En Nómina Toast, ve a Configuración > Toast > Empleados y sigue la sección Cómo usar la herramienta de asignación en Nómina Toast: Gestionar asignación de empleados. Después de la asignación, vuelve a enviar las entradas de tiempo existentes desde Toast Web en Informes > Mano de obra > Gestión de entradas de tiempo para que fluyan hacia Nómina.

¿Por qué un empleado “ignorado en nómina” no dejará de bloquear mis propinas?

Un empleado “Ignorado en Nómina” no dejará de bloquear tus propinas porque si el perfil está en el informe de gestión de propinas (por lo general, un perfil no humano que recibe propinas, como una pestaña de evento o pedidos digitales), debe asignarse a un perfil de Nómina Toast para enviar propinas, incluso si está marcado como Ignorado en Nómina. La configuración Ignorado en Nómina evita que el perfil reciba pago, pero no lo excluye de la cuenta sin asignar en el informe de gestión de propinas. Consulta Resolver errores “empleado sin asignar” cuando las propinas no se enviarán.

También se le preguntó como:

• • "empleado ignorado bloqueando propinas"
  • "ignora este empleado, pero aún se muestra sin asignar"

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Antes de contactar al servicio de atención al cliente

Algunas situaciones de asignación requieren genuinamente la intervención del servicio de atención al cliente porque implican cambios a nivel de cuenta que solo Toast puede realizar:

• Perfiles de Nómina Toast duplicados. Si un solo empleado tiene dos perfiles en Nómina Toast, la asignación por sí sola no puede solucionarlo. El servicio de atención al cliente debe conciliar los perfiles para consolidar los datos laborales y salariales. El servicio de atención al cliente también puede confirmar si se puede aplicar una enmienda salarial o tarifas.
• Asignación de trabajos. Solo los administradores de Toast pueden asignar tareas. Desde la pestaña Asignación de POS del empleado en Nómina Toast, selecciona el enlace Asistencia por correo electrónico para enviar una solicitud de asignación de trabajos directamente desde la pantalla de asignación. Un representante de Toast te lo notificará cuando se complete.
• Herramienta de asignación bloqueada o no disponible. Si la página de asignación no se carga, el menú desplegable no tiene perfiles en ninguna ubicación o tu rol no incluye acceso a RR. HH.+, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente.

Si contactas al servicio de atención al cliente, ten listo lo siguiente:

• Código de la compañía de Nómina Toast
• El nombre completo del empleado o perfil afectado (incluido cualquier “Pedidos digitales”, “Pestaña de eventos” o nombre de perfil genérico)
• La ubicación donde se está produciendo el problema
• El texto exacto del mensaje de error de la gestión de propinas o la plantilla horaria
• El período de pago o las fechas específicas afectadas
• La ubicación y/o la tarea afectadas
• Una breve descripción de lo que ya intentaste. Por ejemplo, “Confirmado que el perfil está en la pestaña Empleados del POS sin asignar y está configurado como Ignorado en Nómina, pero el menú desplegable Asignar a empleado del POS está vacío”.

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• Nómina Toast: Gestionar asignación de empleados
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• Nómina Toast: Preguntas frecuentes sobre el número de empleado y el código de acceso al POS
• Nómina Toast: Mapear perfiles para la incorporación del gestor de propinas

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.