Nómina Toast: Obtener ayuda con la asignación de empleados

En este artículo:

Mapea empleados
PREGUNTAS FRECUENTES

Mapear empleados

Para acceder al módulo de asignación, debes ser usuario de RR. HH.+. Inicia sesión en Nómina Toast y ve a Configuración > Toast > Empleados. Usa Nómina Toast: Gestionar asignación de empleados para obtener instrucciones y un recorrido en video sobre cómo usar este módulo.

La asignación de empleados se puede ver a nivel individual de dos maneras:

Si vas a Equipo, verás inmediatamente cualquier perfil de empleado de Toast Web que permanezca sin asignar, ya que se marcará con una etiqueta de empleado no pagado.
En la página del perfil de Nómina Toast de un empleado, hay una pestaña llamada Asignación POS. Si la pestaña tiene un ícono de alerta roja a su lado, el perfil y/o la tarea del empleado están sin asignar. Obtén más información sobre cómo usar la asignación individual de empleados a través de Nómina Toast: Gestionar asignación de empleados.

Volver al inicio

FAQ

¿Qué es la asignación de empleados?

La asignación de empleados es un módulo que sincroniza los perfiles de un empleado entre los sistemas Toast Web y Nómina Toast, y también garantiza que los datos y ciertas actualizaciones de un sistema se actualicen automáticamente en el otro sistema. Los usuarios de RR. HH.+ pueden usar el módulo de asignación para conectar perfiles que no están mapeados o verificar que los perfiles de un empleado estén mapeados correctamente. Esto es más importante para la sincronización de tareas, entradas de tiempo y propinas.

¿Cómo funciona la asignación de empleados?

Para que la información del empleado fluya de Nómina Toast a Toast Web (y los datos laborales fluyan de Toast Web a Nómina), los registros del empleado en ambos productos deben vincularse. Esto es lo que llamamos "mapeado". La herramienta de asignación de empleados busca identificadores únicos (por ejemplo, nombre, apellido, número EE, dirección de correo electrónico) entre Nómina y Toast Web para intentar vincular los registros correctos, pero no siempre puede predecir la coincidencia correcta.

¿Cuándo debería usar la asignación de empleados?

Se debe utilizar la asignación de empleados:

1. Cuando descubras que hay un empleado en Nómina Toast que no puede registrar su entrada en un dispositivo POS.
2. Cuando un empleado registra su entrada en un dispositivo POS, pero no aparecen horas en la plantilla horaria del empleado en Nómina (los códigos de tarea y plantillas horarias del empleado no se sincronizan con Nómina Toast).

Fuera de estas dos instancias, sigue las pautas para realizar todas las acciones relacionadas con el empleado (nuevas contrataciones, actualización de la tasa de pago, agregar nuevas ubicaciones o trabajos) en Nómina y todas las acciones relacionadas con el trabajo (registro de entrada y salida, ajuste del tiempo, registro de propinas) en Toast Web.

¿Cuáles son los pasos más importantes para evitar los errores de sincronización de entradas de tiempo?

1. Todos los empleados deben agregarse a Nómina Toast en lugar de Toast Web. Una vez que se agreguen en Nómina Toast, se creará un perfil de Toast Web de forma automática e inmediata.
2. Solo se ajustan el tiempo del empleado y la información de propinas en Toast Web.

Nómina Toast: Sincronizar información con Toast Web tiene una guía completa de integración de Toast Web y Nómina Toast.

¿Cómo sé qué perfil de POS seleccionar?

A veces, se crea un perfil de Toast Web antes que un perfil de Nómina Toast, pero una vez que se crea un perfil de Nómina Toast, ahora hay dos perfiles en Toast Web. Es posible que desees tomar nota de la fecha de última entrada para seleccionar el perfil correcto. Cuando un empleado ya registró su entrada, lo mejor es asignar su perfil de Nómina Toast al perfil de Toast Web con entradas de tiempo y propinas, ya que ya está utilizando ese código de acceso al POS. El otro perfil (duplicado) de Toast Web se puede archivar una vez que se mapea el perfil correcto.

¿Qué hace que un empleado esté activo en Toast Web, pero no en Nómina Toast?

La causa más común de esto es cuando un empleado se agrega a Toast Web, pero nunca es un nuevo empleado en Nómina Toast. Recuerda que, todos los empleados deben ser contratados en Nómina Toast para crear automáticamente su registro correspondiente en Toast Web.

Esto incluye agregar un empleado a una segunda ubicación. Para que se cree un registro de empleado en Toast Web en la ubicación secundaria, debes agregar un empleado ya contratado a una segunda ubicación en Nómina Toast. Para hacerlo, ve a la página de Tareas del empleado. Obtén más información leyendo Toast: Asignar empleados a múltiples tareas o ubicaciones.

Cuando mi empleado registra la entrada en el POS, ¿por qué dice “Código de acceso no válido”?

Ten en cuenta que un número de empleado y un código de acceso al POS son dos números diferentes. Los números de empleado se asignan a perfiles de empleados para fines de seguimiento y mantenimiento de registros. Pueden ayudar a identificar a qué perfil de Toast Web se debe asignar un perfil de Nómina Toast.

Por otro lado, los códigos de acceso al POS se utilizan estrictamente para registrar la entrada o iniciar sesión en el POS. Solo se pueden ver en Toast Web (no en Nómina Toast) y no siempre coinciden con el número de empleado. Si un empleado ve un error de “Código de acceso no válido”, esto podría indicar que sus perfiles de Toast Web y Nómina Toast no están mapeados, entre otras cosas. Obtén más información sobre estos dos números en Nómina Toast: Preguntas frecuentes sobre número de empleado y código de acceso al POS.

Si mis empleados se ingresaron incorrectamente, ¿cómo puedo solucionarlo para que las horas se sincronicen de Toast Web a Nómina?

Usa el módulo de asignación de empleados en Nómina Toast para hacer coincidir los perfiles de los empleados desde Toast Web hasta Nómina. Consulta la sección Cómo asignar empleados en este artículo.

Estoy ejecutando la nómina y cuando envío propinas, me dice que un empleado no está asignado. ¿Qué sigue?

Es posible que obtengas uno o más códigos de error en este escenario. Podrían decir:

- - Lo sentimos. No pudimos aprobar 2 días.
  - 1 empleado está sin asignar. Asigna este empleado.
  - No se envió la información de los siguientes días:

Si no puedes enviar propinas a Nómina Toast, ve a Configuración > Toast > Empleados. Busca empleados sin asignar en esta lista y asigna sus perfiles de Nómina Toast a sus perfiles de Toast Web. Ahora regresa al informe de gestión de propinas e intenta enviar las propinas una vez más.

Si esto no solucionó el problema, busca cualquier empleado activo que reciba propinas y que esté marcado como Ignorado en Nómina. Se encontrarán en la parte inferior de la pestaña Empleados del POS sin asignar, en Configuración > Toast > Empleados. Si este empleado está en tu informe de gestión de propinas, selecciona el lápiz de edición para elegir el perfil de Nómina Toast con el que se debería sincronizar esta información. Regresa al informe de gestión de propinas e intenta enviar las propinas una vez más.

Luego, busca perfiles de empleados duplicados tanto en Toast Web como en Nómina Toast (un empleado con dos perfiles en uno de los dos sistemas). Si encuentras alguno, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente para combinar los datos de los empleados. Es vital asegurarse de que los empleados no tengan datos de tiempo y propinas separados o dos perfiles de nómina que puedan causar documentos fiscales duplicados. Recuerda contratar empleados en Nómina Toast y deja que Toast cree un perfil de Toast Web automáticamente para garantizar que la asignación se complete automáticamente.

Volver al inicio

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.