Hilton: Guía de conciliación del PMS

Hilton: Resumen de la guía de conciliación del PMS
Posibles causas en Hilton PMS
Posibles causas en el POS de Toast
Descripción general del flujo de trabajo de conciliación
Toast informa a la ayuda para la conciliación
Rutas de escalamiento

Hilton: Resumen de la guía de conciliación del PMS

Cuando tus informes del Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) de Toast y Hilton no coinciden, es importante determinar rápidamente de dónde proviene la discrepancia. Este artículo te explica qué informes de Toast puedes usar para aislarlos.

Algunos de los problemas comunes que puedes encontrar incluyen:

Los totales de ingresos en el sistema de interacción con propiedades (PEP) que no coinciden con los totales del resumen de ventas de Toast para una fecha laboral determinada: El PMS muestra una cifra de ventas netas diferente a la que reporta Toast, y no puedes determinar qué sistema es correcto o dónde se originó la brecha.
Líneas faltantes o adicionales en PEP: Ciertas cuentas o pagos que aparecen en Toast no aparecen en PEP, o PEP refleja transacciones que no puedes localizar en Toast.
Los totales de pago de cargos a la habitación en PEP no coinciden con los totales de cargos a la habitación en Toast: El folio de clientes en PEP muestra un monto diferente al que se presentó como cargo de habitación en Toast.
Discrepancias impositivas o de descuento: PEP y Toast muestran diferentes figuras de impuestos o descuentos para la misma fecha hábil, lo que dificulta el cierre contable.
Discrepancias en los tiempos: Los ingresos o pagos aparecen en diferentes fechas hábiles entre los dos sistemas, lo que causa desequilibrios diarios que pueden autocorregirse, pero crean confusión durante la conciliación diaria.

Hilton: Posibles causas en los Hilton PMS

Las posibles causas de las discrepancias en los informes derivadas del sistema de gestión de propiedades de Hilton pueden incluir:

Publicar retrasos o errores: Incluso cuando Toast sincroniza correctamente un pago, PEP puede experimentar sus propios retrasos o errores de procesamiento que impiden que la transacción aparezca en la fecha hábil esperada.
Ajustes manuales en PEP: Esto suele ocurrir si un experto en propiedades o controlador realiza asientos contables manuales o ajustes en el PEP que no se reflejan en Toast.
Diferencias en el corte del día hábil: Si el final del día del PEP y el final del día de Toast no se alinean con precisión, las transacciones cerca del corte del día hábil pueden aterrizar en diferentes fechas hábiles en cada sistema.

Nota: No deberías comenzar tu auditoría de PEP hasta 15-30 minutos después de que haya pasado el fin del día hábil de Toast. Al iniciar inmediatamente después del corte, se desconectará el PEP, lo que causará que fallen todas las sincronizaciones en vuelo.

Hilton: Causas potenciales en el POS de Toast

Hilton: Fallas de sincronización del PMS

No todos los pagos se sincronizan correctamente con el PMS de Hilton. Es posible que un pago no se publique debido a problemas de conectividad, errores de tiempo de espera o errores de validación de datos. Estos errores de sincronización hacen que Toast reconozca un pago que PEP nunca recibe.

Hilton: Los reembolsos no se publican en el PMS

Toast no publica reembolsos en el PMS de Hilton. Esto es por diseño para evitar la complejidad parcial de los reembolsos y los desajustes en los informes entre Toast y PEP.

Las anulaciones se publican en el PMS como revocaciones. Las anulaciones se completan el mismo día en que ocurrió la transacción, antes de que se capture el pago.
Los reembolsos no se publican en el PMS. Los reembolsos se emiten después de que el pago se haya capturado a través del proceso de cierre del día nocturno.

Esto significa que si el pago de un cliente se captura el lunes y se reembolsa el martes, PEP reflejará el cargo original, pero no reflejará el reembolso. Los informes de Toast mostrarán el reembolso.

Esto crea una variación esperada explicable igual al monto del reembolso.

Hilton: Cuentas sin pagos

Las cuentas que tienen un descuento del 100 % (comped) y se cierran sin pago no se registran en el PMS. Solo se transmiten cheques con pagos.

Los clientes seleccionados de Hilton pueden agregar propinas a cuentas compensadas. Las cuentas de Comped con propinas adjuntas se publicarán en el PMS. Esta función se está implementando actualmente para los clientes de Hilton. Si no tienes esta función en este momento, vuelve pronto para conocer las actualizaciones.

Hilton: Cuentas no pagadas/abiertas

Las cuentas que permanezcan abiertas (aún no cerradas o pagadas) al cierre del día no se publicarán en el PMS para esa fecha hábil. Si se cierran en una fecha posterior, se publicarán en PEP en la fecha en que se capture el pago; no en la fecha en que se creó originalmente el pedido.

Hilton: Tiempo de depósito y pago

Cuando un cliente paga hoy un pedido programado para una fecha futura (p. ej., si pide el desayuno de esta noche para mañana por la mañana), Toast reconoce el pago de hoy como un pago y los ingresos de mañana como un depósito.

El pago se registra en el PMS en la fecha y el período de servicio en el que se realiza el pago; no en la fecha o el período de servicio en el que el pedido está programado para completarse. Los ingresos asociados no se reconocen hasta la fecha de compleción. Esto crea un desajuste temporal entre las fechas de pago y las cifras de ingresos.

Hilton: Mapeo de categorías de ventas

Si los artículos del menú no están asignados a una categoría de ventas, es posible que no aparezcan correctamente en los informes a nivel de categoría. Esto puede causar discrepancias al comparar los desgloses por categoría de Toast con los totales del centro de ingresos de PEP. Para obtener instrucciones sobre la asignación en bloque de categorías de ventas y otros ajustes de artículos, consulta .

Hilton: Resumen del flujo de trabajo de conciliación

Esta descripción general del flujo de trabajo de conciliación te brinda una visión general de alto nivel de cómo solucionar estas discrepancias. Estos pasos corresponden a las secciones numeradas en el para asegurarte de que estás trabajando a través de estos informes de la manera más eficiente:

Compara los totales del Resumen de ventas con los totales de PEP. Si coinciden, no es necesario realizar ninguna otra acción.
Si no coincide, revisa el informe de pagos. Si fallaron las sincronizaciones, consulta para los próximos pasos.
Si todas las sincronizaciones se realizaron correctamente, consulta el informe de pedidos en busca de variaciones en el centro de ingresos, impuestos y descuentos.
Si las variaciones persisten, consulta el informe de detalles del artículo para ver un desglose a nivel de categoría. Busca cuentas no pagadas, cuentas con descuento del 100 % y categorías de ventas no asignadas.
Si se sospecha que hay un problema de puntualidad, consulta el informe de depósitos de ventas cobradas.
Si se sospecha que hay una brecha en el reembolso, consulta el informe de reembolsos.

Si aún no se resolvió, consulta para los próximos pasos.

Hilton: Toast informa a la ayuda para la conciliación

Usa los siguientes informes en el siguiente orden para aislar sistemáticamente las discrepancias:

1. Hilton: Resumen de ventas

El resumen de ventas proporciona una vista de alto nivel que ayuda a identificar rápidamente desequilibrios obvios, como los siguientes:

Cifras de ventas netas, impuestos y descuentos totales de la fecha comercial
Si alguna categoría de ventas tiene artículos sin asignar (lo que puede causar desajustes a nivel de categoría)
Presencia de cheques con descuento del 100 % sin pagos (estos no se publican en el PMS)
Cuentas no pagadas/abiertas
Actividad de reembolsos

Si los totales del resumen de ventas coinciden con PEP, no se necesita ninguna investigación adicional. Si no coinciden, continúa con los siguientes informes para aislar el origen.

2. Hilton: Informe de pagos (detalle a nivel de pago)

El informe de pagos es el único informe que proporciona detalles del método de pago. Úsala para verificar qué pagos se publicaron en el PMS y cuáles no.

Para investigar esto:

En Toast Web, ve a Informes > Pagos.
Usa el menú desplegable de filtros y activa las siguientes columnas:
- Estado de sincronización del PMS: En esta columna, se indica si el pago se registró correctamente en PEP. Busca cualquier estado que no sea “Éxito”.
- Información de la habitación: Esta columna muestra el número de habitación del cliente. Esta columna solo se completa con pagos de cargos a la habitación.
- Otro tipo: En esta columna, se aclara qué Otros tipos de pago fueron cargos de habitación en comparación con certificados de regalo, reservas prepagas u otros tipos de pago que no son cargos de habitación.
Selecciona Actualizar para ver estas columnas en tu informe.

3. Hilton: Informe de pedidos (centro de ingresos y detalle de impuestos)

Usa el informe de pedidos para encontrar el centro de ingresos, los totales de impuestos y los totales de descuentos por pedido. El informe de pedidos te permite comparar los totales del centro de ingresos y las cifras de impuestos y descuentos con PEP para determinar dónde existen diferencias.

4. Hilton: Informe de detalles del artículo (desglose por categorías)

El informe de detalles del artículo es el único informe con un desglose limpio y exportable de las ventas por categoría, incluidos los números de pedido. Usa esto cuando lo necesites:

Identifica qué artículos o categorías específicos contribuyen a una variación
Comparar cuentas individuales entre Toast y PEP
Verifica que todos los artículos estén asignados a las categorías de ventas correctas

5. Hilton: Informe de ventas por depósito cobradas

El informe de ventas por depósito cobradas muestra los pagos cobrados en una fecha hábil que difieren de la fecha de compleción del pedido. Usa este informe cuando sospeches que hay un desajuste en los plazos causado por pedidos futuros programados.

Ejemplo: Un cliente pide el desayuno a las 9:00 p. m. del lunes para Envío el martes a las 7 a. m. y paga en el momento del pedido. El informe del lunes muestra el pago (pagado en); el informe del martes muestra los ingresos (depósito). El informe de ventas por depósito cobradas muestra esta discrepancia.

Para obtener más detalles sobre los conceptos de depósito y pago en el local, consulta:.

6. Hilton: Informe de reembolsos

Dado que Toast no publica reembolsos en PEP, cualquier reembolso procesado después del cierre del día creará una discrepancia esperada igual al monto del reembolso. Usa este informe para cuantificar cualquier variación relacionada con los reembolsos.

Si PEP muestra un total mayor que Toast en una fecha hábil determinada, consulta el informe de reembolsos de esa fecha. El monto del reembolso debe justificar la diferencia.

Para obtener más detalles sobre cómo aparecen los reembolsos en los informes de Toast, consulta:?

Hilton: Rutas de escalamiento

Si aún tienes dificultades para resolver las discrepancias en los informes utilizando los informes anteriores, escala al servicio de asistencia de Toast o Hilton, dependiendo de dónde parezca estar el problema.

Si el problema parece provenir de Toast, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast con la siguiente información:
- Fecha(s) comercial(es) en cuestión
- Monto de la variación específica
- Capturas de pantalla o exportaciones de los informes relevantes de Toast mencionados anteriormente
Si el problema parece originarse en el sistema de gestión de propiedades de Hilton (p. ej., ajustes manuales, retrasos en la publicación, etc.), ponte en contacto con el equipo de asistencia de TI o el sistema de gestión de propiedades de Hilton para una investigación PEP/PMS.