Última actualización: 11 may 2026, 11:04 a.m.
Se aplica a: Toast Web
Permisos necesarios:
Lo que lograrás: Envía una invitación de cuenta de backend a un empleado existente para que pueda iniciar sesión en Toast Web, o elimina el acceso a Toast Web de un empleado existente eliminando los permisos de backend.
| El acceso a Toast Web (inicio de sesión de backend en toasttab.com) es independiente del acceso al POS. La mayoría del personal por hora solo necesita un código de acceso al POS para registrar la entrada y usar el POS. No necesita acceso a Toast Web. Concede acceso a Toast Web solo a gerentes, propietarios, contadores, auxiliares contables o cualquier persona que necesite ver informes, editar menús o cambiar configuraciones. Para ver una descripción general de todos los permisos disponibles, consulta Guía de referencia. |
Para enviar una invitación a una cuenta de backend a un usuario que ya tiene un perfil de empleado:
Resultado previsto: El estado del empleado cambia a Invitado. Una vez que aceptan la invitación desde su correo electrónico y crean una contraseña, el estado cambia a Activo, y pueden iniciar sesión en Toast Web en toasttab.com. Según sus permisos y la configuración de tu restaurante, también pueden acceder a Toast Now, la aplicación MyToast o Toast Tables.
Nota: Un administrador o propietario puede editar el perfil de un usuario invitado, incluidos su correo electrónico y número de teléfono, antes de que el usuario invitado haya activado su cuenta.
Si invitaste a un empleado por error, o no necesita una cuenta de backend en Toast:
Para restaurar el perfil del empleado (para que pueda volver a registrar su entrada), se deberá crear un nuevo perfil.
Para un escenario relacionado en el que necesitas eliminar el estado Invitado sin archivarlo (por ejemplo, cuando un empleado ya no puede recibir el correo electrónico), consulta Eliminar el estado Invitado en un perfil de empleado.
Este mismo proceso se utiliza para otorgar acceso a Toast Web a un no empleado, como un contador o auxiliar contable. Configura un perfil de empleado con una dirección de correo electrónico correspondiente y, luego, sigue los pasos anteriores.
Al asignar permisos, otorga solo los permisos específicos que el no empleado necesita. Ten especial cuidado con los permisos de administrador y el acceso al POS.
| Si también utilizas Nómina Toast, no agregues un contador o auxiliar contable como empleado Regular en Toast Web, ya que esto puede causar problemas de facturación e informes de impuestos. En su lugar, sigue el proceso dedicado en Nómina Toast: Dar acceso a un no empleado. |
Una vez que invitas a un empleado a crear una cuenta de Toast Web, debe abrir la invitación enviada a su correo electrónico y seguir las instrucciones para activar su cuenta.
Los empleados con estado Invitado pueden registrar su entrada y usar un dispositivo POS de Toast con su código de acceso al POS como de costumbre. Su cuenta de Toast Web (backend) se activa solo después de que aceptan la invitación y crean una contraseña.
Las invitaciones vencen después de siete días. Para reenviar:
Resultado previsto: Se envía un nuevo correo electrónico de invitación. El temporizador de vencimiento se restablece a siete días a partir del reenvío.
Usa este mismo proceso si la dirección de correo electrónico del empleado era incorrecta cuando se envió la invitación original, y desde entonces la actualizaste en su pestaña Perfil.
Si un empleado no ve su correo electrónico de invitación, intenta estos pasos en el orden siguiente:
Si el correo electrónico aún no llega después de estos pasos, consulta Obtener ayuda con la gestión de las direcciones de correo electrónico de los empleados o procede a Antes de contactarte con Atención al cliente.
Para quitar el acceso a Toast Web (backend) a un empleado existente y dejar intacto su acceso al POS:
Resultado previsto: El empleado ya no puede acceder a las funciones de Toast Web vinculadas a 4 administradores de restaurante o 6 configuración web, pero su código de acceso al POS sigue funcionando para tareas de registro de entrada y POS. El empleado debe cerrar sesión y volver a iniciar sesión para que los cambios surtan efecto en el POS.
| El acceso efectivo de un empleado es la combinación de permisos heredados de su tarea asignada más cualquier anulación individual. El botón Anular omite los valores predeterminados en el nivel del trabajo para que puedas otorgar o eliminar acceso a un empleado sin cambiar de trabajo. Para obtener una orientación completa sobre la edición de permisos, consulta Asignar permisos de acceso de usuario. |
| Si no ves el botón Anular, no tienes todos los permisos que intentas eliminar. Debes Omitir todos los permisos que intentas cambiar y 8.2 Permisos de usuario. Pídele al administrador o propietario que posea los permisos faltantes que realice el cambio, u otorga los permisos faltantes a tu propio perfil primero. Consulta Obtener ayuda con los permisos de usuario para el POS de Toast. |
Para eliminar todo el acceso de Toast de un empleado que sale (POS incluido), archiva su perfil. Para ver los pasos, consulta la sección Archivar (eliminar) un empleado en Toast Web de Agregar y gestionar empleados en Toast Web.
La opción Invitar a crear cuenta está gris por uno de los dos motivos. Primero, es posible que Toast no reconozca la dirección de correo electrónico del empleado como válida. Verifica la ortografía y el formato en la pestaña Perfil. Segundo, es posible que el empleado ya haya sido invitado, pero aún no haya aceptado. En ese caso, pasa el cursor por encima del estado Invitado o Vencido y selecciona Reenviar invitación. Para un error de formato específico, consulta Obtener ayuda con el error de Toast Web: Correo electrónico no válido.
Consulta la sección Reenviar una invitación más arriba para ver el procedimiento completo.
Reenvía la invitación. Consulta la sección Reenviar una invitación para ver todo el procedimiento.
El error “Esta dirección de correo electrónico no es válida o se está utilizando con otra cuenta de Toast” aparece cuando un empleado intenta editar su propia dirección de correo electrónico en su página “Mi cuenta” y el correo electrónico ya está adjunto a otro perfil de Toast (a menudo de un trabajo anterior en otro restaurante de Toast). Para solucionarlo, otra persona en el negocio del empleado deberá agregarlo como un nuevo empleado con la dirección de correo electrónico actualizada guardada. Si el correo electrónico pertenece a la misma persona en un restaurante anterior, consulta Antes de contactar alservicio de atención al cliente. Para liberar el correo electrónico de la cuenta anterior, es necesario contar con servicio de atención al cliente.
Para darle a un contador o auxiliar contable acceso a Toast Web, sigue la sección Otorgar acceso a Toast Web a un no empleado de arriba. Si también utilizas Nómina Toast, sigue el proceso dedicado en Nómina Toast: Da acceso a un no empleado. Agregar a no empleados como empleados Regulares en Nómina Toast genera problemas de facturación e informes de impuestos.
Si ya realizaste los pasos anteriores y el problema persiste, recopila esta información antes de ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente. Los siguientes escenarios suelen requerir intervención a nivel de cuenta que no puede resolverse mediante autoservicio:
Ten listo lo siguiente: