Conceder o quitar acceso a Toast Web para empleados existentes

En este artículo:

• Conceder acceso a Toast Web  
  • Activación de cuenta de empleado
• Quitar acceso a Toast Web
• Recursos adicionales

Conceder acceso a Toast Web a un empleado existente

Para conceder acceso a Toast Web a un usuario que ya tiene un perfil de empleado, sigue estos pasos:

1. En , navega Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
2. Localiza al empleado al que te gustaría conceder acceso. Al pasar el cursor sobre un empleado, puedes ver rápidamente su dirección de correo electrónico. Verifica que esta sea una dirección de correo electrónico real a la que el empleado tenga acceso.
   1. Si la dirección de correo electrónico es inválida o incorrecta, puedes hacer un cambio seleccionando el hipervínculo del apellido del empleado y navegando a la pestaña Perfil para actualizar el correo electrónico.
3. Desde la columna Acciones, selecciona los tres puntos para abrir el menú de desbordamiento, luego selecciona Invitar a crear cuenta. Esta acción debe realizarse para enviar el correo electrónico de invitación.
   1. Nota: Una vez que envíes este correo electrónico, el empleado no podrá fichar en el POS hasta que haya aceptado la invitación, así que asegúrate de que tu empleado esté al tanto del correo electrónico antes de enviarlo. Los empleados recibirán un error Inválido y te dirán que su código de acceso al POS (también conocido como contraseña/PIN) ya no funciona y no pueden fichar ni iniciar sesión.
   2. Si Invitar a crear cuenta está atenuado, puede ser porque Toast no reconoce la dirección de correo electrónico del empleado como válida. Verifica la precisión de la dirección de correo electrónico. Otra razón por la que la opción podría estar atenuada es si el empleado ya fue invitado a crear una cuenta, pero aún no ha aceptado su invitación. Si es así, pase el cursor sobre el estado azul Invitado o el estado rojo Caducado en la página de Empleados y seleccione Reenviar invitación.
4. Seleccione Confirmar para crear una cuenta.
5. El estado del empleado cambiará a un estado azul Invitado, y se convertirá en un estado verde Activo una vez que acepte la invitación en su correo electrónico y cree una nueva contraseña. 

Nota: Una cuenta de usuario invitado no puede ser editada por un administrador o propietario hasta que el usuario invitado haya activado su cuenta. Esto incluye cambios de nombre y número de teléfono. 

Una vez que el empleado , podrá usar su dirección de correo electrónico y contraseña para iniciar sesión en Toast Web, y Toast Now, myToast o Toast Tables (dependiendo de sus permisos y la configuración de su restaurante).

Si invitó a un empleado por error o no necesita una cuenta de back-end en Toast, seleccione el botón Archivar en la columna Acciones a la derecha de su nombre para cancelar esta invitación. El empleado aún recibirá el correo electrónico de invitación, pero no podrá aceptar la invitación ni crear una contraseña. A continuación, vuelva a agregar su perfil archivado para restaurar sus permisos y la capacidad de fichar. Para hacer esto, navegue a la pestaña Archivado en esta página, localice al empleado y seleccione el Desarchivar botón. Seleccione Confirmar en la ventana emergente.

Este proceso también se puede seguir para otorgar acceso a no empleados, como contadores; simplemente configure un perfil y una dirección de correo electrónico correspondiente, pero asegúrese de anotar qué permisos está otorgando en caso de que desee evitar que tengan acceso al POS.

Nota: Si un empleado está tratando de editar su propia dirección de correo electrónico en su página Mi Cuenta y ve un error que dice "Esta dirección de correo electrónico es inválida o actualmente está en uso con otra cuenta de Toast.", alguien más en el negocio del empleado tendrá que agregarlo como un nuevo empleado con la dirección de correo electrónico actualizada en el archivo.

Activación de cuenta de empleado para Toast Web

Una vez que invite a un empleado a crear una cuenta de Toast Web, debe abrir la invitación enviada a su dirección de correo electrónico y seguir las instrucciones para activar su cuenta. Su cuenta de Toast Web no estará activa, y su código de acceso/PIN no funcionará en el POS hasta que acepte su invitación (incluso si su código de acceso POS funcionó antes de que se le invitara a crear una cuenta).

Si el empleado no acepta la invitación dentro de siete días o la invitación necesita ser reenviada, puede hacerlo pasando el cursor sobre el ícono azul Invitado y seleccionando Reenviar invitación del popup que aparece. Seleccione Reenviar invitación en casos donde la dirección de correo electrónico del empleado era incorrecta cuando se envió el correo electrónico original, pero desde entonces ha sido corregida.

Si un empleado no ve su correo electrónico de invitación, prueba estos pasos de solución de problemas: 

• Pide a tu empleado que revise la carpeta de spam de su cuenta de correo electrónico.
• Verifica la ortografía de la dirección de correo electrónico que ingresaste en Toast Web.
• Sigue las instrucciones a continuación para archivar al empleado y luego crea su cuenta nuevamente.
• Incluso hemos visto casos de un error 550. Esto indica que el proveedor de correo electrónico está rechazando el correo y devolviéndolo al remitente, así que verifica con tu proveedor de correo electrónico y prueba reenviar el correo.

Eliminar acceso del empleado a Toast Web

Para eliminar el acceso de un empleado existente, debes tener el 4.10 Trabajos y salarios de empleados permiso y debes tener los mismos permisos o superiores que el usuario para hacer cualquier cambio. Si tienes dificultades para actualizar los permisos de los empleados, consulta la para obtener una visión general de todos los permisos disponibles.

1. Navega a Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
2. Localiza al empleado al que te gustaría otorgar acceso y selecciona el ícono de lápiz para hacer ediciones.
3. Selecciona la pestaña de trabajos y permisos en la parte superior de la página.
4. Desplázate hacia abajo hasta la sección Permisos y desde aquí puedes seleccionar a qué permisos te gustaría que el empleado tuviera acceso.
   1. Si deseas que este empleado no tenga acceso a ninguna función de Toast Web, no ajustes sus permisos para nada en las secciones 1 Acceso POS o 2 Acceso de entrega. Pueden tener acceso selectivo en las secciones 3 Gerente o 5 Acceso de edición rápida, pero elimina cualquier cosa de las secciones 4 Administración de restaurantes o 6 Configuración web ya que esto les permitirá algún tipo de acceso a Toast Web.
5. Guarda tus cambios. 

Nota: El acceso de un empleado se basa en el trabajo asignado y los permisos asociados con ese trabajo. El interruptor Heredar o Sobrescribir se puede usar para eludir los permisos específicos del trabajo para obtener o eliminar acceso. 

Recursos adicionales