Última actualización: 20 oct 2026, 12:48 p.m.
Invita a los usuarios a crear una cuenta de Toast para que puedan iniciar sesión en la plataforma que necesitan: Toast Web, Nómina Toast, POS o xtraCHEF.
Un perfil almacena la información de una persona en Toast: nombre, información de contacto, permisos, tasa de pago y datos de empleo. Una cuenta es la combinación de dirección de correo electrónico y contraseña que permite a una persona iniciar sesión en una plataforma Toast.
Un usuario puede tener un perfil sin una cuenta. Por ejemplo, un mesero por hora puede registrar su entrada en el POS usando solo su código de acceso al POS: tiene un perfil de empleado, pero no cuenta de Toast Web. Un gerente que necesite actualizar los precios del menú necesita una cuenta, porque ese trabajo ocurre en Toast Web.
| Nota: Por seguridad, cada persona que inicie sesión en Toast Web debe tener sus propias credenciales de cuenta (dirección de correo electrónico y contraseña). Las cuentas compartidas crean desafíos de inicio de sesión y riesgos de seguridad. Para obtener más información, consulta Separar tus cuentas compartidas de Toast Web. |
Se aplica a: Toast Web, Nómina Toast, POS de Toast, MyToast, Toast Now, Toast Tables, xtraCHEF by Toast
Permisos necesarios:
Lo que lograrás: Invita a un usuario a crear una cuenta de Toast para que pueda iniciar sesión en las plataformas de Toast que necesita.
Antes de enviar una invitación, revisa estos puntos:
Usa esta tabla para encontrar el camino correcto para la persona que estás configurando.
| Para acceder... | El usuario necesita... | Ruta |
| Solo el POS de Toast (registrar entrada, tomar pedidos) | Un perfil de empleado con un código de acceso al POS. No se requiere cuenta. | Otorgar acceso al POS a un empleado sin necesidad de tener una cuenta de Toast Web |
| Toast Web (el backend del restaurante) | Una cuenta de Toast Web creada a partir de su perfil de empleado. | Invitar a un empleado existente a crear una cuenta de Toast Web, o agregar un nuevo empleado e invitarlo al mismo tiempo |
| Nómina Toast | Un perfil de empleado creado en Nómina Toast, que automáticamente les da una cuenta de Nómina Toast. | Agregar un empleado de Nómina Toast |
| MyToast, Toast Now o Toast Tables | Las mismas credenciales de cuenta de Toast que usan para Toast Web. Lo que ve depende de sus permisos. | Invitar a un empleado existente a crear una cuenta de Toast Web |
| xtraCHEF by Toast | Primero, una cuenta de Toast Web y, luego, un usuario de xtraCHEF agregó la misma dirección de correo electrónico para que las cuentas se vincularan. | Crear una cuenta xtraCHEF by Toast |
| Nota: Si tu negocio utiliza Nómina Toast, contrata empleados en Nómina Toast en lugar de Toast Web. Su perfil de empleado de Nómina Toast se sincronizará automáticamente con Toast Web, y luego puedes invitarlo a crear una cuenta de Toast Web desde allí. |
Usa estos pasos cuando la persona ya tenga un perfil de empleado en Toast Web (por ejemplo, lo agregaste anteriormente como solo POS, o su perfil se creó a partir de Nómina Toast).
Resultado previsto: El empleado recibe una invitación por correo electrónico de Toast. Seleccionan el enlace del correo electrónico, establecen una contraseña y, desde ese punto, pueden iniciar sesión en Toast Web, MyToast, Toast Now y Toast Tables con el mismo correo electrónico y contraseña.
Nota: Si el empleado tiene un código de acceso al POS, su código de acceso al POS no funcionará hasta que acepte la invitación y establezca una contraseña.
Usa estos pasos cuando la persona sea nueva y tu negocio no use Nómina Toast. (Si tu negocio utiliza Nómina Toast, agrégalo primero en Nómina Toast. Consulta Agregar un empleado de Nómina Toast).
Resultado previsto: El empleado recibe una invitación por correo electrónico. Después de aceptar la invitación y establecer una contraseña, pueden iniciar sesión en Toast Web y usar su código de acceso al POS en el POS.
Nota: Si ves que “Ya existe un usuario con este correo electrónico” al ingresar el correo electrónico, la dirección ya está vinculada a otra cuenta de Toast. Consulta Preguntas frecuentes a continuación.
Puedes actualizar la dirección de correo electrónico del empleado desde su perfil antes de que acepte la invitación. También puedes reenviar el correo electrónico de invitación si es necesario. Consulta Reenviar, editar o cancelar una invitación.
Usa estos pasos cuando un empleado solo use el POS (por ejemplo, un mesero o un ayudante de cocina) y no necesite iniciar sesión en Toast Web. Registrarán la entrada y tomarán pedidos usando un código de acceso al POS. No se requiere correo electrónico ni contraseña.
Resultado previsto: El perfil de empleado se crea con un código de acceso al POS y sin cuenta de Toast Web. El empleado puede registrar la entrada y tomar pedidos en el POS usando su código de acceso al POS de inmediato.
Nota: Si tu negocio utiliza Nómina Toast, asignas el código de acceso al POS en el paso Tareas y pago del flujo de trabajo de nuevos empleados. Consulta Nómina Toast: Nuevos empleados contratados (Guía para empleadores).
En Nómina Toast, al crear un perfil de empleado, este recibe automáticamente una cuenta para Nómina Toast. El empleado recibe un correo electrónico de bienvenida y establece su propia contraseña.
Para ver el flujo de trabajo paso a paso completo (información básica, trabajos y pagos, beneficios, documentos de incorporación y revisión), consulta Nómina Toast: Nuevos empleados contratados (Guía para empleadores).
Puntos clave específicos para la creación de la cuenta:
Resultado previsto: Se crea el perfil y la cuenta de Nómina Toast. El empleado recibe un correo electrónico de bienvenida y completa sus propios pasos de incorporación después de configurar una contraseña.
Nota: Si ingresaste la dirección de correo electrónico incorrecta y el empleado aún no ha actuado en el correo electrónico de bienvenida, ve a su perfil en Nómina Toast y selecciona Perfil > Cuenta de usuario > Actualizar para corregirlo. Si el empleado ya usó el correo electrónico de bienvenida, consulta Nómina Toast: Reenviar correo electrónico de incorporación de nuevo empleado.
Una cuenta de Nómina Toast no le da automáticamente al empleado acceso a Toast Web. Usa estos pasos cuando un empleado de Nómina Toast también necesite acceso a Toast Web, por ejemplo, un gerente que necesite actualizar menús, obtener informes o gestionar tarjetas de regalo.
Resultado previsto: El empleado recibe una invitación por correo electrónico por separado para Toast Web. Después de que acepten y establezcan una contraseña, pueden iniciar sesión en Toast Web, MyToast, Toast Now y Toast Tables Tables usando las credenciales de su cuenta de Toast.
Nota: Invitar a un empleado de Nómina Toast a crear una cuenta en Toast Web es opcional. La mayoría de los restaurantes solo lo hacen para los empleados que gestionan la configuración de Toast Web o para quienes utilizan la aplicación MyToast.
La mejor práctica para otorgar acceso a xtraCHEF by Toast es crear primero una cuenta de Toast Web y, luego, agregar el usuario en xtraCHEF utilizando la misma dirección de correo electrónico. Cuando las direcciones de correo electrónico coinciden, las cuentas se vinculan y el usuario inicia sesión en xtraCHEF y Toast Web con las mismas credenciales.
Resultado previsto: El usuario recibe una invitación por correo electrónico. Después de aceptar la invitación, pueden iniciar sesión en xtraCHEF usando el mismo correo electrónico y contraseña que su cuenta de Toast Web, y alternar entre xtraCHEF y Toast Web sin problemas.
Nota: Cada rol de usuario en xtraCHEF incluye los permisos de los roles inferiores. Para evitar conflictos de privilegios, selecciona solo un rol de usuario.
Después de enviar una invitación, el usuario debe aceptar el correo electrónico y establecer una contraseña para activar su cuenta. Si el correo electrónico no llega, la invitación vence o la dirección de correo electrónico se escribe mal, usa las siguientes opciones.
Si el usuario aún no aceptó la invitación:
Si la invitación venció o el usuario ya no tiene acceso al correo electrónico original, consulta Iniciar sesión en Toast: Solucionar inicio de sesión.
Si el empleado aún no ha actuado en relación con el correo electrónico de bienvenida, pídele que revise su carpeta de correo no deseado. Si la dirección de correo electrónico es incorrecta o el empleado ya usó el correo electrónico de bienvenida original, consulta Nómina Toast: Reenviar correo electrónico de incorporación de empleados nuevos para el proceso completo de reenvío desde la página del equipo de Nómina Toast.
Puedes cambiar la dirección de correo electrónico de un empleado antes de que acepte la invitación:
Nota: Una vez que el usuario ha aceptado la invitación y se activa la cuenta, solo el propio usuario puede cambiar la dirección de correo electrónico en la cuenta. Consulta Iniciar sesión en Toast: Actualiza tu cuenta.
El error “Ya existe un usuario con este correo electrónico” significa que la dirección de correo electrónico ya está vinculada a otra cuenta de Toast, la mayoría de las veces de un empleador anterior que también utiliza Toast, o de una ubicación diferente de tu negocio. Para resolver esto, el empleado debe iniciar sesión en la cuenta existente y actualizar el correo electrónico en ella, o puedes usar una dirección de correo electrónico diferente para él en tu restaurante. Para ver los pasos completos de solución de problemas, consulta Iniciar sesión en Toast: Solucionar inicio de sesión.
También se le preguntó como:
Si el empleado no recibió el correo electrónico de invitación, primero pídele que revise su carpeta de correo no deseado. Toast envía correos electrónicos de invitación desde noreply@toasttab.com. Si aún no la ve, confirma que la dirección de correo electrónico en su perfil esté escrita correctamente, actualízala si es necesario y reenvía la invitación. Para detalles específicos de reenvío de Nómina Toast, consulta Nómina Toast: Reenviar correo electrónico de incorporación de nuevo empleado.
También se le preguntó como:
Para activar a un empleado sin hacer que cree una cuenta, dale solo un código de acceso al POS y activa la opción Invitar a crear cuenta en No cuando lo agregues. Esto les permite registrar la entrada y tomar pedidos en el POS sin correo electrónico ni contraseña. Consulta Otorgar acceso al POS a un empleado sin una cuenta de Toast Web arriba.
También se le preguntó como:
Puedes cancelar o anular el envío de una invitación que todavía no se aceptó si la eliminas del perfil del empleado. Si el usuario ya aceptó la invitación y activó la cuenta, deberás gestionarla a través de su perfil. Consulta Iniciar sesión en Toast: Actualiza tu cuenta para ver opciones. Si la invitación se envió por error y el perfil del empleado tampoco debería existir, archiva o cancela el perfil según el proceso de tu negocio.
También se le preguntó como:
Para darle a un no empleado acceso a Nómina Toast, agrégalo como empleado de demostración con acceso a Recursos Humanos+, lo que le da acceso sin afectar los cálculos de nómina. Para obtener instrucciones completas, consulta Nómina Toast: Dar acceso a un no empleado. Para darle a un no empleado acceso solo a Toast Web, crea un perfil utilizando los pasos estándar de nuevo empleado anteriores e invítalo a crear una cuenta.
También se le preguntó como:
El empleado tiene que aceptar la invitación para poder usar su código de acceso al POS solo si la opción Invitar a crear cuenta está activada en Sí en su perfil. Si al empleado se le agregó la opción Invitar a crear cuenta activada en No y se le dio solo un código de acceso al POS, puede registrar su entrada de inmediato. Si los invitaste a crear una cuenta de Toast Web, su código de acceso al POS no funcionará hasta que acepten la invitación y establezcan una contraseña.
También se le preguntó como: