Sling by Toast: Hojas de tiempo

En este artículo:

• Entender las hojas de tiempo
• Agregar una hoja de tiempo
• Editar hojas de tiempo como administrador o gerente
• Revisar o editar horas de la semana
• Revisar horas de los empleados del mes
• Revisar notas añadidas por los empleados
• aprobar hojas de tiempo pendientes
• Hojas de tiempo para empleados
  • Editar hojas de tiempo
  • Revisar o editar horas de la semana
  • Agregar notas a la hoja de tiempo

Entender las hojas de tiempo

Las hojas de tiempo permiten a los gerentes rastrear el número de horas que un empleado ha trabajado para que los datos puedan ser procesados para la nómina. Esta función trabaja junto con el reloj de tiempo, que permite a los empleados registrar su entrada y salida para turnos en Sling.

Para acceder a las hojas de tiempo de los empleados, seleccione la pestaña Reloj de tiempo en la barra de navegación principal.

Puede ajustar el rango de fechas desde un día hasta todo el año. El rango de fechas personalizado permite hasta 120 días. La lista de turnos está ordenada por fecha, pero puedes seleccionar diferentes encabezados de columna para ordenar la lista de manera diferente. También puedes elegir cómo se agrupan los datos, incluyendo por nombre de empleado, puesto, ubicación, grupo o fecha.

Selecciona el Filtrar botón para abrir las opciones de filtro y la lista de columnas. Puedes agregar o eliminar columnas seleccionándolas o desmarcándolas.

Las columnas disponibles incluyen:

• Inicio y fin del turno programado
• Hora de entrada y salida
• Tipo de descanso
• Inicio y fin del descanso
• Duración del descanso programado
• Duración del descanso
• Duración del turno programado
• Duración del turno
• Diferencia
• Estado
• Salida automática
• Distancia de entrada y salida cuando se habilita la geovalla

La fila de Filtro también incluye opciones para mostrar u ocultar ubicaciones, puestos, grupos, empleados, etiquetas, salidas automáticas y estados específicos. También puedes elegir si deseas ver los datos en horas y minutos o en formato decimal.

Una vez que la página esté organizada como lo necesites, puedes imprimir o exportar los datos. Imprimir te permite descargar una copia en PDF del informe de la hoja de tiempo para la tabla completa o como PDFs separados para cada empleado. Exportar te permite descargar un archivo XLS o CSV que refleja los datos filtrados y agrupados en la página.

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Agregar una hoja de tiempo

Sling te permite agregar una hoja de tiempo en blanco desde la pestaña de Reloj de Tiempo. Esto puede ayudarte a agregar un turno que se trabajó pero nunca se programó, o registrar a alguien sin habilitar el registro no programado.

Para agregar una hoja de tiempo desde el sitio web:

1. Ve a la pestaña Reloj de Tiempo.
2. Selecciona el botón Crear hoja de tiempo cerca de la parte superior derecha.
3. Ingresa el nombre del empleado, ubicación, puesto y hora de entrada.
4. Agrega la hora de salida si el turno ya ha terminado, o déjalo en blanco si el empleado aún necesita salir más tarde.
5. Selecciona Guardar.

Si solo agregas una hora de entrada, el empleado puede salir por su cuenta cuando termine el turno.

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Editar hojas de tiempo como Admin o Gerente

Los administradores y gerentes pueden acceder a las hojas de tiempo desde la web o la aplicación móvil para confirmar que los empleados están registrando correctamente sus entradas y salidas y para rastrear horas y salarios estimados.

Nota: Los gerentes no pueden editar una hoja de tiempo una vez que ha sido aprobada. Si un gerente necesita editar una hoja de tiempo aprobada, un administrador debe marcarla primero como pendiente.

Desde la web:

Puedes editar las hojas de tiempo de los empleados desde la pestaña Reloj de Tiempo o desde el roster en el Tablero.

Desde la pestaña Reloj de Tiempo:

1. Selecciona Reloj de Tiempo en la barra de navegación azul principal.
2. Encuentra al empleado y la fecha que necesitas editar.
3. Selecciona la opción de 3 puntos en esa fila.
4. Ajusta los detalles de la hoja de tiempo en la ventana que se abre.
5. Agrega las horas de entrada y salida si es necesario.
6. Selecciona Guardar.

Si no hay actividad para el turno, verás la hora de inicio y fin programadas junto con una opción para agregar una entrada. También puedes escribir una hora personalizada si no aparece en la lista desplegable.

Desde el Roster:

1. Abre el roster.
2. Ve a la fecha necesaria.
3. Selecciona la opción de 3 puntos para el turno del empleado para hacer cambios.

Desde la aplicación móvil:

Puedes editar las hojas de tiempo en la aplicación móvil desde la página de Hojas de Tiempo o el roster móvil.

Desde la página de Hojas de Tiempo:

1. Desde el Tablero de la aplicación, selecciona la Más pestaña.
2. Selecciona Hojas de Tiempo.
3. Usa las flechas junto al rango de fechas para cambiar de semana.
4. Selecciona un nombre de empleado o fila.
5. Seleccione el turno específico que desea editar.
6. Seleccione la opción de 3 puntos en la esquina superior derecha.
7. Seleccione Editar.
8. Actualice la información necesaria.
9. Selecciona Guardar.

Desde el listado móvil:

1. Vaya a la aplicación Tablero.
2. Seleccione Listado.
3. Seleccione el nombre de un empleado para abrir los detalles del turno.
4. Seleccione la opción de 3 puntos.
5. Seleccione Editar hoja de tiempo.
6. Haga los cambios necesarios y seleccione Guardar.

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Revisar Horas de Empleados del Mes

Con la función de seguimiento de tiempo de Sling, puede rastrear las horas que trabajaron sus empleados según cuándo marcaron entrada y salida de sus turnos.

Si necesita revisar los totales del mes o incluso del año, ajuste el rango de fechas dentro de Hojas de Tiempo, que se encuentra en la pestaña Reloj de Tiempo en la versión web de Sling.

También puede acceder a las hojas de tiempo de los empleados en la aplicación móvil de Sling yendo a Más > Hojas de Tiempo. La versión web facilita la revisión de totales para períodos más largos.

Para revisar las horas de los empleados en la versión web:

1. Desde el Tablero, seleccione la pestaña Reloj de Tiempo.
2. Seleccione el rango de fechas que desea ver.
3. Elija entre Día, Semana, Mes, Período de nómina, Trimestre, Año, o Personalizado para planes de negocio.
4. Seleccione Filtrar si desea reducir los resultados por empleado, ubicación, puesto o grupo.
5. Ajuste las columnas visibles según sea necesario.

Una vez que los datos correctos estén a la vista, el total para cada empleado aparece en la parte superior de cada sección de datos de la hoja de tiempo. En la parte inferior de la página, también puede ver el total de horas para todos los turnos mostrados en el rango seleccionado.

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Revisar Notas Agregadas por Empleados

Los empleados pueden compartir información sobre sus turnos agregando una nota a una hoja de tiempo después de marcar entrada y salida.

Para revisar las notas de los empleados:

1. Ve a la pestaña Reloj de Tiempo.
2. Busque el ícono de nota en una entrada de la hoja de tiempo.
3. Seleccione la fila o el ícono para abrir la hoja de tiempo y revisar la nota.

Cuando exporta hojas de tiempo, las notas se incluyen en una columna separada.

Los empleados solo pueden agregar una nota a un turno en el que están trabajando actualmente o que ya han trabajado.

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Aprobar Hojas de Tiempo Pendientes

Cuando hay nueva actividad de reloj para un empleado, Sling la guarda automáticamente como un cambio pendiente en la hoja de tiempo. Esto permite a los gerentes y administradores revisar las hojas de tiempo para verificar su precisión antes de que se procese la nómina.

Los gerentes solo pueden aprobar hojas de tiempo para sus ubicaciones asignadas.

Nota:

• Debe haber datos de entrada y salida antes de que pueda aprobar una hoja de tiempo.
• Para cuentas integradas con Toast, aprobar una hoja de tiempo en Sling no la aprueba en Toast. La hoja de tiempo aún se puede editar en Toast incluso después de que se apruebe en Sling.

Desde la web:

Puede aprobar hojas de tiempo individualmente o en bloque desde la versión web.

Para aprobar entradas individuales:

1. Abre la hoja de tiempo pendiente.
2. Seleccione la opción de 3 puntos.
3. Selecciona Aprobar.

Para aprobar hojas de tiempo en bloque:

1. Selecciona elementos de línea individuales o usa la casilla de seleccionar todo en la parte superior izquierda de la lista.
2. Selecciona Aprobar seleccionados cerca de la esquina superior derecha.

Después de la aprobación, el estado de la hoja de tiempo se actualiza en consecuencia.

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Hojas de tiempo para empleados

Editar hojas de tiempo

Si tu empresa tiene una suscripción Premium o Business, puedes acceder a tus hojas de tiempo, que mantienen un registro de los turnos programados asignados a ti.

Nota: Tu empresa puede no permitir que los empleados editen las hojas de tiempo. Si no tienes acceso para completar estos pasos, contacta a un gerente o administrador para solicitar el cambio.

Algunas empresas permiten a los empleados editar sus propias hojas de tiempo desde la aplicación móvil o la versión web.

Para editar tu hoja de tiempo en la aplicación móvil:

1. Selecciona la pestaña Más en la parte inferior de la pantalla.
2. Selecciona Hojas de tiempo.
3. Selecciona la semana que deseas revisar.
4. Selecciona el turno que deseas editar.
5. Selecciona la opción de 3 puntos en la esquina superior derecha.
6. Seleccione Editar.
7. Selecciona la hora de inicio o de finalización y realiza los cambios necesarios.
8. Selecciona Guardar.

Para editar tu hoja de tiempo en la web:

1. Selecciona la pestaña Reloj de Tiempo en la barra de navegación azul.
2. Ve al día, semana o mes donde se necesita la edición.
3. Desplázate hacia la derecha de la fila para la fecha que deseas editar.
4. Selecciona la opción de 3 puntos para el turno.
5. Si tienes permiso, selecciona Editar.
6. Agrega o ajusta los detalles del reloj de tiempo.
7. Selecciona Guardar.

Tu hoja de tiempo puede necesitar aprobación antes de que el estado cambie de Pendiente a Aprobado. Si no ves la opción para editar tu hoja de tiempo, contacta a un gerente para obtener ayuda.

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Revisar o Editar Horas para la Semana

Si tu empresa utiliza la función de Reloj de Tiempo, puedes revisar tus entradas y horas totales a lo largo de la semana.

Desde la web:

1. Selecciona la pestaña Reloj de Tiempo en la barra de navegación superior.
2. En la página de Hojas de Tiempo, elige el rango de fechas que deseas ver.
3. Revisa la actividad de entrada, salida y descanso.
4. Agrega o quita columnas del menú si es necesario.
5. Arrastra y suelta columnas para reorganizarlas si lo deseas.
6. También puedes exportar o imprimir tus hojas de tiempo para tus registros.

Nota: Si tu empresa lo permite, verás laopción de 3 puntos a la derecha de las entradas de la hoja de tiempo para que puedas editar tus entradas.

Desde la aplicación móvil:

1. Desde el panel de la aplicación, selecciona el ícono de menú en la parte inferior derecha.
2. Selecciona Hojas de Tiempo.
3. Revisa el resumen semanal.
4. Usa las flechas junto al rango de fechas para cambiar de semana.
5. Selecciona una hoja de tiempo si necesitas editarla.
6. Selecciona la opción de 3 puntos, y luego selecciona Editar, si es aplicable.
7. Haga los cambios necesarios y seleccione Guardar.

Esta capacidad de editar tus hojas de tiempo puede o no estar disponible dependiendo de la configuración de tu empresa.

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Añadir notas a la hoja de tiempo