Sling by Toast: Hojas de horas

En este artículo:

• Entender las hojas de horas
• Añadir una hoja de horas
• Editar hojas de horas como administrador o gerente
• Revisar o editar las horas de la semana
• Revisar las horas de los empleados para el mes
• Revisar notas añadidas por los empleados
• Aprobar hojas de horas pendientes
• Hojas de horas para empleados
  • Revisar o editar las horas de la semana
  • Añadir notas a la hoja de horas

Entender las hojas de horas

Las hojas de horas permiten a los gerentes realizar un seguimiento de la cantidad de horas que un empleado ha trabajado para que los datos puedan procesarse para la nómina. Esta función trabaja junto con el Reloj checador, que permite a los empleados registrar su entrada y salida de los turnos en Sling.

Para acceder a las hojas de horas de los empleados, seleccione la pestaña Reloj checador en la barra de navegación principal.

Puede ajustar el rango de fechas desde un día hasta el año completo. El rango de fechas personalizado permite hasta 120 días. La lista de turnos está ordenada por fecha, pero puede seleccionar diferentes encabezados de columna para ordenar la lista de manera diferente. También puede elegir cómo se agrupan los datos, incluyendo por nombre de empleado, puesto, ubicación, grupo o fecha.

Seleccione el botón Filtro para abrir las opciones de filtro y la lista de columnas. Puede agregar o eliminar columnas seleccionándolas o desmarcándolas.

Las columnas disponibles incluyen:

• Inicio y fin del turno programado
• Hora de entrada y salida
• Tipo de descanso
• Inicio y fin del descanso
• Duración del descanso programado
• Duración del descanso
• Duración del turno programado
• Duración del turno
• Diferencia
• Estado
• Salida automática
• Distancia de entrada y salida cuando la geocerca está habilitada

La fila de filtro también incluye opciones para mostrar u ocultar ubicaciones, puestos, grupos, empleados, etiquetas, salidas automáticas y estados específicos. También puede elegir si desea ver los datos en horas y minutos o en formato decimal.

Una vez que la página esté organizada como la necesita, puede Imprimir o exportar los datos. La opción de Imprimir le permite descargar una copia en PDF del informe de la hoja de horas para la tabla completa o como archivos PDF separados para cada empleado. La exportación le permite descargar un archivo XLS o CSV que refleja los datos tal como están filtrados y agrupados en la página.

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Agregar una hoja de tiempo

Sling le permite agregar una hoja de tiempo en blanco desde la pestaña Reloj checador. Esto puede ayudarle a agregar un turno que se trabajó pero que nunca se programó, o registrar la entrada de alguien sin habilitar el registro de entrada no programado.

Para agregar una hoja de tiempo desde el sitio web:

1. Vaya a la pestaña Reloj checador.
2. Seleccione el botón Crear hoja de tiempo cerca de la parte superior derecha.
3. Ingrese el nombre del empleado, la ubicación, el puesto y la hora de entrada.
4. Agregue la hora de salida si el turno ya terminó, o déjela en blanco si el empleado aún necesita registrar su salida más tarde.
5. Seleccione Guardar.

Si solo agrega una hora de entrada, el empleado puede registrar su salida por su cuenta cuando termine el turno.

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Editar hojas de tiempo como administrador o gerente

Los administradores y gerentes pueden acceder a las hojas de tiempo desde la web o la aplicación móvil para confirmar que los empleados registren su entrada y salida correctamente y para realizar un seguimiento de las horas y los salarios estimados.

Nota: Los gerentes no pueden editar una hoja de tiempo una vez que ha sido aprobada. Si un gerente necesita editar una hoja de tiempo aprobada, un administrador primero debe marcarla como pendiente.

Desde la web:

Puede editar las hojas de tiempo de los empleados desde la pestaña Reloj checador o desde la lista en el Tablero.

Desde la pestaña Reloj checador:

1. Seleccione Reloj checador en la barra de navegación azul principal.
2. Busque al empleado y la fecha que necesita editar.
3. Seleccione la opción de 3 puntos en esa fila.
4. Ajuste los detalles de la hoja de tiempo en la ventana que se abre.
5. Agregue las horas de entrada y salida si es necesario.
6. Seleccione Guardar.

Si no hay actividad para el turno, verá la hora de inicio y fin programada junto con una opción para agregar una entrada. También puede escribir una hora personalizada si no aparece en la lista desplegable.

Desde el Roster:

1. Abra el roster.
2. Vaya a la fecha necesaria.
3. Seleccione la opción de 3 puntos del turno del empleado para realizar cambios.

Desde la aplicación móvil:

Puede editar las hojas de tiempo en la aplicación móvil desde la página de Hojas de tiempo o desde el roster móvil.

Desde la página de Hojas de tiempo:

1. Desde el tablero de la aplicación, seleccione la pestaña Más.
2. Seleccione Hojas de tiempo.
3. Use las flechas junto al rango de fechas para cambiar de semana.
4. Seleccione el nombre de un empleado o una fila.
5. Seleccione el turno específico que desea editar.
6. Seleccione la opción de 3 puntos en la esquina superior derecha.
7. Seleccione Editar.
8. Actualice la información necesaria.
9. Seleccione Guardar.

Desde la lista móvil:

1. Vaya a la aplicación Panel de control.
2. Seleccione Lista.
3. Seleccione el nombre de un empleado para abrir los detalles del turno.
4. Seleccione la opción de 3 puntos.
5. Seleccione Editar hoja de horas
6. Realice los cambios necesarios y seleccione Guardar.

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Revise las horas del empleado para el mes

Con la función de seguimiento de tiempo de Sling, puede realizar un seguimiento de las horas que trabajaron sus empleados según cuándo registraron su entrada y salida de sus turnos.

Si necesita revisar los totales del mes o incluso del año, ajuste el rango de fechas dentro de Hojas de horas, que se encuentra en la pestaña Reloj checador en la versión web de Sling.

También puede acceder a las hojas de horas de los empleados en la aplicación móvil de Sling yendo a Más > Hojas de horas. La versión web facilita la revisión de los totales para períodos más largos.

Para revisar las horas de los empleados en la versión web:

1. Desde el Panel de control, seleccione la pestaña Reloj checador.
2. Seleccione el rango de fechas que desea ver.
3. Elija entre Día, Semana, Mes, Período de nómina, Trimestre, Año, o Personalizado para planes de negocios.
4. Seleccione Filtrar si desea limitar los resultados por empleado, ubicación, puesto o grupo.
5. Ajuste las columnas visibles según sea necesario.

Una vez que los datos correctos estén a la vista, el total de cada empleado aparecerá en la parte superior de cada sección de los datos de la hoja de horas. En la parte inferior de la página, también puede ver el total de horas de todos los turnos mostrados en el rango seleccionado.

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Revisar notas añadidas por los empleados

Los empleados pueden compartir información sobre sus turnos añadiendo una nota a una hoja de horas después de registrar su entrada y salida.

Para revisar las notas de los empleados:

1. Vaya a la pestaña Reloj checador.
2. Busque el icono de nota en una entrada de la hoja de horas.
3. Seleccione la fila o el icono para abrir la hoja de horas y revisar la nota.

Cuando exporta hojas de horas, las notas se incluyen en una columna separada.

Los empleados solo pueden añadir una nota a un turno en el que estén trabajando actualmente o que ya hayan trabajado.

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Aprobar hojas de horas pendientes

Cuando hay una nueva actividad de registro de tiempo para un empleado, Sling la guarda automáticamente como un cambio pendiente en la hoja de horas. Esto permite a los gerentes y administradores revisar las hojas de horas para verificar su exactitud antes de procesar la nómina.

Los gerentes solo pueden aprobar hojas de horas para sus ubicaciones asignadas.

Nota:

• Debe haber datos tanto de entrada como de salida antes de que pueda aprobar una hoja de horas.
• Para las cuentas integradas con Toast, aprobar una hoja de horas en Sling no la aprueba en Toast. La hoja de horas aún se puede editar en Toast incluso después de que se apruebe en Sling.

Desde la web:

Puede aprobar hojas de horas individualmente o de forma masiva desde la versión web.

Para aprobar entradas individuales:

1. Abra la hoja de horas pendiente.
2. Seleccione la opción de 3 puntos.
3. Seleccione Aprobar.

Para aprobar hojas de tiempo de forma masiva:

1. Seleccione elementos de línea individuales o utilice la casilla de selección múltiple en la parte superior izquierda de la lista.
2. Seleccione Aprobar seleccionados cerca de la esquina superior derecha.

Después de la aprobación, el estado de la hoja de tiempo se actualiza en consecuencia.

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Hojas de tiempo para empleados

Editar hojas de tiempo

Si su empresa tiene una suscripción Premium o Business, puede acceder a sus hojas de tiempo, las cuales mantienen un registro de los turnos programados que se le han asignado.

Nota: Es posible que su empresa no permita que los empleados editen las hojas de tiempo. Si no tiene acceso para completar estos pasos, comuníquese con un gerente o administrador para solicitar el cambio.

Algunas empresas permiten que los empleados editen sus propias hojas de tiempo desde la aplicación móvil o la versión web.

Para editar su hoja de tiempo en la aplicación móvil:

1. Seleccione la pestaña Más en la parte inferior de la pantalla.
2. Seleccione Hojas de tiempo.
3. Seleccione la semana que desea revisar.
4. Seleccione el turno que desea editar.
5. Seleccione la opción de 3 puntos en la esquina superior derecha.
6. Seleccione Editar.
7. Seleccione la hora de inicio o de finalización y realice los cambios necesarios.
8. Seleccione Guardar.

Para editar su hoja de tiempo en la web:

1. Seleccione la pestaña Reloj checador en la barra de navegación azul.
2. Vaya al día, semana o mes donde se necesita la edición.
3. Desplácese hasta el extremo derecho de la fila para la fecha que desea editar.
4. Seleccione la opción de 3 puntos para el turno.
5. Si tiene permiso, seleccione Editar.
6. Agregue o ajuste los detalles del reloj checador.
7. Seleccione Guardar.

Es posible que su hoja de horas aún necesite aprobación antes de que el estado cambie de Pendiente a Aprobado. Si no ve la opción para editar su hoja de horas, comuníquese con un gerente para obtener ayuda.

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Revisar o editar horas de la semana

Si su empresa utiliza la función de Reloj checador, puede revisar sus registros y el total de horas durante la semana.

Desde la web:

1. Seleccione la pestaña Reloj checador en la barra de navegación superior.
2. En la página de hojas de horas, elija el rango de fechas que desea ver.
3. Revise la actividad de entrada, salida y descansos.
4. Agregue o elimine columnas del menú si es necesario.
5. Arrastre y suelte las columnas para reorganizarlas si lo desea.
6. También puede exportar o Imprimir sus hojas de horas para sus registros.

Nota: Si su empresa lo permite, verá laopción de 3 puntosa la derecha de las entradas de la hoja de horas para que pueda editar sus registros.

Desde la aplicación móvil:

1. Desde el tablero de la aplicación, seleccione el icono de menú en la parte inferior derecha.
2. Seleccione Hojas de horas.
3. Revise el resumen semanal.
4. Use las flechas junto al rango de fechas para cambiar de semana.
5. Seleccione una hoja de horas si necesita editarla.
6. Seleccione la opción de 3 puntos, luego seleccione Editar, si corresponde.
7. Realice los cambios necesarios y seleccione Guardar.

Esta capacidad para editar sus hojas de horas puede estar disponible o no, dependiendo de la configuración de su empresa.

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Agregar notas a la hoja de horas