Nómina Toast: Dar acceso a un no empleado

En este artículo:

• Notas de acceso para no empleados
• Dar acceso a un no empleado
• Acceso web de Toast
• Preguntas frecuentes sobre empleados de demostración y roles de seguridad
  • ¿Los empleados de demostración que tienen acceso a HR+ pueden ver todos los informes de HR+?
  • ¿Puedes reportar a un empleado de demostración?

Nómina Toast: Notas de acceso para no empleados

Muchas empresas tienen contadores, contables u otros individuos administrativos que necesitan acceso a informes de nómina, gestión de equipos y otras herramientas con un rol de seguridad HR+. Sigue los pasos a continuación para otorgar el acceso necesario a tu sistema sin estar listado en la nómina. Esta configuración asegurará que estos individuos nopodrán:

• Recibir pago a través de la nómina de Toast.
• Recibir un formulario W-2 o 1095-C.
• Aparecer en cualquier informe encontrado en Informes.
• Afectar cualquier dato en relación con los totales de la empresa para las declaraciones de impuestos trimestrales.
• Aparecer en facturas mensuales.

Esto solo debe hacerse para un perfil completamente nuevo. Si un empleado existente está configurado de esta manera, causará discrepancias en los salarios imponibles que son muy difíciles de localizar debido a que el empleado no aparece en ningún informe. Si estás tratando de actualizar un perfil existente de esta manera, contacta al servicio al cliente para que puedan revisar el perfil y determinar cómo proceder.

Nota: No permitimos que una persona añadida al sistema de esta manera sea cambiada a un empleado Activo. Esto se debe a que omitimos varios pasos vitales en el proceso que se enumeran a continuación. Si esta persona debe estar activa en Toast Payroll, recomendamos contratar a la persona y seguir cada paso, incluyendo completar números de seguro social y los formularios I-9 y W-4, si corresponde.

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Dar acceso a Toast Payroll a un no empleado

Estos pasos son los mismos pasos básicos que agregar un nuevo empleado, pero tomarás un camino diferente al final. Para un repaso sobre el proceso de nuevos empleados, visita Toast Payroll: Nuevos empleados contratados (Guía para empleadores). Para dar acceso a Toast Payroll a un no empleado (por ejemplo, a un contador, tenedor de libros o administrador de nómina), sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en Toast Payroll y navega a Equipo.
2. Selecciona el botón + Agregar empleado en la esquina superior derecha.
3. Completa la pestaña de información básica con la información apropiada. Elcorreo electrónico debe ser preciso para que el no empleado pueda recibir un correo electrónico de "bienvenida" y acceder al sistema.
   1. En la sección Número de Seguro Social, sabemos que esta persona no recibirá pago ni utilizará el servicio de declaración de impuestos individual de Toast Payroll. Así que puedes elegir No, se ingresará más tarde o, si tu empresa requiere números de Seguro Social, agregar un número falso.
4. En el pasoTrabajos y pago, hay tres campos importantes:
   1. Los campos Ubicación y Trabajo afectarán el acceso que esta persona tiene a Toast Web. Selecciona la Ubicación a la que deberían tener acceso y el Trabajo que otorga los permisos de Toast Web apropiados. Recuerda, los trabajos de Toast Web típicamente tienen un conjunto asignado de permisos que controlan su nivel de acceso en Toast Web y dispositivos Toast POS.
   2. Otra elección importante en esta página es el rol de seguridad de nómina; puede que desees seleccionar RRHH+ para acceso completo al sistema. Aprende más sobre los roles de seguridad aquí.
5. Dependiendo del paquete de suscripción que tenga con Toast Payroll, puede que vea o no el paso de Beneficios. Si lo hace, realice las selecciones que desee, ya que las opciones no afectan el acceso de este no empleado.
6. Desmarque todos los documentos de incorporación en el paso de Documentos ya que esta persona no avanzará a través de los pasos típicos de contratación de empleados.
7. En el paso de Revisión, verifique los campos de Nombre, Correo electrónico, Ubicación, Trabajo y rol de seguridad de nómina de la persona. Seleccione Agregar al equipo, luego elija Regresar a la página del equipo para continuar.
   1. Nota: En este punto, Toast creará un perfil web de Toast para esta persona. Se mapeará automáticamente a su perfil de Toast Payroll.
8. Ahora seleccione la pestaña de Incorporación y localice a esta persona. Seleccione su ícono de lápiz amarillo.
   
   
   
   
9. En la ventana emergente, seleccione Marcar esta nueva contratación como completa.
10. Seleccione Completar en la siguiente ventana emergente para confirmar la acción.
11. El perfil del usuario ya no aparecerá en el Tablero de Nuevos Empleados y esta persona ahora está en el sistema, por lo que solo necesitamos configurar su Estado de empleo ahora. Primero, use la barra de Buscar empleados para localizar el perfil de la persona.
12. Desplácese hacia abajo y seleccione Configuraciones del perfil.
    
    
    
    
13. Establezca el Estado de empleo del perfil en Empleado de demostración. Seleccione Guardar cambios para aplicar esto al perfil del usuario. Este paso asegura que la persona y su perfil no se contarán entre los empleados activos por los que Toast Payroll factura.
    
    
     

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.