Toast Payroll: Dar acceso a un no empleado

Última actualización: 18 may 2026, 5:36 p.m.

Agregue un contador, contable u otro profesional financiero a Toast Nómina como un Empleado de Demostración con acceso HR+ y sin impacto en el costo de nómina.

En este artículo:

 

Resumen del acceso para no empleados

Muchas empresas tienen tenedores de libros, contadores, administradores de nómina u otros profesionales financieros que necesitan acceso a los informes de Toast Payroll, gestión de equipos y herramientas de recursos humanos sin ser pagados en la nómina ellos mismos. Configurar a alguien como un empleado de demostración (también llamado usuario de demostración o cuenta de demostración) utilizando este proceso asegura que ellos:

  • No se les permite recibir pago a través de Toast Payroll
  • No reciben un Formulario W-2 o Formulario 1095-C
  • No aparecen en ningún informe en la sección de informes
  • No afecte los totales de la empresa para las declaraciones de impuestos trimestrales
  • No aparezca en las facturas mensuales

 

Importante: Utilice este proceso solo para perfiles completamente nuevos. Si existe alguna hoja de tiempo o datos de pago anteriores en el perfil, no podrá actualizar el perfil a un estado de Demostración. Si necesita actualizar un perfil existente, contacte al Servicio al Cliente para que puedan revisar el perfil y determinar cómo proceder.

 

Nota: Un perfil configurado utilizando este proceso no puede cambiarse posteriormente a un estado de empleado Activo. Varios pasos de incorporación requeridos—incluyendo la entrada del número de Seguro Social y los formularios I-9 y W-4—se omiten durante este proceso. Si esta persona debe ser un empleado activo y remunerado en Toast Payroll, siga el proceso estándar de contratación en Toast Payroll: Empleados Nuevos (Guía para Empleadores) desde el principio.

 

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Antes de Comenzar

Aplica a: Toast Payroll

 

Permisos necesarios:

  • Rol de seguridad HR+ en Toast Payroll — requerido para agregar miembros al equipo y actualizar el estado de empleo

 

Lo que lograrás: Agregue un contador, contable u otro profesional financiero a Toast Payroll con un rol de seguridad HR+ y estado de empleado de Demostración, para que puedan acceder a los datos y reportes de nómina sin ser contados como un empleado remunerado o aparecer en las facturas mensuales.

 

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Agregar un No Empleado a Toast Payroll

Estos pasos siguen el mismo camino básico que agregar un nuevo empleado en Toast Payroll, pero toman una ruta diferente al final. Para una guía completa del proceso estándar de nuevos empleados, consulte Toast Payroll: Nuevos Empleados (Guía para Empleadores).

 

  1. Inicie sesión en Toast Payroll y navegue a Equipo.
  2. Seleccione el botón + Agregar empleado en la esquina superior derecha.
  3. Complete la pestaña Información básica con la información del no empleado.
  4. La Dirección de correo electrónico debe ser precisa: el no empleado utiliza esto para recibir un correo electrónico de bienvenida e iniciar sesión en Toast Payroll.
  5. En la sección Número de Seguro Social: seleccione No, se ingresará más tarde. Si su empresa requiere números de Seguro Social, puede ingresar un número falso.
  6. En el paso Trabajos y pago, complete todos los campos requeridos:
    1. Tipo de Pago: seleccione Salario
    2. Trabajos y Pago: ingrese 0 en el campo de Salario. Seleccione primero el Grupo de Pago y luego seleccione la posición apropiada que se llena para ese Grupo de Pago. Para Ubicación, Trabajo y Ubicación de Impuestos Laborales seleccione la ubicación a la que esta persona debería tener acceso, una ubicación de Impuestos Laborales y el trabajo que otorga los permisos apropiados de Toast Web. Los trabajos en Toast Web tienen un conjunto asignado de permisos que controlan el nivel de acceso de esta persona en Toast Web y en los dispositivos Toast POS.
    3. Clasificación EEO-1: Dado que este empleado no será pagado a través de la nómina, se puede usar cualquier selección aquí.
    4. Rol de seguridad de nómina: Seleccione RRHH+ para acceso completo a datos de nómina, informes y gestión de equipo. Para un desglose completo de lo que permite cada rol, consulte Toast Payroll: Gestionar roles de seguridad.
  7. En el paso Beneficios (si es visible): haz las selecciones que desees; no afectan el acceso de este no empleado.
  8. En el paso Documentos: desmarca todos los documentos de incorporación. Esta persona no avanzará a través de los pasos típicos de incorporación de empleados.
  9. En el paso Revisión: verifica Nombre, Correo electrónico, Ubicación, Trabajo y rol de seguridad de nómina. Selecciona Añadir al equipo, luego selecciona Regresar a la página del equipo.

 

Nota: En este punto, Toast crea un perfil web de Toast para esta persona y lo mapea automáticamente a su perfil de nómina de Toast.

 

  1. Navega a la pestaña Incorporación y localiza a esta persona. Selecciona su icono de lápiz.

    Tablero de nuevos empleados con el lápiz amarillo de esta persona resaltado

  2. En la ventana emergente, selecciona Marcar esta nueva contratación como completa y luego selecciona Confirmar.

 

Resultado esperado: El perfil ya no aparece en el Tablero de Nuevos Empleados.

 

  1. Utiliza la barra de Buscar empleados para localizar el perfil de esta persona.
  2. Desplázate hacia abajo y selecciona Configuraciones del perfil.

    Botón de configuraciones del perfil resaltado en un perfil de nómina

  3. Establece Estado de empleo a Empleado de demostración. Selecciona Guardar cambios.

    Estableciendo el estado de empleo a Empleado de demostración

 

Resultado esperado: El estado de empleo del no empleado ahora es Empleado de demostración. Reciben un correo electrónico de bienvenida a la dirección ingresada en el paso 3 y pueden iniciar sesión en Toast Payroll utilizando esas credenciales. Según su rol de seguridad en HR+, tienen acceso a todos los datos de nómina, informes y gestión de equipos. No recibirán pago, no aparecerán en los informes de nómina, no recibirán un Formulario W-2 ni un Formulario 1095-C, no afectarán los totales de presentación de impuestos trimestrales, ni aparecerán en las facturas mensuales.

 

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Configurar el Acceso Web de Toast para el No Empleado

Después de completar los pasos anteriores, Toast crea automáticamente un perfil web de Toast para esta persona. Muchos no empleados también necesitan acceso a datos de mano de obra, ventas u otros datos de POS además de los datos de nómina.

 

Para verificar o ajustar los permisos web de Toast de esta persona, siga los pasos en Conceder o Revocar Acceso Web de Toast para Empleados Existentes. Al revisar los permisos, un no empleado típicamente necesita permisos de informes en la sección 4 Administración de Restaurantes pero no necesita permisos de Toast POS en otras secciones.

 

Nota: Para navegar de Toast Payroll a Toast Web, seleccione el menú de desbordamiento y seleccione Inicio de Toast.

 

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Preguntas Frecuentes

¿Puede un Empleado de Demostración Ver Todos los Informes de HR+?

También preguntado como:

    • ¿Los empleados de demostración con acceso a HR+ tienen acceso a todos los informes de HR+?
    • ¿Qué puede ver un empleado de demostración?
    • ¿Un empleado de demostración aún tendría acceso a la gestión del equipo de nómina?

El acceso de un Empleado de Demostración a Toast Payroll depende completamente de su rol de seguridad. Un Empleado de Demostración de HR+ tiene acceso a todas las páginas e informes que permite el rol de seguridad de HR+. Para un desglose completo de lo que cada rol de seguridad puede ver y hacer, consulte Toast Payroll: Gestionar Roles de Seguridad.

 

¿Puede Otro Empleado Reportar a un Empleado de Demostración?

También preguntado como:

    • ¿Puedo asignar informes directos a un empleado de demostración?

Los empleados con estatus de Empleado de Demostración no aparecen en el campo Reporta a Empleado en un perfil profesional. Si un empleado ya tenía informes directos antes de que su estatus cambiara a Empleado de Demostración, esos informes directos se mantienen.

 

¿Puedo cambiar un Empleado de Demostración de nuevo a estatus activo?

También preguntado como:

    • ¿Cómo cambio a alguien de demostración a activo?
    • ¿Cómo convierto a un empleado de demostración en un empleado regular?
    • ¿Cómo me quito de demostración?
    • ¿Cómo activo una cuenta de demostración?
    • ¿Cómo cambio mi propio perfil de modo de demostración?

Sí, selecciona Configuración del Perfil y luego en Estado de empleo selecciona Activo. Selecciona Guardar Cambios.

 

Por favor, ten en cuenta que los pasos de incorporación—incluyendo la entrada del número de Seguro Social y los formularios I-9 y W-4—deberán completarse directamente en el perfil del empleado, ya que no se solicitarán como lo hace el proceso de contratación regular.

 

¿Qué pasa si mi contador o tenedor de libros ya está configurado como un empleado regular?

También preguntado como:

    • Agregué a mi contador como empleado—¿cómo arreglo esto?
    • Mi contador está apareciendo en mi nómina y no quiero que esté allí.
    • Mi contador está siendo cobrado como un empleado.

Estos perfiles también pueden cambiarse a estatus de Demostración, pero solo cuando no hay pagos o hojas de tiempo adjuntas. Incluso si el empleado nunca fue pagado, si hay una hoja de tiempo adjunta, se necesitará crear un nuevo perfil y establecerlo como Demostración.

 

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Este contenido es solo para fines informativos y no está destinado como asesoría legal, fiscal, de recursos humanos, o de cualquier otro tipo profesional. Por favor, contacte a un abogado u otro profesional para obtener asesoría.