Toast Payroll: Actualizar la información del perfil del empleado
Última actualización: 12 jun 2026, 12:13 p.m.
Edite la información de contacto de un empleado, contactos de emergencia, estado y número de seguro social desde la pestaña del perfil de nómina de Toast.
- Antes de comenzar
- Abrir el perfil de un empleado
- Actualizar la información de contacto, dirección y demografía
- Actualizar contactos de emergencia
- Cambiar el estado de un empleado (terminar, recontratar o licencia de ausencia)
- Recuperar o actualizar el SSN de un empleado
- Sincronizar cambios de perfil a Toast Web
- Preguntas frecuentes
- Artículos relacionados
Antes de comenzar
Aplica a: Toast Payroll
Permisos necesarios:
- Acceso a HR+, o otro rol de seguridad con permisos de gestión de empleados
Lo que lograrás: Realizar ediciones en la información personal de un empleado, contactos de emergencia, estado laboral y SSN directamente desde la pestaña de perfil de Toast Payroll.
Nota: Algunos campos son propiedad del empleado y no pueden ser editados por un empleador o gerente. El nombre de un empleado, su Formulario W-4, y (una vez que exista un inicio de sesión unificado) su correo electrónico y número de teléfono son actualizados por el empleado desde su propia cuenta. Estos casos están cubiertos en las Preguntas Frecuentes a continuación.
Abrir el Perfil de un Empleado
Para abrir el perfil de un empleado en Toast Payroll, navega a Equipo, o utiliza la barra de Buscar empleados en la parte superior de la página para encontrar a la persona por nombre. Selecciona al empleado, luego selecciona la pestaña Perfil en la parte superior de su registro.
Resultado esperado: Verás la pestaña de Perfil del empleado con secciones separadas para información personal, contactos de emergencia, estado laboral y SSN, cada una con su propio control de Edición.
Actualizar Información de Contacto, Dirección y Demografía
Puedes ver o actualizar la información de contacto, dirección e información demográfica de un empleado desde la pestaña Perfil.
- Abre el perfil del empleado y selecciona la pestaña Perfil.
- Encuentra la sección que deseas cambiar, luego selecciona el botón Editar para esa sección.
- Actualiza los campos, luego guarda tus cambios.
Resultado esperado: La información actualizada aparece en esa sección del perfil de inmediato.
Nota: Actualizar la dirección de un empleado en el perfil no cambia automáticamente la dirección en sus formularios fiscales. El empleado debe actualizar su Formulario W-4 estatal directamente para que la dirección en ese formulario cambie.
Actualizar Contactos de Emergencia
Para ver o actualizar los contactos de emergencia de un empleado, abre el perfil del empleado, selecciona la pestaña Perfil, selecciona el botón Editar en la sección de contactos de emergencia, actualiza los campos y guarda tus cambios.
Resultado esperado: Los detalles de contacto de emergencia que ingresaste aparecen en la sección de contactos de emergencia del perfil.
Cambiar el estado de un empleado (terminar, recontratar o licencia de ausencia)
Utiliza el mosaico Estado para terminar el empleo de un empleado, recontratar a un ex-empleado o colocar a alguien en licencia de ausencia.
- Abre el perfil del empleado y selecciona la pestaña Empleo.
- En el mosaico de Estado, selecciona el ícono > para abrir el asistente de cambio de estado.
- Sigue el asistente para registrar el cambio de estado.
Resultado esperado: El estado del empleado se actualiza en el mosaico de Estado, y el cambio se refleja en su registro.
Para instrucciones completas sobre cada cambio de estado, consulta las guías dedicadas:
- Para terminar el empleo, consulta Terminar o archivar a un empleado en Toast Web o Toast Payroll.
- Para traer de vuelta a un ex-empleado, consulta Toast Payroll: Guía de recontratación.
- Para registrar una licencia de ausencia, consulta Toast Payroll: Realizar un cambio de estado de LOA.
Nota: Los clientes no pueden eliminar un perfil de empleado. Terminar el empleo se realiza al terminar o archivar al empleado, lo que elimina su acceso mientras se mantienen sus recibos de pago y documentos de fin de año. Para más detalles, consulta Toast Payroll: Eliminar un perfil de empleado.
Recuperar o actualizar el SSN de un empleado
La pestaña Perfil es donde puedes recuperar o actualizar el número de Seguro Social (SSN) de un empleado. Por seguridad, cualquier persona que vea o edite un SSN es rastreada y listada en el pop-up de Recuperar SSN, por lo que también puedes usar este enlace para auditar la actividad del SSN de un empleado.
- Abre el perfil del empleado y selecciona la pestaña Perfil.
- Selecciona el enlace Recuperar SSN.
- Confirma que la acción es por motivos comerciales.
- Selecciona el icono de vista (ojo) para mostrar el SSN.
Resultado esperado: El SSN se muestra, y tu vista se registra en el pop-up de Recuperar SSN.
Nota: Se requiere un SSN válido para declaraciones de impuestos precisas. Un SSN se considera inválido si comienza con 9, 000 o 666, tiene dígitos intermedios de 00, termina en 0000, o es una secuencia como 123-45-6789. Para saber cómo Toast Payroll maneja los SSN faltantes o inválidos, consulta Toast Payroll: Política de Información del Número de Seguro Social (SSN).
Sincronizar Cambios de Perfil a Toast Web
Siempre que el empleado esté mapeado entre sistemas, las actualizaciones realizadas en un perfil de Toast Payroll se sincronizan de inmediato con el perfil de Toast Web del empleado.
Si deseas hacer un cambio y no estás seguro de dónde pertenece, revisa Toast Payroll: Sincronizar Información Con Toast Web para verificar si la edición debe hacerse en Toast Web en su lugar. Si un cambio no aparece en ambos sistemas, los perfiles pueden no estar mapeados — consulta Toast Payroll: Gestionar Mapeo de Empleados.
Resultado esperado: Un cambio guardado en un perfil mapeado aparece tanto en Toast Payroll como en Toast Web.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo cambio el nombre de un empleado en su perfil?
Para cambiar el nombre de un empleado, el empleado lo actualiza desde su propia cuenta, ya que el campo del nombre está vinculado a la verificación de identidad en lugar de a la edición por parte del empleador. Pida al empleado que inicie sesión y actualice su nombre; si tiene problemas, consulte Verifique su identidad en Toast Web.
También preguntado como:
- ¿No puedo cambiar mi nombre en mi perfil?
- ¿Cómo arreglo el nombre de un empleado?
- Tenemos dos empleados con el mismo nombre, ¿cómo los distingo?
¿Cómo actualizo el correo electrónico o el número de teléfono de un empleado?
Para actualizar el correo electrónico o el número de teléfono de un empleado, el lugar donde se realiza el cambio depende de si el empleado tiene un inicio de sesión unificado. Antes de que exista un inicio de sesión unificado, un usuario de HR+ puede editar estos campos en el perfil; una vez que el empleado tiene un inicio de sesión unificado, el empleado actualiza su propio correo electrónico y número de teléfono desde su cuenta. Para obtener ayuda con la gestión de direcciones de correo electrónico, consulte Toast Payroll: Sincronizar información con Toast Web.
También preguntado como:
- ¿Cómo agrego un número de teléfono a un perfil?
- ¿Cómo arreglo un correo electrónico que se ingresó incorrectamente?
- ¿Cómo cambio el correo electrónico de un empleado?
¿Por qué no puedo editar un campo en el perfil?
Si no puede editar un campo en el perfil, generalmente es porque el campo pertenece al empleado o porque su rol de seguridad no incluye permisos de gestión de empleados. Los nombres, el formulario W-4 y (después de un inicio de sesión unificado) el correo electrónico y el teléfono son actualizados por el empleado. Si cree que debería tener acceso y no lo tiene, confirme su rol con un usuario de HR+ en su empresa.
También preguntado como:
- ¿No puedo editar su perfil?
- ¿Por qué falta el botón de Editar?
- ¿Cómo obtengo permiso para editar a un empleado?
¿Puede un empleador editar el Formulario W-4 de un empleado?
Un empleador no puede editar las entradas del Formulario W-4 de un empleado; el empleado debe actualizar su propio W-4 desde su cuenta. Pida al empleado que inicie sesión y actualice su retención de impuestos directamente.
También preguntado como:
- ¿Cómo cambio la retención de impuestos de un empleado?
- ¿Puedo actualizar un W-4 para mi empleado?
- ¿Por qué no se guardan los cambios de mi W-4 para un empleado?
¿Por qué no se guarda un nuevo SSN en el perfil?
Un nuevo SSN no se guardará en el perfil cuando el mismo SSN ya esté adjunto a otro perfil, incluyendo uno duplicado o terminado. Primero, elimine el SSN del perfil incorrecto, luego agréguelo al perfil correcto. Si es necesario eliminar el perfil duplicado, comuníquese con el Servicio al Cliente de Toast utilizando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina de Toast. Para más información, consulte Nómina de Toast: Resolver Números de Seguro Social (SSN) Duplicados.
También preguntado como:
- ¿El SSN pertenece a un perfil existente?
- ¿El SSN del empleado fue tomado por otro perfil?
- ¿Por favor ingrese un error de SSN válido?
Actualicé el SSN de un empleado — ¿se actualizará automáticamente su W-2?
Actualizar el SSN de un empleado no corrige automáticamente un Formulario W-2 que ya fue presentado. Si el SSN era incorrecto o se agregó después de la fecha límite trimestral, se necesita una enmienda de declaración de impuestos para informar los salarios con precisión, y se aplican tarifas de enmienda. Para iniciar el proceso, comuníquese con el Servicio al Cliente de Toast utilizando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina de Toast. Para más detalles, consulte Toast Payroll: Política de Información del Número de Seguro Social (SSN).
También preguntado como:
- ¿Necesito un W-2 corregido para una corrección de SSN?
- ¿Cómo obtengo un W-2C?
- Mi empleado ingresó el SSN incorrecto, ¿cómo arreglo el W-2?
¿Cómo encuentro el SSN de un empleado que ya está en archivo?
Para encontrar un SSN que ya está en archivo, abra el perfil del empleado, seleccione la pestaña de Perfil y use el enlace Recuperar SSN para verlo. Confirme que la acción es por motivos comerciales, luego seleccione el icono de vista (ojo). Su vista se registra por seguridad.
También preguntado como:
- ¿Dónde puedo ver el SSN de un empleado?
- ¿Cómo verifico el SSN de un empleado?
- ¿Cómo veo un SSN en nómina?
Artículos Relacionados
- Toast Payroll: Centro de Gestión de Empleados
- Toast Payroll: Sincronizar Información Con Toast Web
- Terminar o Archivar a un Empleado en Toast Web o Toast Payroll
- Toast Payroll: Guía de Recontratación
- Toast Payroll: Política de Información del Número de Seguro Social (SSN)
Este contenido es solo para fines informativos y no está destinado como asesoría legal, fiscal, de recursos humanos o de cualquier otro tipo profesional. Por favor, contacte a un abogado u otro profesional para obtener asesoría.