Toast Payroll: Comience con los gastos

En este artículo:

• Crear un informe de gastos
• Aprobar un informe de gastos a través de Tareas pendientes
• Panel de control de informes de gastos
• Aprobar informes de gastos pendientes a través del panel de control
• Resumen de filtros
• Informes de gastos en nómina

Crear un informe de gastos

1. Los empleados pueden crear informes de gastos iniciando sesión en Toast Payroll y navegando a Mi perfil > Activos y gastos > Informe de gastos.
2. Seleccione Agregar+ en la esquina superior derecha.
   
   
   
   
3. Comience por darle un nombre al informe. Junto a Entradas, seleccione Agregar+ nuevamente para ingresar un gasto a su informe de gastos.
   
   
   
   
4. Registre una descripción del gasto y verifique la Compañía, Ubicación, Departamento (si corresponde) y Puesto.
5. Seleccione un Tipo de gasto que clasifique su gasto. Se pueden agregar más tipos de gastos si su equipo administrativo se comunica con Toast Payroll.
6. Ingrese el Monto y el Proveedor de este gasto. Ahora elija un Tipo de facturación para este gasto. Tenga en cuenta el texto en rojo cuando se elijan Débito al empleado o Pagado por la empresa.
7. Por último, adjunte un recibo o documento similar si es necesario y elija la Fecha de este gasto.
8. Seleccione Guardar.
9. Se pueden agregar más gastos al mismo informe seleccionando Agregar+ nuevamente. Los empleados también pueden seleccionar Guardar para más tarde si el informe no está terminado, o pueden Enviar o Cancelar el informe. Una vez enviado, los informes de gastos deberán ser aprobados por la empresa antes de que sean procesados.

Aprobar un informe de gastos a través de Tareas pendientes

Una vez que un empleado haya enviado un informe de gastos para que usted lo vea, los empleadores recibirán una notificación de Tareas pendientes en el panel de control de Toast Payroll. Selecciónela para continuar.

Aquí, los empleadores pueden Aprobar, Rechazar o Marcar como nuevo.

• Si se selecciona Marcar como nuevo, la notificación aparecerá como Nuevo en el panel de control.
• Aprobar aprobará el informe de gastos.
• Rechazar rechazará el informe de gastos para el empleado.
• Agregue una nota antes de aprobar o rechazar el informe de gastos en la parte inferior de la tarea pendiente.

Seleccionar Ver datos le ofrecerá un resumen de la información dentro del informe de gastos que se ha enviado para su aprobación. Esto también le permitirá ver una copia de los recibos que se han adjuntado. Puede descargar esta información como un archivo PDF o XLS.

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Panel de control de informes de gastos

Los empleadores también pueden ver y aprobar informes de gastos para todos los empleados a los que tienen acceso de gestión al navegar a Nómina > Gastos (en el menú de Acciones rápidas).

En el panel de control, puede ver los totales de gastos Pendientes y Abiertos en el lado derecho de la página. Para ver un informe de gastos de un empleado en particular, utilice las herramientas de filtro o escriba el nombre del empleado en la barra gris.

Esta página mostrará de forma predeterminada los informes de gastos que están Abiertos y Pendientes de aprobación. Los informes de gastos pueden estar en uno de cuatro estados diferentes:

• Abierto: Estas son hojas de tiempo que aún no han sido enviadas para su aprobación por el empleado (es posible que el empleado todavía esté trabajando en ellas).
• Pendiente de aprobación: Estos son informes de gastos que los empleados han enviado para su aprobación. Estos están listos para que el gerente los vea.
• Aprobado: Estos son informes de gastos que han sido aprobados por el gerente y están listos para ser importados a la nómina.
• Pagado: Estos son informes de gastos que han sido importados y pagados a los empleados. A estos empleados se les ha reembolsado o los gastos se han registrado en la nómina (en los casos en que el empleador no está reembolsando realmente al empleado)

Verá hasta seis botones diferentes en esta página. Aparecerán diferentes botones para los informes de gastos según el estado en el que se encuentren.

Con los informes de gastos en estado Abierto, seleccione la flecha azul para enviar el informe en nombre del creador. Seleccione el lápiz de edición amarillo para editar el informe o elija el icono de papelera para eliminar el informe de gastos por completo.

Con los informes de gastos en estado Pendiente de aprobación, seleccione el icono de ojo azul para ver más detalles sobre cada informe de gastos. De lo contrario, elija la marca de verificación verde o el icono de cancelar rojo para aprobar o denegar el informe de gastos.

Los informes de gastos aprobados y denegados solo se pueden ver. Para ver estos informes, seleccione el menú desplegable 2 de 4 seleccionados y marque estos estados. Luego, seleccione el icono de embudo a la derecha de esta barra para filtrar la página e incluir los informes de gastos aprobados y denegados.

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Aprobar informes de gastos pendientes a través del tablero

Para aprobar informes de gastos en el tablero que se hayan completado y estén listos para que los gerentes los vean, seleccione los gastos que se encuentren en el estado Pendiente de aprobación.

Verá tres opciones diferentes en el lado derecho de la página para los informes de gastos pendientes de aprobación.

• Ver: Para ver las entradas dentro del informe de gastos, seleccione el icono azul.
• Aprobar: Para aprobar el informe de gastos, seleccione la marca de verificación verde junto al nombre del informe de gastos del empleado.
• Denegar: Para denegar el informe de gastos, seleccione el icono de cancelar en el lado derecho del nombre del empleado para devolvérselo como no aprobado.

Por último, también puede aprobar informes de gastos en el perfil del empleado navegando al perfil del empleado y seleccionando Activos y gastos > Informe de gastos. En esta página, también verá la marca de verificación verde y el botón rojo de cancelar para aprobar o denegar informes de gastos.

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Resumen de filtros

Localice los informes de gastos navegando a Nómina > Más acciones (en el lado derecho de la pantalla) y seleccionando Gastos. En el tablero, puede filtrar los informes utilizando los menús desplegables en la barra gris.

• Nombre del empleado: Escriba el nombre del empleado para ver sus informes de gastos. 
• Estado: Todos, Abierto, Pendiente de aprobación, Aprobado y Denegado
• Fecha de aprobación entre: Ingrese un rango de fechas que incluya lo que está buscando
• Fecha de envío entre: Ingrese un rango de fechas que incluya lo que está buscando. 
• Fecha de pago entre: Ingrese un rango de fechas que incluya lo que está buscando

Seleccione el icono de filtro (embudo) para activar los filtros. Para ver los detalles de un informe de gastos, seleccione el icono azul junto al informe. Desde aquí, puede aprobar, denegar o devolver los informes de gastos utilizando los iconos correspondientes. 

Nota: Si va a denegar un informe de gastos, agregue una nota antes de seleccionar el botón de denegar para que el empleado sepa por qué fue denegado. Una vez que se aprueba un informe de gastos, aparecerá bajo el paso de importación en la nómina para poder pagarle al empleado. 

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Informes de gastos en la nómina

Una vez que se haya aprobado un informe de gastos, los reembolsos de gastos se incluirán automáticamente en la siguiente nómina que se abra después de que se aprueben los gastos. Los informes de gastos aparecerán en el Paso de vista previa de la nómina.

Seleccionar Siguiente en el Paso de vista previa incluirá automáticamente todo lo adjunto a esa nómina, incluidos los informes de gastos.

Una vez que los empleados hayan recibido el reembolso de sus gastos, la fecha de pago aparecerá en el tablero de informes de gastos de su perfil.

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Este contenido es para fines informativos y no pretende ser asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni de ningún otro tipo profesional. Comuníquese con un abogado u otro profesional para obtener asesoramiento.