Nómina Toast: Gestionar impuestos de nómina

En este artículo:

• Alerta de declaración de impuestos trimestral
• Resumen del centro de impuestos
  • Navegación dentro del Tax Center
• Resolver tareas en el centro de impuestos
• Centro de impuestos alrededor de fin de año
  • Una vez que el formulario W-2 esté listo

Alerta trimestral de declaración de impuestos

Dentro del sistema de Nómina Toast, los usuarios de Recursos Humanos+ verán una alerta fiscal para actualizar su información fiscal federal, estatal o de los empleados antes de las próximas declaraciones fiscales trimestrales. Este banner solo aparece cuando tienes tareas pendientes en el Tax Center. Si seleccionas Resolver problemas impositivos en la alerta, accederás directamente al Tax Center, donde podrás abordar cualquier cuestión pendiente que Nómina Toast necesite de ti antes de declarar impuestos trimestralmente.

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Resumen del Tax Center

Antes de esta publicación, los números de cuenta fiscal estatal, los números de seguro social de los empleados y las tasas impositivas estatales y federales vivían en diferentes lugares de Nómina Toast. Ahora puedes navegar a un centro central donde puedes hacer un seguimiento de las declaraciones de impuestos de nómina anteriores y prepararte para las próximas declaraciones de impuestos de nómina viendo y resolviendo tareas que te ayuden a lograr el éxito.

El Tax Center está disponible para los usuarios de Recursos Humanos de inmediato, incluso antes de publicar tu primera nómina. Puedes acceder a ella durante el proceso de incorporación para gestionar tu información fiscal. El Tax Center se puede usar para lo siguiente:

• Ver y mantener la información fiscal (por ejemplo, cuentas fiscales estatales, formularios de impuestos) del negocio
• Respuesta proactiva y resolución de problemas fiscales
• Hacer un seguimiento del cronograma de declaración de impuestos
• Visualización de datos críticos de declaración de impuestos (por ejemplo, rechazos, paquetes fiscales trimestrales, documentos fiscales de fin de año)

Selecciona Impuestos en el menú de navegación de la parte izquierda. Si tienes tareas pendientes, verás un número en rojo que indica cuántas debes abordar.

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Navegación dentro del Tax Center 

Para ayudar a centralizar toda tu información fiscal, los dos botones en la esquina superior derecha te llevarán a otras páginas dentro de Nómina Toast y proporcionarán información adicional:

• Selecciona Recursos fiscales para abrir varias opciones:
  • Editar cuentas fiscales te llevará a la página Configuración > Nómina > Cuentas fiscales. Aquí, puedes agregar o actualizar la información de tu cuenta fiscal (cuentas de retención fiscal estatales, cuentas del impuesto del seguro de desempleo estatal, cuentas fiscales locales y algunas cuentas de licencia familiar y médica pagada (PFML) y de administrador de terceros (TPA)) sin tener que ponerte en contacto con Nómina Toast.
  • La configuración de recolección de SSN ofrece a algunos empleadores la opción de exigir SSN al contratar empleados nuevos, registrar la entrada de empleados o incorporarlos. Estas funciones no están disponibles para todos los empleadores según las leyes y regulaciones estatales.
  • Otras opciones proporcionarán respuestas rápidas o abrirán un artículo más detallado del Centro de asistencia.
• Selecciona Documentos fiscales para navegar rápidamente a la página Informes > Declaración de impuestos, donde puedes ver paquetes fiscales trimestrales, paquetes del formulario W-2, el formulario W-3 de tu empresa y más.

En la parte superior del Tax Center, notarás un encabezado grande que indica el cronograma de tu declaración de impuestos trimestral. Usa las fechas de la parte inferior para hacer un seguimiento de las metas y los plazos.

• Gris indica que aún te estás incorporando y que no enviaste tu primera nómina con Toast.
  • Completa la lista de verificación y, luego, resuelve las tareas restantes en el Tax Center para prepararte para tu primera nómina. 
• El rojo indica que tienes tareas pendientes que realizar antes de la fecha límite de declaración de impuestos de nómina.
  • Resuelve las tareas de esta página.
• El amarillo indica que tus tareas relacionadas con los impuestos están resueltas, pero tienes empleados con datos faltantes, incluidos los números de seguro social (SSN).
  • Agregar todos los SSN de los empleados a Nómina Toast. Los empleados pueden seguir los pasos indicados en Nómina Toast: Verificar o actualizar mi SSN para completar esto.
• Verde indica que todas las tareas están completas dentro de la sección Tareas para la presentación del próximo trimestre.
  • Usa los materiales educativos del lado derecho de la página para obtener más información.
• El azul indica que Nómina Toast está preparando o listo para enviar tu declaración de impuestos de nómina.
  • Espera a que Toast prepare la declaración o descarga tus paquetes fiscales. La sección Centro fiscal cerca del fin del año puede proporcionar más información.

Las fechas dentro del cronograma pueden ayudar a prepararse para las declaraciones de impuestos trimestrales:

• La fecha de preparación de impuestos Q# es el primer día en que puedes considerar consultar el Tax Center en busca de tareas.
• El plazo Completar por fecha es la fecha límite en la que debes completar estas tareas.
• La fecha de declaración de impuestos Q# es cuando Nómina Toast espera que tus impuestos estén completos antes de esa fecha. Esta fecha se basa en la última nómina del trimestre. Para maximizar el éxito de la declaración, te recomendamos completar todas las tareas del Tax Center antes de procesar tu última nómina.
• Los días restantes (en la imagen del círculo) cuentan regresivamente hasta Completar por fecha.

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Resolver tareas en el Tax Center

Más abajo, verás un mosaico expandible para cada cuenta fiscal federal o estatal que operes con Nómina Toast. Selecciona cada mosaico de cuenta para ver las tareas que contiene. En cada tarea, selecciona el elemento de acción para revisar y completar cada tarea. También puedes seleccionar ¿Por qué es importante esto? para obtener más información sobre cómo este artículo contribuye al éxito de la presentación de tu nómina.

Nota: Si hay tareas bloqueadas o en gris, no tienes permiso del rol de seguridad para ver o resolver esa tarea. Ponte en contacto con el administrador de Nómina Toast de tu negocio si tienes más preguntas. 

Firma el formulario 8655 del IRS para autorizar Nómina Toast como tu agente federal de informes

• ¿Por qué es importante?: Nómina Toast debe figurar como tu administrador de terceros para cada cuenta fiscal a fin de que Nómina Toast pueda presentar y comunicarse con la agencia estatal en tu nombre. De no hacerlo, es posible que no se presenten los impuestos, que se impongan multas estatales y que se rechacen las declaraciones.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: Visita Nómina Toast: Formulario 8655 para resolver esta tarea.

Cancela tus servicios de declaración de impuestos con tu proveedor de nómina anterior

• ¿Por qué es importante?: Si tu proveedor de nómina anterior continúa declarando impuestos para tu negocio, los impuestos declarados por Nómina Toast con los datos más recientes de la nómina pueden arriesgarse a rechazo, procesamiento inexacto, declaraciones atrasadas o faltantes, penalizaciones estatales y penalizaciones de Nómina Toast.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: Comunícate con tu proveedor de nómina anterior (otra persona que no sea Toast) para cerrar tu cuenta de nómina anterior.

[Nombre del empleado] no proporcionó su número de seguro social

• ¿Por qué es importante?: Los empleados que no tengan un SSN quedarán excluidos de la declaración de impuestos de nómina. Faltar a un SSN puede llevar a rechazos de declaración de impuestos, falta de formulario W-2, necesidad de enmiendas, penalizaciones comerciales, cargos de Nómina Toast y dificultades para que tus empleados accedan a beneficios de desempleo, si es necesario.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: Agrega el número de seguro social de tu empleado a su perfil. Los contratistas 1099 no aparecerán aquí; no es necesario ingresar su número de seguro social en Nómina Toast.

Especifica tu número de cuenta de retención fiscal [estatal]

• ¿Por qué es importante?: Si no te registras y no proporcionas un número de cuenta de retención fiscal válido para los estados en los que este es un requisito, es posible que incurras en penalizaciones estatales, cargos de Nómina Toast y penalizaciones comerciales, como la pérdida de la licencia comercial.
  • Si tu cuenta está en estado Solicitud de pago, verás este mensaje hasta que se agregue un número de retención fiscal válido.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: Agrega o actualiza la información de tu cuenta fiscal estatal en la página Cuentas fiscales.

Especifica tu número de cuenta del impuesto del seguro de desempleo [estatal]

• ¿Por qué es importante?: Nómina Toast requiere tus números de cuenta del impuesto del seguro de desempleo una vez que se haya completado el registro estatal. Si no te registras para una cuenta de desempleo y proporcionas un número de cuenta válido en Nómina Toast, puedes recibir multas estatales, tarifas de Toast y severas sanciones comerciales, como la pérdida de la licencia comercial.
  • Si tu cuenta está en estado Solicitado, verás este mensaje hasta que se agregue un número verdadero de cuenta de retención fiscal estatal.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: Agrega o actualiza la información de tu cuenta fiscal estatal en Cuentas fiscales.

Confirma que vinculaste Nómina Toast como tu administrador de terceros (TPA) para tu cuenta fiscal [estatal] [SUTA/SIT/PMFL]

• ¿Por qué es importante?: Nómina Toast debe figurar como tu administrador de terceros para cada cuenta fiscal a fin de que Nómina Toast pueda presentar y comunicarse con la agencia estatal en tu nombre. De no hacerlo, es posible que no se presenten los impuestos, que se impongan multas estatales y que se rechacen las declaraciones.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: Confirma que completaste las instrucciones de vinculación.

Verifica tu frecuencia de retención de pagos [estatal]

• ¿Por qué es importante?: Las frecuencias de retención fiscal estatal pueden cambiar con el tiempo. Frecuencias de pago incorrectas pueden resultar en declaraciones atrasadas o perdidas, pagos de retenciones perdidas, multas estatales y cargos de Nómina Toast.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: Agrega o actualiza la información de tu cuenta fiscal estatal.

Verifica tu tasa del impuesto del seguro de desempleo [estatal]

• ¿Por qué es importante?: Las tasas del impuesto del seguro de desempleo (SUTA) pueden cambiar anualmente. Las tasas incorrectas en Nómina Toast pueden generar discrepancias impositivas y multas estatales, sanciones comerciales y cargos de Nómina Toast.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: Si recibes un aviso en relación con una actualización de la tasa SUTA, agrega o actualiza la información de tu cuenta del impuesto del seguro de desempleo estatal en la página Cuenta fiscal. Si tu tarifa SUTA ha sido incorrecta durante un período prolongado, ponte en contacto con Nómina Toast para que podamos determinar si las anulaciones y los registros posteriores pueden resolver esto o si debes corregir esto con el estado.

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Centro de impuestos hacia fin de año

El 1 de diciembre de cada año, o cerca de esta fecha, comenzarás a ver algunos artículos diferentes en tu Tax Center. Nómina Toast reunirá varios elementos relevantes para la declaración de impuestos de fin de año y la temporada del formulario W-2 y los proporcionará como tareas interactivas o botones. Usa el Tax Center junto con Nómina Toast: Primeros pasos con la lista de verificación de fin de año y los correos electrónicos de temporada que enviamos para navegar por el período de fin de año.

Al ir a Impuestos, verás un nuevo banner en la parte superior que incluye un cronograma general de la temporada de fin de año. El color y los puntos de la línea de tiempo cambiarán a medida que completes tareas y la línea de tiempo avance. Como regla general, completa todas las tareas de esta página para que el banner se ilumine en azul. La fecha límite para completar estas tareas se indica en el segundo paso de la línea de tiempo (indicada en naranja a continuación). Esta fecha coincide con la fecha de vencimiento de tu última nómina del año.

El botón de activación Auto Imprimir e Imprimir formulario W-2 de Toast se trasladó de la página Informes > Presentación de impuestos a aquí en el Centro de Impuestos. Si activas esta opción en Correo al negocio, verás la dirección de envío (que es editable) y los cargos asociados (antes del impuesto sobre el envío y las ventas) si Toast Imprime formularios W-2 para los empleados que solicitaron un formulario en papel. Toma nota de la fecha límite aquí; el botón se desactivará y la selección se guardará una vez que publiques tu última nómina del año. Tu selección no puede cambiarse después de que se haya enviado la última nómina del año. Obtén todos los detalles en Nómina Toast: Formulario W-2 impreso por Toast.

Desplázate hasta el mosaico Enviar actualizaciones a W-2 y revisa algunas opciones que podrías utilizar para cerrar el año. Selecciona los hipervínculos azules para abrir una ventana emergente con más detalles y un botón para chatear con nuestro equipo sobre estos artículos.

Como siempre, completa todas las tareas que tengas debajo de este mosaico. Si no se soluciona el problema, es posible que tu empresa reciba notificaciones fiscales por información faltante o no válida, o que se le impongan sanciones financieras.

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Una vez que el formulario W-2 esté listo

Una vez que Toast haya preparado el formulario W-2 de tu empresa el 19 de enero de 2026, el Tax Center volverá a cambiar. Hay varias cosas que debes tener en cuenta:

• En el banner azul, hay dos botones de acceso rápido.
  • Tu paquete fiscal Q4 estará disponible directamente para su descarga.
  • Si corresponde, también verás un botón W-2 en papel. Según las reglamentaciones de la SSA, debes distribuir un formulario W-2 en papel antes del 31 de enero a todos los empleados que optaron por una copia en papel, de modo que podamos encontrarlos fácilmente.
    • Los empleados que optaron por una copia electrónica pueden usar estas instrucciones para recuperar el formulario por su cuenta.

• Verás un enlace para Obtener sobres si tienes empleados que optaron por un formulario W-2 en papel. Este estilo de sobre alinea a la izquierda las direcciones de la empresa y de los empleados.
• También verás el número de empleados que optaron por el formulario W-2 en papel y electrónico. Si seleccionas Ver, verás una ventana emergente de cada empleado que forme parte de formularios en papel o electrónicos.
• Selecciona el botón de descarga (flecha hacia abajo) en el mosaico W-2 en papel o electrónico para descargar un PDF en bloque de todos los formularios W-2 de cualquiera de las categorías.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.