Toast Payroll: Gestionar Impuestos de Nómina

En este Artículo:

• Acerca del Centro de Impuestos
• Alerta de Presentación de Impuestos Trimestral
• Descripción General del Centro de Impuestos
  • Navegar por el Centro de Impuestos
  • Comprender su Estado de Presentación de Impuestos
  • Fechas del Cronograma de Presentación de Impuestos
• Resolver Tareas en el Centro de Impuestos
  • Firmar el Formulario 8655 del IRS para Autorizar a Toast Payroll como su Agente de Reporte Federal
  • Cancelar sus Servicios de Presentación de Impuestos con su Proveedor de Nómina Anterior
  • El Empleado No Ha Proporcionado su Número de Seguro Social
  • Especificar su Número de Cuenta de Retención de Impuestos de [Estado]
  • Especificar su Número de Cuenta de Impuestos por Desempleo de [Estado]
  • Confirmar que Ha Vinculado a Toast Payroll como su Administrador de Terceros (TPA)
  • Verificar su Frecuencia de Pago de Retención de Impuestos de [Estado]
  • Verificar su Tasa de Impuestos por Desempleo de [Estado]
• Centro de Impuestos al Final del Año
  • Una vez que los formularios W-2 estén listos
• Artículos Relacionados

Acerca del Centro de Impuestos

El Centro de Impuestos es el centro principal de Toast Payroll para gestionar impuestos sobre la nómina, impuestos de retención y declaraciones fiscales del empleador. Utiliza el Centro de Impuestos para:

• Ver y mantener la información fiscal — por ejemplo, cuentas fiscales estatales y formularios fiscales — para el negocio
• Responder proactivamente y resolver problemas fiscales antes de las fechas límite de presentación trimestral
• Rastrear tu cronograma de presentación de impuestos y las próximas fechas límite
• Ver datos críticos de presentación de impuestos — por ejemplo, rechazos, paquetes fiscales trimestrales y documentos fiscales de fin de año

Quién puede acceder al Centro de Impuestos: Usuarios de HR+ en Toast Payroll. El Centro de Impuestos está disponible de inmediato, incluso antes de publicar tu primera nómina, para que puedas usarlo durante la incorporación para gestionar tu información fiscal.

Para abrir el Centro de Impuestos: En Toast Payroll, selecciona Impuestos del menú de navegación de la izquierda. Si tienes tareas pendientes, un número en rojo aparece junto a Impuestos mostrando cuántas tareas necesitan ser atendidas.

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Alerta de Presentación de Impuestos Trimestral

Los usuarios de HR+ pueden ver un banner de alerta fiscal en el panel de Toast Payroll cuando hay tareas pendientes en el Centro de Impuestos antes de una próxima presentación trimestral de impuestos. La alerta te notifica que debes actualizar la información fiscal federal, estatal o del empleado antes de la fecha límite de presentación.

Para resolver la alerta, selecciona Resolver problemas fiscales. Esto te lleva directamente al Centro de Impuestos donde puedes abordar cualquier elemento pendiente que Toast Payroll necesite antes de presentar los impuestos trimestrales.

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Descripción general del Centro de Impuestos

Navegar por el Centro de Impuestos

Los dos botones Recursos fiscales y Documentos fiscales en la esquina superior derecha del Centro de Impuestos proporcionan acceso rápido a otras páginas en Toast Payroll:

• Recursos fiscales abre varias opciones:
  • Editar cuentas fiscales navega a la Configuraciones > Nómina > Cuentas fiscales página, donde puedes agregar o actualizar la información de tu cuenta fiscal — incluyendo cuentas de impuestos estatales, cuentas de impuestos de desempleo estatales, cuentas fiscales locales, y algunas cuentas de licencia familiar y médica pagada (PFML) y de administradores de terceros (TPA) — sin contactar a Toast Payroll. Ver Toast Payroll: Obtén ayuda con los números de cuenta fiscal estatal para más detalles.
  • Configuraciones de recolección de SSN le da a algunos empleadores la opción de requerir números de Seguro Social (SSN) al contratar nuevos empleados, al fichar o durante la incorporación de empleados. Estas opciones no están disponibles para todos los empleadores debido a leyes y regulaciones estatales.
  • Otras opciones proporcionan respuestas rápidas o abren un artículo detallado del centro de ayuda.
• Documentos fiscales navega a la Informes > Presentación de impuestos página, donde puedes ver paquetes de impuestos trimestrales, paquetes del Formulario W-2, el Formulario W-3 de tu empresa, y más.

Entendiendo tu estado de presentación de impuestos

En la parte superior del Centro de Impuestos, una bandera codificada por colores muestra el estado de tu próxima presentación de impuestos trimestrales. El color de la bandera y las fechas de la línea de tiempo debajo de ella cambian a medida que completas tareas.

La siguiente tabla describe cada estado de la bandera y qué acción tomar:

Fechas de la Línea de Tiempo de Presentación de Impuestos

Las fechas dentro de la línea de tiempo en la parte superior del Centro de Impuestos te ayudan a planificar las presentaciones trimestrales de impuestos. Utiliza estas fechas para rastrear hitos y plazos:

• Fecha de preparación de impuestos Q# — el primer día para revisar el Centro de Impuestos en busca de tareas pendientes
• Fecha límite de finalización — la fecha límite para completar todas las tareas; los días restantes hasta esta fecha aparecen en el círculo
• Fecha de presentación de impuestos Q# — cuando Toast Payroll espera completar tus impuestos; esta fecha se basa en la última nómina del trimestre

Importante: Para maximizar el éxito de la presentación, completa todas las tareas del Centro de Impuestos antes de procesar tu última nómina del trimestre.

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Resolver Tareas en el Centro de Impuestos

Más abajo en la página del Centro de Impuestos, verás un mosaico expandible para cada cuenta de impuestos federal o estatal que operas con Toast Payroll. Selecciona cada mosaico de cuenta para ver las tareas que contiene. Dentro de cada tarea, selecciona el elemento de acción para revisar y completar la tarea. También puedes seleccionar ¿Por qué es esto importante? para obtener más información sobre cómo cada elemento contribuye al éxito de tu presentación de nómina.

Nota: Si las tareas aparecen atenuadas o bloqueadas, no tienes el rol de seguridad permiso para ver o resolver esa tarea. Contacta al usuario o administrador de HR+ de Toast Payroll de tu negocio para obtener asistencia.

Firma el Formulario 8655 del IRS para Autorizar a Toast Payroll como Tu Agente de Reporte Federal

¿Por qué es esto importante? Toast Payroll debe estar listado como tu administrador de terceros para cada cuenta de impuestos para que Toast Payroll pueda presentar y comunicarse con la agencia estatal en tu nombre. No completar este formulario puede resultar en presentaciones de impuestos perdidas, multas estatales y rechazos de presentación.

¿Cómo resuelvo esta tarea? Visita Toast Payroll: Autorización del Agente de Reporte del Formulario 8655 para instrucciones paso a paso.

Cancela tus servicios de presentación de impuestos con tu proveedor de nómina anterior

¿Por qué es esto importante? Si tu proveedor de nómina anterior sigue presentando impuestos para tu negocio, las presentaciones de Toast Payroll con los últimos datos de nómina pueden correr el riesgo de ser rechazadas, procesadas de manera inexacta, presentaciones tardías o perdidas, sanciones estatales y sanciones de Toast Payroll.

¿Cómo resuelvo esta tarea? Comunícate con tu proveedor de nómina anterior — alguien que no sea Toast — para cerrar tu cuenta de nómina anterior.

El empleado no ha proporcionado su número de Seguro Social

¿Por qué es esto importante? Los empleados con números de Seguro Social (SSN) faltantes serán excluidos de las presentaciones de impuestos de nómina. Los SSN faltantes pueden llevar a rechazos en la presentación de impuestos, W-2s perdidos, la necesidad de enmiendas, sanciones comerciales, tarifas de Toast Payroll y dificultades para que los empleados accedan a beneficios de desempleo.

¿Cómo resuelvo esta tarea?Agrega el número de Seguro Social de tu empleado a su perfil.

Nota: Los contratistas 1099 no aparecerán en esta tarea. No es necesario ingresar los números de Seguro Social para los contratistas 1099 en Toast Payroll.

Especifica tu número de cuenta de retención de impuestos de [Estado]

¿Por qué es esto importante? No registrarse y proporcionar un número de cuenta de retención de impuestos válido para los estados que lo requieren puede resultar en sanciones estatales, tarifas de Toast Payroll y sanciones comerciales como la pérdida de la licencia comercial. Si tu cuenta está en un estado Aplicado, esta tarea permanecerá abierta hasta que se agregue un número de cuenta de retención estatal válido.

¿Cómo resuelvo esta tarea?Agrega o actualiza la información de tu cuenta de impuestos estatal en la página de Cuentas de Impuestos.

Especifica tu número de cuenta de impuestos de desempleo de [Estado]

¿Por qué es esto importante? Toast Payroll requiere los números de cuenta del impuesto de desempleo de su estado una vez que su registro estatal esté completo. No registrarse para una cuenta de desempleo y no proporcionar un número de cuenta válido puede resultar en multas estatales, tarifas de Toast y sanciones comerciales, como la pérdida de la licencia comercial. Si su cuenta está en un estado de Solicitud, esta tarea permanecerá abierta hasta que se agregue un número de cuenta de desempleo estatal válido.

¿Cómo resuelvo esta tarea?Agregue o actualice la información de su cuenta fiscal estatal en Cuentas Fiscales.

Confirme que ha vinculado Toast Payroll como su Administrador de Terceros (TPA)

¿Por qué es esto importante? Toast Payroll debe estar listado como su administrador de terceros (TPA) para cada cuenta fiscal, de modo que Toast Payroll pueda presentar y comunicarse con la agencia estatal en su nombre. No vincular Toast Payroll como su TPA puede resultar en presentaciones fiscales perdidas, multas estatales y rechazos de presentación.

¿Cómo resuelvo esta tarea? Confirme que ha completado las instrucciones de vinculación de TPA.

Verifique su Frecuencia de Pago de Retención de [Estado]

¿Por qué es esto importante? Las frecuencias de pago de retención de impuestos estatales pueden cambiar con el tiempo, y su frecuencia de pago en Toast Payroll debe coincidir con el horario que su estado requiere para remitir impuestos de retención. Una frecuencia de pago incorrecta puede resultar en presentaciones tardías o perdidas, pagos de retención perdidos, multas estatales y tarifas de Toast Payroll.

¿Cómo resuelvo esta tarea?Agregue o actualice la información de su cuenta fiscal estatal.

Verifique su Tasa de Impuesto de Desempleo de [Estado]

¿Por qué es esto importante? Las tasas del impuesto de desempleo estatal (SUTA) pueden cambiar anualmente. Una tasa SUTA incorrecta en Toast Payroll puede resultar en discrepancias fiscales, multas estatales, sanciones comerciales y tarifas de Toast Payroll.

¿Cómo resuelvo esta tarea? Si recibe un aviso sobre una actualización de la tasa SUTA, agregue o actualice la información de su cuenta de impuesto de desempleo estatal en la página de Cuentas Fiscales. Si su tasa SUTA ha sido incorrecta durante un período prolongado, comuníquese con el Servicio al Cliente de Toast para que podamos determinar si las anulaciones y regrabaciones pueden resolver el problema o si debe corregir esto directamente con el estado.

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Centro de Impuestos Alrededor de Fin de Año

Alrededor del 1 de diciembre de cada año, el Centro de Impuestos muestra elementos adicionales para la presentación de impuestos de fin de año y la temporada del Formulario W-2. Toast Payroll recopila los elementos relevantes de fin de año y los presenta como tareas interactivas o botones. Utiliza el Centro de Impuestos junto con Toast Payroll: Comienza con la Lista de Verificación de Fin de Año y los correos electrónicos estacionales que Toast envía para navegar el período de fin de año.

Cuando navegues a Impuestos, un nuevo banner en la parte superior muestra una línea de tiempo general de la temporada de fin de año. El color del banner y los puntos de la línea de tiempo cambian a medida que completas tareas y la línea de tiempo avanza.

Importante: Completa todas las tareas en esta página para que el banner se vuelva azul. La fecha límite para completar estas tareas aparece en el segundo paso de la línea de tiempo y coincide con la fecha de vencimiento de tu última nómina del año. Tu selección no puede ser cambiada después de que se haya enviado tu última nómina del año.

El interruptor de autoimpresión/imprimir con Toast del Formulario W-2 se ha movido de la página Informes > Presentación de Impuestos al Centro de Impuestos. Si cambias esto a Enviar por correo a la empresa, verás la dirección de envío (que es editable) y las tarifas asociadas antes del envío y el impuesto sobre las ventas si Toast imprime los Formularios W-2 para empleados que solicitaron un formulario en papel.

Desplázate hasta el mosaico Envía cualquier actualización a los W-2 y revisa las opciones que puedes usar para cerrar el fin de año. Selecciona los hipervínculos dentro del mosaico para abrir un pop-up con más detalles y un botón para chatear con nuestro equipo sobre estos elementos.

Importante: Completa cualquier tarea restante debajo de este mosaico. Si no se aborda, tu empresa puede recibir avisos fiscales por información faltante o inválida y puede ser evaluada con sanciones financieras.

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Una vez que los Formularios W-2 estén listos

Una vez que Toast haya preparado los Formularios W-2 de su empresa, típicamente alrededor del 19 de enero de cada año, el Centro de Impuestos cambia nuevamente.

En el banner azul, aparecen dos botones de acceso rápido:

• Su paquete de impuestos trimestral Q4 está disponible para descarga directa.
• Si corresponde, también aparece un botón de W-2s en papel. De acuerdo con las regulaciones de la SSA, debe distribuir un Formulario W-2 en papel antes del 31 de enero a cualquier empleado que haya optado por una copia en papel. Los empleados que optaron por una copia electrónica pueden usar estas instrucciones para recuperar el formulario por su cuenta.

Elementos adicionales visibles una vez que los Formularios W-2 estén listos:

• Un enlace para obtener sobres si los empleados optaron por un Formulario W-2 en papel. Este estilo de sobre alinea a la izquierda tanto las direcciones de la empresa como del empleado.
• El número de empleados que optaron por Formularios W-2 en papel y electrónicos. Seleccione Ver para ver una lista de cada empleado en cualquiera de las categorías.
• Un botón de descarga en el mosaico de W-2 en papel o electrónico para descargar un PDF masivo de todos los Formularios W-2 en cualquiera de las categorías.

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Este contenido es solo para fines informativos y no está destinado a ser asesoría legal, fiscal, de recursos humanos ni de ningún otro tipo profesional. Por favor, contacte a un abogado u otro profesional para obtener asesoría.