Nómina Toast: Gestionar impuestos de nómina

En este artículo:

• Acerca del Tax Center
• Alerta trimestral de declaración de impuestos
• Resumen del Tax Center
  • Navegar por el Tax Center
  • Comprender tu estado de declaración de impuestos
  • Fechas del cronograma de declaración de impuestos
• Resolver tareas en el Tax Center
  • Firma el formulario 8655 del IRS para autorizar Nómina Toast como tu agente de informes federales
  • Cancelar tus servicios de declaración de impuestos con tu proveedor de nómina anterior
  • El empleado no proporcionó su número de seguro social
  • Especifica tu número de cuenta de retención fiscal [estatal]
  • Especifica tu número de cuenta del impuesto del seguro de desempleo [estatal]
  • Confirma que vinculaste Nómina Toast como tu administrador de terceros (TPA)
  • Verifica tu frecuencia de retención fiscal [estatal]
  • Verifica tu tasa del impuesto del seguro de desempleo [estatal]
• Centro de impuestos alrededor de fin de año
  • Una vez que el formulario W-2 esté listo
• Artículos relacionados

Acerca del Tax Center

El Tax Center es el centro central de Nómina Toast para gestionar los impuestos de nómina, las retenciones fiscales y las declaraciones de impuestos del empleador. Usa el Tax Center para lo siguiente:

• Ver y mantener la información fiscal (por ejemplo, cuentas fiscales estatales y formularios de impuestos) del negocio
• Responde de manera proactiva y resuelve problemas fiscales antes de los plazos de declaración trimestrales
• Haz un seguimiento del cronograma de declaración de impuestos y los próximos plazos
• Consulta datos críticos de la declaración de impuestos, por ejemplo, rechazos, paquetes fiscales trimestrales y documentos fiscales de fin de año

Quién puede acceder al Tax Center: Usuarios de RR. HH.+ en Nómina Toast. El Tax Center está disponible de inmediato, incluso antes de publicar tu primera nómina, para que puedas usarlo durante la incorporación para gestionar tu información fiscal.

Para abrir el Tax Center en Nómina Toast, selecciona Impuestos en el menú de navegación de la izquierda. (Si no ves Impuestos en el lado izquierdo de la pantalla, selecciona Nómina en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Nómina Toast). Si tienes tareas pendientes, aparece un número en rojo junto a Impuestos que muestra cuántas tareas se deben abordar.

Volver arriba

Alerta trimestral de declaración de impuestos

Los usuarios de RR. HH.+ pueden ver un banner de alerta fiscal en el panel de Nómina Toast cuando hay tareas pendientes en el Tax Center antes de una próxima declaración de impuestos trimestral. La alerta te notifica que actualices la información fiscal federal, estatal o de los empleados antes de la fecha límite de presentación.

Para resolver la alerta, selecciona Resolver problemas fiscales. Esto te lleva directamente al Tax Center, donde puedes abordar cualquier elemento pendiente que Nómina Toast necesite antes de declarar impuestos trimestralmente.

Volver arriba

Resumen del Tax Center

Navegar por el Tax Center

Los dos botones Recursos fiscales y Documentos fiscales en la esquina superior derecha del Tax Center proporcionan acceso rápido a otras páginas en Nómina Toast:

• Los recursos fiscales abren varias opciones:
  • Editar cuentas fiscales navega a la página Configuración > Nómina > Cuentas fiscales, donde puedes agregar o actualizar la información de tu cuenta fiscal, incluidas las cuentas de retención fiscal estatales, las cuentas de impuesto del seguro de desempleo estatales, las cuentas fiscales locales y algunas cuentas pagadas de licencia familiar y médica (PFML) y de administrador de terceros (TPA), sin ponerte en contacto con Nómina Toast. Consulta Nómina Toast: Obtén ayuda con los números de cuenta fiscal estatal para obtener detalles.
  • La configuración de recolección de SSN les da a algunos empleadores la opción de requerir números de seguro social (SSN) al momento de la nueva contratación, el registro de entrada de empleados o la incorporación de empleados. Estas opciones no están disponibles para todos los empleadores debido a las leyes y regulaciones estatales.
  • Otras opciones proporcionan respuestas rápidas o abre un artículo detallado del centro de ayuda.
• Documentos fiscales navega a la página Informes > Presentación de impuestos, donde puedes ver paquetes fiscales trimestrales, paquetes del formulario W-2, el formulario W-3 de tu empresa y más.

Comprender tu estado de declaración de impuestos

En la parte superior del Tax Center, un banner codificado por colores muestra el estado de tu próxima declaración de impuestos trimestral. El color del banner y las fechas de la línea de tiempo debajo de este cambian a medida que completas tareas.

La siguiente tabla describe el estado de cada banner y qué medidas debes tomar:

Fechas del cronograma de declaración de impuestos

Las fechas dentro del cronograma en la parte superior del Tax Center te ayudan a planificar las declaraciones de impuestos trimestrales. Usa estas fechas para hacer un seguimiento de las metas y los plazos:

• Fecha de preparación del impuesto Q#: el primer día para revisar el Tax Center en busca de tareas pendientes
• Completar por fecha: fecha límite para completar todas las tareas; los días restantes hasta esta fecha aparecen en el círculo
• Fecha de declaración de impuestos — cuando Nómina Toast espera completar tus impuestos. Esta fecha se basa en la última nómina del trimestre

Importante: Para maximizar el éxito de la declaración, completa todas las tareas del Tax Center antes de procesar tu última nómina del trimestre.

Volver arriba

Resolver tareas en el Tax Center

Más abajo, en la página del Tax Center, verás un mosaico expandible para cada cuenta fiscal federal o estatal que operes con Nómina Toast. Selecciona cada mosaico de cuenta para ver las tareas que contiene. Dentro de cada tarea, selecciona el elemento de acción para revisar y completar la tarea. También puedes seleccionar ¿Por qué es importante esto? para obtener más información sobre cómo cada artículo contribuye al éxito de la presentación de tu nómina.

Nota: Si las tareas aparecen en gris o bloqueadas, no tienes permiso para ver o resolver el rol de seguridad. Ponte en contacto con el usuario o administrador de Recursos Humanos de Nómina Toast+ de tu negocio para obtener ayuda.

Firma el formulario 8655 del IRS para autorizar Nómina Toast como tu agente de informes federales

¿Por qué es importante? Nómina Toast debe aparecer como tu administrador de terceros para cada cuenta fiscal, de modo que Nómina Toast pueda presentar y comunicarse con la agencia estatal en tu nombre. Si no completas este formulario, es posible que no puedas presentar los impuestos, que se te impongan multas estatales y que se te rechace la presentación.

¿Cómo resuelvo esta tarea? Visita Nómina Toast: Formulario 8655 Autorización del agente informador para instrucciones paso a paso.

Cancelar tus servicios de declaración de impuestos con tu proveedor de nómina anterior

¿Por qué es importante? Si tu proveedor de nómina anterior continúa declarando impuestos para tu negocio, las declaraciones de Nómina Toast con los datos más recientes de la nómina pueden arriesgarse a rechazo, procesamiento inexacto, declaraciones atrasadas o faltantes, penalizaciones estatales y penalizaciones de Nómina Toast.

¿Cómo resuelvo esta tarea? Comunícate con tu proveedor de nómina anterior (alguien que no sea Toast) para cerrar tu cuenta de nómina anterior.

El empleado no proporcionó su número de seguro social

¿Por qué es importante? Los empleados que no tengan números de seguro social (SSN) quedarán excluidos de la declaración de impuestos de nómina. La falta de SSN puede llevar a rechazos de declaración de impuestos, formularios W-2 incumplidos, la necesidad de enmiendas, penalizaciones comerciales, cargos de Nómina Toast y dificultades para que los empleados accedan a los beneficios de desempleo.

¿Cómo resuelvo esta tarea? Agrega el número de seguro social de tu empleado a su perfil.

Nota: contratistas 1099 no aparecerán en esta tarea. No es necesario ingresar los números de seguro social de los contratistas 1099 en Nómina Toast.

Especifica tu número de cuenta de retención fiscal [estatal]

¿Por qué es importante? Si no te registras y no proporcionas un número de cuenta de retención fiscal válido para los estados que lo requieren, es posible que incurras en penalizaciones estatales, cargos de Nómina Toast y penalizaciones comerciales, como la pérdida de la licencia comercial. Si tu cuenta está en estado Aplicada para , esta tarea permanecerá abierta hasta que se agregue un número de cuenta de retención fiscal válido.

¿Cómo resuelvo esta tarea? Agrega o actualiza la información de tu cuenta fiscal estatal en la página Cuentas fiscales.

Especifica tu número de cuenta del impuesto del seguro de desempleo [estatal]

¿Por qué es importante? Nómina Toast requiere los números de cuenta del impuesto del seguro de desempleo estatal una vez que se complete el registro estatal. Si no registras una cuenta de desempleo y no proporcionas un número de cuenta válido, es posible que incurras en multas estatales, cargos de Toast y penalizaciones comerciales, como la pérdida de la licencia comercial. Si tu cuenta se encuentra en un estado “Solicitada para”, esta tarea permanecerá abierta hasta que se agregue un número de cuenta del seguro de desempleo estatal válido.

¿Cómo resuelvo esta tarea? Agrega o actualiza la información de tu cuenta fiscal estatal en Cuentas fiscales.

Confirma que vinculaste Nómina Toast como tu administrador de terceros (TPA)

¿Por qué es importante? Nómina Toast debe aparecer como tu administrador de terceros (TPA) para cada cuenta fiscal, de modo que Nómina Toast pueda presentar y comunicarse con la agencia estatal en tu nombre. Si no vinculas Nómina Toast con tu TPA, es posible que no puedas presentar los impuestos, que se te impongan multas estatales y que se te rechacen los impuestos.

¿Cómo resuelvo esta tarea? Confirma que completaste las instrucciones de vinculación.

Verifica tu frecuencia de retención fiscal [estatal]

¿Por qué es importante? Las frecuencias de pago de las retenciones fiscales estatales pueden cambiar con el tiempo, y tu frecuencia de pago en Nómina Toast debe coincidir con el cronograma que tu estado exige para remitir las retenciones fiscales. Si la frecuencia de pago es incorrecta, es posible que se presenten tarde o no se completen, que no se paguen las retenciones, que se impongan multas estatales y que se cobren cargos por Nómina Toast.

¿Cómo resuelvo esta tarea? Agrega o actualiza la información de tu cuenta fiscal estatal.

Verifica tu tasa del impuesto del seguro de desempleo [estatal]

¿Por qué es importante? Las tasas del impuesto del seguro de desempleo estatal (SUTA) pueden cambiar anualmente. Una tasa SUTA incorrecta en Nómina Toast puede resultar en discrepancias impositivas, multas estatales, penalizaciones comerciales y cargos de Nómina Toast.

¿Cómo resuelvo esta tarea? Si recibes un aviso sobre la actualización de una tasa SUTA, agrega o actualiza la información de tu cuenta del impuesto del seguro de desempleo estatal en la página Cuenta fiscal. Si tu tarifa SUTA ha sido incorrecta durante un período prolongado, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast para que podamos determinar si las anulaciones y los nuevos registros pueden resolver el problema o si debes corregirlo directamente con el estado.

Volver arriba

Tax Center hacia fin de año

El 1 de diciembre de cada año, o cerca de esta fecha, el Tax Center muestra artículos adicionales para la declaración de impuestos de fin de año y la temporada del formulario W-2. Nómina Toast reúne artículos relevantes de fin de año y los presenta como tareas interactivas o botones. Usa el Tax Center junto con Nómina Toast: Primeros pasos con la lista de verificación de fin de año y los correos electrónicos de temporada que Toast envía para navegar por el período de fin de año.

Cuando navegas a Impuestos, un nuevo banner en la parte superior muestra una línea de tiempo general de la temporada de fin de año. El color del banner y los puntos de la línea de tiempo cambian a medida que completas tareas y la línea de tiempo avanza. (Si no ves Impuestos en el lado izquierdo de la pantalla, selecciona Nómina en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Nómina Toast).

Importante: Completa todas las tareas de esta página para que el banner se ilumine de color azul. La fecha límite para completar estas tareas aparece en el segundo paso de la línea de tiempo y coincide con la fecha de vencimiento de tu última nómina del año. Tu selección no se puede cambiar después de que se haya enviado tu última nómina del año.

El botón de activación del formulario W-2 para Imprimir o Imprimir Toast pasó de la página Informes > Presentación de impuestos al Tax Center. Si activas esta opción en Correo al negocio, verás la dirección de envío (que es editable) y los cargos asociados antes del envío y el impuesto sobre la venta si Toast imprime los formularios W-2 para los empleados que solicitaron un formulario en papel.

Desplázate hasta el mosaico Enviar actualizaciones a W-2 y revisa las opciones que puedes usar para cerrar el año. Selecciona los hipervínculos dentro del mosaico para abrir una ventana emergente con más detalles y un botón para chatear con nuestro equipo sobre estos artículos.

Importante: Completa las tareas restantes debajo de este mosaico. Si no se soluciona el problema, es posible que tu empresa reciba notificaciones fiscales por información faltante o no válida, y que se te impongan sanciones financieras.

Volver arriba

Una vez que el formulario W-2 esté listo

Una vez que Toast ha preparado los formularios W-2 de tu empresa (por lo general, el 19 de enero de cada año o en una fecha cercana a esta), el Tax Center vuelve a cambiar.

En el banner azul, aparecen dos botones de acceso rápido:

• Tu paquete fiscal trimestral del cuarto trimestre está disponible directamente para su descarga.
• Si corresponde, también aparece un botón W-2 en papel. Según las regulaciones de la SSA, debes distribuir un formulario W-2 en papel antes del 31 de enero a cualquier empleado que haya optado por una copia en papel. Los empleados que optaron por una copia electrónica pueden usar estas instrucciones para recuperar el formulario por su cuenta.

Artículos adicionales visibles una vez que el formulario W-2 esté listo:

• A Enlace para recibir sobres si los empleados optaron por un formulario W-2 en papel. Este estilo de sobre alinea a la izquierda las direcciones de la empresa y de los empleados.
• El número de empleados optó por formularios W-2 en papel y electrónicos. Selecciona Ver para ver una lista de cada empleado en cualquiera de las categorías.
• Un botón de descarga en el mosaico W-2 en papel o electrónico para descargar un PDF en bloque de todos los formularios W-2 de cualquiera de las categorías.

Volver arriba

Artículos relacionados

• Nómina Toast: Primeros pasos con los impuestos
• Nómina Toast: Obtener ayuda con los números de cuenta fiscal estatal
• Nómina Toast: Autorización del agente informador del formulario 8655
• Nómina Toast: Lee tu paquete fiscal trimestral
• Nómina Toast: Lista de verificación de primeros pasos con el año

Volver arriba

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.