Nómina Toast: Gestionar impuestos de nómina

En este artículo:

• Alerta trimestral de presentación de impuestos
• Resumen del Tax Center
  • Navegación dentro del Tax Center
• Resolver tareas en el Tax Center
• Centro Fiscal Alrededor de Fin de Año
  • Una vez que el formulario W-2 esté listo

Alerta trimestral de presentación de impuestos

Dentro del sistema de Nómina Toast, los usuarios de HR+ verán una alerta fiscal para actualizar su información fiscal federal, estatal o de empleados antes de las próximas declaraciones fiscales trimestrales. Este banner solo aparece cuando tienes tareas pendientes en el Tax Center. Seleccionar Resolver problemas fiscales en la alerta te llevará directamente al Tax Center, donde podrás abordar cualquier artículo pendiente que Nómina Toast necesite de ti antes de declarar impuestos trimestrales.

Resumen del Tax Center

Antes de esta publicación, los números de cuenta fiscal estatal, los números de seguro social de los empleados y las tasas impositivas estatales y federales vivían en diferentes lugares de Nómina Toast. Ahora puedes navegar a un centro donde puedes hacer un seguimiento de las declaraciones de impuestos de nómina anteriores y prepararte para las próximas declaraciones de impuestos de nómina consultando y resolviendo tareas que ayuden a lograr el éxito.

El Tax Center está disponible para usuarios de RR. HH.+ de inmediato, incluso antes de contabilizar tu primera nómina. Puedes acceder a ella durante el proceso de incorporación para gestionar tu información fiscal. El Tax Center puede usarse para lo siguiente:

• Ver y mantener la información fiscal (por ejemplo, cuentas fiscales estatales, formularios de impuestos) del negocio
• Respuesta proactiva y resolución de problemas fiscales
• Seguimiento del cronograma de declaración de impuestos
• Visualización de datos críticos de declaración de impuestos (p. ej., rechazos, paquetes fiscales trimestrales, documentos fiscales de fin de año)

Selecciona Impuestos en el menú de navegación de la parte izquierda. Si tienes tareas pendientes, verás un número en rojo que indica cuántas debes abordar.

Navegación dentro del Tax Center 

Para centralizar toda tu información fiscal, los dos botones de la esquina superior derecha te llevarán a otras páginas dentro de Nómina Toast y te proporcionarán información adicional:

• Selecciona Recursos fiscales para abrir varias opciones:
  • Editar cuentas fiscales te llevará a la página Configuración > Nómina > Cuentas fiscales. Aquí, puedes de tu cuenta fiscal (cuentas de retención fiscal estatales, cuentas fiscales del seguro de desempleo estatales, cuentas fiscales locales y algunas cuentas de licencia familiar y médica pagada (PFML) y de administrador de terceros (TPA)) sin tener que ponerte en contacto con Nómina Toast.
  • La configuración de recaudación de SSN ofrece a algunos empleadores la opción de exigir los SSN al contratar empleados nuevos, registrar su entrada o incorporarlos. Estas funciones no están disponibles para todos los empleadores según las leyes y regulaciones estatales.
  • Otras opciones te darán respuestas rápidas o abrirán un artículo más detallado de Toast Central.
• Selecciona Documentos fiscales para navegar rápidamente a la página Informes > Declaración de impuestos, donde puedes ver paquetes fiscales trimestrales, paquetes del formulario W-2, el formulario W-3 de tu empresa y más.

En la parte superior del Tax Center, verás un gran encabezado que indica el cronograma de tu declaración de impuestos trimestral. Usa las fechas de la parte inferior para hacer un seguimiento de las metas y los plazos.

• Gris indica que aún estás incorporando la función y que no enviaste tu primera nómina con Toast.
  • Completa la y luego resuelve las tareas restantes en el Tax Center para preparar tu primera nómina. 
• El rojo indica que tienes tareas pendientes que realizar antes de la fecha límite de declaración de impuestos de nómina.
  • Resuelve las tareas de esta página.
• El color amarillo indica que tus tareas fiscales están resueltas, pero que faltan empleados, incluidos los números de seguro social (SSN).
  • Agrega todos los SSN de los empleados a Nómina Toast. Los empleados pueden seguir estos pasos en Nómina para completar esto.
• Verde indica que todas las tareas se completaron dentro de la sección Tareas para la presentación del próximo trimestre.
  • Usa los materiales educativos del lado derecho de la página para obtener más información.
• El azul indica que Nómina Toast está preparando o listo para enviar tu declaración de impuestos de nómina.
  • Espera a que Toast prepare la declaración o descarga tus paquetes de impuestos. La sección fin de año puede proporcionar más información.

Las fechas dentro del cronograma pueden ayudar a prepararse para la declaración trimestral de impuestos:

• La fecha de preparación de impuestos Q# es el primer día que puedes considerar consultar el Tax Center para ver las tareas.
• Completar por fecha es la fecha límite en la que debes completar estas tareas.
• La fecha de declaración de impuestos Q# es cuando Nómina Toast espera que tus impuestos estén completos antes de esa fecha. Esta fecha se basa en la última nómina del trimestre. Para maximizar el éxito de la presentación, te recomendamos completar todas las tareas del Tax Center antes de procesar tu última nómina.
• Los días restantes (en la imagen del círculo) cuentan regresivamente hasta Completar por fecha.

Resolver tareas en el Tax Center

Más abajo, verás un mosaico expandible para cada cuenta fiscal federal o estatal que operes con Nómina Toast. Selecciona cada ficha de cuenta para ver las tareas que contiene. En cada tarea, selecciona el elemento de acción para revisar y completar cada tarea. También puedes seleccionar ¿Por qué es importante esto? para obtener más información sobre cómo este artículo contribuye al éxito de tu presentación de nómina.

Nota: Si hay tareas bloqueadas o en gris, no tienes de seguridad para ver o resolver esa tarea. Si tienes más preguntas, ponte en contacto con el RR. HH./administrador de Nómina Toast de tu negocio. 

Firma el formulario 8655 del IRS para autorizar Nómina Toast como tu agente federal de informes

• ¿Por qué es importante esto?: Nómina Toast debe aparecer como tu administrador de terceros para todas las cuentas fiscales, de modo que Nómina Toast pueda presentar y comunicarse con la agencia estatal en tu nombre. De no hacerlo, es posible que se pierdan declaraciones de impuestos, se impongan multas estatales y se rechacen las declaraciones.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: Visita para resolver esta tarea.

Cancela tus servicios de declaración de impuestos con tu proveedor de nómina anterior

• ¿Por qué es importante esto?: Si tu proveedor de nómina anterior continúa declarando impuestos en tu negocio, los impuestos que presenta Nómina Toast con los datos de nómina más recientes pueden arriesgarse a rechazo, procesamiento inexacto, presentaciones fuera de término o con retraso, penalizaciones estatales y penalizaciones de Nómina Toast.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: Comunícate con tu proveedor de nómina anterior (otra persona que no sea Toast) para cerrar tu cuenta de nómina anterior.

[Nombre del empleado] no proporcionó su número de seguro social

• ¿Por qué es importante esto?: Los empleados que falten un SSN quedarán de la declaración de impuestos de nómina. Si faltan los SSN, es posible que se rechacen los impuestos, se pierdan los formularios W-2, sea necesario introducir enmiendas, se impongan penalizaciones comerciales, se cobren cargos de Nómina Toast y, si es necesario, que tus empleados tengan dificultades para acceder a beneficios de desempleo.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: . Los contratistas 1099 no aparecerán aquí. No es necesario ingresar su número de seguro social en Nómina Toast.

Especifica tu número de cuenta de retención fiscal [estatal]

• ¿Por qué es importante esto?: Si no te registras y no proporcionas un número de cuenta de retención fiscal válido para los estados en los que este es un requisito, se pueden aplicar penalizaciones estatales y cargos de Nómina Toast, y se pueden aplicar penalizaciones comerciales, como la pérdida de la licencia comercial.
  • Si tu cuenta está en estado Aplicada para, verás este mensaje hasta que se agregue un número de cuenta de retención fiscal estatal válido.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: de tu cuenta fiscal estatal en la página de Cuentas fiscales.

Especifica tu número de cuenta del impuesto del seguro de desempleo [estatal]

• ¿Por qué es importante esto?: Nómina Toast requiere los números de cuenta del impuesto del seguro de desempleo una vez que se haya completado el registro estatal. De no registrarte para una cuenta de desempleo y proporcionar un número de cuenta válido en Nómina Toast, se pueden aplicar multas estatales, tarifas de Toast y penalizaciones comerciales graves, como la pérdida de la licencia comercial.
  • Si tu cuenta se encuentra en estado “Aplicada para”, verás este mensaje hasta que se agregue un número verdadero de cuenta de retención fiscal estatal.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: la información de tu cuenta fiscal estatal en Cuentas fiscales.

Confirma que vinculaste Nómina Toast como tu administrador de terceros (TPA) para tu cuenta fiscal [estatal] [SUTA/SIT/PMFL]

• ¿Por qué es importante esto?: Nómina Toast debe aparecer como tu administrador de terceros para todas las cuentas fiscales, de modo que Nómina Toast pueda presentar y comunicarse con la agencia estatal en tu nombre. De no hacerlo, es posible que se pierdan declaraciones de impuestos, se impongan multas estatales y se rechacen las declaraciones.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: Confirma que completaste las TPA.

Verifica tu frecuencia de retención [estatal]

• ¿Por qué es importante esto?: Las frecuencias de pago de las retenciones fiscales estatales pueden cambiar con el tiempo. Frecuencias de pago incorrectas pueden generar declaraciones demoradas o faltantes, pagos faltantes de retención, multas estatales y cargos de Nómina Toast.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: la información de tu cuenta fiscal estatal.

Verifica tu tasa [estatal] del impuesto del seguro de desempleo

• ¿Por qué es importante esto?: Las tasas del impuesto del seguro de desempleo (SUTA) pueden cambiar anualmente. Las tasas incorrectas en Nómina Toast pueden generar discrepancias impositivas y multas estatales, penalizaciones comerciales y cargos de Nómina Toast.
• ¿Cómo resuelvo esta tarea?: Si recibes un aviso sobre una actualización de la tasa SUTA, la información de tu cuenta del impuesto del seguro de desempleo estatal en la página de la cuenta fiscal.

Tax Center hacia fin de año

El 1 de diciembre de cada año, o en una fecha cercana, comenzarás a ver algunos artículos diferentes en tu Tax Center. Nómina Toast recopilará varios artículos relevantes para la declaración de impuestos de fin de año y la temporada del formulario W-2 y los proporcionará como tareas interactivas o botones. Usa el Tax Center junto con de verificación de fin de año y los correos electrónicos de temporada que enviamos para navegar por el período de fin de año.

Al ir a Impuestos, verás un nuevo banner en la parte superior que incluye un cronograma general de la temporada de fin de año. El color y los puntos de la línea de tiempo cambiarán a medida que completes tareas y la línea de tiempo avance. Como regla general, completa todas las tareas de esta página para que el banner se vuelva azul. La fecha límite para completar estas tareas se anota en el segundo paso de la línea de tiempo (indicada en naranja a continuación). Esta fecha coincide con la fecha de vencimiento de tu última nómina del año.

El botón de activación de Auto Imprimir e Imprimir Toast Formulario W-2 se trasladó de la página Informes > Presentación de impuestos a aquí en el Tax Center. Si desactivas esta opción, verás la dirección de envío (que es editable) y los cargos asociados (antes del impuesto sobre el envío y las ventas) si Toast imprime el formulario W-2 para los empleados que solicitaron un formulario en papel. Toma nota de la fecha límite aquí; el selector se desactivará y la selección se guardará una vez que publiques tu última nómina del año. No puedes cambiar tu selección después de enviar la última nómina del año. Obtén todos los detalles en Nómina .

Desplázate hasta Enviar actualizaciones al mosaico y revisa algunas opciones que podrías utilizar para cerrar el año. Selecciona los hipervínculos azules para abrir una ventana emergente con más detalles y un botón para chatear con nuestro equipo sobre estos artículos.

Como siempre, completa todas las tareas que tengas debajo de esta baldosa. Si no se soluciona el problema, es posible que a tu empresa se le emitan avisos fiscales por información faltante o no válida y/o que se le sancionen económicamente.

Una vez que el formulario W-2 esté listo

Una vez que Toast haya preparado el formulario W-2 de tu empresa el 19 de enero de 2026, el Tax Center volverá a cambiar. Hay varios aspectos que debes tener en cuenta:

• En el banner azul, hay dos botones de acceso rápido.
  • Tu Q4 estará disponible directamente para su descarga.
  • Si corresponde, también verás un botón W-2s en papel. Según las SSA, debes distribuir un formulario W-2 en papel a más tardar el 31 de enero a todos los empleados que optaron por una copia en papel, de modo que podamos encontrarlos con facilidad.
    • Los empleados que optaron por una copia electrónica pueden usar para recuperar el formulario por su cuenta.

• Verás un enlace para si tienes empleados que se suscribieron a un formulario W-2 en papel. Este estilo de sobre alinea a la izquierda las direcciones de la empresa y de los empleados.
• También verás el número de empleados que optaron por el formulario W-2 en papel o electrónico. Si seleccionas Ver, verás una ventana emergente con cada empleado que forme parte de un formulario en papel o electrónico.
• Selecciona el botón de descarga (flecha hacia abajo) en el panel W-2 en papel o electrónico para descargar un PDF masivo de todos los formularios W-2 de cualquier categoría.

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.