Toast Payroll: Actualizar la información del Formulario W-4

Última actualización: 8 jun 2026, 3:18 p.m.

Descubra cómo actualizar los Formularios W-4. Esto es vital para asegurarse de que los documentos de fin de año del empleado reflejen correctamente la situación fiscal del empleado.

En este Artículo:

 

Antes de Comenzar

Aplica a: Toast Payroll

 

Permisos necesarios:

  • Acceso del empleado a su propio perfil de Toast Payroll (para actualizar su propio Formulario W-4)
  • Acceso de HR+ (para aplicar configuraciones del Formulario W-4, como la exención de retención federal al registro de un empleado)

 

Lo que lograrás: Actualiza tu formulario W-4 federal o estatal en Toast Payroll para que tu retención de impuestos refleje tu situación actual, con los cambios que entrarán en vigor en la próxima nómina que aún no se ha iniciado.

 

Nota: Toast Payroll no puede asesorarte sobre cómo llenar un formulario W-4 o cuánto impuesto retener. Toast puede guiarte al formulario y ayudar a solucionar problemas si no está funcionando como se esperaba, pero no puede decirte qué ingresar. Para ayuda al decidir qué ingresar, utiliza el Estimador de Retención de Impuestos del IRS o contacta a un CPA, asesor fiscal o al IRS.

 

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Cómo Toast Payroll Retiene Impuestos Sin un Formulario W-4

Si un empleado no llena su formulario W-4, Toast Payroll utiliza las directrices del IRS para retener el Impuesto Federal sobre la Renta (FIT) del empleado como si hubiera presentado como soltero sin deducciones, también conocido como S-0.

 

La idea detrás de esta directriz del IRS es que esta retención conduce a los impuestos más altos por período de pago. Es mejor retener de más al empleado y reembolsarle cuando presente su declaración al final del año que retener de menos y dejarle debiendo fondos adicionales al presentar sus impuestos.

 

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Formulario W-4 2026

El IRS lanzó un formulario W-4 actualizado y Toast Payroll ahora admite el W-4 Federal 2026. El formulario actualizado incluye nuevas líneas de retención adicional, una casilla de verificación de exención, un manejo actualizado de la página 2 y un enlace directo al Estimador de Retención de Impuestos del IRS para ayudarte a completar el formulario con precisión. Mientras completas tu formulario W-4, puedes usar el Estimador de Retención de Impuestos del IRS para ayudar a determinar los montos de retención apropiados según tu situación individual. Si eres un no residente, revisa el Aviso 1392 del IRS para instrucciones especiales sobre cómo llenar tu W-4 Federal.

 

 

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Actualiza Tu Formulario Federal W-4

Para actualizar tu formulario W-4 federal, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en Toast Payroll. Comenzando en la esquina superior izquierda, navega a Mi Perfil > Impuestos y Documentos > Formularios de Impuestos.
  2. Seleccione el hipervínculo Federal W-4 para abrir el formulario.
  3. Complete el formulario. La guía para completar su Federal W-4 está disponible en el sitio web del IRS.
  4. Seleccione Enviar en la parte inferior de la página para aprobar sus actualizaciones.

 

Resultado esperado: Su Federal W-4 actualizado está guardado y sus cambios entran en vigor en la próxima nómina que aún no se ha iniciado.

 

Pestaña de Formularios de Impuestos que muestra el hipervínculo Federal W-4 y el botón Completar Estado W-4

 

Nota: Si está exento del impuesto federal sobre la renta (FIT), complete primero su formulario federal W-4. Un empleado no puede marcarse a sí mismo como exento de la retención federal directamente. Después de enviar su formulario W-4, notifique a su gerente o empleador para que puedan aplicar la exención utilizando la configuración del formulario W-4 descrita en Configuraciones del Formulario W-4 para Usuarios de HR+ a continuación.

 

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Actualice su Formulario W-4 Estatal

El formulario estatal W-4 aparece como un botón en lugar de un hipervínculo. Para actualizar su formulario estatal W-4, siga estos pasos:

  1. Inicia sesión en Toast Payroll. Comenzando en la esquina superior izquierda, navega a Mi Perfil > Impuestos y Documentos > Formularios de Impuestos.
  2. Seleccione Completar Estado W-4. Se le harán una serie de preguntas específicas para su estado.
  3. Responda cada pregunta. Para campos como asignaciones y dependientes, debe ingresar la información antes de poder avanzar a la siguiente pregunta.
  4. Vea el formulario antes de enviarlo. En cualquier momento, puede cambiar a la pestaña de formularios e instrucciones para ver la copia impresa del formulario W-4. Para regresar a las preguntas de presentación, seleccione la pestaña Asistente.
  5. Una vez que se hayan respondido todas las preguntas en todos los formularios W-4 estatales, seleccione la opción para revisar y enviar su formulario.

 

Resultado esperado: Su formulario W-4 estatal ha sido enviado, y sus cambios entran en vigor en la próxima nómina que aún no se ha iniciado.

 

Actualizar-W4

 

Nota: Cualquier cambio que realice entrará en vigor en la próxima nómina, siempre que esa nómina aún no se haya iniciado. Consulte con su gerente o administrador de nómina para confirmar si la próxima nómina ya se ha iniciado.

 

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Añadir retención adicional o ajustar su monto de retención

Si desea que se retenga más impuestos de cada cheque de pago, puede solicitar una retención adicional en su formulario W-4. Para hacer esto, actualice su formulario W-4 utilizando los pasos anteriores e ingrese el monto adicional en el campo de retención adicional del formulario.

 

El Formulario W-4 de la IRS Hoja de Deducciones, ubicado en la página 4 de la documentación del Formulario W-4 de la IRS, puede ayudarle a determinar cuánto ingresar. También puede usar el Estimador de Retención de Impuestos de la IRS para estimar la cantidad correcta para su situación.

 

Resultado esperado: Su monto de retención adicional se guarda en su formulario W-4 y se aplica a la próxima nómina que aún no se ha iniciado.

 

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Ver o Imprimir un Formulario W-4 Completado

Una vez que termine de enviar su formulario W-4, ya no podrá verlo en la biblioteca de documentos. Para ver un formulario completado o para llenar otro formulario W-4, navegue a Mi Perfil > Impuestos y Documentos > Formularios de Impuestos y desplácese hacia abajo hasta los formularios W-4. Seleccione el icono de imprimir para ver una copia del formulario completado.

 

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Ajustes del Formulario W-4 para Usuarios de HR+

Disponibles solo para usuarios de HR+, se pueden aplicar ajustes a los valores del Formulario W-4 de un empleado una vez que el empleado haya completado al menos un Formulario W-4 federal. Para acceder a estos ajustes, navegue a perfil del empleado > Impuestos y Documentos > Formularios de Impuestos y seleccione el botón amarillo de Editar.

 

Ajustes del Formulario W-4 ventana emergente

 

Utilice estos ajustes a su discreción. Si desea hacer que un empleado esté exento del impuesto federal sobre la renta (FIT), seleccione Sí para la opción Exento de Retención Federal antes de seleccionar Guardar. Su experiencia puede diferir del ejemplo mostrado.

 

Nota: Un empleado debe completar su formulario federal W-4 antes de que la opción Exento de Retención Federal esté disponible para el empleador bajo la configuración del formulario W-4.

 

Nota: Un empleado no puede marcarse como exento de la retención federal directamente, incluidos los usuarios de HR+. Después de enviar su formulario W-4, notifique a otro usuario de HR+ para que pueda aplicar la exención utilizando la configuración del formulario W-4 descrita en Configuración del Formulario W-4 para Usuarios de HR+ arriba.

 

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Preguntas Frecuentes

¿Cómo actualizo o cambio mi formulario W-4?

Para actualizar o cambiar su formulario W-4, inicie sesión en Toast Payroll y navegue a Mi Perfil > Impuestos y Documentos > Formularios de Impuestos. Seleccione el hipervínculo Federal W-4 o el botón Llenar el W-4 Estatal, realice sus cambios y seleccione Enviar. Sus cambios entrarán en vigor en la próxima nómina que aún no se haya iniciado.

 

También preguntado como:

  • ¿Cómo actualizo mi W-4?
  • ¿Cómo puedo cambiar mi retención en mis formularios de impuestos?
  • ¿Dónde actualizo mi retención de impuestos?

 

¿Cómo me vuelvo exento o reclamo exento del impuesto federal?

Para reclamar la exención del impuesto federal sobre la renta, primero complete su formulario federal W-4 en Toast Payroll. Un empleado no puede marcarse como exento de la retención federal por su cuenta. Después de enviar su formulario W-4, su gerente o empleador aplica la exención utilizando la opción Exento de Retención Federal en la configuración del formulario W-4 en su perfil. Vea Configuración del Formulario W-4 para Usuarios de HR+ arriba.

 

También preguntado como:

  • ¿Cómo presento la exención?
  • ¿Cómo puedo estar exento de mis impuestos federales?
  • ¿Cómo me pongo en estado de exención?

 

¿Puede mi empleador o gerente llenar mi Formulario W-4 por mí?

Los empleadores, gerentes y usuarios de HR+ no pueden editar ni llenar el Formulario W-4 de un empleado en su nombre. Solo el empleado puede completar y enviar su propio Formulario W-4. Después de que el empleado envíe un Formulario W-4 federal, un usuario de HR+ puede aplicar configuraciones del Formulario W-4, como la exención de retención federal, pero no pueden ingresar las elecciones del empleado por ellos.

 

También preguntado como:

  • ¿Puedo editar el W-4 de un empleado?
  • ¿Cómo actualizo un W-4 para un empleado?

 

¿Cómo hago que un empleado esté exento del impuesto sobre la renta federal?

Para hacer que un empleado esté exento del impuesto sobre la renta federal, el empleado debe completar primero su Formulario W-4 federal. Una vez que su Formulario W-4 federal esté completo, un usuario de HR+ navega a Perfil del Empleado > Impuestos y Documentos > Formularios de Impuestos, selecciona el botón amarillo Editar, selecciona Sí para la opción Exento de Retención Federal, y selecciona Guardar. Ver Configuraciones del Formulario W-4 para Usuarios de HR+ arriba.

 

También preguntado como:

  • ¿Cómo pongo a un empleado en estado de exención fiscal?
  • ¿Cómo hago que la cuenta de alguien sea exenta de impuestos?

 

¿Cómo puedo hacer que se retenga más impuesto de mi cheque de pago?

Para que se retenga más impuesto de su cheque de pago, actualice su Formulario W-4 e ingrese una cantidad en el campo de retención adicional. Puede usar la Hoja de Trabajo de Deducciones del Formulario W-4 del IRS o el Estimador de Retención de Impuestos del IRS para determinar la cantidad. Ver Añadir Retención Adicional o Ajustar su Monto de Retención arriba.

 

También preguntado como:

  • ¿Cómo retengo impuesto adicional?
  • ¿Cómo deduzco un monto adicional en mi W-4?

 

¿Por qué se está reteniendo demasiado o muy poco impuesto de mi cheque de pago?

La cantidad de impuesto retenido de su cheque de pago depende de sus elecciones en el Formulario W-4, sus ingresos, su estado civil, sus deducciones de retención y cualquier retención adicional que haya solicitado. Los cambios en las tasas de pago, los códigos de ingresos, las frecuencias de pago y las direcciones de casa son razones comunes por las que la retención aumenta o disminuye. Toast Payroll no puede asesorar sobre cuánto impuesto debería ser retenido. Para entender su retención, revise sus elecciones en el Formulario W-4 y consulte a un profesional de impuestos o al IRS. Para más detalles, consulte Toast Payroll: Cálculos de Impuesto Federal sobre la Renta e Impuesto Estatal sobre la Renta.

 

También preguntado como:

  • ¿Por qué se está reteniendo tanto impuesto?
  • ¿Por qué no se está reteniendo impuesto federal?

 

Me marqué como exento por error. ¿Cómo lo arreglo?

Si se marcó como exento por error, complete un nuevo Formulario W-4 en Toast Payroll para asegurarse de que se le retenga el impuesto correctamente en el futuro. Al actualizar su Formulario W-4, puede optar por que se retengan impuestos adicionales para compensar la retención que se perdió. Para corregir cheques de pago que ya fueron gravados incorrectamente, consulte Toast Payroll: Empleado Marcó Accidentalmente Como Exento de Impuestos.

 

También preguntado como:

  • Llené mi W-4 incorrectamente, ¿cómo lo arreglo?
  • ¿Cómo deshago el estado de exento de impuestos?

 

¿Cuándo entran en vigor mis cambios en el Formulario W-4?

Sus cambios en el Formulario W-4 entran en vigor en la próxima nómina, siempre que esa nómina no haya comenzado aún. Consulte con su gerente o administrador de nómina para confirmar si la próxima nómina ya se ha iniciado.

 

También preguntado como:

  • ¿Cuándo entrará en vigor mi cambio de retención?
  • ¿Cuán pronto se aplica mi actualización del W-4?

 

¿Todos los estados requieren un Formulario W-4?

No todos los estados requieren un Formulario W-4 estatal. Nueve estados (Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming) no recaudan impuestos sobre la renta y, por lo tanto, no requieren un Formulario W-4 estatal. Para más detalles sobre los formularios estatales, consulte Toast Payroll: Preguntas frecuentes sobre el Formulario W-4 estatal.

 

También preguntado como:

  • ¿Qué estados necesitan un W-4 estatal?
  • ¿Tengo que llenar un W-4 estatal?

 

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Este contenido es solo para fines informativos y no está destinado como asesoría legal, fiscal, de recursos humanos o de cualquier otro tipo profesional. Por favor, contacte a un abogado u otro profesional para obtener asesoría.