Toast Payroll: Actualizar la información del Formulario W-4

Última actualización: 26 may 2026, 4:16 p.m.

Descubra cómo actualizar los Formularios W-4. Esto es vital para asegurarse de que los documentos de fin de año del empleado reflejen correctamente la situación fiscal del empleado.

Si un empleado no completa su Formulario W-4, Toast Payroll utiliza las directrices del IRS para retener el Impuesto Federal sobre la Renta (FIT) del empleado como si hubiera presentado como soltero sin deducciones, también conocido como S-0. La idea detrás de esta directriz del IRS es que esta retención llevaría a los impuestos más altos por período de pago y sería mejor retener de más al empleado y reembolsar cuando presente su declaración al final del año, en lugar de retener de menos al empleado y hacer que deba fondos adicionales al presentar sus impuestos.

 

En este artículo:

 

Formulario W-4 2026

El IRS recientemente publicó un Formulario W-4 actualizado. Toast Payroll ahora admite el W-4 Federal 2026, incluyendo nuevas líneas adicionales y un manejo actualizado de la página 2. Al completar su Formulario W-4, puede utilizar el Estimador de Retenciones de Impuestos del IRS para ayudar a determinar los montos de retención apropiados según su situación individual.

 

Si un empleado es un no residente, por favor revise el Aviso 1392 del IRS para instrucciones especiales sobre cómo completar su W-4 Federal.

 

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Actualizar la información del Formulario W-4



Para actualizar la información del formulario W-4, siga los pasos a continuación:

 

  1. Inicie sesión en Toast Payroll y comenzando en la esquina superior izquierda, navegue a Mi Perfil > Impuestos y Documentos > Formularios de Impuestos pestaña.
  2. El(los) formulario(s) W-4 estatal(es) aparece(n) como un botón en lugar de un hipervínculo. SeleccioneCompletar el Estado W-4o seleccione elFederal W-4hipervínculo para actualizar cada formulario respectivo.

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  3. La guía para actualizar su Federal W-4 se puede encontrar en elSitio web del IRS. SeleccioneEnviaren la parte inferior de la página para aprobar sus actualizaciones.
    1. En el raro caso de que esté exento del impuesto federal sobre la renta (FIT), pida a su gerente o empleador que aplique esta exención después de haber completado su formulario federal W-4.
  4. Si está actualizando su formulario estatal W-4, se le harán una serie de preguntas específicas para su estado. Una vez que se hayan abordado todas las preguntas en todos los W-4 estatales, verá la opción de revisar y enviar su formulario. En cualquier momento, puede alternar a la pestaña de formularios e instrucciones, que mostrará la copia impresa del formulario W-4. Para volver a las preguntas de presentación, seleccione laAsistentepestaña.
    1. En ciertos momentos, tendrá que ingresar campos como asignaciones y dependientes. No podrá avanzar a la siguiente pregunta hasta que ingrese esta información.
    2. Asegúrese de previsualizar este formulario antes de enviarlo.
    3. Una vez que haya terminado de presentar su formulario W-4, ya no podrá verlo en la biblioteca de documentos. Para ver el formulario completado o para llenar otro W-4, navegue a la pestaña de formularios fiscales y desplácese hacia abajo hasta los formularios W-4. Utilice el icono de impresión para ver una copia del formulario completado.
  5. Cualquier cambio que realice aquí entrará en vigor en la próxima nómina (siempre que no se haya iniciado o calculado aún). Consulte con su gerente o administrador de nómina para verificar si la próxima nómina ya ha comenzado.

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Configuraciones del Formulario W-4 para usuarios de HR+

Disponible solo para usuarios de HR+, hay configuraciones adicionales que se pueden aplicar a los valores del Formulario W-4 de un empleado una vez que hayan completado al menos un Formulario W-4 federal. Navegue a la perfil del empleado > Impuestos y Documentos > Formularios de Impuestos y seleccione el botón amarillo Editar.

 

Ventana emergente de Configuración del Formulario W-4

Para fines ilustrativos. Su experiencia puede variar.

 

Utilice estas configuraciones a su discreción. Si desea eximir a un empleado del impuesto federal sobre la renta (FIT), seleccione Sí para la opción Exento de Retención Federal antes de seleccionar Guardar.

 

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Recursos Adicionales

 

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Este contenido es solo para fines informativos y no está destinado como asesoría legal, fiscal, de recursos humanos o de cualquier otro tipo profesional. Por favor, contacte a un abogado u otro profesional para obtener asesoría.