Nómina Toast: Actualizar información del formulario W-4

Última actualización: 23 feb 2026, 4:17 p.m.

Descubre cómo actualizar el formulario W-4. Esto es vital para asegurarte de que los documentos de fin de año del empleado reflejen correctamente su situación fiscal.

Si un empleado no completa su Formulario W-4, Nómina Toast usa las directrices del IRS para retener el Impuesto Federal sobre la Renta (FIT) del empleado como si lo presentara como único sin deducciones, también conocido como S-0. La idea detrás de esta directriz del IRS es que esta retención conduciría a los impuestos más altos por período de pago y sería mejor sobrerretener al empleado y reembolsar cuando presente la declaración al finalizar el año, en lugar de subretener al empleado y llevarlo a adeudar fondos adicionales al presentar sus impuestos. 

 

En este artículo:

 

Formulario W-4 de 2026

El IRS publicó recientemente un formulario W-4 actualizado. Se hicieron cambios menores en parte del lenguaje en el formulario W-4 de 2026. Estos cambios no afectan los cálculos de retención fiscal. El IRS aún no ordenó el uso del formulario actualizado. Nómina Toast trabajará en las actualizaciones del formulario y lo pondrá a disposición de los empleados a principios de 2026.

 

Las únicas actualizaciones importantes se realizaron en la Hoja de cálculo de deducciones del IRS, que se encuentra en la página 4 de la documentación actualizada del formulario W-4 del IRS. La hoja de cálculo puede ayudar a los empleados a determinar qué deben ingresar en el formulario W-4. Si un empleado desea ajustar la cantidad de impuestos retenidos en función de la hoja de cálculo W-4 de 2026, puede ingresarse en el formulario W-4 actualmente disponible en Nómina Toast.

 

Si un empleado no es residente, revisa la Notificación 1392 del IRS para obtener instrucciones especiales sobre cómo completar tu formulario federal W-4.

 

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Actualizar información del formulario W-4



Para actualizar la información del formulario W-4, sigue estos pasos:

 

  1. Inicia sesión en Nómina Toast y, comenzando por la esquina superior izquierda, ve a Mi perfil > Impuestos y documentos > Formularios de impuestos.
  2. Los formularios W-4 estatales aparecen como un botón y no como un hipervínculo. Selecciona Completar estado W-4 o selecciona el hipervínculo Federal W-4 para actualizar cada formulario respectivo.

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  3. Puedes encontrar orientación para actualizar tu formulario federal W-4 en el sitio web del IRS. Selecciona Enviar en la parte inferior de la página para aprobar las actualizaciones.
    1. En el raro caso de que estés exento del impuesto federal sobre la renta (FIT), pídele a tu gerente o empleador que aplique esta exención después de completar tu formulario federal W-4.
  4. Si vas a actualizar el formulario W-4 estatal, se te harán una serie de preguntas específicas de tu estado. Una vez que se hayan respondido todas las preguntas en todos los W-4 estatales, verás la opción de revisar y enviar tu formulario. En cualquier momento, puedes activar o desactivar la pestaña de formularios e instrucciones, donde se mostrará la copia impresa del formulario W-4. Para volver a las preguntas sobre la presentación, selecciona la pestaña Asistente. 
    1. En determinados momentos tendrás que ingresar campos como asignaciones y dependientes. No podrás avanzar a la siguiente pregunta hasta que ingreses esta información.
    2. Asegúrate de obtener una vista previa de este formulario antes de enviarlo. 
    3. Cuando termines de presentar tu formulario W-4, ya no podrás verlo en la biblioteca de documentos. Para ver el formulario completado o completar otro formulario W-4, ve a la pestaña Formularios de impuestos y desplázate hacia abajo hasta los formularios W-4. Usa el ícono Imprimir para ver una copia del formulario completado. 
  5. Los cambios que hagas aquí entrarán en vigencia en la próxima nómina (siempre que aún no se haya iniciado ni calculado). Consulta con tu gerente o administrador de nómina para verificar si la próxima nómina ya se inició.

    Actualizar W4


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Formulario W-4 Configuración para usuarios de HR+

Disponible solo para usuarios de RR. HH.+, hay configuraciones adicionales que se pueden aplicar a los valores del formulario W-4 de un empleado una vez que ha completado al menos un formulario federal W-4. Ve al perfil del empleado > Impuestos y documentos > Formularios de impuestos y selecciona el botón amarillo Editar.

 

Formulario W-4 Configuración emergente

Solo con fines ilustrativos. Tu experiencia puede ser diferente.

 

Usa esta configuración a tu discreción. Si quieres que un empleado esté exento del impuesto federal sobre la renta, selecciona Sí en la opción Exento de retención federal antes de seleccionar Ahorrar.

 

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Recursos adicionales

 

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.