Nómina Toast: Actualizar información del formulario W-4

En este artículo:

• Antes de comenzar
• Cómo retiene Nómina Toast impuestos sin un formulario W-4
• Formulario W-4 de 2026
• Actualiza tu formulario federal W-4
• Actualiza tu formulario estatal W-4
• Agregar retención adicional o ajustar tu monto de retención
• Ver o Imprimir un formulario W-4 completado
• Formulario W-4 Configuración para usuarios de RR. HH.+
• Preguntas frecuentes
• Artículos relacionados

Antes de comenzar

Se aplica a: Nómina Toast

Permisos necesarios:

• Acceso del empleado a tu propio perfil de Nómina Toast (para actualizar tu propio formulario W-4)
• Acceso a RR. HH.+ (para aplicar la configuración del formulario W-4, como la exención federal de retenciones al registro de un empleado)

Lo que lograrás: Actualiza tu formulario W-4 federal o estatal en Nómina Toast para que la retención fiscal refleje tu situación actual. Los cambios entrarán en vigencia en la próxima nómina que aún no se haya iniciado.

Nota: Nómina Toast no puede aconsejarte sobre cómo completar un formulario W-4 o cuántos impuestos debes retener. Toast puede guiarte hasta el formulario y ayudarte a solucionar problemas si no funciona según lo esperado, pero no puede decirte qué ingresar. Para obtener ayuda para decidir qué ingresar, usa la Calculadora de retenciones impositivas del IRS o ponte en contacto con un CPA, un asesor fiscal o el IRS.

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Cómo retiene Nómina Toast impuestos sin un formulario W-4

Si un empleado no completa su Formulario W-4, Nómina Toast utiliza las directrices del IRS para retener el Impuesto Federal sobre la Renta (FIT) del empleado como si lo hubiera hecho como soltero sin deducciones, también conocido como S-0.

La idea detrás de esta directriz del IRS es que esta retención conduce a los impuestos más altos por período de pago. Es mejor retener de más al empleado y reembolsarlo cuando presente la declaración de impuestos al final del año que retener de menos y dejarlo adeudado de fondos adicionales al presentar sus impuestos.

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Formulario W-4 de 2026

El IRS publicó un formulario W-4 actualizado y Nómina Toast ahora apoya el formulario federal W-4 de 2026. El formulario actualizado incluye nuevas líneas de retención adicionales, una casilla de verificación de exención, el manejo actualizado de la página 2 y un enlace directo a la Calculadora de retenciones impositivas del IRS para ayudarte a completar el formulario correctamente. Mientras completas el formulario W-4, puedes usar la Calculadora de retenciones impositivas del IRS para determinar los montos de retención correspondientes según tu situación individual. Si no eres residente, revisa el Aviso 1392 del IRS para obtener instrucciones especiales sobre cómo completar tu formulario federal W-4.

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Actualiza tu formulario federal W-4

Para actualizar tu formulario federal W-4, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en Nómina Toast. Comenzando en la esquina superior izquierda, ve aMi perfil>Impuestos y documentos>Formularios de impuestos.
   1. Si no ves Mi perfil en el lado izquierdo de la pantalla, selecciona Nómina en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Nómina Toast.
2. Selecciona el hipervínculo Federal W-4 para abrir el formulario.
3. Completa el formulario. La guía para completar tu formulario federal W-4 está disponible en el sitio web del IRS.
4. Selecciona Enviar en la parte inferior de la página para aprobar tus actualizaciones.

Resultado previsto: Se guardó el formulario federal W-4 actualizado y tus cambios entrarán en vigencia en la próxima nómina que aún no se inició.

Nota: Si estás exento del impuesto federal sobre la renta (FIT), primero completa tu formulario federal W-4. Un empleado no puede marcarse directamente como exento de la retención federal. Después de enviar el formulario W-4, notifícaselo a tu gerente o empleador para que puedan aplicar la exención utilizando la configuración del formulario W-4 que se describe a continuación en la configuración del formulario W-4 para RR. HH.+.

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Actualiza tu formulario estatal W-4

El formulario W-4 estatal aparece como un botón, no como un hipervínculo. Para actualizar el formulario W-4 estatal, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en Nómina Toast. Comenzando en la esquina superior izquierda, ve aMi perfil>Impuestos y documentos>Formularios de impuestos.
   1. Si no ves Mi perfil en el lado izquierdo de la pantalla, selecciona Nómina en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Nómina Toast.
2. Selecciona Completar estado W-4. Se te harán una serie de preguntas específicas de tu estado.
3. Responde cada pregunta. Para campos como asignaciones y familiares a cargo, debes ingresar la información antes de avanzar a la siguiente pregunta.
4. Obtén una vista previa del formulario antes de enviarlo. En cualquier momento, puedes cambiar a la pestaña Formularios e instrucciones para ver la copia impresa del formulario W-4. Para volver a las preguntas sobre la presentación, selecciona la pestaña Asistente.
5. Una vez que se hayan respondido todas las preguntas de todos los formularios W-4 estatales, selecciona la opción de revisar y enviar el formulario.

Resultado previsto: Se envió tu formulario W-4 estatal y tus cambios entrarán en vigencia en la próxima nómina que aún no se haya iniciado.

Nota: Los cambios que realices se aplicarán en la próxima nómina, siempre que esa nómina todavía no se haya iniciado. Consulta con tu gerente o administrador de nómina para confirmar si la próxima nómina ya se inició.

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Agregar retención adicional o ajustar tu monto de retención

Si quieres que se retengan más impuestos de cada cheque de pago, puedes solicitar una retención adicional en tu formulario W-4. Para hacerlo, actualiza tu formulario W-4 siguiendo los pasos anteriores e ingresa el monto adicional en el campo de retención adicional del formulario.

La Hoja de cálculo de deducciones del formulario W-4 del IRS, que se encuentra en la página 4 de la documentación del formulario W-4 del IRS, puede ayudarte a determinar cuánto ingresar. También puedes usar la Calculadora de retenciones impositivas del IRS para calcular el monto adecuado para tu situación.

Resultado previsto: Tu monto de retención adicional se guarda en tu formulario W-4 y se aplica a la próxima nómina que aún no se inició.

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Ver o Imprimir un formulario W-4 completado

Cuando termines de enviar el formulario W-4, ya no podrás verlo en la biblioteca de documentos. Para ver un formulario completado o para completar otro formulario W-4, inicia sesión en payroll.toasttab.com y ve a Mi Perfil > Impuestos y documentos > Formularios de impuestos y desplázate hacia abajo hasta los formularios W-4. Selecciona el ícono Imprimir para ver una copia del formulario completado.

Si no ves Mi perfil en el lado izquierdo de la pantalla, selecciona Nómina en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Nómina Toast.

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Formulario W-4 de configuración para usuarios de RR. HH.+

Disponible solo para usuarios de RR. HH.+, se pueden aplicar configuraciones adicionales a los valores del formulario W-4 de un empleado una vez que este haya completado al menos un formulario federal W-4. Para acceder a esta configuración, ve al perfil del empleado > Impuestos y documentos > Formularios de impuestos y selecciona el botón amarillo Editar. Descubre cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast visitando Nómina Toast en Toast Web.

Usa esta configuración según tu criterio. Si deseas hacer que un empleado esté exento del impuesto federal sobre la renta (FIT), selecciona Sí en la opción Exento de retención federal antes de seleccionar Guardar. Tu experiencia puede diferir del ejemplo que se muestra.

Nota: Un empleado debe completar su formulario federal W-4 antes de que la opción Exento de retención federal esté disponible para el empleador en la configuración del formulario W-4.

Nota: Un empleado no puede marcarse como exento de la retención federal directamente, incluidos los usuarios de RR. HH.+. Después de enviar tu formulario W-4, notifica a otro usuario de RR. HH.+ para que pueda aplicar la exención utilizando la configuración del formulario W-4 descrita en la configuración anterior.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo actualizo o cambio mi formulario W-4?

Para actualizar o cambiar tu formulario W-4, inicia sesión en Nómina Toast y ve a Mi perfil > Impuestos y documentos > Formularios de impuestos. Selecciona el hipervínculo Federal W-4 o el botón Completar estado W-4, realiza los cambios y selecciona Enviar. Tus cambios entrarán en vigencia en la próxima nómina que aún no se haya iniciado.

Si no ves Mi perfil en el lado izquierdo de la pantalla, selecciona Nómina en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Nómina Toast.

También se le preguntó como:

• • ¿Cómo actualizo mi W-4?
  • ¿Cómo puedo cambiar mi retención en mis formularios de impuestos?
  • ¿Dónde actualizo mi retención fiscal?

¿Cómo puedo estar exento o declarar exento del impuesto federal?

Para declararte exento del impuesto federal sobre la renta, primero completa tu formulario federal W-4 en Nómina Toast siguiendo los pasos anteriores. Un empleado no puede marcarse como exento de la retención federal por su cuenta. Después de enviar tu formulario W-4, tu gerente o empleador aplica la exención utilizando la opción Exento de retención federal en la configuración del formulario W-4 en tu perfil. Consulta la configuración del formulario W-4 para RR. HH.+. arriba.

También se le preguntó como:

• • ¿Cómo declaro exento?
  • ¿Cómo puedo estar exento de mis impuestos federales?
  • ¿Cómo me configuro para eximir?

¿Puede mi empleador o gerente completar mi formulario W-4 por mí?

Los empleadores, gerentes y usuarios de RR. HH.+ no pueden editar ni completar el formulario W-4 de un empleado en su nombre. Solo el empleado puede completar y enviar su propio formulario W-4. Después de que el empleado envía un formulario federal W-4, un usuario de RR. HH.+ puede aplicar la configuración del formulario W-4, como la exención federal de retención, pero no puede ingresar las elecciones del empleado para él.

También se le preguntó como:

• • ¿Puedo editar el formulario W-4 de un empleado?
  • ¿Cómo actualizo un formulario W-4 para un empleado?

¿Cómo hago para que un empleado esté exento del impuesto federal sobre la renta?

Para que un empleado esté exento del impuesto federal sobre la renta, primero debe completar su formulario federal W-4. Una vez que se completa su formulario federal W-4, un usuario de RR. HH.+ va al Perfil del empleado > Impuestos y documentos > Formularios de impuestos, selecciona el botón amarillo Editar, selecciona Sí para la opción Exento de retención federal y selecciona Guardar. Consulta Formulario W-4 Configuración para usuarios de RR. HH.+ arriba. Para conocer cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast, visita Navegar por Nómina Toast dentro de Toast Web.

También se le preguntó como:

• • ¿Cómo configuro que un empleado esté exento de impuestos?
  • ¿Cómo hago que la cuenta de alguien esté exenta de impuestos?

¿Cómo puedo obtener más impuestos de mi cheque de pago?

Para que se retiren más impuestos de tu cheque de pago, actualiza el formulario W-4 e ingresa un monto en el campo de retención adicional. Puedes usar la hoja de cálculo de deducciones del formulario W-4 del IRS o la calculadora de retenciones impositivas del IRS para determinar el monto. Consulta Agregar retención adicional o Ajustar tu monto de retención más arriba.

También se le preguntó como:

• • ¿Cómo retengo impuestos adicionales?
  • ¿Cómo deduzco un monto extra en mi formulario W-4?

¿Por qué se retienen demasiados o muy pocos impuestos en mi cheque de pago?

El monto de los impuestos retenidos de tu cheque de pago depende de tus elecciones para el Formulario W-4, tus ingresos, tu estado civil, tus permisos de retención y cualquier retención adicional que solicites. Los cambios en las tasas de pago, los códigos de ingresos, las frecuencias de pago y las direcciones son razones comunes por las que la retención sube o baja. Nómina Toast no puede aconsejarte cuántos impuestos deberías haber retenido. Para comprender tu retención, revisa las elecciones del formulario W-4 y consulta a un profesional de impuestos o al IRS. Para obtener más detalles, consulta Nómina Toast: Cálculos del impuesto federal sobre la renta y del impuesto estatal sobre la renta.

También se le preguntó como:

• • ¿Por qué se retiene tanto impuesto?
  • ¿Por qué no se elimina ningún impuesto federal?

Me marqué como exento por error. ¿Cómo puedo solucionarlo?

Si te marcaste como exento por error, completa un nuevo Formulario W-4 en Nómina Toast para asegurarte de que recibas impuestos correctamente en el futuro. Al actualizar tu formulario W-4, puedes optar por tener retenciones de impuestos adicionales para ponerte al día con las retenciones omitidas. Para corregir cheques de pago que ya se gravaron incorrectamente, consulta Nómina Toast: El empleado se marcó accidentalmente a sí mismo como exento de impuestos.

También se le preguntó como:

• • Llevé mi formulario W-4 mal. ¿Cómo puedo solucionarlo?
  • ¿Cómo deshago el estado de exención de impuestos?

¿Cuándo entran en vigencia mis cambios en el formulario W-4?

Tus cambios en el formulario W-4 entrarán en vigencia en la próxima nómina, siempre que esa nómina todavía no se haya iniciado. Consulta con tu gerente o administrador de nómina para confirmar si la próxima nómina ya se inició.

También se le preguntó como:

• • ¿Cuándo entrará en vigor mi cambio en la retención?
  • ¿Qué tan pronto se aplica mi actualización W-4?

¿Todos los estados requieren un formulario W-4?

No todos los estados requieren un formulario W-4 estatal. Nueve estados (Alaska, Florida, Nevada, Nuevo Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming) no recolectan impuestos sobre la renta y, por lo tanto, no requieren un formulario W-4 estatal. Para obtener más detalles sobre los formularios estatales, consulta Nómina Toast: Formulario W-4 estatal Preguntas frecuentes.

También se le preguntó como:

• • ¿Qué estados necesitan un formulario W-4 estatal?
  • ¿Tengo que completar un formulario W-4 estatal?

¿Puedo completar un formulario W-4V en Nómina Toast?

Nómina Toast no admite el formulario W-4V, ya que no enviamos pagos gubernamentales aplicables a los empleados. Comunícate con un profesional de impuestos para recibir asesoramiento específico para tu circunstancia.

También se le preguntó como:

• • ¿Dónde debo completar un formulario W-4V?
  • ¿El formulario W-4V es igual al formulario W-4?

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.