Toast Payroll: Actualizar información de varios empleados mediante importación

En este artículo:

• Actualizar información de empleados mediante importaciones
• Actualizaciones de clasificación EEO

Actualizar información de empleados mediante importaciones

Si desea cambiar la información de varios empleados, Toast Payroll le permite hacerlo de forma masiva. Para actualizar información de empleados de forma masiva, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en Toast Payroll y navegue a Configuración > Configuración general > Empleados.
   1. Si no ve Configuración en el lado izquierdo de la pantalla, seleccione Nómina en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Toast Payroll.
2. Seleccione Iniciar en la sección Actualizar empleados existentes.
   
   
   
   
3. La mayoría de los usuarios seleccionarán Sí para Datos demográficos. Si también necesita actualizar la clasificación EEO de los empleados, seleccione Sí para Puesto además de Sí para Datos demográficos. Utilice las preguntas con hipervínculos debajo de esta tabla para descubrir los puntos de datos que puede actualizar con cada conjunto. SeleccioneSiguientecuando esté listo.Nota:Este informe puede tardar hasta un minuto o más en generar todos los datos que solicita.
   
   
   
   
4. SeleccioneDescargarpara recibir una hoja de cálculo editable. Actualizará este archivo en el siguiente paso, pero Toast recomienda guardar una copia del archivo para sus registrosantes de realizar actualizaciones.
   
   
    
5. Recomendamos eliminar cualquier columna que no esté editando para que el proceso de actualización sea más rápido y fluido. Sin embargo, debe dejar la columnaNúmero de empleadooSSN(y sus datos) en el documento para que Toast Payroll sepa con qué empleado debe hacer coincidir la información.
6. Una vez que haya realizado los cambios en la información del empleado en la hoja de cálculo, guarde el archivo actualizado en su computadora en formato CSV. Si está realizando actualizaciones de clasificación EEO, sigaestos pasosa continuación.
   1. Para dar formato a los números de seguro social, Toast Payroll utiliza el formato xxx-xxx-xxxx. Asegúrese de que todos los números de seguro social que haya agregado sigan este formato.
7. A continuación, seleccioneElegir archivopara importar la información actualizada del empleado. SeleccioneSiguiente.
   
   
    
8. En el paso Asignar campos, el objetivo es corregir todos los campos relevantes resaltados en amarillo. La columnaEncabezadoindica los campos en su hoja de cálculo de Excel y la columnaCampoindica los campos en Toast Payroll. Haga clic y Omitir un campo del mosaicoCampos disponiblesa la derecha y arrástrelo y suéltelo en el área vacía de la columna Campos. Esto le indica a Toast Payroll dónde buscar esos datos en su hoja de cálculo. Si no editó ninguno de los encabezados en su archivo de descarga del paso 4, esto debería ser relativamente sencillo. SeleccioneSiguientepara continuar.
   1. Puede dejar un campo sin asignar si no desea que Toast Payroll importe ninguna información de él. Por ejemplo, si no actualizó ninguna fecha de nacimiento en el paso 5, puede dejarla sin asignar.
   2. Hay un interruptor en la parte superior de la página para hacer coincidir con el registro según el SSN o el número de empleado. Toast Payroll buscará este interruptor para determinar a qué empleado se le debe asignar información específica de su hoja de cálculo. Pensando en el paso 5, deje el interruptor en una columna que no haya eliminado.
   3. El botón naranja de cadena rota le permite desasignar un campo de un encabezado si cometió un error.
      
      
      
      
9. En el paso final llamado Revisar, puede corregir cualquier error que hayamos encontrado durante la sincronización de la información. Para identificar y corregir fácilmente cualquier error, comience seleccionando el menú desplegable Error y eligiendo Sí.
   
   
   
   
10. Nuevamente, verá cualquier elemento que necesite su atención en amarillo. Puede editar directamente en esta página para corregir rápidamente cualquier campo con información faltante o duplicada. Seleccione el icono verde de guardar después de cada edición. Cualquier punto de datos en negrita es necesario para importar su información.
11. Una vez que se complete la importación, se le dirigirá de nuevo a la página Empleados en Configuración general. El informe se almacenará en la sección Archivo cargado para referencia futura.

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Actualizaciones de clasificación EEO

1. Una vez que haya descargado el informe de empleados (del paso 5 anterior), en una copia del informe, actualice los campos designados para el informe EEO-1. Comience eliminando del archivo a cualquier empleado que no necesite que se incluya en el informe.
2. Elimine cualquier campo que no sea aplicable del archivo, EXCEPTO el número de empleado o el SSN. Para la asignación, se requiere un identificador de empleado único para la importación.
3. Una vez que tenga listo su informe actualizado, que incluye el número de empleado o el SSN de los empleados que se van a actualizar, guarde su archivo en formato CSV.
4. Ahora está listo para importar su archivo actualizado a través del botón azul Elegir archivo en la página de carga. Una vez que se cargue su archivo, seleccione Siguiente. Los encabezados de su informe deben coincidir con los campos del sistema o se marcarán en amarillo. Para solucionar esto, siga uno de estos dos pasos:
   1. Ajuste los encabezados de su informe para que coincidan con los campos en Toast Payroll y vuelva a cargarlo para una asignación correcta.
   2. Ubique el campo correcto de Toast Payroll en el cuadro Campos disponibles a la derecha. Arrástrelo y suéltelo en el espacio en blanco dentro del encabezado amarillo que no coincide.
      
      Encabezados no coincidentes:
      
       
      Encabezados coincidentes/asignados:
      
      
      
5. Una vez que todos los encabezados estén asignados, revise los datos de los empleados seleccionando Siguiente. Realice cambios seleccionando el icono de lápiz.
6. Seleccione Finalizar para completar la importación. Una vez que se complete la importación, se le dirigirá de nuevo a la página Empleados en Configuración general. El informe se almacenará en la sección Archivo cargado para referencia futura.