Nómina Toast: Actualizar la información de múltiples empleados a través de importación

En este artículo:

• Actualizar la información del empleado a través de importaciones
• Actualizaciones de clasificación EEO

Actualizar la información del empleado a través de importaciones

Si deseas cambiar la información de múltiples empleados, Toast Payroll te permite hacerlo en bloque. Para actualizar la información de los empleados en bloque, sigue estos pasos:

1. Navega a  Configuración > Configuración General > Empleados.
2. Selecciona  Iniciar en la sección Actualizar empleados existentes.
   
   
   
   
3. La mayoría de los usuarios seleccionará Sí para Demografía. Si también necesitas actualizar la clasificación EEO de los empleados, selecciona Sí para Posición además de Sí para Demografía. Utiliza las preguntas con hipervínculos debajo de esta tabla para descubrir los puntos de datos que puedes actualizar con cada conjunto. Selecciona Siguiente cuando estés listo. Nota: Este informe puede tardar hasta un minuto o más en generar todos los datos que solicites.
   
   
   
   
4. Selecciona Descargar para recibir una hoja de cálculo editable. Actualizarás este archivo en el siguiente paso, pero Toast recomienda guardar una copia del archivo para tus registros antes de hacer actualizaciones.
   
   
    
5. Le recomendamos eliminar cualquier columna que no esté editando para hacer que el proceso de actualización sea más rápido y fluido. Sin embargo, debe dejar ya sea la columna Número de empleado o Número de seguro social (y sus datos) en el documento para que Toast Payroll sepa a qué empleado emparejar la información.
6. Una vez que haya realizado los cambios en la información del empleado en la hoja de cálculo, guarde el archivo actualizado en su computadora en formato CSV. Si está realizando actualizaciones de clasificación de EEO, siga estos pasos a continuación.
   1. Para formatear los números de seguro social, Toast Payroll utiliza el formato xxx-xxx-xxxx. Asegúrese de que cualquier número de seguro social que haya agregado siga este formato.
7. A continuación, seleccione Elegir archivo para importar la información actualizada del empleado. Seleccione Siguiente.
   
   
    
8. En el paso de Mapear Campos, el objetivo es corregir todos los campos relevantes resaltados en amarillo. La columna Encabezado indica los campos en su hoja de cálculo de Excel y la columna Campo indica los campos en Toast Payroll. Haga clic y mantenga presionado un campo del mosaico Campos disponibles a la derecha y arrástrelo a la zona vacía en la columna de Campos. Esto le indica a Toast Payroll dónde buscar esos datos en su hoja de cálculo. Si no editó ninguno de los encabezados en su archivo de descarga del paso 4, esto debería ser relativamente sencillo. Seleccione Siguiente para continuar.
   1. Puede dejar un campo sin mapear si no desea que Toast Payroll importe ninguna información de él. Por ejemplo, si no actualizó ninguna fecha de nacimiento en el paso 5, puede dejarlo sin mapear.
   2. Hay un interruptor en la parte superior de la página para Emparejar con el registro basado en el número de seguro social o el número de empleado. Toast Payroll mirará este interruptor para determinar qué empleado debe ser asignado información específica de su hoja de cálculo. Recordando el paso 5, deja el interruptor en una columna que no eliminaste.
   3. El botón de cadena rota enlace de cadena roto te permite desasociar un campo de un encabezado si cometiste un error.
      
      
      
      
9. En el paso final llamado Revisión, puedes corregir cualquier error que encontramos durante la sincronización de información. Para identificar y corregir fácilmente cualquier error, comienza seleccionando el menú desplegable Error y eligiendo Sí.
   
   
   
   
10. Nuevamente, verás cualquier elemento que necesite tu atención en amarillo. Puedes editar directamente en esta página para corregir rápidamente cualquier campo con información faltante o duplicada. Selecciona el icono verde de guardar después de cada edición. Cualquier dato en negrita es necesario para importar tu información.
11. Una vez que la importación esté completa, serás dirigido de nuevo a la página Empleados bajo Configuración General. El informe se almacenará en la sección Archivo Subido para referencia futura.

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Actualizaciones de Clasificación EEO

1. Una vez que hayas descargado el informe de empleados (del paso 5 anterior), en una copia del informe, actualiza los campos designados para el Informe EEO-1. Comienza eliminando a cualquier empleado del archivo que no necesites incluir en el informe.
2. Elimina cualquier campo no aplicable del archivo EXCEPTO el número de empleado o el SSN. Para el mapeo, se requiere un identificador único de empleado para la importación.
3. Una vez que tengas tu informe actualizado listo, que incluye ya sea el número de empleado o el SSN para los empleados a actualizar, guarda tu archivo en formato CSV. 
4. Ahora estás listo para importar tu archivo actualizado a través del botón azul Elegir Archivo en la página de carga. Una vez que tu archivo esté subido, selecciona Siguiente. Los encabezados de su informe deben coincidir con los campos en el sistema o serán marcados en amarillo. Para solucionar esto, siga uno de estos dos pasos:
   1. Ajuste los encabezados de su informe para que coincidan con los campos en Toast Payroll y vuelva a cargar para un mapeo correcto.
   2. Localice el campo correcto de Toast Payroll en el Cuadro de Campos Disponibles a la derecha. Arrastre y suelte en el espacio en blanco dentro del encabezado amarillo que no coincide.
      
      Encabezados no coinciden:
      
       
      Encabezados coinciden/mapeados:
      
      
      
5. Una vez que todos los encabezados estén mapeados, revise los datos de los empleados seleccionando Siguiente. Realice cambios seleccionando el icono de lápiz.
6. Seleccione Finalizar para finalizar la importación. Una vez que la importación esté completa, será dirigido de regreso a la página de Empleados bajo Configuración General. El informe se almacenará en la sección de Archivo Cargado para referencia futura.