Nómina Toast: Actualizar información de varios empleados mediante importación

En este artículo:

• Actualizar información del empleado mediante importaciones
• Actualizaciones de clasificación EEO

Actualizar información del empleado mediante importaciones

Si deseas cambiar la información de varios empleados, Nómina Toast te permite hacerlo en bloque. Para actualizar en bloque la información del empleado, sigue estos pasos:

1. Ve a Configuración > Configuración general > Empleados.
2. Selecciona Iniciar en la sección Actualizar empleados existentes.
   
   
   
   
3. La mayoría de los usuarios seleccionarán Sí para Demografía. Si también necesitas actualizar la clasificación EEO para empleados, selecciona Sí para puesto además de Sí para demografía. Usa las preguntas con hipervínculos de esta tabla para descubrir los puntos de datos que puedes actualizar con cada conjunto. Selecciona Siguiente cuando hayas terminado. Nota: Este informe puede tardar hasta un minuto o más en generar todos los datos que solicitas.
   
   
   
   
4. Selecciona Descargar para recibir una hoja de cálculo editable. Actualizarás este archivo en el siguiente paso, pero Toast recomienda guardar una copia del archivo en tus registros antes de realizar actualizaciones.
   
   
    
5. Recomendamos eliminar las columnas que no estés editando para que el proceso de actualización sea más rápido y fluido. Sin embargo, debes dejar la columna Número de empleado o SSN (y sus datos) en el documento para que Nómina Toast sepa con qué empleado debe coincidir la información.
6. Una vez que hayas realizado los cambios en la información del empleado en la hoja de cálculo, guarda el archivo actualizado en tu computadora en formato CSV. Si estás realizando actualizaciones de la clasificación EEO, sigue estos pasos a continuación.
   1. Para dar formato a los números de seguro social, Nómina Toast utiliza el formato xxx-xxx-xxxx. Asegúrate de que los números de seguro social que hayas agregado sigan este formato.
7. A continuación, selecciona Elegir archivo para importar la información actualizada del empleado. Selecciona Siguiente.
   
   
    
8. En el paso Map Fields, el objetivo es corregir todos los campos relevantes resaltados en amarillo. La columna Encabezado indica los campos de tu hoja de cálculo de Excel y la columna Campo, los campos de Nómina Toast. Haz clic y Omite en un campo del mosaico Campos disponibles de la derecha y arrástralo y soltarlo en el área vacía de la columna Campos. Esto le indica a Nómina Toast dónde buscar esos datos en tu hoja de cálculo. Si no editaste ninguno de los encabezados de tu archivo de descarga del paso 4, debería ser relativamente sencillo. Selecciona Siguiente para continuar.
   1. Puedes dejar un campo sin asignar si no quieres que Nómina Toast importe información de él. Por ejemplo, si no actualizaste ninguna fecha de nacimiento en el paso 5, puedes dejarla sin asignar.
   2. Hay un botón en la parte superior de la página para hacer coincidir para registrar según el SSN o el número de empleado. Nómina Toast mirará este botón para determinar qué empleado debe recibir información específica de tu hoja de cálculo. Volviendo al paso 5, deja el botón de dos posiciones en una columna que no hayas eliminado.
   3. El botón eslabón roto naranja te permite anular la asignación de un campo de un encabezado si cometiste un error.
      
      
      
      
9. En el paso final llamado Revisar, puedes corregir los errores que encontramos durante la sincronización de la información. Para identificar y corregir fácilmente cualquier error, comienza seleccionando el menú desplegable Error y eligiendo Sí.
   
   
   
   
10. De nuevo, verás los artículos que necesitan tu atención en amarillo. Puedes editar directamente en esta página para corregir rápidamente los campos con información faltante o duplicada. Selecciona el ícono verde Guardar después de cada edición. Los puntos de datos en negrita son necesarios para importar tu información.
11. Una vez completada la importación, se te redirigirá de nuevo a la página Empleados, en Configuración general. El informe se almacenará en la sección Archivo cargado para referencia futura.

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Actualizaciones de clasificación EEO

1. Una vez que hayas descargado el informe del empleado (del paso 5 anterior), actualiza en una copia los campos designados para el informe EEO-1. Para comenzar, elimina del archivo cualquier empleado que no necesites incluir en el informe.
2. Elimina del archivo los campos que no correspondan, EXCEPTO el número de empleado o el SSN. Para la asignación, se requiere un identificador de empleado único para la importación.
3. Una vez que tengas listo el informe actualizado, que incluye el número de empleado o el SSN para que los empleados se actualicen, guarda el archivo en formato CSV. 
4. Ya tienes todo listo para importar tu archivo actualizado a través del botón azul Elegir archivo en la página de carga. Una vez que tu archivo esté cargado, selecciona Siguiente. Los encabezados de tu informe deben coincidir con los campos del sistema o estarán marcados en amarillo. Para solucionarlo, sigue uno de estos dos pasos:
   1. Ajusta los encabezados del informe para que coincidan con los campos de Nómina Toast y vuelve a cargarlos para que la asignación sea correcta.
   2. Localiza el campo Nómina Toast correcto en el cuadro Campos disponibles de la derecha. Arrastra y suéltalo en el punto en blanco dentro del encabezado amarillo no coincidente.
      
      Encabezados desiguales:
      
       
      Encabezados emparejados/asignados:
      
      
      
5. Una vez mapeados todos los encabezados, revisa los datos de los empleados y selecciona Siguiente. Realiza cambios seleccionando el ícono del lápiz.
6. Selecciona Finalizar para finalizar la importación. Una vez completada la importación, se te redirigirá de vuelta a la página Empleados, en Configuración general. El informe se almacenará en la sección “Archivo cargado” para referencia futura.