Toast Retail: Utilizar transferencias entre ubicaciones

En este artículo:

• Resumen de transferencias entre ubicaciones
  • Aspectos a tener en cuenta 
• Configurar notificaciones por correo electrónico
• Iniciar una transferencia de inventario
• Revisar una transferencia de inventario (aprobar o rechazar)
• Recibir inventario de una transferencia

Resumen de transferencias entre ubicaciones

Las transferencias entre ubicaciones son una herramienta útil para las empresas que tienen múltiples ubicaciones (o que operan una tienda y también un almacén o cocina de comisaría) y necesitan una forma de mover su inventario de un lado a otro. 



Al transferir inventario de tienda a tienda, puedes asegurarte de que los productos que desean tus invitados estén disponibles para su compra. Además, las transferencias de inventario ayudan a reducir el costo del inventario al permitir que las tiendas distribuyan el costo del inventario entre varias tiendas en lugar de almacenar todo el inventario en una sola tienda. Esto te ayuda a ahorrar dinero mientras sigues proporcionando a los invitados los productos que necesitan.

Si utilizas Toast Retail para más de una cuenta, las transferencias entre ubicaciones te permitirán transferir inventario con precisión y asegurarte de que tu stock esté rastreado y contabilizado.

Nota: Si solo utilizas Toast Retail en una sola ubicación, estas transferencias de inventario entre ubicaciones no serán una función disponible.


 

Aspectos a tener en cuenta sobre las transferencias entre ubicaciones

Hay algunas cosas a considerar antes de usar transferencias de inventario cruzadas con Toast Retail:

• Las transferencias entre ubicaciones solo están disponibles para los clientes que operan múltiples cuentas de Toast, donde cada cuenta tiene Toast Retail agregado.
  • Esto incluye a los clientes que no están utilizando la Gestión de Ubicaciones Múltiples de Toast (MLM).
• Los artículos de inventario deben coincidir con un artículo en la otra ubicación antes de que se puedan guardar las transferencias de inventario cruzado. Vea más en la sección .
• Recibir y enviar artículos de una transferencia entre ubicaciones activará el seguimiento de inventario para esos artículos.

Tenga en cuenta que las siguientes funciones no están disponibles actualmente con las transferencias entre ubicaciones en Toast Retail:

• No puede configurar transferencias automáticas de inventario entre ubicaciones.
• Las transferencias entre ubicaciones no se integran con los sistemas contables existentes.
• Las transferencias entre ubicaciones no rastrean los costos relacionados con la transferencia, como tarifas o fletes.
• Los pagos (en efectivo o de otra manera) no son compatibles con las transferencias entre ubicaciones.

Configurar Notificaciones por Correo Electrónico para Transferencias entre Ubicaciones

Para recibir una notificación por correo electrónico cuando haya un cambio o acción necesaria de una transferencia entre ubicaciones abierta, siga estos pasos:
 

1. En , navegue a Retail > Configuración > Notificaciones. 
2. En la sección Transferencia entre ubicaciones, seleccione + Agregar nuevo contacto y agregue cualquier contacto que necesite notificaciones para las transferencias entre ubicaciones en esta ubicación. 
3. Repita este proceso para otras ubicaciones. Puede agregar el mismo contacto en múltiples ubicaciones si lo desea.

Iniciar una Transferencia de Inventario

Ya sea que desee solicitar artículos de otra ubicación o mover parte de su propio inventario, necesitará crear una transferencia. Para iniciar una transferencia de inventario entre ubicaciones con Toast Retail, siga estos pasos:
 

1. En Toast Web, navegue a Retail > Compras > Transferencias entre ubicaciones.
2. Selecciona Crear transferencia.
3. La ubicación en la que estás actualmente conectado se establecerá automáticamente como la Ubicación de destino. Selecciona + Seleccionar ubicación para elegir la Ubicación de origen, que es de donde provendrá el inventario. Puedes usar el icono de doble flecha para intercambiar la ubicación de origen y la ubicación de destino si deseas enviar inventario desde tu ubicación a otra. 
   
   
   
   Nota: Si estás conectado a la Ubicación de origen, eso significa que estás enviando inventario a otro lugar. Este tipo de transferencias no necesitan ser revisadas. Cuando termines de seguir los pasos a continuación, un usuario en la ubicación de destino necesitará recibir los artículos para completar la transferencia.
   
   
4. Opcional: Ingresa una Fecha esperada el para la transferencia. 
5. Selecciona + Agregar artículos para comenzar a construir tu solicitud de transferencia. 
   • Utiliza la búsqueda o los filtros disponibles para encontrar rápidamente los artículos que estás buscando.
   • Los artículos deben coincidir en ambas ubicaciones para completar una transferencia entre ubicaciones. Si se encontró una coincidencia automática de artículos (basada en código de barras o PLU), verás datos como el número de artículos disponibles, artículos en pedido, ventas de artículos a lo largo del tiempo y PAR min/max.
     
     Nota: El número de días de inventario disponible no está disponible en esta vista. 
   • Los artículos donde no se encontró una coincidencia automática mostrarán un ícono de advertencia. Aún puedes seleccionar estos artículos, pero se te pedirá que confirmes una coincidencia de artículo antes de guardar tu transferencia. Confirmar una coincidencia solo es necesario la primera vez que se agrega un artículo a una transferencia.
     
     
     
      

Una vez que tu solicitud de transferencia haya sido enviada, necesitará ser aprobada por un usuario en la ubicación de origen. Cualquier usuario que haya sido agregado como contacto para notificaciones de transferencia entre ubicaciones en la ubicación de origen recibirá un correo electrónico alertándolos de que se ha enviado una solicitud de transferencia. 

Revisar una Transferencia de Inventario (Aprobar o Rechazar)

Para revisar una solicitud de transferencia de inventario de otra ubicación, sigue estos pasos:

1. Desde tu notificación por correo electrónico, selecciona Revisar Detalles. O, inicia sesión en Toast Web en la ubicación de origen y navega a Retail > Compras > Transferencias entre ubicaciones.
2. Localiza la solicitud de transferencia pendiente y selecciona Revisar en el lado derecho de la tabla.
3. Selecciona Revisar nuevamente y realiza los cambios necesarios en los campos Cantidad aprobada, Unidad aprobada y Costo aprobado. 
4. Selecciona Aprobar y marcar como en tránsito en la parte superior de la página cuando hayas terminado.
5. Si no estás listo para aprobar, puedes seleccionar Rechazar en su lugar e ingresar una razón opcional para el rechazo. 

Cualquier usuario que haya sido agregado como contacto para notificaciones de transferencia entre ubicaciones en la ubicación de destino recibirá un correo electrónico cuando una solicitud sea aprobada o rechazada.

Cuando una solicitud de transferencia de inventario es aprobada, la cantidad en la ubicación de origen se actualizará para reducir los artículos que se están moviendo a la ubicación de destino. La transferencia cambiará de Pendiente a En tránsito, y el siguiente paso será que la ubicación de destino reciba el inventario.

Recibir inventario de una transferencia

Una vez que una transferencia de inventario entre ubicaciones ha sido aprobada en la ubicación de origen, deberá ser recibida en la ubicación de destino para actualizar la cantidad, unidad y costo de los artículos que fueron transferidos. 
 

1. Desde tu notificación por correo electrónico, selecciona Revisar Detalles. O, inicia sesión en Toast Web en la ubicación de destino y navega a Retail > Compras > Transferencias entre ubicaciones.
2. Localiza la solicitud de transferencia "en tránsito" y selecciona Recibir en el lado derecho de la tabla. O, puedes recibir manualmente escaneando.

Recibir los artículos actualizará el inventario en la ubicación de destino.