Asistente de incorporación del Gestor de propinas de Toast

Antes de comenzar
Fondo común de propinas y reparto de propinas: Términos clave
Abrir el asistente del gestor de propinas
Paso 1: Elegir cómo se agrupan las propinas (intervalo de fondo común)
Paso 2: Elegir cómo se recolectan las propinas (aportadores)
Paso 3: Elegir cómo se distribuyen las propinas (destinatarios)
Paso 4: Revisa y crea tu regla
¿Por qué las propinas no se distribuyen como esperas?
Preguntas frecuentes
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Antes de comenzar

Se aplica a: Gestor de propinas de Toast (suscripción paga, solo para clientes de Toast de EE. UU.), configurado en Toast Web.

Permisos necesarios:

Acceso de administrador de Toast Web para tu restaurante
Permiso de 6.6 Configuración de operaciones de restaurantes: obligatorio para editar la política de fondo común de propinas

Lo que lograrás: Crea y guarda tu primera regla de propinas con el asistente de incorporación, para que el gestor de propinas pueda empezar a calcular los fondos comunes de propinas de tu restaurante.

Nota: El asistente de incorporación está disponible solo para restaurantes que hayan comprado el módulo Gestor de propinas, pero aún no hayan guardado una regla de propinas en la página del fondo común de propinas. Una vez que guardas cualquier regla (en el asistente o directamente en la página del fondo común de propinas), el asistente ya no está disponible. Tómate tu tiempo en cada paso, porque cada elección da forma a la regla que creas. Si prefieres crear una regla manualmente, o quieres la lista de verificación de configuración completa por primera vez, consulta Primero pasos con Gestor de propinas de Toast.

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Fondo común de propinas y reparto de propinas: Términos clave

El gestor de propinas se encarga tanto del fondo común de propinas como de compartir propinas, y el asistente utiliza algunos términos que pueden significar algo específico en Toast. Te mostramos cómo leerlos.

El uso compartido de propinas es cuando un trabajo por propina da algunas de sus propinas a trabajos que no suelen recibir propinas. Por ejemplo, un mesero podría darle a un repartidor de comida el dos por ciento de sus ventas de alimentos. El acto de compartir propinas a veces se llama repartir propinas.

El fondo común de propinas es cuando una tarea recolecta una parte de sus propinas —a menudo el 100 %— en un fondo común y luego redistribuye el fondo común en partes iguales o en función de las horas trabajadas. Por ejemplo, los bartenders de un turno pueden agrupar sus propinas y dividirlas por horas trabajadas.

En el asistente, la tarea que pone propinas en el fondo común es el aportador, y la tarea que saca propinas del fondo común es el receptor. En un fondo común de propinas, el aportador y el receptor son la misma tarea. En un reparto de propinas, son tareas diferentes.

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Abrir el asistente del gestor de propinas

Para abrir el asistente, ve a Informes > Mano de obra > Gestión de propinas y selecciona Primero en la ventana emergente o selecciona Incorporación de política de visitas en el banner en la parte superior de la página.

Lee la pantalla de introducción y selecciona Comenzar para comenzar.

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Paso 1: Elegir cómo se agrupan las propinas (intervalo de fondo común)

En el paso 1, eliges un intervalo de fondo común de propinas. Esta configuración se aplica a toda tu política, a cada regla de propinas que crees, y es difícil cambiarla después de que las reglas estén en vigor, así que elige con cuidado. Hay tres intervalos:

El día de trabajo completo agrupa a todos los empleados aplicables que trabajaron en un solo día hábil en el mismo fondo común de propinas, utilizando sus propinas, ventas y entradas de tiempo de ese día.
El período de servicio separa a los empleados y sus propinas en función del turno o la parte del día en que trabajaron. Los períodos de servicio se basan en los servicios y horarios configurados en la página Horarios/servicios.
El pedido distribuye las propinas en función de quién tiene su entrada registrada cuando se abre la cuenta. La cuenta debe abrirse mientras un empleado está registrado para que forme parte de la regla. Las propinas en efectivo no se pueden agrupar en el intervalo Pedido, porque las propinas en efectivo se concilian durante la revisión del turno en lugar de en cada pedido.

Nota: Si planeas crear un fondo común por período de servicio, tus horarios y servicios deben configurarse primero en la página Horarios/servicios. Si la opción “por servicio” está deshabilitada, lo más probable es que los horarios y servicios todavía no estén configurados. Para configurarlos, consulta Configurar horarios y servicios del restaurante.

Revisa las preguntas frecuentes en el lado derecho de la página y, luego, selecciona Siguiente cuando tengas todo listo.

Resultado previsto: El intervalo de fondo común está seleccionado y se muestra en la esquina superior derecha del asistente a medida que continúas.

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Paso 2: Elegir cómo se recolectan las propinas (aportadores)

El paso 2 es de donde provienen las propinas. El gestor de propinas recopila y distribuye propinas por tarea, no por empleado individual, de modo que tú seleccionas las tareas que recolectan propinas de los clientes. Estas tareas son las que aportan, a menudo tareas de mesero, bartender y mostrador, pero pueden ser cualquier tarea marcada como Propina en Toast Web.

Selecciona una o más tareas aportadoras para esta regla.
Ingresa el porcentaje de las propinas o ventas de cada aportador que va al fondo común.
Elige si esta regla crea un fondo común por propinas o por ventas:
- Si eliges Ventas, verás las categorías de ventas listadas. Por ejemplo, un mesero podría aportar el cinco por ciento de sus ventas de alimentos.
- Si eliges Propinas, verás las cuatro fuentes de propinas: propinas en efectivo, propinas que no son en efectivo, gratificación en efectivo y gratificación que no es en efectivo. Por ejemplo, un mesero podría aportar el 100 % de sus propinas.
Selecciona el origen o los orígenes de los que proviene el porcentaje.

Por ejemplo, los meseros y bartenders pueden aportar cada uno el 20 % de sus propinas en efectivo y las propinas que no sean en efectivo ganadas en el intervalo de día de trabajo completo seleccionado en el paso 1. Selecciona Siguiente para continuar.

Nota: Fondos comunes del gestor de propinas en función de las propinas vinculadas a las ventas, no de los totales de ventas brutas. Cuando eliges una categoría de ventas como origen, la regla utiliza un porcentaje de las propinas ganadas por esas ventas, no un porcentaje de las ventas en sí. No selecciones propinas/gratificaciones y categorías de ventas en la misma regla.

Resultado previsto: Cada tarea aportadora, su porcentaje de aporte y su origen aparecen en la regla.

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Paso 3: Elegir cómo se distribuyen las propinas (destinatarios)

El paso 3 es adonde van las propinas. Selecciona las tareas receptoras que reciben propinas del fondo común. Los destinatarios pueden ser las mismas tareas que elegiste como aportadores (comunes en el fondo común de propinas) o diferentes tareas, incluso tareas no marcadas como Propinas en Toast Web (comunes en el uso compartido de propinas).

Después de seleccionar una tarea receptora, elige cómo se calculan las propinas compartidas, por puntos o por porcentajes. Los puntos son el método predeterminado y el método recomendado para casi todas las políticas de propinas en Toast. Para más detalles y ejemplos trabajados, consulta Puntos y porcentajes con Gestor de propinas de Toast.

Los puntos dividen las propinas en función de las partes asignadas a cada tarea receptora y, opcionalmente, pueden contabilizar las horas trabajadas, lo que agrega flexibilidad cuando cambian los horarios. Si una tarea receptora no tiene a nadie registrado, los puntos igualmente asignan todas las propinas a las tareas receptoras que están presentes.
Los porcentajes asignan una parte fija del fondo común a cada tarea receptora. Si una tarea receptora no tiene a nadie registrado, la parte de esa tarea regresa al aportador en lugar de redistribuirse. Cuando usas porcentajes, todas las casillas de porcentaje deben sumar el 100 %.

Luego, elige cómo dividir las partes entre los empleados en una tarea receptora:

Tampoco se contabilizan las horas trabajadas. Los empleados en un trabajo con puntos o porcentajes iguales reciben el mismo monto.
Proporcionalmente basado en horas trabajadas, les da a los empleados que trabajaron más horas una proporción mayor.

Continuando con el ejemplo, los Meseros y Bartenders aportan cada uno el 20 por ciento de sus propinas en efectivo y no en efectivo en el intervalo de Día de Trabajo Completo, y los ayudantes y ayudantes de mesero reciben cada uno un punto, distribuido proporcionalmente por horas trabajadas. Selecciona Siguiente para avanzar.

Resultado previsto: Cada tarea receptora, sus puntos o porcentaje, y el método de distribución aparecen en la regla.

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Paso 4: Revisa y crea tu regla

En el paso de revisión final, puedes ver cada opción que hiciste para esta regla. Para cambiar un paso, selecciona el lápiz de edición junto a él y actualiza la regla. Cuando todo esté bien, selecciona Crear regla para agregarla a la página de tu política de fondo común de propinas.

Aún puedes editar la regla después de seleccionar Crear regla. Una vez que salgas del asistente, ya no estará disponible en esta ubicación y seguirás gestionando tu política desde la página de política de fondo común de propinas.

Nota: Un cambio de política se aplica solo a los nuevos días, turnos y pedidos en adelante. Para cambiar las distribuciones de propinas de una fecha que ya pasó, primero anula la aprobación de esa fecha, edita la política o las entradas de tiempo y, luego, vuelve a aprobarlas. Si un día aún no se aprobó o se envió a nómina, las modificaciones de la política recalculan ese día automáticamente.

Resultado previsto: Tu primera regla de propinas aparece en la página de la política de fondos comunes de propinas y el Gestor de propinas comienza a calcular los fondos comunes de propinas para los nuevos días.

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¿Por qué las propinas no se distribuyen como esperas?

Si un fondo común no distribuye de la manera que esperabas después de crear la regla, las causas más comunes se explican a continuación.

Síntoma	Causa más común	Corrección rápida
Las propinas no están llegando a una tarea receptora	Nadie registra su entrada en esa tarea receptora durante el intervalo	Confirma que un empleado registró su entrada en la tarea receptora para ese día, turno o pedido
El fondo común de todo un día no distribuye	Un empleado tiene un registro de entrada sin tarea asignada	En Informes > Mano de obra > Gestión de entradas de tiempo, asigna la tarea correcta a esa entrada de tiempo; si aún así no la acepta, elimina y vuelve a agregarla
Las propinas en efectivo no están incluidas en el fondo común	El intervalo de fondo común se configuró en Pedido, que no puede agrupar propinas en efectivo	Elige Día de trabajo completo o Período de servicio si necesitas agrupar propinas en efectivo
Las propinas regresan al aportador en lugar de ir a un destinatario	La regla usa porcentajes y en una tarea receptora no hay nadie con entrada registrada	Cambia el lado receptor a puntos para que las propinas se distribuyan a quien registre la entrada
Una gratificación no es fondo común	Esa fuente de gratificaciones no está habilitada para el fondo común de la tarea aportadora	En la página de la política de fondo común de propinas, confirma que cada tipo de propina (incluidas las gratificaciones que no sean en efectivo) esté configurado para ese puesto.

Nota: El fondo común de propinas se calcula por día. No se puede calcular en semanas ni en otros períodos.

Si tus números aún no coinciden con lo que esperas, o necesitas ayuda para confirmar tu propia configuración, consulta Obtener ayuda con Gestor de propinas de Toast o ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es el asistente de incorporación del gestor de propinas?

El asistente de incorporación al gestor de propinas es una herramienta guiada de cuatro pasos que te ayuda a crear y guardar tu primera regla de propinas. Está disponible solo para restaurantes que hayan comprado el módulo Gestor de propinas, pero todavía no hayan guardado una regla de propinas, y desaparece una vez que guardas cualquier regla.