Anular artículos, pagos y cuentas

En este artículo:

• Información general sobre la anulación
• Anular un solo artículo
• Anular artículos con cantidades superiores a uno
• Anular varios artículos en una cuenta
• Anular una cuenta completa
• Anular pagos existentes en una cuenta
  • Anular pagos en efectivo
  • Anular pagos con tarjeta de crédito
• Preguntas frecuentes sobre anulación de pagos
  • Un cliente llamó diciendo que varios días después de que se anulara una transacción, todavía tenía un pago pendiente del restaurante por el monto que se anuló. ¿Esto es normal?
  • Después de que se anula el pago, ¿qué tan rápido suele aparecer en la cuenta como pendiente y qué tan rápido se eliminará de la cuenta?
  • Estoy intentando emitir un reembolso en una cuenta. ¿Por qué solo puedo anular el pago?
  • Anulé un pago que estaba bloqueado para una caja de efectivo desde otro dispositivo. ¿Cómo soluciono esto para los informes de efectivo?
  • Uno de nuestros empleados anuló accidentalmente un pago. ¿Podemos revertir esa anulación?
  • ¿Por qué no se están imprimiendo mis recibos de anulación?

Información general sobre la anulación

Si un artículo ya se envió a la cocina para su preparación y debe quitarse de un pedido, se necesitará una invalidación. Las acciones que envían pedidos a la cocina son:

Enviar: lo que hace que el pedido se envíe para su preparación 
Imprimir: haciendo que se imprima el recibo o la factura del pedido
Pagar: lo que hace que el pedido se envíe para su preparación y se abra la pantalla de pago

El POS de Toast te permite realizar anulaciones en el nivel del artículo o anular toda la cuenta. Puedes anular artículos de un pedido hasta que se capture un pago. Después de que se capture el pago, debes reembolsar el pago en los artículos. Los pagos en efectivo y los pagos con tarjeta de regalo Toast se consideran capturados al final de ese día hábil, que generalmente se configura a las 4:00 a. m. Para obtener más información sobre los reembolsos, consulta . 

Nota: 

• La anulación es un permiso específico del usuario que puede asignarse en el nivel del puesto o del empleado. Si un empleado carece del permiso necesario para anular un artículo o una cuenta, se requiere la anulación de un gerente para completar la acción.
• Los empleados con el permiso 3.31 Anular o reembolsar pagos (limitado solo al mismo día) pueden anular los pagos realizados el mismo día sin necesitar la aprobación del gerente. Para ello, deben acceder a la pantalla de pago y seleccionar la opción Anular.
• Para obtener una descripción general completa de los permisos, los empleados deben consultar la disponible en Toast Central.
• Para evitar saldos negativos o errores causados por artículos y pagos anulados, sigue estas prácticas recomendadas:
  • Verifica siempre si se necesitan ajustes de pago al anular artículos de una cuenta.
  • Asegúrate de que los pagos se rectifiquen con precisión. Para ello, accede a la pantalla de pago, cancela, ajusta y completa el proceso de pago.
  • Si es necesario reembolsar una transacción, sigue el flujo de trabajo de reembolso necesario en lugar de simplemente anular los artículos.

Anular un solo artículo

Si solo es necesario anular un artículo, pero el resto del pedido no se alterará, se puede realizar una anulación en el nivel del artículo. 

1. Encuentra la cuenta en el POS con uno de los siguientes métodos:
   1. Accede a la Terminal de pago, busca la cuenta y selecciona Actualizar.
   2. En el modo Pedidos rápidos, selecciona el botón de búsqueda en la parte superior derecha e ingresa el número de cuenta.
   3. Selecciona Buscar cuentas en Actividades del gerente y busca por número de cuenta y fecha.
2. En la pantalla de pedidos, selecciona el artículo que se anulará tocando el nombre del artículo.
3. Una vez resaltado el artículo, selecciona Anular.
   
   
   
   
4. En la ventana emergente, confirma que quieres Anular artículo.
5. Si hay motivos de anulación configurados en tu restaurante, deberás seleccionar un motivo para la invalidación. Obtén más información sobre los motivos de anulación en este artículo de Toast Central: .
6. Una vez confirmado, el artículo aparece marcado en los detalles de la cuenta con las palabras ANULADO.
   
   
    

Nota: Si anulaste un artículo en una cuenta donde ya se realizó el pago, puedes para reflejar esos cambios. 

¿Quieres practicar? Selecciona el botón de abajo. Para una experiencia interactiva óptima, sugerimos acceder desde una computadora.
 

Anular artículos con cantidades superiores a uno

Un usuario con permisos adecuados para anular artículos puede anular parcialmente artículos con cantidades superiores a uno.

Sigue el ejemplo en video para aprender a anular varios artículos a la vez en una cuenta. En este ejemplo, el cliente pidió tres ensaladas de hortalizas. El cliente quiere cancelar 2 de las 3 ensaladas, por lo que debes anular todas menos una.

1. Selecciona Ensalada de hortalizas para editar el artículo y, luego, selecciona el botón Anular. 
2. El POS reconoce que el artículo tiene una cantidad mayor que uno y te pedirá que ingreses la cantidad que deseas anular.
3. Selecciona Listo para confirmar la anulación. 
4. Una vez que hayas confirmado, es posible que tengas que seleccionar un motivo de anulación (si los motivos están configurados).

Ingreso de la cantidad para que la cuenta se actualice y refleje el pedido restante, que ahora es una ensalada de hortalizas.



Nota: Si anulaste un artículo en una cuenta donde ya se realizó el pago, puedes para reflejar esos cambios. 


 

Anular varios artículos en una cuenta

1. Para anular varios artículos de una cuenta, primero, asegúrate de que tu dispositivo esté configurado para editar varios artículos. Para ello, ve a Configuración del dispositivo desde la página de inicio de la aplicación Toast. 
2. Desplázate al modo de selección de artículos predeterminado en la sección Pantalla de pedidos y asegúrate de seleccionar varios artículos. 
3. A continuación, en un pedido, selecciona los artículos que se deben anular. Aparecerán resaltados como se muestra a continuación.
4. Selecciona Anular y, luego, confirma que quieres anular los artículos.
   
   
   
   
5. Los artículos anulados aparecerán tachados y sus montos se eliminarán del total de la cuenta. 

Nota: Si anulaste un artículo en una cuenta donde ya se realizó el pago, puedes para reflejar esos cambios. 


 

Anular una cuenta completa

En algunos casos, es posible que haya que anular todo un pedido.

1. Busca la cuenta en el POS con uno de los siguientes métodos: 
   1. Accede a la Terminal de pago, busca la cuenta y selecciona ACTUALIZAR.
   2. En la pantalla “Pedido rápido”, selecciona el botón de búsqueda en la parte superior derecha e ingresa el número de cuenta.
   3. Selecciona Buscar cuentas en Actividades de gerente y busca por número de cuenta y fecha.
2. En los detalles de la cuenta, selecciona el botón de menú de desbordamiento en la esquina superior derecha (tres puntos).
3. En el menú desplegable, selecciona Anular pedido.
   
   
   
   
4. Si se configuran motivos de anulación, selecciona la opción correspondiente antes de anular el pedido.

Consulta este artículo de Toast Central: en bloque, para obtener más información sobre la anulación de cuentas en bloque. 

Nota: Si anulaste una cuenta donde ya se realizó el pago, puedes para que refleje esos cambios. 


 

Anular pagos existentes en una cuenta

Pueden darse una serie de situaciones en las que un usuario puede tener que anular el pago o los pagos que se tomaron para pagar la cuenta de un cliente. Esto se puede hacer fácilmente con solo unos toques desde la pantalla de pedidos. Si necesitas anular un pago para reembolsar el dinero de un cliente, sigue los pasos que aparecen a continuación. Anular un pago difiere de reembolsar una transacción: al seleccionar “Anular”, se cancela el pago, pero se conservan los detalles del pedido. Si necesitas anular un pago para reembolsar el dinero de un cliente, sigue los pasos que aparecen a continuación.

Anular pagos en efectivo

1. Ve a Cuentas cerradas en la terminal de pago y ubica la cuenta en la que deseas anular el pago.   
   1. Nota: Si anulas un pago en efectivo en un dispositivo bloqueado para una caja de efectivo, asegúrate de que el pago esté anulado en esa caja para evitar discrepancias de efectivo. Si anulaste un pago en efectivo desde otro dispositivo, sigue los pasos de la de este artículo para corregir el error. Para brindarte un mayor control y seguridad, los dispositivos que no aceptan efectivo no pueden anular transacciones en efectivo a menos que estén habilitados específicamente en la configuración del dispositivo. 
2. Abre la cuenta y selecciona Pagar para ingresar a la pantalla de pago de la cuenta. Esta es la pantalla donde se puede ver y ajustar el pago si es necesario. 
3. Selecciona Anular. Esta acción no se puede deshacer, por lo que, como protección contra anulaciones accidentales, Toast le pedirá al usuario que confirme la acción antes de realizarla. 
4. Si la opción Recibos digitales está activada, es posible que se te indique seleccionar una opción de recibo para la anulación. Esto confirmaría al cliente que la anulación se procesó para sus registros. Obtén más información sobre la configuración de los recibos digitales en este artículo de Toast Central: .
5. Una vez realizada la selección, se te redirigirá de nuevo a la pantalla de pago, donde podrás ingresar un nuevo pago o seguir los pasos para anular toda la cuenta. 

Anular pagos con tarjeta de crédito

Un pago con tarjeta de crédito autorizado solo puede anularse o ajustarse si el pago no se agrupó o capturó, lo que suele ocurrir durante el proceso de lote de tarjetas de crédito al final de la noche.  

1. Ve a Cuentas cerradas y ubica la cuenta en la que deseas anular el pago.
2. Abre la cuenta y selecciona Pagar para ingresar a la pantalla de pago de la cuenta. Esta es la pantalla donde se puede ver y ajustar el pago si es necesario.
3. Selecciona el pago con tarjeta que deseas ajustar.
4. Selecciona el botón Ajustar y, luego, elige la opción correspondiente para ajustar el saldo. 
5. Selecciona Listo y cierra la cuenta.

Para obtener instrucciones más detalladas sobre cómo ajustar pagos con tarjeta de crédito, consulta este artículo de Toast Central: .

Preguntas frecuentes sobre anulación de pagos

Un cliente llamó diciendo que varios días después de que se anulara una transacción, todavía tenía un pago pendiente del restaurante por el monto que se anuló. ¿Esto es normal?

Sí, es común tener una transacción pendiente para un pago anulado dentro del mundo bancario. Es posible que la tarjeta esté preautorizada por el monto deslizado o ingresado, y que se puedan retener los fondos del saldo disponible del cliente. 

El sistema del banco no está al tanto de que el pago se anuló. Espera un tiempo predeterminado (varía según el banco) y, si no se liquida dentro de ese plazo, libera el dinero devuelto. 
 

Después de que se anula el pago, ¿qué tan rápido suele aparecer en la cuenta como pendiente y qué tan rápido se eliminará de la cuenta?

La rapidez con la que un pago anulado aparece en la cuenta como pendiente y la rapidez con la que el pago anulado se borrará de la cuenta dependen de la propia política de cada banco sobre estos plazos. Por lo general, solo se permiten unos pocos días hábiles antes de que se devuelva al cliente un cargo pendiente si no se liquida. Los pagos anulados pueden tardar entre 1 y 2 semanas en reembolsarse al cliente. Si ves un pago como nulo en Toast, aconséjale a tu cliente que se comunique con su banco si el reembolso está demorando más de lo previsto. A veces, las anulaciones son un poco diferentes a los reembolsos en un extracto bancario, y tu cliente puede pasarlo por alto. 
 

Estoy intentando emitir un reembolso en una cuenta. ¿Por qué solo puedo anular el pago?

Emitir un reembolso es algo que solo puede hacerse con pagos que ya se hayan capturado y agrupado. Si el pago no se capturó ni se agrupó, debería anularse y no cobrarse a tu cliente.

Nota: Es posible que los pagos anulados se muestren como un monto pendiente en el extracto bancario de tu cliente. Dependiendo del banco de tu cliente, debería entregarse en uno a tres días hábiles.
 

Anulé un pago que estaba bloqueado en una caja de efectivo desde otro dispositivo. ¿Cómo soluciono esto para los informes de efectivo?

Si anulaste un pago en efectivo que estaba bloqueado para una caja de efectivo desde un dispositivo diferente, verás un sobrante o escasez de efectivo para esa caja. Para solucionar este error en los informes de efectivo:

1. Para ir al , selecciona Informes > Gestión de efectivo > Pagos anulados en el backend de Toast.
2. Ajusta los filtros de fecha y ubicación en el informe, y verifica si las anulaciones de efectivo coinciden con el monto sobrante o faltante en la caja de efectivo.
3. Una vez que hayas identificado la cuenta con la anulación, puedes ajustar tu saldo con una entrada o salida de efectivo. Quizás quieras agregar una nota para aclarar la entrada, como “Corrección de efectivo para la cuenta n.º 4”, o lo que funcione para tu restaurante. Para obtener más información sobre cómo ajustar el saldo de la caja de efectivo, consulta este artículo de Toast Central: de la caja de efectivo. 

Uno de nuestros empleados anuló accidentalmente un pago. ¿Podemos revertir esa anulación o anular el pago?

Para revertir la anulación de un pago anulado, sigue estos pasos:

1. 1. 1. Localiza la cuenta en cuestión en Buscar cuentas.
      2. Selecciona Acciones > Anulación.
         • Si no ves la opción, verifica que tengas el 3.31 Anular o reembolsar pagos (limitado solo al mismo día) permiso en tu perfil de empleado.
         • Si tienes los permisos necesarios, pero no puedes completar la revocación de la invalidación, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente para solicitar una revocación de la invalidación. Asegúrate de tener lista la información de la cuenta.

Nota: La revocación de la invalidación generalmente debe procesarse el mismo día en que se realizó el pago anulado. Determinados tipos de pago pueden tener restricciones en las revocaciones de anulaciones a través del flujo de trabajo de reembolso estándar.

¿Por qué no se están imprimiendo mis recibos de anulación?

Los recibos solo se imprimirán automáticamente si una anulación se procesa con éxito de inmediato. Si hay algún retraso en el procesamiento, no se imprimirá ningún recibo. Esto es para evitar retrasos para tus servidores mientras esperan que se procese la anulación, y para evitar confusiones si la anulación no se procesa con éxito. 

Si un recibo de anulación no se imprimió automáticamente y un cliente desea un recibo que muestre su pago anulado, puedes imprimir manualmente un recibo de anulación en el POS navegando a su pedido, seleccionando Pagar, y luego Recibo. A continuación, selecciona el tipo de recibo deseado y selecciona Hecho.

Recursos adicionales