xtraCHEF: Primeros pasos con los roles de usuario

Resumen de roles
Niveles de roles
Características por desglose de roles

Resumen de roles

¿Quieres invitar a tu equipo a tu cuenta de xtraCHEF? Los administradores de inquilinos pueden agregar y administrar usuarios. Además, los administradores de inquilinos pueden otorgar a sus usuarios privilegios específicos dentro de la cuenta según el puesto de los miembros del personal o su necesidad de acceder a determinadas funciones.

Hay cinco roles disponibles en xtraCHEF: Administrador de inquilinos, ejecutivo, gerente de restaurante, usuario de restaurante y captura de facturas.

Los administradores de inquilinos pueden ajustar los roles de los usuarios con estos pasos:

Ve al ícono de engranaje > Usuarios.
Usa la barra de búsqueda para localizar a la persona en cuestión.
Selecciona su ícono de lápiz.
Selecciona la pestaña Acceso del usuario.
Marca la casilla de verificación para el rol que debe tener un usuario y selecciona +Actualizar para guardar los cambios. Los usuarios deben recibir un solo rol, ya que cada rol abarca los privilegios que se encuentran debajo.
Si un usuario abandona tu organización o ya no necesita estar involucrado con xtraCHEF, revoca su acceso deseleccionando todas las casillas de la pestaña Acceso de usuario.

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Niveles de roles

Ahora que ya cubrimos los aspectos básicos, veamos más de cerca cada rol, comenzando por Administrador de inquilinos.

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Administrador de inquilino

Los administradores de inquilinos suelen ser propietarios, gerentes regionales o supervisores u otras personas que necesitan un alto nivel de visibilidad, acceso y control en todas las partes de xtraCHEF.

No hay límite en la cantidad de administradores inquilinos que puede tener una cuenta, pero como los administradores de inquilinos tienen privilegios exclusivos y de gran alcance, es importante elegirlos cuidadosamente.

Hay ciertas acciones en xtraCHEF que solo pueden realizar los administradores inquilinos, como agregar y editar ubicaciones, agregar y gestionar usuarios, agregar y editar integraciones y datos contables, configuración de cuentas, aprobaciones y más. Lo ideal es que tus administradores de inquilinos sean expertos en los procesos de tu organización, tengan un buen conocimiento práctico de xtraCHEF (o estén dispuestos a aprender) y, en un principio, estén en contacto con tu director de proyectos de xtraCHEF para que todo funcione a la perfección.

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Ejecutivo

Executive es un rol de solo lectura en xtraCHEF. Los miembros del equipo a quienes les otorgas este puesto pueden ver todo en xtraCHEF y tienen acceso irrestricto a informes financieros y otros datos valiosos. Sin embargo, los ejecutivos no pueden tomar ninguna medida. Este es un rol que normalmente se asigna a socios silenciosos, inversionistas o miembros del equipo que solo necesitan ver los informes.

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Gerente de restaurante

El gerente de restaurante es el rol más común en xtraCHEF. Los gerentes de restaurante suelen ser gerentes generales, chefs ejecutivos u otras personas que están profundamente involucradas con algunas o todas las ubicaciones de tu organización. Los gerentes de restaurante deben estar asignados a cada ubicación individual.

Para cada ubicación asignada, los gerentes de restaurante pueden realizar una serie de tareas, como exportar datos, crear pedidos y gestionar la función de recetas de xtraCHEF.

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Usuario del restaurante

Los usuarios de restaurantes suelen ser clientes potenciales o asistentes de gerente que participan en el trabajo diario de cargar facturas y realizar inventario. Los usuarios de restaurantes pueden realizar una variedad de tareas de atención al público y de servicio en xtraCHEF, pero no tienen permiso para editar o hacer cambios en la cuenta de su ubicación.

Los usuarios del restaurante deben estar agregados a cada una de tus ubicaciones. No podrán ver los datos de las ubicaciones que no se les asignaron.

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Captura de factura

Los cocineros, bartenders y otras personas que manejan recibos o facturas, pero no necesitan analizar datos, son candidatos ideales para el rol de captura de facturas. Este rol puede cargar facturas fácilmente en xtraCHEF a través de dispositivos móviles, computadoras de escritorio o correo electrónico.

Dado que las personas asignadas al rol de captura de facturas no pueden ver ninguna parte de xtraCHEF más allá de la interfaz de carga, no hay riesgo de cambios accidentales o fugas de información confidencial.

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Características por desglose de roles

¿Necesitas un desglose más detallado de los roles y las funciones a las que tienen acceso? La tabla a continuación muestra solo esto. Sigue leyendo para conocer los aspectos específicos de cada nivel de rol.

Módulo	xtraCHEF Feature	Descripción de la función	Administrador de inquilinos	Ejecutivo	Gerente de restaurante	Captura de factura	Usuario del restaurante
Panel	Cargar documentos	Cargar documentos desde el panel	✅	✅	✅	✅	✅
Panel	Buscar factura	Buscar factura desde el panel	✅	✅	✅	✅	✅
Panel	Facturas	Mosaico de factura	✅	✅	✅	✅	✅
Factura	Listado de facturas	Ver listado de facturas (para el rol de captura de facturas, solo se podrán ver los documentos autocargados)	✅	✅	✅	✅	✅
Factura	Carga de facturas	Carga de factura (única y por lotes)	✅	✅	✅	✅	✅
Factura	Cambio de ubicación de factura	Cambio de ubicación de factura	✅	✅	✅	✅	✅
Factura	Ver factura	Capacidad para editar datos del nivel del encabezado de la factura	✅	✅	✅	❌	✅
Factura	Ver factura	Capacidad para editar datos a nivel de línea de facturación	✅	✅	✅	❌	✅
Factura	Ver factura	Capacidad para editar el desglose del monto de la factura por categoría	✅	✅	✅	❌	✅
Factura	Ver factura	Capacidad para editar detalles de líneas de crédito	✅	✅	✅	❌	✅
Factura	Rechazado	Rechazar factura e ingresar comentarios de revisión rechazados	✅	✅	✅	❌	✅
Factura	Exportar CSV	Posibilidad de exportar el listado de facturas	✅	✅	✅	✅	✅
Gestión de créditos y devoluciones	Créditos y devoluciones	Captura una imagen de crédito con una cámara	✅	✅	✅	✅	✅
Gestión de crédito y devoluciones	Créditos y devoluciones	Cargar imagen de crédito	✅	✅	✅	✅	✅
Gestión de crédito y devoluciones	Créditos y devoluciones	Interruptor “Aplicar crédito” en cada línea de crédito	✅	✅	✅	✅	✅
Gestión de crédito y devoluciones	Créditos y devoluciones	Capturar desglose del monto de la factura por categoría	✅	✅	✅	✅	✅
Gestión de crédito y devoluciones	Créditos y devoluciones	Ver créditos en el mosaico de crédito del panel	✅	✅	✅	✅	✅
Gestión de ubicaciones	Ubicaciones	Agregar/modificar/ver ubicaciones	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de usuarios	Usuarios	Agregar/modificar/ver usuarios	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de usuarios	Usuarios	Restablecer contraseña para usuarios	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de código LM	Códigos de LM	Agregar/modificar/ver códigos de LM	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de código LM	Códigos de LM	Activar/desactivar códigos de LM	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de categorías	Categorías personalizadas	Agregar/modificar/ver categorías personalizadas	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de categorías	Categorías personalizadas	Activar/desactivar categorías personalizadas	✅	❌	❌	❌	❌
COGS Management	Grupos de COGS	Agregar/modificar/ver grupos de COGS	✅	❌	❌	❌	❌
Configuraciones	Configuración de inquilinos	Umbral de configuración de facturas, Día de inicio de la semana, Permitir entrada de crédito	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión presupuestaria	Presupuesto	Crea y supervisa presupuestos decrecientes	✅	❌	✅	❌	✅
Gestión de inventario	Mapear inventario	Asignar categorías a artículos del inventario	✅	✅	✅	❌	❌
Gestión de excepciones	Excepciones	Ver y borrar las excepciones	✅	✅	✅	❌	❌
Gestión de aprobación	Aprobación	Ver y aprobar facturas	✅	✅	✅	❌	✅
Gestión de aprobación	Regla de aprobación	Definir reglas de aprobación y activarlas o desactivarlas	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de centros de costos	Centro de costos	Crear grupos o centros de costos	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de biblioteca de artículos	Verificación del producto	Revisar los artículos de la factura y aprobar	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de biblioteca de artículos	Gestionar catálogo	Capacidad para gestionar el catálogo de artículos de facturas de sus propias compras	✅	✅	✅	❌	❌
Gestión de búsquedas	Búsqueda de facturas	Búsqueda exhaustiva de propiedades de facturas	✅	✅	✅	❌	❌
Conciliación	Conciliación	Conciliar facturas cargadas	✅	✅	✅	❌	✅
Centro de proveedores	Gestión de proveedores	Ver/editar detalles del proveedor	✅	✅	✅	❌	❌
Centro de proveedores	Términos de pago	Asignar plazos de pago a un proveedor	✅	❌	✅	❌	❌
Gestión de proveedores	Términos de pago	Agregar/editar plazos de pago	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de recibos	Métodos de pago	Definir métodos de pago para asignar a recibos	✅	❌	❌	❌	❌
Extraer monitor	Gestión de exportaciones	Extraer monitor para ver archivos de exportación	✅	❌	✅	❌	❌
Rastreador de precios	Análisis	Acceder al rastreador de precios de compra	✅	✅	✅	❌	✅
7 DÍAS de cambio	Análisis	Acceder a la métrica de cambios de 7 días	✅	✅	✅	❌	✅
COGS	Análisis	Acceder a la métrica de COGS de 7 días	✅	✅	✅	❌	✅
Analítica	Conciliación	Ver informe de conciliación de facturas	✅	✅	✅	✅	✅
Analítica	Gasto por libro mayor	Ver/filtrar el gasto distribuido entre LM	✅	✅	✅	❌	✅
Analítica	Categoría semanal	Ver gasto semanal por categoría	✅	✅	✅	❌	✅
Analítica	Costo de los alimentos semanalmente	Ver costo de los alimentos por COGS semanalmente	✅	✅	✅	❌	✅
Analítica	Volumen	Ver volumen de facturas en todas las ubicaciones	✅	✅	✅	❌	✅
Analítica	Gasto por categoría	Ver/filtrar el gasto distribuido entre categorías y ubicaciones	✅	✅	✅	❌	✅
Analítica	Gasto por proveedor	Ver/filtrar el gasto distribuido entre proveedores y ubicaciones	✅	✅	✅	❌	✅
Analítica	Comparación de unidades	Ver comparación del costo de los alimentos por unidad entre dos ubicaciones	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Historial de compras	Crear grupos de compra	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Historial de compras	Ver informe por costo unitario	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Historial de compras	Ver informe por fluctuación de precio	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Relación del costo de los alimentos	Ver o descargar el informe sobre la relación entre el costo de los alimentos	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Resumen de facturas por LM	Ver/descargar resumen de facturas por libro mayor	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Resumen de gastos por LM	Ver o descargar el informe de gastos distribuidos entre LM y ubicaciones	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Informe de distribución de LM	Ver o descargar el informe para la distribución del libro mayor de la factura	✅	❌	✅	❌	✅
Informes	Informe de resumen de LM	Resumen del LM en todas las ubicaciones	✅	❌	✅	❌	✅
Informes	Informe de variación de precios contratados	Informe de variación de precios basado en el precio contratado para los artículos de facturas	✅	❌	✅	❌	✅
Informes	Informe de compra de los 100 productos principales	Enumera los 100 artículos de facturas más comprados	✅	❌	✅	❌	✅
Informes	Informes de operaciones	Todos los informes de operaciones	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Informes administrativos	Informe de uso	✅	✅	✅	❌	✅
Pedido	Pedido saliente	Lista de pedidos recientes	✅	❌	✅	❌	✅
Pedido	Pedido	Historial de pedidos	✅	❌	✅	❌	✅
Pedido	Pedido	Crear pedido	✅	❌	✅	❌	✅
Pedido	Pedido	Agregar al carrito	✅	❌	✅	❌	✅
Pedido	Pedido	Pagar	✅	❌	✅	❌	✅
Guía de pedidos	Hoja de oferta	Cargar hoja de oferta	✅	❌	✅	❌	✅
Guía de pedidos	Crear	Crear guía de pedidos	✅	❌	✅	❌	✅
Guía de pedidos	Editar	Editar guía de pedidos	✅	❌	✅	❌	✅
Guía de pedidos	Guía de pedidos	Programar	✅	❌	✅	❌	✅
Guía de pedidos	Guía de pedidos	Descargar	✅	❌	✅	❌	✅
Historial de pedidos	Historial de pedidos	Exportar	✅	❌	✅	❌	✅
Extractos	Cargar	Cargar extractos	✅	✅	✅	❌	✅
Receta	Menú de recetas	Acceso al módulo de recetas	✅	❌	✅	❌	❌
Receta	Menús	Muestra el menú	✅	❌	✅	❌	❌
Receta	Receta	Muestra recetas	✅	❌	✅	❌	❌
Receta	Receta de preparación	Muestra la receta de preparación	✅	❌	✅	❌	❌
Receta	Análisis de variantes	Análisis de variantes	✅	❌	✅	❌	❌
Receta	Informe de combinación de productos	Informe de combinación de productos	✅	❌	✅	❌	❌
Receta	Informe de mapeo de productos	Informe de mapeo de productos	✅	❌	✅	❌	❌
Receta	Configuraciones	Configuraciones	✅	❌	✅	❌	❌
Inventario	Recuentos de inventario	Contar el inventario	✅	✅	✅	❌	✅
Inventario	Listas de recuento	Crear listas de recuento	✅	✅	✅	❌	✅
Inventario	Configuración del área	Crea las áreas donde hará el seguimiento de su inventario	✅	❌	✅	❌	✅
Inventario	Gestionar residuos	rastrea los residuos producidos por el inventario no procesado	✅	❌	✅	❌	✅
Inventario	Análisis	Análisis teórico/agotamiento del inventario real frente al teórico	✅	❌	✅	❌	✅
Inventario	Informes	Informes de inventario por LM/Resumen/Variación del inventario	✅	❌	✅	❌	✅
Sincronizar monitoreo	Monitor de sincronización	Muestra el calendario mensual con información sobre las ventas ingresadas	✅	✅	✅	❌	✅
Resumen operativo	Resumen de operaciones	Proporciona una instantánea en tiempo real del estado de las finanzas calculando las ganancias brutas y netas	✅	✅	✅	❌	❌

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