xtraCHEF: Comenzar con los roles de usuario

Resumen de roles
Niveles de rol
Desglose de características por rol

Resumen de roles

¿Quieres invitar a tu equipo a tu cuenta de xtraCHEF? Los administradores de inquilinos pueden agregar y administrar usuarios. Además, los administradores de inquilinos pueden otorgar a sus usuarios privilegios específicos dentro de la cuenta según el puesto de los miembros del personal o su necesidad de acceder a determinadas funciones.

Hay cinco roles disponibles en xtraCHEF: administrador de inquilinos, ejecutivo, gerente de restaurante, usuario de restaurante y captura de facturas.

Los roles de usuario pueden ser ajustados por los administradores de inquilinos a través de estos pasos:

Ve hasta el ícono de engranaje > Usuarios.
Utiliza la barra de búsqueda para localizar a la persona en cuestión.
Selecciona su ícono de lápiz.
Selecciona la pestaña Acceso de usuario.
Marca la casilla para el rol que un usuario debería tener y selecciona +Actualizar para guardar tus cambios. Los usuarios deberían recibir solo un rol, ya que cada rol abarca los privilegios del rol inferior.
Si un usuario deja tu organización o ya no necesita estar involucrado con xtraCHEF, revoca su acceso desmarcando cualquier casilla en la pestaña de Acceso de usuario.

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Niveles de rol

Ahora que hemos cubierto lo básico, echemos un vistazo más de cerca a cada rol comenzando con el Administrador de inquilinos.

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Administrador de Inquilinos

Los Administradores de Inquilinos son a menudo propietarios, gerentes supervisores/regionales, o otros que necesitan un alto nivel de visibilidad, acceso y control en todas las partes de xtraCHEF.

No hay límite en la cantidad de Administradores de Inquilinos que puede tener una cuenta, pero dado que los Administradores de Inquilinos tienen privilegios amplios y exclusivos, es importante elegirlos cuidadosamente.

Hay ciertas acciones en xtraCHEF que solo pueden ser realizadas por un Administrador de Inquilinos, incluyendo agregar y editar ubicaciones, agregar y gestionar usuarios, agregar y editar integraciones y datos contables, configuración de cuentas, aprobaciones y más. Idealmente, su(s) Administrador(es) de Inquilinos deberían ser expertos en los procesos de su organización, tener un buen conocimiento práctico de xtraCHEF (o estar dispuestos a aprender), y estar en contacto inicial con su Consultor de Incorporación de xtraCHEF para mantener las cosas funcionando sin problemas.

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Ejecutivo

El Ejecutivo es un rol de solo lectura en xtraCHEF. Los miembros del equipo a quienes se les otorga este rol pueden ver todo en xtraCHEF, y tienen acceso sin restricciones a informes financieros y otros datos valiosos. Sin embargo, los Ejecutivos no pueden tomar ninguna acción. Este es un rol típicamente asignado a socios silenciosos, inversores o miembros del equipo que solo necesitan ver informes.

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Gerente de Restaurante

El Gerente de Restaurante es el rol más común en xtraCHEF. Los Gerentes de Restaurante son frecuentemente gerentes generales, chefs ejecutivos, o otros que están profundamente involucrados con algunas o todas las ubicaciones de su organización. Los Gerentes de Restaurante deben ser asignados a cada ubicación individual.

Para cada una de sus ubicaciones asignadas, los Gerentes de Restaurante pueden realizar una serie de tareas como exportar datos, crear pedidos y gestionar la función de Recetas de xtraCHEF.

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Usuario de Restaurante

Los Usuarios de Restaurante son generalmente líderes de turno o gerentes asistentes que están involucrados en el trabajo diario de subir facturas y tomar inventario. Los Usuarios de Restaurante pueden realizar una variedad de tareas en la parte delantera y trasera de xtraCHEF, pero no tienen permiso para editar o hacer cambios en la cuenta de su ubicación.

Los Usuarios de Restaurante deben ser añadidos a cada una de sus ubicaciones - no podrán ver datos de ubicaciones a las que no han sido asignados.

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Captura de Facturas

Los cocineros, bartenders y otros que manejan recibos/facturas pero no necesitan analizar datos son candidatos ideales para el rol de Captura de Facturas. Este rol puede subir fácilmente facturas a xtraCHEF a través de móvil, escritorio o correo electrónico.

Dado que las personas asignadas al rol de Captura de Facturas no pueden ver ninguna parte de xtraCHEF más allá de la interfaz de carga, no hay riesgo de cambios accidentales o filtraciones de información sensible.

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Desglose de Características por Rol

¿Necesitas un desglose más detallado de los roles y las características a las que tienen acceso? El gráfico a continuación desglosa justo esto. Sigue leyendo para conocer los detalles de cada nivel de rol.

Módulo	Característica de xtraCHEF	Descripción de la Característica	Administrador de Inquilinos	Ejecutivo	Gerente de Restaurante	Captura de Facturas	Usuario de Restaurante
Panel	Cargar documentos	Subir Documentos desde el Tablero	✅	✅	✅	✅	✅
Panel	Buscar Factura	Buscar Factura desde el Tablero	✅	✅	✅	✅	✅
Panel	Facturas	Tile de Factura	✅	✅	✅	✅	✅
Factura	Listado de facturas	Ver listado de facturas (para el rol de Captura de Facturas, solo se verán documentos auto-cargados)	✅	✅	✅	✅	✅
Factura	Carga de factura	Carga de factura (individual y por lotes)	✅	✅	✅	✅	✅
Factura	Cambio de ubicación de factura	Cambio de ubicación de factura	✅	✅	✅	✅	✅
Factura	Ver factura	Capacidad para editar datos a nivel de encabezado de factura	✅	✅	✅	❌	✅
Factura	Ver factura	Capacidad para editar datos a nivel de línea de factura	✅	✅	✅	❌	✅
Factura	Ver factura	Capacidad para editar el desglose del monto de la factura por categoría	✅	✅	✅	❌	✅
Factura	Ver factura	Capacidad para editar los detalles de la línea de crédito	✅	✅	✅	❌	✅
Factura	Rechazado	Rechazar factura e ingresar comentarios de revisión de rechazo	✅	✅	✅	❌	✅
Factura	Exportar CSV	Capacidad para exportar el listado de facturas	✅	✅	✅	✅	✅
Gestión de Créditos y Devoluciones	Créditos y Devoluciones	Capturar imagen de crédito a través de una cámara	✅	✅	✅	✅	✅
Gestión de Créditos y Devoluciones	Créditos y Devoluciones	Cargar imagen de crédito	✅	✅	✅	✅	✅
Gestión de Créditos y Devoluciones	Créditos y Devoluciones	"Aplicar Crédito" interruptor contra cada línea de crédito	✅	✅	✅	✅	✅
Gestión de Créditos y Devoluciones	Créditos y Devoluciones	Capturar desglose del monto de la factura por categoría	✅	✅	✅	✅	✅
Gestión de Créditos y Devoluciones	Créditos y Devoluciones	Ver créditos en el tile de créditos en el panel de control	✅	✅	✅	✅	✅
Gestión de ubicaciones	Ubicaciones	Agregar/Modificar/Ver Ubicaciones	✅	❌	❌	❌	❌
Administración de usuarios	Usuarios	Agregar/Modificar/Ver Usuarios	✅	❌	❌	❌	❌
Administración de usuarios	Usuarios	Restablecer contraseña para usuarios	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de Códigos de LM	Códigos de LM	Agregar/Modificar/Ver Códigos de LM	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de Códigos de LM	Códigos de LM	Habilitar/Deshabilitar Códigos de LM	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de Categorías	Categorías Personalizadas	Agregar/Modificar/Ver Categorías Personalizadas	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de Categorías	Categorías Personalizadas	Habilitar/Deshabilitar Categorías Personalizadas	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de COGS	Grupos de COGS	Agregar/Modificar/Ver Grupos de COGS	✅	❌	❌	❌	❌
Configuraciones	Configuración de inquilinos	Configurar umbral de factura, Día de inicio de la semana, Permitir entrada de crédito	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de Presupuestos	Presupuesto	Crear y monitorear presupuestos decrecientes	✅	❌	✅	❌	✅
Gestión de inventario	Mapear Inventario	Asignar categorías a artículos de inventario	✅	✅	✅	❌	❌
Gestión de Excepciones	Excepciones	Ver y limpiar las excepciones	✅	✅	✅	❌	❌
Aprobación de Gestión	Aprobación	Ver y aprobar facturas	✅	✅	✅	❌	✅
Aprobación de Gestión	Regla de Aprobación	Definir reglas de aprobación y habilitarlas/deshabilitarlas	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de Centro de Costos	Centro de Costos	Crear centros de costos/grupos	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de Biblioteca de Artículos	Verificación del Producto	Revisar los artículos de la factura y aprobar	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de Biblioteca de Artículos	Gestionar Catálogo	Capacidad para gestionar el catálogo de artículos de factura de su propia compra	✅	✅	✅	❌	❌
Gestión de Búsqueda	Búsqueda de Factura	Búsqueda integral de propiedades de la factura	✅	✅	✅	❌	❌
Conciliación	Conciliación	Conciliar facturas subidas	✅	✅	✅	❌	✅
Centro de Proveedores	Gestión de Proveedores	Ver/Editar detalles del proveedor	✅	✅	✅	❌	❌
Centro de Proveedores	Plazos de pago	Asignar plazos de pago a un proveedor	✅	❌	✅	❌	❌
Gestión de Proveedores	Plazos de pago	Agregar/Editar plazos de pago	✅	❌	❌	❌	❌
Gestión de Recibos	Métodos de pago	Definir métodos de pago para asignar a los recibos	✅	❌	❌	❌	❌
Monitor de Extracción	Gestión de Exportaciones	Monitor de Extracción para ver archivos de exportación	✅	❌	✅	❌	❌
Rastreador de precios	Análisis	Acceder al Rastreador de Precios de Compra	✅	✅	✅	❌	✅
7 DÍAS Cambio	Análisis	Acceder a la métrica de Cambio de 7 días	✅	✅	✅	❌	✅
COGS	Análisis	Acceder a la métrica de COGS de 7 días	✅	✅	✅	❌	✅
Análisis	Conciliación	Ver informe de conciliación de facturas	✅	✅	✅	✅	✅
Análisis	Gastos por GL	Ver/Filtrar gastos distribuidos entre GLs	✅	✅	✅	❌	✅
Análisis	Categoría Semanal	Ver gastos semanales por categoría	✅	✅	✅	❌	✅
Análisis	Costo de Alimentos Semanal	Ver Costo de Alimentos por COGS semanal	✅	✅	✅	❌	✅
Análisis	Volumen	Ver el volumen de facturas por ubicaciones	✅	✅	✅	❌	✅
Análisis	Gastos por categoría	Ver/Filtrar gastos distribuidos por categorías y ubicaciones	✅	✅	✅	❌	✅
Análisis	Gastos por proveedor	Ver/Filtrar gastos distribuidos por proveedores y ubicaciones	✅	✅	✅	❌	✅
Análisis	Comparación de unidades	Ver comparación del costo de alimentos por unidad entre dos ubicaciones	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Historial de compras	Crear grupos de compras	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Historial de compras	Ver informe por costo unitario	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Historial de compras	Ver informe por fluctuación de precios	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Ratio de costo de alimentos	Ver/descargar informe sobre el ratio de costo de alimentos	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Resumen de facturas por GL	Ver/Descargar resumen de facturas por GL	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Resumen de gastos por GL	Ver/Descargar informe de gastos distribuidos entre GLs y ubicaciones	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Informe de distribución de GL	Ver/Descargar informe de distribución de GL para facturas	✅	❌	✅	❌	✅
Informes	Informe resumen de GL	Resumen de GL por ubicaciones	✅	❌	✅	❌	✅
Informes	Informe de variación de precio contratado	Informe de variación de precios basado en el precio contratado para los artículos de la factura	✅	❌	✅	❌	✅
Informes	Informe de compra de los 100 principales productos	Lista de los 100 principales artículos de factura comprados	✅	❌	✅	❌	✅
Informes	Informes de operación	Todos los informes de operación	✅	✅	✅	❌	✅
Informes	Informes administrativos	Informe de uso	✅	✅	✅	❌	✅
Pedido	Pedido saliente	Lista de pedidos recientes	✅	❌	✅	❌	✅
Pedido	Pedido	Historial de pedidos	✅	❌	✅	❌	✅
Pedido	Pedido	Crear pedido	✅	❌	✅	❌	✅
Pedido	Pedido	Agregar al carrito	✅	❌	✅	❌	✅
Pedido	Pedido	Pagar	✅	❌	✅	❌	✅
Guía de pedidos	Hoja de oferta	Subir hoja de oferta	✅	❌	✅	❌	✅
Guía de pedidos	Crear	Crear guía de pedidos	✅	❌	✅	❌	✅
Guía de pedidos	Editar	Editar guía de pedidos	✅	❌	✅	❌	✅
Guía de pedidos	Guía de pedidos	Planificar	✅	❌	✅	❌	✅
Guía de pedidos	Guía de pedidos	Descargar	✅	❌	✅	❌	✅
Historial de pedidos	Historial de pedidos	Exportar	✅	❌	✅	❌	✅
Extractos	Subir	Subir estados de cuenta	✅	✅	✅	❌	✅
Receta	Menú de recetas	Acceso al módulo de recetas	✅	❌	✅	❌	❌
Receta	Menús	Muestra menú	✅	❌	✅	❌	❌
Receta	Receta	Muestra recetas	✅	❌	✅	❌	❌
Receta	Receta de preparación	Muestra receta de preparación	✅	❌	✅	❌	❌
Receta	Análisis de variaciones	Análisis de variaciones	✅	❌	✅	❌	❌
Receta	Informe de combinación de productos	Informe de combinación de productos	✅	❌	✅	❌	❌
Receta	Informe de mapeo de productos	Informe de mapeo de productos	✅	❌	✅	❌	❌
Receta	Configuraciones	Configuraciones	✅	❌	✅	❌	❌
Inventario	Conteos de inventario	Contando el inventario	✅	✅	✅	❌	✅
Inventario	Contar listas	Creando listas de recuento	✅	✅	✅	❌	✅
Inventario	Configuración de área	Crea las áreas donde se rastreará su inventario	✅	❌	✅	❌	✅
Inventario	Gestionar residuos	rastrea los residuos producidos por inventario no procesado	✅	❌	✅	❌	✅
Inventario	Análisis	Análisis real vs teórico/inventario en disminución	✅	❌	✅	❌	✅
Inventario	Informes	Informes de inventario por GL/resumen de inventario/variación	✅	❌	✅	❌	✅
Monitoreo de sincronización	Monitoreo de sincronización	Muestra el calendario mensual con información sobre las ventas ingresadas	✅	✅	✅	❌	✅
Resumen de operaciones	Resumen de operaciones	Proporciona una instantánea en tiempo real de la salud financiera al calcular las ganancias brutas y netas	✅	✅	✅	❌	❌

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