Aperçu des rapports de comptabilité

Dans cet article :

• À propos des rapports comptables
• Valeur et cas d’utilisation
• Modules, autorisations et accès requis
• Accédez aux rapports comptables
• Les quatre rapports comptables
• Comment les codes GLG façonnent vos totaux
• Limites connues
• Articles connexes

À propos des rapports comptables

Les rapports de comptabilité offrent un niveau de rapports personnalisés dans Toast Web. Vous créez des codes du grand livre général (GLG), les associez à des points de données de vente dans Toast et rédigez un seul rapport à partir de vos sélections.

Ces rapports vous aident à examiner les informations financières clés pour une plage de dates et à préparer les écritures pour un logiciel de comptabilité externe, tel que QuickBooks. Les restaurants les utilisent souvent pour enregistrer les ventes quotidiennes et suivre les écritures de journal quotidiennes en un seul endroit.

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Valeur et cas d’utilisation

Les rapports de comptabilité répondent à des questions qui nécessitent autrement plusieurs rapports distincts. Les utilisations courantes comprennent :

• Examen des chiffres financiers clés pour un examen de fin d’année ou toute plage de dates personnalisée.
• Regroupez les dépôts en espèces et par carte de crédit dans un seul rapport.
• Suivi des écritures quotidiennes de journal pour l’entrée dans un logiciel de comptabilité externe, comme QuickBooks.
• Ventilation des ventes, des taxes et des rabais par catégorie de vente, option de service ou centre de recettes.

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Modules, autorisations et accès requis

Les rapports comptables font partie des rapports dans Toast Web. Pour les consulter, vous avez besoin d’un compte Toast Web avec accès à la zone de rapports.

Les codes GLG sont facultatifs pour certains rapports et obligatoires pour d’autres. Les rapports Comptabilité par jour et Comptabilité par emplacement s’appuient sur les codes du GLG, de sorte que vous ne voyez des données significatives qu’après avoir créé et associé vos codes du GLG.

Remarque : Les codes GLG et leur mappage sont définis par emplacement. Un emplacement nouvellement actif n’affiche pas les données du GLG tant que ses comptes du GLG ne sont pas créés et associés à cet emplacement.

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Accédez aux rapports comptables

Dans Toast Web, allez à Rapports. À l’aide du menu de navigation des rapports sur le côté gauche de l’écran, sélectionnez Comptes pour ouvrir le menu déroulant, puis choisissez le rapport que vous souhaitez consulter.

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Les quatre rapports comptables

Le menu déroulant Comptes contient quatre rapports. Chacun répond à un besoin de rapports différent.

Aperçu de la comptabilité

Le rapport Aperçu de la comptabilité vous permet de consulter et Imprimer un aperçu de vos informations financières clés. Il est utile pour des questions telles que les articles perçus sans taxe qui n'étaient pas exonérés de taxe, le pourcentage de Livraison par des tiers, la part sur place par rapport À emporter, la taxe payée par taux de taxe ou catégorie de ventes, et une ventilation de chaque rabais.

Après avoir sélectionné Aperçu de la comptabilité dans le menu de gauche, choisissez une plage de dates. Si vous avez plusieurs emplacements, sélectionnez ceux à inclure. Après avoir sélectionné Soumettre, le rapport s’ouvre.

Le rapport comprend les onglets suivants :

• Résumé des ventes : Vos chiffres clés de ventes, regroupés par numéros clés de ventes, catégories de ventes et ventes différées.
• Centres de recettes : Nombre de ventes par centre de recettes.
• Options de service : Ventes par option de service, comme sur place, à emporter, repas des employés et Livraison.
• Restauration : Tous les rabais utilisés.
• Taxes : Un aperçu de vos impôts.
• Sommaire des paiements : Un résumé des transactions de paiement.
• Frais de service : Un sommaire des frais de service appliqués.

L’onglet Sommaire des ventes vous fournit des informations rapides et généralisées. Consultez les autres onglets en haut pour trouver d’autres façons de consulter vos données financières.

Comptabilité quotidienne

Le rapport Comptabilité par jour fournit une ventilation des revenus par code GLG pour chaque jour de la période de rapport. Vous pouvez l’exporter directement vers Excel ou un autre tableur en utilisant l’icône en haut à droite.

Comptabilité par emplacement

Le rapport Comptabilité par emplacement fournit une ventilation des revenus par code GLG pour chaque emplacement de la plage de rapports. Vous pouvez l’utiliser pour combiner des informations que vous auriez autrement extraites de plusieurs rapports distincts. Par exemple, vous pouvez le configurer pour afficher à la fois votre dépôt en espèces et votre dépôt par carte de crédit en un seul endroit.

Ce rapport est généralement utilisé par les comptables et les teneurs de livres pour suivre les écritures quotidiennes du journal en un seul endroit, ce qui est utile lorsqu’ils effectuent des écritures dans un logiciel de comptabilité externe, comme QuickBooks.

Comptes du Grand livre général

La sélection des comptes du grand livre vous amène à la page Configuration du rapport de comptabilité dans Toast Web, où vous créez et associez vos codes du grand livre. Pour les étapes de configuration complètes, consultez Créer et associer des codes du grand livre général pour le TPV Toast.

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Comment les codes GLG façonnent vos totaux

Les codes GLG catégorisent les types d’opérations financières effectuées par votre entreprise. Sur la page Configuration du rapport de comptabilité, vous associez les entités Toast, les types de paiement, les rabais et les frais de service à vos codes du grand livre, ce qui contrôle les données qui apparaissent dans vos rapports comptables et la façon dont elles se regroupent.

Deux points reviennent souvent lors de l’examen de ces rapports :

• Le total en espèces. L’entité en espèces correspond à votre dépôt en espèces prévu dans le rapport de gestion de trésorerie : Paiements en espèces + espèces collectées + espèces encaissées + (en espèces) + (versées) + (pourboires distribués). Les espèces en caisse ne sont pas associées, donc les espèces déclarées ici proviennent des révisions de quart et des espèces déclarées plutôt que directement des ventes en espèces.
• Le total excédentaire/insuffisant. Tout champ qui n’est pas associé à un code GLG est roulé dans la section Excédent/Court de vos rapports comptables. Un chiffre supérieur/inférieur important signifie souvent qu’une entité, comme des remboursements, des pourboires ou une activité de trésorerie, n’a pas été associée.

Remarque : Les codes GLG peuvent être associés par catégorie de vente, option de service ou centre de recettes. Pour voir les rabais, les taxes et les ventes par catégorie de ventes dans le rapport Aperçu de la comptabilité, mappez vos codes GLG par catégorie de ventes.

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Limites connues

• Toast ne peut pas fournir une ventilation exacte des ventes en espèces par rapport aux ventes par carte par catégorie de vente, car une seule commande peut inclure plusieurs modes de paiement.
• La comptabilité par jour et la comptabilité par emplacement n’affichent des données significatives qu’une fois les codes du grand livre créés et associés. Un emplacement nouvellement actif n’affiche les données du GLG qu’une fois ses comptes configurés et associés.
• Vous n’avez pas besoin de xtraCHEF pour associer des codes GLG. Vous pouvez créer et associer des codes GLG dans Toast Web et télécharger vous-même des rapports à téléverser dans votre logiciel de comptabilité. xtraCHEF offre un flux de travail GLG distinct si vous le souhaitez.
• Si vous trouvez un chiffre incorrect dans un rapport comptable, utilisez le Sommaire des ventes, le rapport Détails de la commande et les rapports Paiements pour repérer l’écart. Si vous croyez que l’écart est dû aux frais de carte de crédit, contactez le service à la clientèle de Toast.

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Articles connexes

• Créer et associer des codes du grand livre général pour le TPV Toast
• Afficher les remboursements dans les rapports Toast
• xtraCHEF : Codes du grand livre général (GLG)
• Associez les catégories de paie de Toast aux codes GLG de votre système comptable

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