Aperçu des frais de service

Dans cet article :

• Aperçu des frais de service
• Comparer les frais de service pris en charge par l’employeur et le pourboire obligatoire
• Configuration des frais de service
• Ressources complémentaires 

Aperçu des frais de service

Les frais de service sont des frais supplémentaires que les restaurants peuvent ajouter à l’addition d’un client pour différentes raisons, comme des frais de Livraison ou des frais d’inflation. Les frais de service sont ajoutés à la facture d’un client, quel que soit le mode de paiement choisi par le client, qu’il s’agisse d’espèces, de crédit, de débit, de carte-cadeau, etc. 

Exemples :

• Frais de Livraison basés sur la distance
• Pourboire automatique du grand groupe
• Frais d’événement de banquet
• Frais À emporter pour couvrir les frais généraux physiques tels que les abonnements, les serviettes, les ustensiles, etc.
• Frais À emporter pour couvrir les frais de commande en ligne
• Frais de service de chambre d’hôtel

Pour appliquer des frais de service de manière conforme à toutes les formes de paiement, assurez-vous que les frais de service eux-mêmes ne sont pas liés à l’utilisation d’une carte de crédit ou de débit (ou d’un autre mode de paiement) et que les frais de service sont appliqués de manière égale à toutes les transactions des clients, quel que soit le mode de paiement (par exemple, cartes, espèces, cartes-cadeaux).  

Remarque : Les surtaxes sont des frais supplémentaires ajoutés à l’addition d’un client chaque fois qu’il paie pour une transaction par carte de crédit. Les restaurants ne doivent pas utiliser la fonction « frais de service » pour appliquer les surtaxes des cartes de crédit. Les restaurants qui tentent de le faire s’exposent à un risque de non-respect. Veuillez ne pas utiliser la fonctionnalité de frais de service pour les surtaxes. Tout frais ajouté via la fonctionnalité de frais de service de Toast qui s’applique uniquement aux paiements par carte (ou supprimé uniquement pour les paiements non liés à la carte) constitue une surtaxe des cartes de crédit non conforme.

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Comparer les frais de service pris en charge par l’employeur et le pourboire obligatoire

Avant de continuer, discutons de la différence entre un frais de service payé par l’employeur et un pourboire obligatoire. Dans Toast, les frais de service peuvent être distribués à un employé ou conservés par le restaurant. Cette distinction est rendue possible par l’option Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?) dans la configuration d’un frais de service. Accédez à Payments > Configuration des chèques et reçus > Frais de service pour consulter et modifier vos frais de service, y compris cette option.

• Si vous sélectionnez Oui pour cette question, les frais de service sont distribués à l’employé et deviennent obligatoires.
• Si vous sélectionnez Non pour cette question, les frais de service restent à la charge du restaurant et sont appelés frais conservés par l’employeur.
• Ce paramètre influe sur la façon dont ces frais apparaîtront dans vos codes et comptes du grand livre général (GLG), le cas échéant.
• Pour plus d’informations, consultez Commencer avec les frais de service et le pourboire obligatoire.

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Configuration des frais de service

Toast recommande de suivre la liste de vérification et les meilleures pratiques ci-dessous pour créer des frais de service.  

• Si vous n’êtes pas sûr des lois, réglementations locales ou règles applicables du réseau de cartes qui vous concernent, veuillez consulter un professionnel. Lorsque vous ajoutez des frais de service à l’aide de la fonctionnalité Toast, lors du paiement, vous et vos clients verrez les frais de service comme un élément de la transaction. Certaines juridictions peuvent imposer des exigences supplémentaires, par exemple exiger que tous les frais supplémentaires soient inclus dans les prix affichés sur les menus. Si les lois, réglementations ou règles applicables de votre réseau de cartes au niveau local comportent des exigences supplémentaires qui vous empêchent d’utiliser la fonctionnalité existante de facturation des frais de service de Toast, n’oubliez pas de garder à l’esprit tous vos coûts d’exploitation lorsque vous mettez en œuvre une tarification afin de favoriser des marges durables.
• Nommer les frais de service : Lors de la création des frais de service, Toast recommande d’utiliser des conventions de dénomination spécifiques afin de garantir la clarté et la transparence pour les clients et d’éviter d’éventuelles violations des marques de cartes. Le langage utilisé pour nommer les frais doit être clair, concis et facile à comprendre. Lors de la création des frais de service pour les coûts d’exploitation globaux ou des services spécifiques, 
  • Envisagez d’utiliser : 
    • « Frais d’inflation », « Frais d’établissement », « Frais d’administration », « Frais de restaurant », « Frais de technologie », « Frais de service »
  • Ne pas utiliser :
    • « Surtaxe » – puisqu’il ne s’agit pas d’une surtaxe des cartes de crédit, le mot « surtaxe » ne doit pas être utilisé dans le nom ou la description.
    • Noms spécifiques au mode de paiement - toute expression liée à un mode de paiement ou au traitement d’une transaction ne doit pas être utilisée, comme : « frais de transaction », « frais de carte de crédit », « frais hors caisse », « frais de traitement », etc.
    • « Frais de commodité » - a des règles spécifiques pour les marques de cartes et peut entraîner des violations de celles-ci si elle est utilisée de manière incorrecte.
      • Les frais de commodité sont des frais de service fixes qui s’ajoutent aux additions lorsque le client effectue un achat dans un environnement où la carte n’est pas présente, comme un canal de commande en ligne, en dehors des canaux de paiement habituels du marchand. Les frais de commodité, comme les surtaxes des cartes de crédit, doivent respecter des règles spécifiques établies par les réseaux de cartes et les lois des États ou provinces :
        • Ne peut s’appliquer qu’aux paiements effectués dans des canaux sans carte
        • Doit être appliqué de manière égale à tous les modes de paiement
        • Doit être un frais fixe fixe ($) par achat, jamais un pourcentage (%)
        • Doit être communiqué de manière adéquate aux clients avant qu’ils ne choisissent d’effectuer un achat
        • Ne peut être combiné avec une surtaxe des cartes de crédit
    • « Frais de service » - a des règles spécifiques pour les marques de cartes et ne peut être utilisé par les restaurants.
      • Évitez de caractériser les frais d’une manière différente de leur véritable objet. Par exemple, une rémunération ne doit pas être considérée comme un pourboire obligatoire, sauf si elle est traitée comme telle au profit du personnel conformément aux lois applicables. 
• Appliquer de manière égale TOUS les modes de paiement : Pour éviter que vos frais de service ne deviennent automatiquement une surtaxe, ils doivent être appliqués de manière égale, quel que soit le mode de paiement utilisé par le client, y compris les paiements en espèces et par carte-cadeau.

En cas d’exonération des frais de service pour les clients payant en espèces, la surtaxe est considérée comme non conforme. Le rabais pour paiement comptant ne doit pas être utilisé conjointement avec des frais de service. 
 

• Formez votre personnel : Formez et informez votre personnel des frais de service et assurez-vous que toute réponse qu’il fournit à un client concernant les nouveaux frais n’est pas liée à l’utilisation d’un mode de paiement. Assurez-vous que le personnel ne supprime pas ou ne réduit pas les frais de service pour des modes de paiement spécifiques. 
• Communiquer clairement les frais : Divulguer les frais aux clients avant qu’ils ne choisissent d’effectuer un achat. Il est important que les frais soient transparents et ne soient pas cachés aux clients. Utilisez un langage précis et facile à comprendre. Affichez des indications sur les frais de service lorsque cela est nécessaire pour informer les clients, par exemple au point d’entrée de votre établissement, près du TPV, sur les menus, dans la salle à manger et sur la page Web de votre restaurant. Assurez-vous que les divulgations n’impliquent pas que les frais sont liés à l’utilisation d’une carte de paiement ou d’un autre mode de paiement. 

Remarque : Les exigences relatives à certains frais, aux rabais pour paiement comptant et à la surtaxe des cartes de crédit sont établies par les marques de cartes (par exemple Visa, Mastercard, et ainsi de suite), et non par Toast. Le respect de ces exigences garantira la conformité de votre restaurant et vous aidera à éviter les amendes et infractions potentielles de la part des marques de cartes. 

Pour des étapes détaillées sur la création, la modification ou le renommage d’un frais de service, consultez Personnaliser les frais de service et Pourboire obligatoire.

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Ressources supplémentaires

• Commencer avec les frais de service et le pourboire obligatoire
• Surtaxe et autres moyens de compenser les coûts
• Aperçu de la surtaxe
• Aperçu des rabais pour paiement comptant

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