Gérer et examiner les rétrofacturations des clients dans Toast Web

Dans cet article :

Aperçu des étapes
Processus
FAQ
Annexe

Gérer les rétrofacturations des clients Aperçu Étapes

Produits auxquels cela s’applique : Toast Web (Contesteur de rétrofacturation) | Accès requis : Autorisation 3.0 Accès au gestionnaire

Examinez les rétrofacturations dans Toast Web pour comprendre l’état, les échéances et les détails.
Accepter une rétrofacturation.
Contester une rétrofacturation avec preuves à l’appui.

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Gérer le processus de rétrofacturation des clients

Examinez les rétrofacturations dans Toast Web pour comprendre le statut, les échéances et les détails
1. Dans Toast Web, allez à Rapports > Paiements > Rétrofacturations.
2. Examinez la table de rétrofacturation.
  1. Identifier les rétrofacturations marquées comme Nouvelles ou nécessitant une action d’une autre nature.
  2. Vérifiez le montant, la raison, la date du chèque et la date limite.
  3. Confirmez que la date limite n’est pas dépassée.
3. Examinez la colonne Probabilité de gagner .
  1. Une probabilité de gain élevée indique une plus grande chance de succès si la rétrofacturation est contestée.
  2. Une faible probabilité de gain indique une moindre chance de succès si la rétrofacturation est contestée.
  3. Confirmez que la probabilité de gain n’est qu’une estimation et ne garantit pas le résultat.
4. Examinez les détails de la transaction.
  1. Sélectionnez la rétrofacturation pour ouvrir ses détails.
  2. Sélectionnez Afficher le reçu dans un nouvel onglet pour examiner l’addition contestée.
  3. Sélectionnez Trouver des additions si vous devez rechercher des additions associées.
  4. Examinez les informations relatives aux transactions, notamment le statut, le montant, la raison, le montant de l’addition, la date et l’heure de l’addition, les informations relatives à la carte, la source, le mode d’entrée et la date limite.
5. Voulez-vous accepter ou contester cette rétrofacturation?
  1. Si oui, passez à l’étape 2.
  2. Si la réponse est non, passez à l’étape 3.
Accepter la rétrofacturation
1. Sélectionnez Accepter la rétrofacturation.
2. Confirmer l’acceptation.
  1. Sélectionnez Oui dans la fenêtre contextuelle de confirmation.
  2. Confirmez que l’acceptation de la rétrofacturation signifie que le renversement de fonds ne sera pas annulé.
3. Vérifiez le résultat.
  1. Le statut de rétrofacturation passe à Accepté.
  2. Aucune autre action ne peut être entreprise concernant la rétrofacturation.
Contester la rétrofacturation
1. Vérifiez si la rétrofacturation doit être contestée.
  1. Examinez les indicateurs de fraude possibles tels que :
    1. litiges rapides après retrait ou Livraison
    2. achats répétés du même montant, notamment pour les cartes-cadeaux
    3. si les cartes-cadeaux ont été achetées et utilisées immédiatement
2. Sélectionnez l’option pour contester ou contester la rétrofacturation.
3. Remplissez la soumission de contestation.
  1. Entrez une explication.
  2. Téléverser les documents justificatifs.
4. Confirmez la soumission avant de la finaliser.
  1. Confirmez que toutes les informations soumises sont exactes et complètes.
  2. Confirmez que les différends ne peuvent pas être modifiés ou modifiés après leur soumission.
5. Vérifiez le statut après la soumission.
  1. Le statut de la rétrofacturation passe à Contesté.
  2. La banque ou le réseau de paiement du client examine le litige, ce qui peut prendre jusqu’à 180 jours.
6. Confirmer le résultat après la prise de décision.
  1. Si le litige est gagné, les fonds sont remboursés avant la fin du mois.
  2. En cas de perte du litige, aucune autre mesure ne pourra être prise.

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Gérer la FAQ sur les rétrofacturations des clients

Quand le montant de la rétrofacturation est-il prélevé sur le compte du restaurant?

Le montant figurant dans la notification de rétrofacturation est débité du compte bancaire du restaurant dans les deux à quatre jours civils suivant la réception de la notification par Toast, puis automatiquement prélevé du dépôt de cette journée. Le restaurant doit contester la rétrofacturation pour avoir une chance de récupérer ces fonds.

Pourquoi Toast facture-t-il des frais de traitement pour les rétrofacturations?

Toast vise à maintenir la transparence des frais de rétrofacturation au lieu de les regrouper en d’autres frais. D’autres processeurs peuvent inclure des coûts similaires en frais de carte de crédit, frais de licence ou autres postes.

Que couvrent les frais de traitement de la rétrofacturation?

Les frais permettent de couvrir la transmission des données de rétrofacturation, les coûts associés à la rétrofacturation elle-même et l’exposition à la rétrofacturation liée aux services de traitement des cartes de crédit.

Que faire si j’ai dépassé la date limite pour contester une rétrofacturation?

Si la date limite est dépassée, la rétrofacturation est automatiquement traitée comme Acceptée. Les fonds ne seront pas retournés au compte et aucune autre action ne pourra être entreprise pour contester la rétrofacturation.

Que signifie recevoir un message disant « Erreur de point d’interaction »?

Une seule transaction a été traitée plusieurs fois, ou la carte du client a été débitée alors qu’un autre mode de paiement avait déjà été utilisé. Cela peut se produire pour plusieurs raisons :

- plusieurs lots sont soumis simultanément
- plusieurs reçus existent pour la même transaction
- lorsque la transaction est dupliquée dans le système du restaurant
- lorsque le titulaire de la carte paie pour le même service en utilisant un autre mode de paiement

Pour éviter cette erreur :

- Traiter un remboursement rapidement pour toute transaction en double.
- Vérifiez l’exactitude des reçus de transaction avant de les déposer.
- Si un client change de mode de paiement après avoir commencé un paiement par carte, annulez la transaction initiale.

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Gérer les rétrofacturations des clients Annexe

Ce matériau est référencé tout au long du processus ci-dessus pour des raisons d’efficacité.

Étape 1b : Définitions du statut de rétrofacturation

Nouveau : Il s’agit d’une nouvelle rétrofacturation qui nécessite une action.
Contesté : Cette rétrofacturation a été contestée et est en attente d’une décision de la banque ou du réseau de paiement.
Accepté : La rétrofacturation a été acceptée comme légitime et ne peut plus être contestée.
Gagné : La contestation a réussi et le restaurant sera remboursé d’ici la fin du mois.
Perdu : La banque émettrice a donné raison au titulaire de la carte et la rétrofacturation ne peut plus être contestée.
Expiré : La date limite est dépassée et aucune action ne peut être entreprise.
Demandé : Il s’agit d’une demande de recouvrement et la banque demande plus de détails pour aider à prévenir une rétrofacturation.
Réponse : La demande de recouvrement a été traitée et est en attente d’une décision de la banque ou du réseau de paiement.

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Étape 1c : Définition de probabilité de gain

La probabilité de gain est une estimation alimentée par l’IA qui prédit la probabilité de gagner une rétrofacturation si elle est contestée.
Une probabilité de gain élevée suggère une probabilité de succès plus élevée.
Une probabilité de gain faible suggère une probabilité de succès plus faible.
Le résultat final est déterminé par la banque ou le réseau de paiement du client.
La qualité des preuves soumises influe également sur le résultat.

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