Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour le mappage des employés

Dernière mise à jour : 15 avr. 2026, 16 h 55

Si les heures d’un employé ne s’accumulent pas dans Gestion de paie Toast, il se peut que son profil Toast Web soit mal configuré et ne soit pas synchronisé avec le profil Gestion de paie Toast.

Dans cet article :

 

Mapper les employés

Pour accéder au module de mappage, vous devez être un utilisateur RH+. Connectez-vous à Gestion de paie Toast et allez à Paramètres > Toast > Employés. Utiliser Gestion de paie Toast : Gérez le mappage des employés pour obtenir des instructions et un guide vidéo sur l’utilisation de ce module.


Le mappage des employés peut être considéré au niveau individuel de deux façons :

 

  • En accédant à l’équipe, vous verrez immédiatement les profils des employés de Toast Web qui ne sont pas associés, car ils seront marqués d’une étiquette Employé impayé.
  • Sur la page de profil Gestion de paie Toast d’un employé, il y a un onglet intitulé Affichage du TPV. Si l’onglet comporte une icône d’alerte rouge, le profil et/ou le poste de l’employé ne sont pas associés. En savoir plus sur l’utilisation du mappage individuel des employés dans Gestion de paie Toast : Gérer le mappage des employés.
     
Onglet Mappage du TPV avec une icône rouge ! à côté
 

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FAQ

Qu’est-ce que le mappage des employés?

Le mappage des employés est un module qui synchronise les profils d’un employé entre le site Web de Toast et le système de Gestion de paie Toast et qui garantit également que les données et certaines mises à jour d’un système sont automatiquement mises à jour dans l’autre. Les utilisateurs de RH+ peuvent utiliser le module de mappage pour connecter des profils qui ne sont pas mappés ou vérifier que les profils d’un employé sont correctement mappés. Ceci est particulièrement important pour la synchronisation des tâches, des heures et des pourboires.
 

Comment fonctionne le mappage des employés?

Pour que les informations des employés passent de Gestion de paie Toast à Toast Web (et les données de main-d’œuvre de Gestion de paie Toast Web à Gestion de paie Toast Web), les dossiers des employés dans les deux produits doivent être liés ensemble. C'est ce qu'on appelle "mappé".  L’outil de mappage des employés recherche des identifiants uniques (p. ex. : prénom, nom, numéro EE, adresse courriel) entre Gestion de paie et Toast Web pour tenter de lier les bons dossiers, mais il n’est pas toujours en mesure de prédire la correspondance correcte.
 

Quand dois-je utiliser le mappage des employés?

Le mappage des employés doit être utilisé :
    1. Lorsque vous constatez qu’un employé dans Gestion de paie Toast est incapable de pointer son arrivée sur un appareil TPV.
    2. Lorsqu’un employé pointe sur un appareil TPV, mais qu’aucune heure n’apparaît dans sa feuille de temps dans Gestion de paie (les codes et feuilles de temps des employés ne se synchronisent pas avec Gestion de paie Toast).

 

En dehors de ces 2 cas, suivez les directives pour effectuer toutes les actions liées aux employés (nouvelle embauche, mise à jour du taux de rémunération, ajout de nouveaux emplacements ou emplois) dans la Gestion de paie et toutes les actions liées à la main-d’œuvre (pointage d’arrivée et de départ, ajustement des heures, enregistrement des pourboires) dans Toast Web.
 

Quelles sont les étapes les plus importantes pour éviter les erreurs de synchronisation des entrées d’heures?

    1. Tous les employés doivent être ajoutés à Gestion de paie Toast plutôt qu’à Toast Web. Une fois qu’il sera ajouté dans Gestion de paie Toast, un profil Toast Web sera automatiquement et immédiatement créé.
    2. Seules les informations relatives au temps et aux pourboires des employés sont ajustées dans Toast Web.

 

  Gestion de paie Toast : Synchroniser les informations Avec Toast Web propose un guide complet d’intégration de Toast Web et Gestion de paie Toast.
 

Comment savoir quel profil de point de vente sélectionner? 

Parfois, un profil Toast Web est créé avant un profil Gestion de paie Toast, mais une fois qu’un profil Gestion de paie Toast est créé, il y a maintenant deux profils dans Toast Web. Vous pouvez noter la date du dernier pointage d’arrivée afin de sélectionner le profil correct. Lorsqu’un employé a déjà pointé, il est préférable de faire correspondre son profil Gestion de paie Toast au profil Web de Toast avec les entrées d’heures/pourboires, puisqu’il utilise déjà ce code d’accès au TPV. L’autre profil Toast Web (en double) peut être archivé une fois le bon profil mappé.

 

Page de mappage des employés mettant en évidence le dernier pointage dans la période


Qu’est-ce qui fait qu’un employé est actif dans Toast Web, mais pas dans Gestion de paie Toast?

La cause la plus fréquente en est lorsqu’un employé est ajouté à Toast Web mais qu’il n’est jamais nouvellement embauché dans Gestion de paie Toast. N’oubliez pas que tous les employés doivent être nouvellement embauchés dans Gestion de paie Toast afin de créer automatiquement leur dossier de correspondance dans Toast Web.

 

Cela inclut l’ajout d’un employé à un deuxième emplacement. L’ajout d’un employé déjà embauché à un deuxième emplacement doit se faire dans Gestion de paie Toast afin qu’une fiche employé puisse être créée dans Toast Web sous l’emplacement secondaire. Pour ce faire, rendez-vous sur la page Poste de l’employé. Pour en savoir plus, lisez Paie Toast : Affectez des employés à plusieurs postes ou emplacements.

 

Lorsque mon employé pointe sur le TPV, pourquoi indique-t-il « Code d’accès invalide »?

Gardez à l’esprit qu’un numéro d’employé et un code d’accès au TPV sont deux chiffres différents. Les numéros d’employé sont attribués aux profils des employés à des fins de suivi et de tenue de registres. Ils peuvent aider à identifier le profil Web de Toast vers lequel un profil Gestion de paie Toast doit être associé.

 

En revanche, les codes d’accès au TPV sont strictement utilisés pour pointer ou se connecter au TPV. Ils ne sont visibles que dans Toast Web (et non dans Gestion de paie Toast) et ne correspondent pas toujours au numéro de l’employé. Si un employé voit une erreur « Code d’accès invalide », cela peut indiquer, entre autres, que ses profils Toast Web et Gestion de paie Toast ne sont pas associés. Pour en savoir plus sur ces deux chiffres, consultez Gestion de paie Toast : FAQ sur le numéro d’employé et le code d’accès au TPV.

 

Si mes employés ont été mal saisis, comment puis-je corriger cela pour que les heures puissent se synchroniser de Toast Web vers Gestion de paie?

Utilisez le module de mappage des employés de Gestion de paie Toast pour faire correspondre les profils des employés de Toast Web à Gestion de paie Toast. Consultez la section Comment associer les employés dans cet article.

 

Je traite la paie et quand j'envoie des pourboires, c'est pour me dire qu'un employé n'est pas associé. Et ensuite?

Vous pourriez obtenir un ou plusieurs codes d’erreurs dans ce scénario. Ceux-ci peuvent dire :

      • Désolé! Nous n’avons pas pu approuver 2 journées.
      • 1 employé n’est pas associé. Associer cet employé.
      • Les journées suivantes n’ont pas pu être envoyées :

 

Si vous ne parvenez pas à envoyer les pourboires à Gestion de paie Toast, allez dans Paramètres > Toast > Employés. Recherchez les employés non mappés sur cette liste et associez leur profil Gestion de paie Toast à leur profil Toast Web. Revenez maintenant au rapport Gestion des pourboires et essayez d’envoyer vos pourboires une fois de plus.

 

Si cela n’a pas résolu votre problème, recherchez les employés actifs qui reçoivent des pourboires et qui sont marqués comme ignorés dans la paie. Ils se trouvent au bas de l’onglet Employés du TPV non mappés sous Paramètres > Toast > Employés. Si cet employé est dans votre rapport Gestion des pourboires, sélectionnez le crayon de modification avec lequel choisir le profil Gestion de paie Toast vers lequel ces informations doivent se synchroniser. Revenez au rapport Gestion des pourboires et essayez d’envoyer vos pourboires une fois de plus.

 

Ensuite, recherchez les profils d’employés en double dans Toast Web et Gestion de paie Toast (un employé ayant deux profils dans l’un des deux systèmes). Si vous en trouvez, contactez le service à la clientèle pour combiner les données des employés. Il est essentiel de s’assurer que les employés n’ont pas de données de temps et de pourboires séparées ou deux profils de paie qui pourraient entraîner la duplication des documents fiscaux. N’oubliez pas d’embaucher des employés dans Gestion de paie Toast et de laisser Toast créer automatiquement un profil Toast Web pour s’assurer que le mappage est automatiquement effectué.


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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.