Toast Payroll : Obtenir de l'aide avec le mappage des employés

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Solution rapide
• Trouver et résoudre le cas d'un employé non mappé
• Résoudre les erreurs « Employé non mappé » lorsque les pourboires ne sont pas envoyés
• Remapper un employé qui est mappé au mauvais profil de point de vente
• Mapper un employé archivé ou réembauché
• Foire aux questions
• Avant de contacter le service à la clientèle
• Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast Payroll, Toast Web, Toast POS

Autorisations requises :

• Rôle d'utilisateur RH+ dans Toast Payroll (requis pour accéder au module de mappage)

Ce que vous accomplirez : Déterminer pourquoi un employé n'est pas mappé, le mapper ou le remapper correctement afin que les entrées de temps, les pourboires et les informations de paie se synchronisent entre Toast Web et Toast Payroll.

Pour ouvrir le module de mappage : dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Toast > Employés.

Pour obtenir la procédure complète étape par étape sur l'utilisation de l'outil de mappage lui-même (Accepter la suggestion, menu déroulant Mapper à l'employé de point de vente, crayon de modification), consultez Toast Payroll : Gérer le mappage des employés. Cet article se concentre sur la résolution des problèmes lorsque le mappage ne fonctionne pas comme prévu.

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Solution rapide

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Trouver et associer un employé non associé

Il y a deux endroits pour voir si un employé est associé dans Toast Payroll :

• Depuis la page Équipe. Dans Toast Payroll, accédez à Équipe. Tout profil Toast Web qui n'est pas connecté à un profil de paie apparaît avec l'étiquette Employé non payé à côté de son nom.
• Depuis la page de profil d'un employé. Ouvrez le profil Toast Payroll de l'employé et sélectionnez l'onglet POS Mapping. Si l'onglet comporte une icône d'alerte rouge à côté, le profil et/ou l'emploi principal de l'employé n'est pas associé.

Pour les associer :

1. Dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Toast > Employés.
2. Utilisez le menu déroulant Emplacement pour sélectionner l'emplacement où l'employé travaille.
3. Trouvez l'employé sous l'onglet Employés de la paie ou l'onglet Employés POS non associés. L'onglet Employés de la paie répertorie les profils de paie nécessitant une correspondance avec Toast Web. L'onglet Employés POS non associés répertorie les profils Toast Web nécessitant une correspondance avec la paie.
4. Si vous voyez un bouton Accepter la suggestion à côté d'un nom, le système a trouvé une correspondance probable basée sur le nom, l'adresse courriel ou le numéro d'employé. Sélectionnez Accepter la suggestion si elle est correcte.
5. Si aucune suggestion n'apparaît, ou si la suggestion est erronée, sélectionnez le crayon de modification et choisissez le profil correct dans le menu déroulant Associer à un employé POS. Tapez une partie du nom pour restreindre les résultats, et utilisez la date de la dernière pointeuse pour confirmer que vous choisissez le profil avec lequel l'employé pointe réellement.
6. Si l'employé ne doit pas être payé par la paie (par exemple, une entité corporative ou un profil générique non humain), sélectionnez Ignorer cet employé à la place.

Résultat attendu : L'icône d'alerte rouge disparaît pour cet employé, et les entrées de temps et les pourboires commencent à se synchroniser. Consultez Toast Payroll : Gérer le mappage des employés pour la procédure complète, y compris la soumission à nouveau des entrées de temps après le mappage.

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Résoudre les erreurs « Employé non mappé » lorsque les pourboires ne sont pas envoyés

C'est la raison la plus courante pour laquelle les clients contactent le service à la clientèle au sujet du mappage. L'erreur dans la gestion des pourboires indique :

• « Désolé ! Nous n'avons pas pu approuver X jours. »
• « L'employé X n'est pas mappé. Mappez cet employé. »
• « Les jours suivants n'ont pas pu être envoyés. »

Lorsque vous sélectionnez le lien pour mapper l'employé, la page indique souvent que tout le monde est déjà mappé. La cause est presque toujours un profil recevant des pourboires qui figure sur le rapport de gestion des pourboires, mais qui n'est pas mappé à un profil de paie Toast — même lorsque ce profil est défini sur Ignoré dans la paie.

Exemples courants de ce type de profil :

• Un employé « Commande en ligne » ou « Commande en ligne par défaut » utilisé pour attribuer les pourboires en ligne
• Un compte « Onglet événement » ou un compte de traiteur générique utilisé pour enregistrer les services de traiteur ou les événements
• Un « barman fantôme » ou un profil générique à l'échelle du quart de travail utilisé pour la mise en commun des pourboires
• Un profil non humain créé pour recevoir une part des pourboires mis en commun

Si un profil comme celui-ci figure dans le rapport de gestion des pourboires et n'est pas mappé, il empêchera l'envoi des pourboires, même s'il est marqué Ignoré dans la paie.

Étape 1 : Confirmer que c'est la cause

Méthode 1 :

1. Restez sur Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des pourboires
2. Examinez la liste des employés dans le fonds commun de pourboires pour la journée qui ne s'envoie pas. Faites défiler chaque page pour trouver l'employé non mappé causant l'erreur.
3. Trouvez le profil de l'employé avec une icône d'alerte rouge.

Méthode 2 :

1. Dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Toast > Employés.
2. Sélectionnez l'onglet Employés du PDV non mappés.
3. Faites défiler jusqu'au bas de la liste. Les employés actifs recevant des pourboires qui sont marqués Ignoré dans la paie sont listés au bas.
4. Vérifiez cette liste par rapport aux noms apparaissant sur votre rapport de gestion des pourboires pour la journée qui ne s'envoie pas.

Si un profil apparaît aux deux endroits, c'est lui qui bloque.

Étape 2 : Mapper le profil

Si le profil figure dans le rapport de gestion des pourboires, il doit être mappé à un profil Toast Payroll pour lever le blocage, même si vous avez l'intention que ce profil reste Ignoré dans la paie.

1. Depuis l'onglet Employés du PDV non mappés, sélectionnez le crayon de modification à côté du profil.
2. Dans le menu déroulant Mapper à l'employé du PDV, sélectionnez le profil Toast Payroll vers lequel ces informations de pourboire doivent être synchronisées. Pour un profil générique non humain, il s'agit généralement d'un profil de paie correspondant créé pour l'acheminement des fonds communs de pourboires.
3. Retournez au rapport de gestion des pourboires et essayez d'envoyer les pourboires de nouveau.

Résultat attendu : L'erreur « employé non mappé » disparaît et la journée est envoyée à la paie.

Étape 3 : Si le menu déroulant est vide

Si le menu déroulant Mapper à l'employé du point de vente ne contient aucun profil à sélectionner, les causes les plus courantes sont :

• Aucun profil Toast Payroll correspondant n'existe pour cet emplacement. Confirmez que le profil Toast Payroll est actif et possède les autorisations d'emplacement pour l'emplacement qui exécute la mise en commun des pourboires.
• Le profil Toast Payroll est archivé ou résilié. Réactivez-le avant d'effectuer le mappage.
• Un profil Toast Web en double crée un conflit. Recherchez un profil Toast Web généré automatiquement qui pourrait avoir été créé lors de l'intégration à la paie et qui remplace le profil actif. Archivez le profil généré automatiquement et remappez-le au profil Toast Web original qui contient les données de saisie des heures et des pourboires.

Si rien de tout cela ne règle le problème, consultez Avant de contacter le service à la clientèle.

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Remapper un employé qui est mappé au mauvais profil de point de vente

Si les heures d'un employé ne sont pas importées dans la paie, ou si ses pourboires sont manquants, le profil de paie pourrait être mappé au mauvais profil Toast Web. Cela se produit généralement lorsqu'un profil Toast Web a été créé avant le profil Toast Payroll, et qu'un deuxième profil Toast Web généré automatiquement a été créé lors de l'embauche dans la paie. Le profil généré automatiquement pourrait avoir été mappé, au lieu du profil que l'employé utilise réellement pour pointer.

1. Dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Toast > Employés.
2. Trouvez l'employé sous l'onglet Employés de la paie.
3. Notez la date de la dernière entrée pour chaque profil Toast Web candidat. Le profil que l'employé utilise réellement aura une date de dernière entrée récente. Le profil généré automatiquement n'aura très probablement aucune date de dernière entrée et pourrait ne pas avoir de code d'accès au point de vente.
4. Sélectionnez le crayon de modification à côté du nom de l'employé.
5. Dans le menu déroulant Mapper à l'employé du point de vente, sélectionnez Démapper cet employé pour le démapper du profil incorrect.
6. Sélectionnez le crayon de modification à côté du nom de l'employé.
7. Dans le menu déroulant Mapper à l'employé du point de vente, sélectionnez le profil Toast Web avec la date de dernière entrée récente.
8. Archivez le profil généré automatiquement dans Toast Web après avoir confirmé qu'il ne contient aucune donnée de saisie de temps ou de pourboire.
9. Après le remappage, soumettez à nouveau les saisies de temps depuis Toast Web pour les intégrer à la paie. Dans Toast Web, accédez à Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des saisies de temps, ouvrez chaque quart de travail dans la plage de dates concernée et sélectionnez Enregistrer les modifications pour chacun.

Résultat attendu : Les heures et les pourboires commencent à se synchroniser du bon profil Toast Web vers Toast Payroll.

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Mapper un employé archivé ou réembauché

Si un profil Toast Web affiche (archivé) à côté du nom de l'employé dans l'outil de mappage, le profil Toast Web de l'employé doit être désarchivé avant que le mappage ne puisse résoudre son problème.

Pour un employé réembauché, suivez le processus de réembauche dans Toast Payroll. Toast désarchivera automatiquement l'ancien profil Toast Web et remappera les deux profils. Aucun mappage manuel n'est requis.

Pour tout autre profil archivé qui doit être rétabli, suivez Rétablir un employé archivé, puis retournez à l'outil de mappage pour vérifier que les profils sont liés.

Si l'employé a été ajouté à un deuxième emplacement et apparaît maintenant comme non mappé à cet emplacement, le deuxième emplacement doit également être ajouté dans Toast Payroll. L'ajout d'un emplacement dans Toast Web seul ne créera pas de profil de paie pour cet emplacement. Consultez Toast Payroll : Synchroniser les informations avec Toast Web pour plus de détails.

Résultat attendu : Les heures et les pourboires commencent à se synchroniser du profil Toast Web désarchivé/réembauché vers Toast Payroll.

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Foire aux questions

Que signifie « employé non mappé » ?

Un employé non mappé est un employé dont le profil Toast Web et le profil Toast Payroll ne sont pas connectés. Lorsque les profils ne sont pas mappés, les entrées de temps du point de vente (POS) ne seront pas transférées dans les feuilles de temps de la paie, les pourboires ne seront pas envoyés à la paie, et les changements de taux de rémunération ou d'emploi effectués dans la paie ne seront pas synchronisés avec Toast Web.

Également demandé comme :

• • « que signifie employé non mappé »
  • « que veut dire employé non mappé »
  • « que signifie quand un employé est non mappé »

Pourquoi le gestionnaire de pourboires dit-il que j'ai un employé non mappé alors que tout le monde apparaît comme mappé ?

Le gestionnaire de pourboires indique que vous avez un employé non mappé alors que tout le monde apparaît comme mappé parce qu'il y a presque toujours un profil recevant des pourboires (souvent la commande en ligne, une note d'événement, un barman fantôme ou un autre profil non humain) qui figure sur le rapport de gestion des pourboires et qui n'est pas mappé — même lorsqu'il est réglé sur Ignoré dans la paie. Pour le trouver, dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Toast > Employés > Employés POS non mappés et faites défiler jusqu'au bas de la liste. Consultez Résoudre les erreurs « Employé non mappé » lorsque les pourboires ne sont pas envoyés.

Également demandé comme :

• • « J'ai un employé non mappé, mais ils sont tous mappés de mon côté »
  • « Ça dit que j'ai un employé non mappé, mais je ne les vois pas comme étant non mappés »
  • « Je ne peux pas envoyer les pourboires à la paie parce que des employés sont non mappés, mais tous mes employés sont mappés »

Que signifie l'icône d'alerte rouge sur l'onglet de mappage POS ?

L'icône d'alerte rouge sur l'onglet Mappage POS du profil Toast Payroll d'un employé signifie que le profil et/ou l'emploi principal de l'employé n'est pas mappé. Sélectionnez l'icône d'alerte rouge pour ouvrir la vue de mappage, puis utilisez le bouton Modifier pour mapper le profil. Si l'emploi principal demeure non mappé après que le profil a été mappé, sélectionnez le lien Contacter le soutien pour demander le mappage de l'emploi à un représentant Toast — seuls les administrateurs Toast peuvent mapper les emplois.

Également demandé comme :

• • « Le mappage POS a un triangle rouge avec un ! dedans »
  • « triangle rouge sur l'onglet de mappage POS »
  • « Avertissement de mappage de PDV »

Qu'est-ce qui fait qu'un employé est actif dans Toast Web mais pas dans Toast Payroll ?

La cause la plus fréquente pour laquelle un employé est actif dans Toast Web mais pas dans Toast Payroll est qu'il a été embauché dans Toast Web, mais jamais dans Toast Payroll. Tous les employés doivent d'abord être embauchés dans Toast Payroll; Toast Payroll crée ensuite automatiquement un profil Toast Web correspondant. Cela inclut l'ajout d'un employé existant à un deuxième emplacement : cette action doit également être effectuée dans Toast Payroll. Consultez Toast Payroll : Attribuez ou modifiez les postes ou les emplacements des employés pour le flux de travail du deuxième emplacement.

Lorsque mon employé pointe sur le PDV, pourquoi le message « Code d'accès invalide » s'affiche-t-il ?

Lorsqu'un employé voit une erreur « Code d'accès invalide » sur le PDV, cela peut indiquer que ses profils Toast Web et Toast Payroll ne sont pas mappés, mais cela peut aussi signifier que le code d'accès au PDV lui-même est incorrect. Gardez à l'esprit qu'un numéro d'employé et un code d'accès au PDV sont deux numéros différents. Les numéros d'employé servent à identifier un profil dans Toast Payroll. Les codes d'accès au PDV servent uniquement à pointer ou à se connecter au PDV, sont visibles uniquement dans Toast Web et ne correspondent pas toujours au numéro d'employé. Consultez Toast Payroll : Consultez la FAQ sur le numéro d'employé et le code d'accès au PDV pour connaître la différence.

Comment savoir quel profil de PDV sélectionner lors du mappage ?

Pour savoir quel profil de PDV sélectionner lors du mappage, utilisez la date de la dernière entrée en fonction dans le menu déroulant Mapper à l'employé du PDV. Lorsqu'un employé a déjà pointé, mappez son profil Toast Payroll au profil Toast Web qui contient des entrées de temps et de pourboires; il utilise déjà ce code d'accès au PDV. L'autre profil Toast Web (en double) peut être archivé une fois que vous avez confirmé qu'il ne contient aucune donnée d'entrée de temps ou de pourboire.

Quelles sont les étapes les plus importantes pour éviter les erreurs de synchronisation des entrées de temps ?

Pour éviter les erreurs de synchronisation des entrées de temps, suivez deux règles : Tous les employés doivent être embauchés dans Toast Payroll, et non dans Toast Web; une fois qu'ils sont ajoutés dans Toast Payroll, un profil Toast Web correspondant est créé automatiquement et immédiatement. Et seules les informations sur le temps de travail et les pourboires des employés sont ajustées dans Toast Web. Toutes les autres actions relatives aux employés (nouvelles embauches, changements de taux de rémunération, ajout de sites ou de postes) se font dans Toast Payroll. Consultez Toast Payroll : Synchroniser les informations avec Toast Web pour le guide d'intégration complet.

Si mes employés ont été saisis incorrectement, comment puis-je corriger le mappage pour que les heures se synchronisent?

Pour corriger le mappage afin que les heures se synchronisent de Toast Web vers la paie, utilisez le module de mappage des employés dans Toast Payroll. Dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Toast > Employés et suivez la section Comment utiliser l'outil de mappage dans Toast Payroll : Gérer le mappage des employés. Après le mappage, soumettez à nouveau les entrées de temps existantes depuis Toast Web sous Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des entrées de temps afin qu'elles soient transférées dans la paie.

Pourquoi un employé « Ignoré dans la paie » continue-t-il de bloquer mes pourboires?

Un employé « Ignoré dans la paie » ne cessera pas de bloquer vos pourboires, car si le profil figure sur le rapport de gestion des pourboires — généralement un profil non humain recevant des pourboires, comme une note d'événement ou une commande en ligne — il doit être associé à un profil Toast Payroll pour envoyer les pourboires, même s'il est marqué Ignoré dans la paie. Le paramètre Ignoré dans la paie empêche le profil de recevoir une rémunération, mais ne l'exclut pas de la vérification des profils non associés sur le rapport de gestion des pourboires. Consultez Résoudre les erreurs « Employé non associé » lorsque les pourboires ne sont pas envoyés.

Également demandé comme :

• • « employé ignoré bloquant les pourboires »
  • « ignorer cet employé mais il apparaît toujours comme non associé »

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Avant de contacter le service à la clientèle

Quelques scénarios de mappage nécessitent réellement l'intervention du service à la clientèle, car ils impliquent des changements au niveau du compte que seul Toast peut effectuer :

• Profils Toast Payroll en double. Si un seul employé possède deux profils dans Toast Payroll, le mappage seul ne peut pas corriger cela. Le service à la clientèle doit réconcilier les profils pour consolider les données sur le travail et les salaires. Le service à la clientèle peut également confirmer si une modification de salaire ou des frais peuvent s'appliquer.
• Mappage de postes. Seuls les administrateurs Toast peuvent mapper des postes. À partir de l'onglet Mappage PDV de l'employé dans Toast Payroll, sélectionnez le lien Contacter le soutien pour envoyer une demande de mappage de poste directement depuis l'écran de mappage. Un représentant de Toast vous avisera une fois que ce sera terminé.
• Outil de mappage bloqué ou indisponible. Si la page de mappage ne se charge pas, si le menu déroulant ne contient aucun profil pour aucun emplacement, ou si votre rôle n'inclut pas l'accès RH+, communiquez avec le service à la clientèle.

Si vous communiquez avec le service à la clientèle, veuillez avoir les éléments suivants à portée de main :

• Votre code d'entreprise Toast Payroll
• Le nom complet de l'employé ou du profil touché (incluant tout nom de profil « Commande en ligne », « Onglet événement » ou nom de profil générique)
• L'emplacement où le problème survient
• Le texte exact du message d'erreur provenant de la gestion des pourboires ou de la feuille de temps
• La période de paie ou les dates précises concernées
• L'emplacement et/ou le poste touché
• Une brève description de ce que vous avez déjà tenté — par exemple, « J'ai confirmé que le profil se trouve sous l'onglet Employés du PDV non mappés et qu'il est réglé sur Ignoré dans la paie, mais le menu déroulant Mapper au poste d'employé du PDV est vide »

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Articles connexes

• Toast Payroll : Gérer le mappage des employés
• Obtenir de l'aide pour les pourboires non envoyés à la paie
• Toast Payroll : Synchroniser les informations avec Toast Web
• Toast Payroll : FAQ sur le numéro d'employé et le code d'accès au PDV
• Toast Payroll : Profils de mappage pour l'intégration du gestionnaire de pourboires

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Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.