Toast Payroll : Obtenir de l'aide pour le mappage des employés

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Solution rapide
• Trouver et résoudre un problème d'employé non mappé
• Résoudre les erreurs « Employé non mappé » lorsque les pourboires ne sont pas envoyés
• Remapper un employé qui est mappé au mauvais profil de point de vente
• Mapper un employé archivé ou réembauché
• Foire aux questions
• Avant de contacter le service à la clientèle
• Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast Payroll, Toast Web, Toast POS

Autorisations requises :

• Rôle d'utilisateur RH+ dans Toast Payroll (requis pour accéder au module de mappage)

Ce que vous accomplirez : Déterminer pourquoi un employé n'est pas mappé, le mapper ou le remapper correctement afin que les entrées de temps, les pourboires et les informations de paie se synchronisent entre Toast Web et Toast Payroll.

Pour ouvrir le module de mappage dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Toast > Employés. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web sur la gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.

Pour obtenir la procédure complète étape par étape sur l'utilisation de l'outil de mappage lui-même (Accepter la suggestion, menu déroulant Mapper à l'employé du point de vente, crayon de modification), consultez Toast Payroll : Gérer le mappage des employés. Cet article se concentre sur la résolution des problèmes lorsque le mappage ne fonctionne pas comme prévu.

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Solution rapide

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Trouver et résoudre le cas d'un employé non mappé

Il y a deux endroits pour voir si un employé est mappé dans Toast Payroll :

• Depuis la page Team. Dans Toast Payroll, accédez à Team. Tout profil Toast Web qui n'est pas connecté à un profil de paie apparaît avec l'étiquette Unpaid Employee à côté de son nom.
  • Si vous ne voyez pas Team sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Payroll dans la barre de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation Toast Payroll.
• Depuis la page de profil d'un employé. Ouvrez le profil Toast Payroll de l'employé et sélectionnez l'onglet POS Mapping. Si l'onglet comporte une icône d'alerte rouge, le profil et/ou le poste principal de l'employé n'est pas mappé.

Pour les mapper :

1. Dans Toast Payroll, accédez à Settings>Toast>Employees.
   1. Si vous ne voyez pas Settings sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Payroll dans la barre de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation Toast Payroll.
2. Utilisez le menu déroulant Location pour sélectionner l'emplacement où travaille l'employé.
3. Trouvez l'employé sous l'onglet Payroll Employees ou l'onglet Unmapped POS Employees. L'onglet Payroll Employees répertorie les profils de paie nécessitant une correspondance avec Toast Web. L'onglet Unmapped POS Employees répertorie les profils Toast Web nécessitant une correspondance avec la paie.
4. Si vous voyez un bouton Accept Suggestion à côté d'un nom, le système a trouvé une correspondance probable basée sur le nom, l'adresse courriel ou le numéro d'employé. Sélectionnez Accepter la suggestion si elle est correcte.
5. Si aucune suggestion n'apparaît, ou si la suggestion est erronée, sélectionnez le crayon de modification et choisissez le profil correct dans le menu déroulant Mapper à l'employé POS. Tapez une partie du nom pour restreindre les résultats et utilisez la date de la dernière pointeuse pour confirmer que vous choisissez le profil avec lequel l'employé pointe réellement.
6. Si l'employé ne doit pas être payé par la paie (par exemple, un personnage corporatif ou un profil générique non humain), sélectionnez plutôt Ignorer cet employé.

Résultat attendu : L'icône d'alerte rouge disparaît pour cet employé, et les entrées de temps et les pourboires commencent à se synchroniser. Voir Toast Payroll : Gérer le mappage des employés pour la procédure complète, y compris la soumission à nouveau des entrées de temps après le mappage.

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Résoudre les erreurs « Employé non mappé » lorsque les pourboires ne sont pas envoyés

C'est la raison la plus courante pour laquelle les clients contactent le service à la clientèle au sujet du mappage. L'erreur dans la gestion des pourboires indique :

• « Désolé ! Nous n'avons pas pu approuver X jours. »
• « L'employé X n'est pas mappé. Mappez cet employé. »
• « L'envoi des jours suivants a échoué. »

Lorsque vous sélectionnez le lien pour mapper l'employé, la page indique souvent que tout le monde est déjà mappé. La cause est presque toujours un profil recevant des pourboires qui figure dans le rapport de gestion des pourboires, mais qui n'est pas mappé à un profil de Toast Payroll — même lorsque ce profil est défini sur Ignoré dans la paie.

Exemples courants de ce type de profil :

• Un employé « Commande en ligne » ou « Commande en ligne par défaut » utilisé pour attribuer les pourboires en ligne
• Un « onglet d'événement » ou un compte de traiteur générique utilisé pour enregistrer les services de traiteur ou les événements
• Un « barman fantôme » ou un profil générique à l'échelle du quart de travail utilisé pour la mise en commun des pourboires
• Un profil non humain créé pour recevoir une part des pourboires mis en commun

Si un profil comme celui-ci figure sur le rapport de gestion des pourboires et n'est pas mappé, il empêchera l'envoi des pourboires même s'il est marqué Ignoré dans la paie.

Étape 1 : Confirmer que c'est la cause

Méthode 1 :

1. Dans Toast Web, restez sur Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des pourboires
2. Examinez la liste des employés sur la mise en commun des pourboires pour la journée qui ne s'envoie pas. Faites défiler chaque page pour trouver l'employé non mappé causant l'erreur.
3. Trouvez le profil d'employé avec une icône d'alerte rouge.

Méthode 2 :

1. Dans Toast Payroll, accédez à Settings>Toast>Employees.
   1. Si vous ne voyez pas Settings sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Payroll dans la barre de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation Toast Payroll.
2. Sélectionnez l'onglet Employés du PDV non mappés.
3. Faites défiler jusqu'au bas de la liste. Les employés actifs recevant des pourboires qui sont marqués Ignorés dans la paie sont listés au bas.
4. Vérifiez cette liste par rapport aux noms apparaissant sur votre rapport de gestion des pourboires pour la journée qui ne s'envoie pas.

Si un profil apparaît aux deux endroits, c'est lui qui bloque.

Étape 2 : Mapper le profil

Si le profil figure sur le rapport de gestion des pourboires, il doit être mappé à un profil de paie Toast pour lever le blocage — même si vous avez l'intention que ce profil reste Ignoré dans la paie.

1. Connectez-vous à Toast Payroll et accédez à Paramètres > Toast > Employés.
2. À partir de l'onglet Employés de point de vente non mappés, sélectionnez le crayon de modification à côté du profil.
3. À partir du menu déroulant Mapper à l'employé de point de vente, sélectionnez le profil Toast Payroll vers lequel ces informations de pourboire doivent être synchronisées. Pour un profil générique non humain, il s'agit généralement d'un profil de paie correspondant créé pour l'acheminement de la mise en commun des pourboires.
4. Retournez au rapport de gestion des pourboires et essayez d'envoyer les pourboires à nouveau.

Résultat attendu : L'erreur « employé non mappé » disparaît et la journée est envoyée à la paie.

Étape 3 : Si le menu déroulant est vide

Si le menu déroulant Mapper à l'employé de point de vente ne contient aucun profil à sélectionner, les causes les plus courantes sont :

• Aucun profil Toast Payroll correspondant n'existe pour cet emplacement. Confirmez que le profil Toast Payroll est actif et dispose des autorisations d'emplacement pour l'établissement qui gère la mise en commun des pourboires.
• Le profil Toast Payroll est archivé ou résilié. Réactivez-le avant d'effectuer le mappage.
• Un profil Toast Web en double interfère. Recherchez un profil Toast Web généré automatiquement qui pourrait avoir été créé lors de l'intégration à la paie et qui remplace le profil actif. Archivez le profil généré automatiquement et remappez vers le profil Toast Web original qui contient les données de saisie des heures et de pourboires.

Si rien de tout cela ne règle le problème, consultez Avant de contacter le service à la clientèle.

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Remapper un employé qui est mappé au mauvais profil de point de vente

Si les heures d'un employé ne sont pas importées dans la paie, ou si ses pourboires sont manquants, le profil de paie pourrait être mappé au mauvais profil Toast Web. Cela se produit généralement lorsqu'un profil Toast Web a été créé avant le profil Toast Payroll, et qu'un deuxième profil Toast Web généré automatiquement a été créé lors de l'embauche dans la paie. Le profil généré automatiquement pourrait avoir été mappé, au lieu du profil que l'employé utilise réellement pour pointer.

1. Dans Toast Payroll, accédez à Settings>Toast>Employees.
   1. Si vous ne voyez pas Settings sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Payroll dans la barre de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation Toast Payroll.
2. Trouvez l'employé sous l'onglet Employés de la paie.
3. Notez la date du dernier pointage pour chaque profil Toast Web candidat. Le profil que l'employé utilise réellement aura une date de dernier pointage récente. Le profil généré automatiquement n'aura très probablement aucune date de dernier pointage et pourrait ne pas avoir de code d'accès au point de vente.
4. Sélectionnez le crayon de modification à côté du nom de l'employé.
5. Dans le menu déroulant Mapper à l'employé du point de vente, sélectionnez Annuler le mappage de cet employé pour annuler son mappage du profil incorrect.
6. Sélectionnez le crayon de modification à côté du nom de l'employé.
7. Dans le menu déroulant Mapper à l'employé du point de vente, sélectionnez le profil Toast Web avec la date de dernier pointage récente.
8. Archivez le profil généré automatiquement dans Toast Web après avoir confirmé qu'il ne contient aucune donnée d'entrée de temps ou de pourboire.
9. Après le remappage, soumettez de nouveau les entrées de temps depuis Toast Web pour les transmettre à la paie. Dans Toast Web, accédez à Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des entrées de temps, ouvrez chaque quart de travail dans la plage de dates concernée et sélectionnez Enregistrer les modifications pour chacun.

Résultat attendu : Les heures et les pourboires commencent à se synchroniser du bon profil Toast Web vers Toast Payroll.

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Mapper un employé archivé ou réembauché

Si un profil Toast Web affiche (archivé) à côté du nom de l'employé dans l'outil de mappage, le profil Toast Web de l'employé doit être désarchivé avant que le mappage ne puisse résoudre son problème.

Pour un employé réembauché, suivez le processus de réembauche dans Toast Payroll. Toast désarchivera automatiquement l'ancien profil Toast Web et remappera les deux profils. Aucun mappage manuel n'est requis.

Pour tout autre profil archivé qui doit être rétabli, suivez Rétablir un employé archivé, puis retournez à l'outil de mappage pour vérifier que les profils sont liés.

Si l'employé a été ajouté à un deuxième emplacement et apparaît maintenant comme non mappé à cet emplacement, le deuxième emplacement doit également être ajouté dans Toast Payroll. L'ajout d'un emplacement dans Toast Web seul ne créera pas de profil de paie pour cet emplacement. Voir Toast Payroll : Synchronisez les informations avec Toast Web pour plus de détails.

Résultat attendu : Les heures et les pourboires commencent à se synchroniser du profil Toast Web non archivé/réembauché vers Toast Payroll.

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Foire aux questions

Que signifie « Employé non mappé » ?

Un employé non mappé est un employé dont le profil Toast Web et le profil Toast Payroll ne sont pas connectés. Lorsque les profils ne sont pas mappés, les entrées de temps du point de vente ne seront pas transmises aux feuilles de temps de la paie, les pourboires ne seront pas envoyés à la paie et les changements de taux de rémunération ou de poste effectués dans la paie ne seront pas synchronisés avec Toast Web.

Également demandé comme :

• • Que signifie employé non mappé
  • Que signifie employé non mappé
  • Que signifie le fait qu'un employé soit non mappé

Pourquoi le gestionnaire de pourboires indique-t-il que j'ai un employé non mappé alors que tout le monde apparaît comme mappé ?

Le gestionnaire de pourboires indique que vous avez un employé non mappé alors que tout le monde apparaît comme mappé parce qu'il y a presque toujours un profil recevant des pourboires (souvent la commande en ligne, un onglet d'événement, un barman fantôme ou un autre profil non humain) qui figure dans le rapport de gestion des pourboires et qui n'est pas mappé, même lorsqu'il est réglé sur Ignoré dans la paie. Pour le trouver dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Toast > Employés > Employés POS non mappés et faites défiler jusqu'au bas de la liste. Voir Résoudre les erreurs « Employé non mappé » lorsque les pourboires ne sont pas envoyés. (Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.)

Également demandé comme :

• • J'ai un employé non mappé, mais ils sont tous mappés de mon côté
  • Il est indiqué que j'ai un employé non mappé, mais je ne les vois pas comme étant non mappés
  • Je ne peux pas envoyer les pourboires à la paie parce que des employés sont non mappés, mais tous mes employés sont mappés

Que signifie l'icône d'alerte rouge sur l'onglet de mappage du point de vente ?

L'icône d'alerte rouge sur l'onglet POS Mapping du profil Toast Payroll d'un employé signifie que le profil et/ou le poste principal de l'employé n'est pas mappé. (Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Navigate Toast Payroll Within Toast Web.) Sélectionnez l'icône d'alerte rouge pour ouvrir la vue de mappage, puis utilisez le bouton Edit pour mapper le profil. Si le poste principal demeure non mappé après le mappage du profil, sélectionnez le lien Email Support pour demander le mappage du poste à un représentant de Toast — seuls les administrateurs Toast peuvent mapper les postes.

Également demandé comme :

• • Le mappage du PDV comporte un triangle rouge avec un ! à l'intérieur
  • Avertissement de mappage du PDV

Pourquoi un employé est-il actif dans Toast Web mais pas dans Toast Payroll ?

La cause la plus fréquente pour laquelle un employé est actif dans Toast Web mais pas dans Toast Payroll est qu'il a été embauché dans Toast Web, mais jamais dans Toast Payroll. Tous les employés doivent d'abord être embauchés dans Toast Payroll — Toast Payroll crée ensuite automatiquement un profil Toast Web correspondant. Cela inclut l'ajout d'un employé existant à un deuxième établissement : cette action doit également être effectuée dans Toast Payroll. Voir Toast Payroll : Attribuer ou modifier les postes ou les établissements d'un employé pour le flux de travail du deuxième établissement.

Pourquoi mon employé reçoit-il le message « Code d'accès invalide » lorsqu'il pointe sur le PDV ?

Lorsqu'un employé voit une erreur Invalid passcode sur le PDV, cela peut indiquer que ses profils Toast Web et Toast Payroll ne sont pas mappés, mais cela peut aussi signifier que le code d'accès au PDV lui-même est incorrect. Gardez à l'esprit qu'un numéro d'employé et un code d'accès au PDV sont deux numéros différents. Les numéros d'employé identifient un profil dans Toast Payroll. Les codes d'accès au PDV sont utilisés uniquement pour pointer ou se connecter au PDV, sont visibles uniquement dans Toast Web et ne correspondent pas toujours au numéro d'employé. Voir Toast Payroll : FAQ sur le numéro d'employé et le code d'accès au PDV pour connaître la différence.

Comment savoir quel profil de PDV sélectionner lors du mappage ?

Pour savoir quel profil de PDV sélectionner lors du mappage, utilisez la date de la dernière entrée en fonction dans le menu déroulant Map to POS Employee. Lorsqu'un employé a déjà pointé, mappez son profil Toast Payroll au profil Toast Web qui contient des entrées de temps et de pourboires; il utilise déjà ce code d'accès au PDV. L'autre profil Toast Web (en double) peut être archivé une fois que vous aurez confirmé qu'il ne contient aucune donnée de saisie de temps ou de pourboire.

Quelles sont les étapes les plus importantes pour éviter les erreurs de synchronisation des saisies de temps ?

Pour éviter les erreurs de synchronisation des saisies de temps, suivez deux règles : Tous les employés doivent être embauchés dans Toast Payroll, et non dans Toast Web — une fois qu'ils sont ajoutés dans Toast Payroll, un profil Toast Web correspondant est créé automatiquement et immédiatement. Et seules les informations sur le temps et les pourboires des employés sont ajustées dans Toast Web. Toutes les autres actions liées aux employés (nouvelles embauches, changements de taux de rémunération, ajout de sites ou de postes) se font dans Toast Payroll. Voir Toast Payroll : Synchroniser les informations avec Toast Web pour le guide d'intégration complet.

Si mes employés ont été saisis incorrectement, comment puis-je corriger le mappage pour que les heures soient synchronisées ?

Pour corriger le mappage afin que les heures soient synchronisées de Toast Web vers la paie, utilisez le module de mappage des employés dans Toast Payroll. Dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Toast > Employés et suivez la section Comment utiliser l'outil de mappage dans Toast Payroll : Gérer le mappage des employés. (Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.) Après le mappage, soumettez à nouveau les saisies de temps existantes depuis Toast Web sous Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des saisies de temps afin qu'elles soient transférées vers la paie.

Pourquoi un employé « Ignoré dans la paie » continue-t-il de bloquer mes pourboires ?

Un employé « Ignoré dans la paie » ne cessera pas de bloquer vos pourboires car si le profil figure sur le rapport de gestion des pourboires — généralement un profil non humain recevant des pourboires, comme un onglet d'événement ou une commande en ligne — il doit être mappé à un profil Toast Payroll pour envoyer les pourboires, même s'il est marqué Ignoré dans la paie. Le paramètre Ignoré dans la paie empêche le profil de recevoir une rémunération, mais ne l'exclut pas de la vérification des éléments non mappés sur le rapport de gestion des pourboires. Consultez Résoudre les erreurs « Employé non mappé » lorsque les pourboires ne sont pas envoyés.

Également demandé comme :

• • Employé ignoré bloquant les pourboires
  • Ignorer cet employé mais il apparaît toujours comme non mappé

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Avant de communiquer avec le service à la clientèle

Quelques scénarios de mappage nécessitent réellement l'intervention du service à la clientèle, car ils impliquent des changements au niveau du compte que seul Toast peut effectuer :

• Profils Toast Payroll en double. Si un seul employé possède deux profils dans Toast Payroll, le mappage seul ne peut pas régler ce problème. Le service à la clientèle doit rapprocher les profils pour consolider les données sur le travail et les salaires. Le service à la clientèle peut également confirmer si une modification salariale ou des frais peuvent s'appliquer.
• Mappage de poste. Seuls les administrateurs de Toast peuvent mapper des postes. À partir de l'onglet Mappage du point de vente de l'employé dans Toast Payroll, sélectionnez le lien Soutien par courriel pour envoyer une demande de mappage de poste directement depuis l'écran de mappage. Un représentant de Toast vous avisera une fois que ce sera terminé.
• Outil de mappage bloqué ou indisponible. Si la page de mappage ne se charge pas, si le menu déroulant ne contient aucun profil pour un emplacement ou si votre rôle ne comprend pas l'accès RH+, communiquez avec le service à la clientèle.

Si vous communiquez avec le service à la clientèle, veuillez avoir les renseignements suivants à portée de main :

• Votre code d'entreprise Toast Payroll
• Le nom complet de l'employé ou du profil concerné (y compris tout nom de profil générique, « Commande en ligne » ou « Onglet événement »)
• L'emplacement où le problème survient
• Le texte exact du message d'erreur provenant de la gestion des pourboires ou de la feuille de temps
• La période de paie ou les dates précises concernées
• L'emplacement et/ou le poste touché
• Une brève description de ce que vous avez déjà tenté — par exemple : « J'ai confirmé que le profil se trouve sous l'onglet Employés du point de vente non mappés et qu'il est réglé sur Ignoré dans la paie, mais le menu déroulant Mapper à l'employé du point de vente est vide »

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Articles connexes

• Toast Payroll : Gérer le mappage des employés
• Obtenir de l'aide concernant les pourboires non envoyés à la paie
• Toast Payroll : Synchroniser les informations avec Toast Web
• Toast Payroll : FAQ sur le numéro d'employé et le code d'accès au point de vente
• Toast Payroll : Mapper les profils pour l'intégration de Tips Manager

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Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.