Mises à jour des autorisations des employés et des postes dans Toast Web

Dans cet article :

• Basiques de la mise à jour du profil
• Onglet Profil retiré
• Nouveaux emplois et onglet de paie
• Nouvel onglet Sommaire des autorisations
• Nouvel onglet Modifier les autorisations
• Nouvelle granularité d’autorisation

Basiques de la mise à jour du profil

En bref, il y a trois changements aux différents onglets et flux de travail dans les profils des employés dans Toast Web :

• Les onglets Aperçu et Profil ont été regroupés en un seul onglet Aperçu.
• L’onglet Postes et autorisation a été divisé en trois nouveaux onglets : Postes et paie, Résumé des autorisations et Modifier les autorisations.
• Certaines autorisations existantes ont été regroupées en sous-autorisations d’affichage/modification plus distinctes.

Pour afficher ces nouveaux onglets dans Toast Web, allez à Employés > Gestion des employés > Employés. Sélectionnez le nom de famille en lien hypertexte d’un employé.

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Onglet Profil retiré

Avant cette mise à jour :

• L’onglet Aperçu du profil d’un employé contenait des sections pour son emploi et son statut de compte, son numéro d’identification d’employé et son code d’accès au TPV, ainsi que les détails de ses emplois et de sa paie.
• L’onglet Profil du profil d’un employé contenait des informations démographiques, son adresse courriel et des champs modifiables pour son code d’accès au TPV ainsi que d’autres petits détails.

Cette mise à jour a apporté les changements suivants :

• Les deux onglets ont été regroupés en un seul onglet Aperçu.
• Les détails des emplois et de la paie ont été déplacés dans le nouvel onglet Emplois et paie.

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Nouveaux emplois et onglet de paie

Avant cette mise à jour, Jobs & Pay était une vignette de l’onglet Profil. Il a maintenant son propre onglet, mais il fonctionne comme auparavant.

Utilisez l’onglet Postes et paie pour :

• Affectez un nouveau poste à un employé. Cochez la case à côté du poste avant de sélectionner Enregistrer.
• Modifiez le salaire qu’un employé gagne pour un poste spécifique. Pour un emploi qu’un employé occupe déjà, modifiez le champ Remplacement du salaire avant de sélectionner Enregistrer.
• Retirer un poste à un employé. Retirez l’addition à côté du poste concerné.

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Nouvel onglet Sommaire des autorisations

Remarque : Pour ajouter ou retirer des autorisations à un employé, vous devez disposer des autorisations 8.2 Autorisations d’utilisateur. Sans autorisation 8.2, vous verrez toujours cet onglet, mais en le sélectionnant, un message vous indiquera qu’il vous manque l’autorisation appropriée.

L’onglet Sommaire des autorisations est une nouvelle façon d’afficher un aperçu des autorisations dont dispose un employé, y compris les autorisations personnalisées attribuées en dehors de ses affectations. Vous pouvez activer/désactiver l’option Afficher uniquement les autorisations personnalisées (plus d’informations ci-dessous) pour consulter les autorisations Toujours activées ou Toujours désactivées, peu importe l’affectation de l’utilisateur. Vous ne pouvez pas modifier les autorisations dans cet onglet. Accédez à l’onglet Modifier les autorisations pour modifier les autorisations.

Un menu déroulant des emplacements se trouve en haut de cette page. Cette nouvelle fonctionnalité vous permet d’afficher les autorisations par emplacement. Lorsque vous consultez un emplacement sur le profil d’un employé qui est distinct de l’emplacement Toast auquel vous êtes connecté, une bannière bleue s’affiche en haut pour l’indiquer.

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Nouvel onglet Modifier les autorisations

Remarque : Pour ajouter ou retirer des autorisations à un employé, vous devez disposer des autorisations 8.2 Autorisations d’utilisateur. Sans autorisation 8.2, vous verrez toujours cet onglet, mais en le sélectionnant, un message d’erreur vous indiquera qu’il vous manque l’autorisation appropriée.

Modifier les autorisations ne sera plus une série compliquée de commutateurs et de cases à cocher. Au lieu de cela, il y a des descriptions plus claires de la façon dont l’autorisation a été attribuée et si elle est activée ou désactivée pour cet utilisateur.

Comment cela se traduit-il par l’ancien système d’autorisation? Auparavant, vous définissiez les autorisations d’un employé en lui attribuant un poste, puis en lui permettant d’avoir ces autorisations (anciennement héritées de la configuration du poste), ou en les remplaçant, en définissant une autorisation personnalisée pour cet utilisateur.

Dans l’ancien système d’autorisations :

• Les autorisations de remplacement étaient précédemment accordées en basculant entre Hériter et Remplacer, en cochant la case et en sélectionnant Enregistrer. Cela signifierait que l’employé aurait cette autorisation, peu importe son affectation initiale et si elle a été supprimée ou non.
• Les autorisations remplacées étaient précédemment désactivées en sélectionnant Hériter en remplacement, en décochant la case et en sélectionnant Enregistrer. Elles sont maintenant toujours désactivées.

Dans la nouvelle conception, les autorisations sont désormais plus transparentes grâce à la nouvelle langue et aux nouveaux flux de travail.

• Les autorisations qui étaient auparavant considérées comme héritées d’un poste attribué à un employé s’afficheront désormais comme paramètres par défaut du poste ou du groupe d’emplacements dans le premier menu déroulant ; elles seront activées ou désactivées selon les autorisations accordées au poste dans le deuxième menu déroulant.
• Les autorisations qui étaient précédemment définies à l’aide du bouton Remplacement sont maintenant affichées comme personnalisées pour cet employé. Les autorisations personnalisées ne changent pas lorsqu’un employé est affecté ou désaffecté du poste qui lui avait initialement accordé l’autorisation.

Pour définir une autorisation personnalisée, repérez l’autorisation et mettez à jour le premier menu déroulant en personnalisé pour cet employé. Ensuite, vous pouvez définir le deuxième menu déroulant sur :

• Toujours activé : Cette autorisation sera toujours activée pour cet employé, quels que soient les postes auxquels il est affecté.
• Toujours désactivé : Cette autorisation ne sera jamais activée pour cet employé, quel que soit le poste auquel il est affecté, même s’il s’agit d’un poste de type propriétaire ou administrateur.

Pour comprendre rapidement comment cela a changé, cette image relie ce que les utilisateurs ont vu avant la mise à jour (dans la première colonne) à ce qu’ils verront dans cette mise à jour (dans la troisième colonne).

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Nouvelle granularité d’autorisation

Enfin, trois autorisations sont divisées en sous-autorisations : 4.9 Gérer les profils des employés, 4.10 Postes et paie des employés et 8.2 Autorisations utilisateur. Les nouvelles sous-autorisations s’articulent autour de la séparation de l’accès à la consultation, à la création et à la modification de certaines informations relatives aux employés.

Toute personne disposant des autorisations principales actuelles de 4.9, 4.10 et/ou 8.2 recevra automatiquement toutes les sous-autorisations de l’autorisation qui lui a été attribuée, afin de maintenir un accès équivalent pour tous les utilisateurs. À l’avenir, les administrateurs pourront modifier et restreindre l’accès en ajoutant ou en supprimant la sous-autorisation avec quelques mises en garde. Toutes les informations relatives à ce changement seront disponibles dans le Guide de référence une fois les changements effectués.

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