Hilton : Guide de rapprochement PMS

Hilton : Aperçu du guide de rapprochement PMS
Causes potentielles dans Hilton PMS
Causes potentielles dans le TPV Toast
Aperçu du processus de rapprochement
Rapports Toast pour aider à la réconciliation
Voies d’escalade

Hilton : Aperçu du guide de rapprochement PMS

Lorsque les rapports de votre système de gestion hôtelière (PMS) Toast et Hilton ne correspondent pas, il est important de déterminer rapidement d’où provient l’écart. Cet article vous guide dans les rapports Toast que vous pouvez utiliser pour l’isoler.

Voici quelques-uns des problèmes courants que vous pouvez rencontrer :

Les totaux des revenus dans le système d’engagement immobilier (PEP) qui ne correspondent pas aux totaux du sommaire des ventes Toast pour une date d’activité donnée : Le PMS affiche un chiffre de ventes nettes différent de celui indiqué par Toast, et vous ne pouvez pas déterminer quel système est correct ni d’où provient l’écart.
Articles manquants ou lignes supplémentaires dans le PPE-TSE : Certains chèques ou paiements qui apparaissent dans Toast n’apparaissent pas dans PEP, ou PEP reflète des transactions que vous ne pouvez pas localiser dans Toast.
Les totaux des paiements à la chambre indiqués dans PEP ne correspondent pas aux totaux des paiements à la chambre dans Toast : Le portefeuille de clients dans PEP indique un montant différent de ce qui a été soumis comme frais de chambre dans Toast.
Écarts de taxes ou de rabais : PEP et Toast affichent des chiffres d’impôts ou de rabais différents pour la même date d’activité, ce qui rend difficile la fermeture des comptes.
Incompatibilités horaires : Les recettes ou les paiements apparaissent à des dates d’activité différentes entre les deux systèmes, ce qui provoque des déséquilibres d’une journée à l’autre qui peuvent s’autocorriger mais créent de la confusion lors des rapprochements quotidiens.

Hilton : Causes potentielles dans Hilton PMS

Les causes potentielles des écarts de rapport découlant du SGP Hilton peuvent inclure :

Retards ou échecs dans l’affichage : Même lorsque Toast synchronise un paiement avec succès, PEP peut rencontrer ses propres retards ou erreurs de traitement qui empêchent la transaction d’apparaître à la date commerciale prévue.
Ajustements manuels dans la PPE : Cela se produit généralement si un expert ou un contrôleur immobilier effectue des écritures comptables manuelles ou des ajustements dans PEP qui ne sont pas reflétés dans Toast.
Écarts entre les jours ouvrables : Si la PPE de fin de journée et la PPE de fin de journée de Toast ne s’alignent pas précisément, les transactions proches de la date limite du jour ouvrable peuvent arriver à des dates ouvrables différentes dans chaque système.

Remarque : Vous ne devez pas commencer votre audit PPE avant 15-30 minutes après la fin de la journée de travail de Toast. Commencer immédiatement après la coupure déconnectera PEP, ce qui entraînera l’échec de toutes les synchronisations en vol.

Hilton : Causes potentielles dans le TPV Toast

Hilton : Échecs de la synchronisation PMS

Tous les paiements ne se synchronisent pas avec le système de gestion hôtelière Hilton. Un paiement peut échouer à être publié en raison de problèmes de connectivité, d’erreurs de délai ou d’échecs de validation des données. Ces synchronisations échouées entraînent la reconnaissance par Toast d’un paiement que PEP ne reçoit jamais.

Hilton : Les remboursements ne sont pas comptabilisés dans le SGP

Toast ne publie pas de remboursements dans le système de gestion hôtelière de Hilton. Ceci est conçu pour éviter une complexité partielle des remboursements et des discordances dans les rapports entre Toast et PEP.

Les annulations s'affichent dans le SGP comme des annulations. Les annulations sont effectuées le jour même où la transaction a eu lieu avant que le paiement n’ait été saisi.
Les remboursements ne sont pas enregistrés dans le SGP. Les remboursements sont effectués une fois que le paiement a été saisi au cours du processus de fermeture nocturne.

Cela signifie que si le paiement d’un client est saisi le lundi et remboursé le mardi, la PPE reflétera le débit original mais ne reflétera pas le remboursement. Les rapports Toast afficheront le remboursement.

Cela crée un écart attendu et explicable égal au montant du remboursement.

Hilton : Additions sans paiements

Les additions remises à 100 % (comped) et clôturées sans paiement ne sont pas publiées dans le SGP. Seules les additions avec des paiements sont transmises.

Certains clients Hilton peuvent ajouter des pourboires aux additions compensées. Les additions compensées avec pourboires joints seront publiées dans le SGP. Cette fonctionnalité est actuellement déployée auprès des clients Hilton. Si vous n’avez pas cette fonctionnalité pour le moment, revenez bientôt pour les mises à jour!

Hilton : Additions impayées/ouvertes

Les additions qui demeurent ouvertes (pas encore fermées ou payées) au moment de la fermeture ne seront pas comptabilisées dans le SGP pour cette date ouvrable. S’ils sont clôturés à une date ultérieure, ils seront enregistrés dans PEP à la date à laquelle le paiement est saisi, et non à la date à laquelle la commande a été initialement créée.

Hilton : Délai de dépôt et de versement

Lorsqu’un client paie aujourd’hui une commande programmée pour une date ultérieure (par exemple, en commandant le petit-déjeuner ce soir pour demain matin), Toast reconnaît le paiement aujourd’hui comme un paiement et les revenus demain comme un dépôt.

Le paiement est enregistré dans le SGP à la date et à la période de service au cours desquelles le paiement est effectué, et non à la date ou à la période de service où la commande est programmée pour exécution. Les revenus associés ne sont comptabilisés qu’à la date d’exécution. Cela crée un décalage temporaire entre les dates de paiement et les chiffres de recettes.

Hilton : Mappage des catégories de ventes

Si les articles de menu ne sont pas attribués à une catégorie de ventes, il se peut qu’ils n’apparaissent pas correctement dans les rapports par catégorie. Cela peut entraîner des écarts en comparant les ventilations par catégorie de Toast aux totaux des centres de recettes de PEP. Pour des instructions sur l’attribution en bloc de catégories de ventes et d’autres paramètres d’articles, consultez .

Hilton : Aperçu du flux de travail de rapprochement

Cet aperçu du processus de rapprochement vous donne une vue d’ensemble de la façon de résoudre ces écarts. Ces étapes correspondent aux sections numérotées dans le pour vous assurer que vous traitez ces rapports de la manière la plus efficace :

Comparez les totaux du sommaire des ventes aux totaux PEP. S’ils correspondent, aucune autre action n’est nécessaire.
S’il n’y a pas de correspondance, consultez le rapport des paiements. Si les synchronisations ont échoué, consultez la page pour les prochaines étapes.
Si toutes les synchronisations réussissent, consultez le rapport sur les commandes pour connaître les écarts entre le centre de recettes, les taxes et les rabais.
Si les écarts persistent, consultez le rapport Détails de l’article p our la ventilation par catégorie. Recherchez les additions impayées, les additions à rabais à 100 % et les catégories de ventes non attribuées.
Si un problème de calendrier est soupçonné, consultez le rapport sur les ventes de dépôts collectées.
Si un écart de remboursement est soupçonné, consultez le Rapport sur les remboursements.

Si cette question n’est toujours pas résolue, consultez la page pour les prochaines étapes.

Hilton : Rapports Toast pour aider à la réconciliation

Utilisez les rapports suivants dans l’ordre ci-dessous pour isoler systématiquement les écarts :

1. Hilton : Résumé des ventes

Le résumé des ventes offre une vue d’ensemble qui aide à identifier rapidement les déséquilibres évidents tels que :

Total des ventes nettes, des taxes et des rabais pour la date d’ouverture
Si des catégories de ventes ont des articles non attribués (ce qui peut entraîner des inadéquations au niveau des catégories)
Présence d’additions à prix réduit à 100 % sans paiement (celles-ci ne sont pas publiées dans les SGP)
Additions impayées/ouvertes
Activité de remboursement

Si les totaux du résumé des ventes correspondent à la PPE, aucune autre enquête n’est nécessaire. S’ils ne correspondent pas, accédez aux rapports ci-dessous pour isoler la source.

2. Hilton : Rapport sur les paiements (détails au niveau du paiement)

Le rapport sur les paiements est le seul rapport qui fournit des détails sur le mode de paiement. Utilisez-le pour vérifier quels paiements ont été enregistrés dans le SGP et lesquels ne l’ont pas été.

Pour enquêter à ce sujet :

Dans Toast Web, allez à Rapports > Paiements.
À l’aide des filtres déroulants, basculez sur les colonnes suivantes :
- Statut de synchronisation PMS : Cette colonne indique si le paiement a été enregistré avec succès dans PEP. Recherchez un statut autre que Succès.
- Informations sur la salle : Cette colonne affiche le numéro de chambre du client. Cette colonne est uniquement renseignée sur les paiements à la chambre.
- Autre type : Cette colonne précise quels Autres types de paiement étaient les frais de chambre par rapport aux cartes-cadeaux, aux réservations prépayées ou à d’autres appels d’offres sans frais de chambre.
Sélectionnez Mettre à jour pour afficher ces colonnes dans votre rapport.

3. Hilton : Rapport sur les commandes (centre de recettes et détails fiscaux)

Utilisez le rapport sur les commandes pour trouver le centre de recettes, les totaux des taxes et les totaux des rabais par commande. Le rapport sur les commandes vous permet de comparer les totaux des centres de recettes et les chiffres des taxes/rabais à ceux de la PPE afin de déterminer les différences.

4. Hilton : Rapport sur les détails de l’article (ventilation par catégorie)

Le rapport sur les détails de l’article est le seul à offrir une ventilation claire et exportable des ventes par catégorie, y compris les numéros de commande. Utilisez ceci lorsque vous devez :

Identifier les articles ou catégories spécifiques qui contribuent à un écart
Croiser les additions individuelles entre Toast et PEP
Vérifiez que tous les articles sont attribués aux bonnes catégories de ventes

5. Hilton : Rapport sur les ventes de dépôt collectées

Le rapport sur les ventes de dépôts collectées indique les paiements encaissés à une date ouvrable différente de la date d’exécution de la commande. Utilisez ce rapport lorsque vous soupçonnez un décalage de calendrier causé par des commandes futures programmées.

Exemple : Un client commande le petit-déjeuner le lundi à 21 heures pour Livraison le mardi à 7 heures et paie au moment de la commande. Le rapport du lundi indique le paiement (versé); le rapport du mardi indique les recettes (dépôt). Le rapport sur les ventes de dépôts collectées met en évidence cet écart.

Pour plus de détails sur les concepts de versements et de dépôts, consultez : programmées.

6. Hilton : Rapport sur les remboursements

Comme Toast ne comptabilise pas les remboursements dans PEP, tout remboursement traité après la fermeture créera un écart attendu égal au montant du remboursement. Utilisez ce rapport pour quantifier tout écart lié au remboursement.

Si la PPE affiche un total supérieur à celui de Toast pour une date commerciale donnée, consultez le rapport sur les remboursements pour cette date. Le montant du remboursement doit tenir compte de la différence.

Pour plus de détails sur la façon dont les remboursements apparaissent dans les rapports Toast, consultez :

Hilton : Chemins d’escalade

Si vous avez toujours du mal à résoudre les écarts de rapport à l’aide des rapports ci-dessus, veuillez contacter le soutien technique de Toast ou Hilton, selon l’endroit où le problème semble se poser.

Si le problème semble provenir de Toast, veuillez contacter le service à la clientèle de Toast avec les informations suivantes :
- Date(s) d’ouverture en question
- Montant de l’écart spécifique
- Captures d’écran ou exports des rapports Toast pertinents mentionnés ci-dessus
Si le problème semble provenir du SGP Hilton (p. ex. ajustements manuels, retards d’affichage, et ainsi de suite), veuillez contacter l’équipe d’assistance informatique ou de soutien SGP Hilton pour une enquête sur le PPE/SGP.