Hilton: Guide de réconciliation PMS

Dernière mise à jour : 2 juill. 2026, 11 h 17

Apprenez à réconcilier les écarts entre vos rapports Toast POS et Hilton PMS.



Hilton: Aperçu du guide de réconciliation PMS

Lorsque vos rapports Toast et le système de gestion de propriété Hilton (PMS) ne correspondent pas, il est important de déterminer rapidement d'où provient la divergence. Cet article vous guide à travers les rapports Toast que vous pouvez utiliser pour l'isoler.
Certains des problèmes courants que vous pourriez rencontrer incluent :
 
  • Les totaux de revenus dans le système d'engagement de propriété (PEP) qui ne correspondent pas aux totaux du résumé des ventes Toast pour une date d'affaires donnée : Le PMS affiche un chiffre de ventes net différent de celui rapporté par Toast, et vous ne pouvez pas déterminer quel système est correct ou d'où provient l'écart.
  • Éléments de ligne manquants ou supplémentaires dans le PEP : Certains chèques ou paiements qui apparaissent dans Toast n'apparaissent pas dans le PEP, ou le PEP reflète des transactions que vous ne pouvez pas localiser dans Toast.
  • Les totaux des paiements de charges de chambre dans le PEP ne correspondent pas aux totaux des charges de chambre dans Toast : Le folio du client dans le PEP montre un montant différent de celui qui a été remis comme charge de chambre dans Toast.
  • Discrepances de taxes ou de remises : Le PEP et Toast montrent des chiffres de taxes ou de remises différents pour la même date d'affaires, rendant difficile la clôture des livres.
  • Inadéquations de timing : Les revenus ou paiements apparaissent à des dates d'affaires différentes entre les deux systèmes, causant des déséquilibres jour après jour qui peuvent se corriger d'eux-mêmes mais créent de la confusion lors de la réconciliation quotidienne.
 
 

Hilton: Causes potentielles dans le PMS Hilton

Les causes potentielles des écarts de rapport provenant du PMS Hilton peuvent inclure :

  • Retards ou échecs de publication : Même lorsque Toast synchronise avec succès un paiement, PEP peut rencontrer ses propres retards de traitement ou erreurs qui empêchent la transaction d'apparaître à la date d'affaires prévue.
  • Ajustements manuels dans PEP : Cela se produit généralement si un expert en propriété ou un contrôleur effectue des écritures ou ajustements manuels dans PEP qui ne sont pas reflétés dans Toast.
  • Différences de coupure de journée d'affaires : Si la fin de journée de PEP et la fin de journée de Toast ne s'alignent pas précisément, les transactions proches de la coupure de journée d'affaires peuvent se retrouver à des dates d'affaires différentes dans chaque système.

Remarque : Vous ne devriez pas commencer votre audit PEP avant 15 à 30 minutes après la fin de la journée d'affaires de Toast. Commencer immédiatement après la coupure déconnectera PEP, ce qui fera échouer toutes les synchronisations en cours.
 
 

Hilton: Causes potentielles dans Toast POS

Hilton : Échecs de synchronisation du PMS

Tous les paiements ne se synchronisent pas avec succès avec le PMS de Hilton. Un paiement peut échouer à se publier en raison de problèmes de connectivité, d'erreurs de délai d'attente ou d'échecs de validation des données. Ces synchronisations échouées entraînent la reconnaissance par Toast d'un paiement que PEP ne reçoit jamais.
 
 

Hilton : Les remboursements ne sont pas publiés dans le PMS

Toast ne publie pas les remboursements dans le PMS de Hilton. C'est intentionnel pour éviter la complexité des remboursements partiels et les incohérences de rapport entre Toast et PEP. 

  • Les annulations sont publiées dans le PMS en tant que renversements. Les voids sont complétés le même jour que la transaction a eu lieu avant que le paiement ne soit capturé.
  • Les remboursements ne sont pas affichés dans le PMS. Les remboursements sont émis après que le paiement a été capturé par le processus de clôture de fin de journée nocturne.

Cela signifie que si le paiement d'un client est capturé le lundi et remboursé le mardi, PEP reflétera le montant original mais ne reflétera pas le remboursement. Les rapports de Toast afficheront le remboursement.
 
Cela crée une variance attendue et explicable égale au montant du remboursement.
 
 

Hilton : Chèques sans paiements

Les chèques qui sont remisés à 100 % (compensés) et fermés sans paiement ne sont pas affichés dans le PMS. Seuls les chèques avec paiements sont transmis.

Certains clients de Hilton peuvent ajouter des pourboires aux chèques compensés. Les chèques compensés avec des pourboires attachés seront affichés dans le PMS. Cette fonctionnalité est actuellement en cours de déploiement pour les clients de Hilton. Si vous n'avez pas cette fonctionnalité pour le moment, revenez bientôt pour des mises à jour !

 
 

Hilton : Chèques impayés/ouverts

Les chèques qui restent ouverts (pas encore fermés ou payés) au moment de la clôture de fin de journée ne seront pas affichés dans le PMS pour cette date d'affaires. S'ils sont fermés à une date ultérieure, ils seront affichés dans PEP à la date à laquelle le paiement est capturé ; pas à la date à laquelle la commande a été initialement créée.
 
 

Hilton : Dépôt et timing des paiements

Lorsqu'un client paie aujourd'hui pour une commande prévue pour une date future (par exemple, commander le petit-déjeuner ce soir pour demain matin), Toast reconnaît le paiement aujourd'hui comme un paiement reçu et le revenu de demain comme un dépôt. 

Le paiement est affiché dans le PMS à la date et à la période de service au cours desquelles le paiement est effectué ; pas à la date ou à la période de service lorsque la commande est prévue pour être exécutée. Le revenu associé n'est pas reconnu avant la date d'exécution. Cela crée un décalage temporaire entre les chiffres de paiement et de revenus.
 
 

Hilton : Cartographie des catégories de ventes

Si les éléments du menu ne sont pas assignés à une catégorie de vente, ils peuvent ne pas apparaître correctement dans les rapports au niveau des catégories. Cela peut causer des divergences lors de la comparaison des répartitions de catégories de Toast avec les totaux des centres de revenus de PEP. Pour des instructions sur l'attribution en masse des catégories de vente et d'autres paramètres d'éléments, voir Utiliser les propriétés avancées pour modifier votre menu en masse.
 


Hilton: Aperçu du flux de travail de réconciliation

Cet aperçu du flux de travail de réconciliation vous donne une vue d'ensemble de la manière de résoudre ces divergences. Ces étapes correspondent aux sections numérotées dans le Hilton : Rapports Toast pour aider à la réconciliation section pour vous assurer que vous traitez ces rapports de la manière la plus efficace :
 
  1. Comparer les totaux de Résumé des ventes aux totaux de PEP. S'ils correspondent, aucune action supplémentaire n'est nécessaire.
  2. En cas de non-correspondance, vérifiez le Rapport de paiements. Si des synchronisations ont échoué, consultez le Hilton : Sections des chemins d'escalade pour les prochaines étapes.
  3. Si toutes les synchronisations sont réussies, vérifiez le Rapport de commandes pour les écarts de centre de revenus, de taxes et de remises.
  4. Si des écarts persistent, vérifiez le Rapport de détails des articles pour la répartition au niveau des catégories. Recherchez les chèques impayés, les chèques à 100 % de remise et les catégories de vente non assignées.
  5. Si un problème de timing est suspecté, vérifiez le Rapport des ventes des dépôts collectés.
  6. Si un écart de remboursement est suspecté, vérifiez le Rapport de remboursements.

 

Si le problème n'est toujours pas résolu, consultez le Hilton : Section des chemins d'escalade pour les prochaines étapes.
 
 

Hilton: Rapports Toast pour aider à la réconciliation

Utilisez les rapports suivants dans l'ordre ci-dessous pour isoler systématiquement les écarts :
 

1. Hilton: Résumé des ventes

Le résumé des ventes fournit une vue d'ensemble qui aide à identifier rapidement les déséquilibres évidents tels que :
  • Chiffres totaux des ventes nettes, des taxes et des remises pour la date d'affaires
  • S'il y a des catégories de ventes avec des articles non attribués (ce qui peut causer des incohérences au niveau des catégories)
  • Présence de chèques à 100 % de remise sans paiements (ceux-ci ne sont pas enregistrés dans le PMS)
  • Chèques impayés/ouverts
  • Activité de remboursement
Si les totaux du résumé des ventes correspondent à PEP, aucune enquête supplémentaire n'est nécessaire. S'ils ne correspondent pas, passez aux rapports ci-dessous pour isoler la source.
 
 

2. Hilton: Rapport de paiements (détails au niveau des paiements)

Le rapport de paiements est le seul rapport qui fournit des détails sur les méthodes de paiement. Utilisez-le pour vérifier quels paiements ont été enregistrés dans le PMS et lesquels ne l'ont pas été.

Pour enquêter sur cela :
  1. Dans Toast Web, accédez à Rapports > Paiements. 
  2. En utilisant les menus déroulants de filtre, activez surles colonnes suivantes :
    • État de synchronisation PMS : Cette colonne indique si le paiement a été enregistré avec succès dans PEP. Recherchez tout statut autre que Succès.
    • Informations sur la chambre: Cette colonne affiche le numéro de chambre du client. Cette colonne est uniquement remplie pour les paiements de frais de chambre.
    • Autre type : Cette colonne précise quels Autres types de paiement étaient des frais de chambre par rapport aux certificats-cadeaux, réservations prépayées ou autres moyens de paiement non liés aux frais de chambre.
  3. Sélectionnez Mettre à jour pour afficher ces colonnes dans votre rapport.
 
 

3. Hilton: Rapport de commandes (Centre de revenus et Détails fiscaux)

Utilisez le rapport de commandes pour trouver le centre de revenus, les totaux fiscaux et les totaux de remises par commande. Le rapport de commandes vous permet de comparer les totaux du centre de revenus et les chiffres fiscaux/remises par rapport à PEP pour déterminer où se trouvent les différences.
 
 

4. Hilton: Rapport de détails des articles (Répartition par catégorie)

Le rapport de détails des articles est le seul rapport avec une répartition propre et exportable des ventes par catégorie, y compris les numéros de commande. Utilisez ceci lorsque vous devez :
  • Identifier quels articles ou catégories spécifiques contribuent à une variance
  • Faire un croisement des chèques individuels entre Toast et PEP
  • Vérifier que tous les articles sont assignés aux bonnes catégories de vente

 

5. Hilton: Rapport des ventes des dépôts collectés

Le rapport des ventes des dépôts collectés montre les paiements collectés à une date d'affaires qui diffèrent de la date de réalisation de la commande. Utilisez ce rapport lorsque vous soupçonnez un décalage temporel causé par des commandes futures programmées.
 
Exemple : Un invité commande le petit-déjeuner à 21 h le lundi pour une livraison mardi à 7 h et paie au moment de la commande. Le rapport de lundi montre le paiement (effectué) ; le rapport de mardi montre le revenu (dépôt). Le rapport des ventes des dépôts collectés met en lumière cette divergence.
 
Pour plus de détails sur les concepts de paiement et de dépôt, voir : Rapport sur les commandes futures programmées.
 
 

6. Hilton: Rapport sur les remboursements

Puisque Toast ne publie pas les remboursements dans PEP, tout remboursement traité après la fermeture de la journée créera une divergence attendue égale au montant du remboursement. Utilisez ce rapport pour quantifier toute variance liée aux remboursements.
Si PEP montre un total plus élevé que Toast pour une date d'affaires donnée, vérifiez le Rapport sur les remboursements pour cette date. Le montant du remboursement devrait tenir compte de la différence.
Pour plus de détails sur la façon dont les remboursements apparaissent dans les rapports Toast, voir : Comment les remboursements apparaissent dans les rapports Toast
 
 

Hilton: Obtenez plus d'aide

Si vous avez encore des difficultés à résoudre les divergences de rapport en utilisant les rapports ci-dessus, veuillez escalader à Toast ou au support Hilton selon l'origine du problème.

  • Si le problème semble provenir de Toast, veuillez contacter le service à la clientèle de Toast avec les informations suivantes :

    • Date(s) d'affaires en question
    • Montant de la variance spécifique
    • Captures d'écran ou exports des rapports Toast pertinents mentionnés ci-dessus

  • Si le problème semble provenir de Hilton PMS (par exemple, ajustements manuels, retards de publication, etc.), veuillez contacter l'équipe de support IT ou PMS de Hilton pour une enquête PEP/PMS.