Accorder ou retirer l'accès Web Toast pour les employés existants

Dans cet article :

• Accorder l'accès Web Toast  
  • Activation du compte employé
• Retirer l'accès Web Toast
• Ressources complémentaires

Accorder l'accès Web Toast à un employé existant

Pour accorder l'accès à Toast Web à un utilisateur qui a déjà un profil d'employé, suivez ces étapes :

1. Dans Toast Web, naviguez Employés > Gestion des employés > Employés.
2. Localisez l'employé auquel vous souhaitez accorder l'accès. Survoler un employé vous permet de voir rapidement son adresse e-mail. Vérifiez qu'il s'agit d'une véritable adresse e-mail à laquelle l'employé a accès.
   1. Si l'adresse e-mail est invalide ou incorrecte, vous pouvez apporter un changement en sélectionnant le lien hypertexte du nom de famille de l'employé et en naviguant vers l'onglet Profil pour mettre à jour l'e-mail.
3. Dans la colonne Actions, sélectionnez les trois points pour ouvrir le menu déroulant, puis sélectionnez Inviter à créer un compte. Cette action doit être effectuée pour envoyer l'e-mail d'invitation.
   1. Remarque : Une fois que vous avez envoyé cet e-mail, l'employé ne pourra pas pointer sur le POS jusqu'à ce qu'il ait accepté l'invitation, assurez-vous donc que votre employé est au courant de l'e-mail avant de l'envoyer. Les employés recevront une erreur Invalide et vous diront que leur code d'accès POS (alias code d'accès/PIN) ne fonctionne plus et qu'ils ne peuvent pas pointer ou se connecter.
   2. Si Inviter à créer un compte est grisé, cela peut être parce que Toast ne reconnaît pas l'adresse e-mail de l'employé comme valide. Vérifiez l'exactitude de l'adresse e-mail. Une autre raison pour laquelle l'option pourrait être grisée est si l'employé a déjà été invité à créer un compte, mais n'a pas encore accepté son invitation. Si c'est le cas, survolez le statut bleu Invité ou le statut rouge Expiré sur la page Employés et sélectionnez Renvoyer l'invitation.
4. Sélectionnez Confirmer pour créer un compte.
5. Le statut de l'employé changera en un statut bleu Invité, et deviendra un statut vert Actif une fois qu'il aura accepté l'invitation dans son e-mail et créé un nouveau mot de passe. 

Remarque : Un compte utilisateur invité ne peut pas être modifié par un administrateur ou un propriétaire tant que le utilisateur invité n'a pas activé son compte. Cela inclut les changements de nom et de numéro de téléphone. 

Une fois que l'employé active son compte, il peut utiliser son adresse e-mail et son mot de passe pour se connecter à Toast Web, et Toast Now, myToast, ou Toast Tables (selon ses autorisations et la configuration de votre restaurant).

Si vous avez invité un employé par erreur ou s'il n'a pas besoin d'un compte back-end sur Toast, sélectionnez le bouton Archiver dans la colonne Actions à droite de son nom pour annuler cette invitation. L'employé recevra toujours l'e-mail d'invitation, mais ne pourra pas accepter l'invitation ou créer un mot de passe. Ensuite, réajoutez son profil archivé pour restaurer ses autorisations et sa capacité à pointer. Pour ce faire, accédez à l'onglet Archivé sur cette page, localisez l'employé et sélectionnez le Déarchiver bouton. Sélectionnez Confirmer sur la fenêtre contextuelle.

Ce processus peut également être suivi pour accorder l'accès à des non-employés, tels que des comptables ; il suffit de créer un profil et une adresse e-mail correspondante, mais assurez-vous de noter quelles autorisations vous accordez au cas où vous voudriez les empêcher d'avoir accès au POS.

Remarque : Si un employé essaie de modifier sa propre adresse e-mail sur sa page Mon Compte et qu'il voit une erreur disant "Cette adresse e-mail est invalide ou actuellement utilisée avec un autre compte Toast.", quelqu'un d'autre dans l'entreprise de l'employé devra l'ajouter en tant que nouvel employé avec la nouvelle adresse e-mail enregistrée.

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Activation du compte employé pour Toast Web

Une fois que vous invitez un employé à créer un compte Toast Web, il doit ouvrir l'invitation envoyée à son adresse e-mail et suivre les instructions pour activer son compte. Son compte Toast Web ne sera pas actif, et son code d'accès/PIN ne fonctionnera pas sur le POS tant qu'il n'aura pas accepté son invitation (même si son code d'accès POS fonctionnait avant qu'il ne soit invité à créer un compte).

Si l'employé n'accepte pas l'invitation dans les sept jours ou si l'invitation doit être renvoyée, vous pouvez le faire en survolant l'icône Invité bleue et en sélectionnant Renvoyer l'invitation dans le popup qui apparaît. Sélectionnez Renvoyer l'invitation dans les cas où l'adresse e-mail de l'employé était incorrecte lors de l'envoi de l'e-mail original, mais a depuis été corrigée.

Si un employé ne voit pas son e-mail d'invitation, essayez ces étapes de dépannage : 

• Demandez à votre employé de vérifier le dossier spam de son compte e-mail.
• Vérifiez l'orthographe de l'adresse e-mail que vous avez saisie dans Toast Web.
• Suivez les instructions ci-dessous pour archiver l'employé, puis créez à nouveau son compte.
• Nous avons même vu des cas d'erreur 550. Cela indique que le fournisseur d'e-mail rejette l'e-mail et le renvoie à l'expéditeur, alors vérifiez avec votre fournisseur d'e-mail et essayez de renvoyer l'e-mail.

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Supprimer l'accès de l'employé à Toast Web

Pour supprimer l'accès d'un employé existant, vous devez avoir la permission 4.10 Emplois et salaires des employés et vous devez avoir les mêmes permissions ou plus élevées que l'utilisateur pour apporter des modifications. Si vous avez des difficultés à mettre à jour les permissions des employés, consultez le Guide de référence des permissions pour un aperçu de toutes les permissions disponibles.

1. Accédez à Employés > Gestion des employés > Employés.
2. Localisez l'employé auquel vous souhaitez accorder l'accès et sélectionnez le icône de crayon pour apporter des modifications.
3. Sélectionnez l'onglet Emplois et permissions en haut de la page.
4. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Permissions et à partir d'ici, vous pouvez sélectionner les permissions auxquelles vous souhaitez que l'employé ait accès.
   1. Si vous ne souhaitez pas que cet employé ait accès à des fonctions de Toast Web, ne modifiez pas ses permissions pour quoi que ce soit dans les sections 1 Accès POS ou 2 Accès à la livraison. Ils peuvent avoir un accès sélectif dans les sections 3 Gestionnaire ou 5 Accès à l'édition rapide, mais retirez tout de sections 4 Administration du restaurant ou 6 Configuration Web car cela leur permettra d'avoir un certain accès à Toast Web.
5. Enregistrer vos modifications. 

Remarque : L'accès d'un employé est basé sur le poste assigné et les permissions associées à ce poste. Le Hériter ou Remplacer bascule peut être utilisé pour contourner les autorisations spécifiques aux emplois afin d'obtenir ou de retirer l'accès. 

Ressources supplémentaires

• Connectez-vous à Toast : Dépanner la connexion
• Retirer le statut d'invité sur un profil d'employé
• Ajouter et gérer des employés dans Toast Web

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