Responsabilité liée aux cartes-cadeaux sans le module de cartes-cadeaux de Toast

Dans cet article :

• Aperçu de la responsabilité des cartes-cadeaux
• Rapport sur les cartes-cadeaux
• Méthode d’échange de cartes-cadeaux recommandée
  • Créer une option de paiement
  • Utilisez la nouvelle option de paiement pour échanger une carte-cadeau dans le TPV
• Suivez les ventes réalisées avec les paiements par carte-cadeau
• Suivi des cartes-cadeaux à emplacements multiples

Aperçu de la responsabilité des cartes-cadeaux

Lorsque votre module de cartes-cadeaux Toast est désactivé, votre restaurant ne pourra plus vendre ni activer de nouvelles cartes-cadeaux, et la fonctionnalité permettant d’échanger des cartes-cadeaux existantes ne sera plus disponible. 
 

Si vous avez des soldes de cartes-cadeaux impayés lorsque l’accès à votre carte-cadeau Toast vous est retiré, votre restaurant demeure responsable de ces achats passés. Si vous n’importez pas de soldes de cartes-cadeaux existants dans un autre système, vous devez garder une trace manuelle des soldes et des échanges.   

Les sections suivantes vous aideront à gérer le processus.


 

Rapport sur les cartes-cadeaux

Vous pouvez trouver un rapport de toutes vos cartes-cadeaux dans :

1. À partir de la page d’accueil, allez à Rapports > Paiements > Soldes de cartes-cadeaux.
2. Vous pourrez alors consulter les informations sur le solde des cartes-cadeaux. Si vous n’avez aucune carte-cadeau, le rapport ne se chargera pas.

Méthode d’échange de cartes-cadeaux recommandée

Une fois le module de cartes-cadeaux de Toast désactivé, vous devez gérer manuellement tous les échanges de cartes-cadeaux. Notez qu’à ce stade, vos clients ne peuvent pas échanger leurs cartes-cadeaux sur le système de commande en ligne de Toast.
 

Pour prendre en charge manuellement les Cartes cadeaux de Toast, vous devrez créer une afin de clôturer les additions ouvertes lorsque les clients prévoient d’utiliser une carte-cadeau.

Créer une option de paiement

Pour créer une option de paiement. Suivez les étapes ci-dessous :

1. Dans Toast Web, allez dans Paiements > Autres options de paiement
2. Sélectionnez +Ajouter dans la section Autres options de paiement.
3. Créez votre nouvelle option de paiement en complétant les informations suivantes. Remarque : Si certains paramètres de la section Autres options de paiement devraient être configurés comme indiqué ci-dessous, les autres paramètres que vous voyez sur cette page sont facultatifs et peuvent être modifiés selon vos préférences.

• Nom : étiquetez votre option de paiement avec un nom qui indiquera qu’il s’agit d’une option de paiement pour les cartes-cadeaux. Nous vous recommandons de nommer l’option de paiement Carte-cadeau.
• Traiter comme un rabais : Comme cela sera utilisé comme mode de paiement, sélectionnez Non pour traiter comme un rabais.
• Exonéré de taxe : Les cartes-cadeaux n’exonèrent pas une commande d’être taxable, alors laissez la valeur Non à l’exonération d’impôt.

Utilisez la nouvelle option de paiement pour échanger une carte-cadeau dans le TPV

Si un client souhaite échanger son solde sur une carte-cadeau achetée via le module Carte-cadeau Toast, vous devrez utiliser la nouvelle option de paiement créée afin de clôturer l’addition. Suivez ces étapes :
 

PREMIÈRE ÉTAPE – Confirmez et ajustez le solde de la carte-cadeau.

1. Utilisez le de la carte-cadeau pour confirmer la carte-cadeau et son solde.
2. Ajuster manuellement le solde en conséquence selon la quantité de la carte-cadeau que votre client utilisera. Remarque : Si vous êtes un établissement à emplacements multiples, vous devez garder une trace des emplacements où les cartes-cadeaux sont achetées ou échangées.

DEUXIÈME ÉTAPE – Fermez l’addition dans le TPV.
 

Maintenant que le solde a été confirmé et ajusté manuellement, il est temps d’appliquer le paiement à l’addition du client.

1. À partir de l’écran de paiement, indiquez la valeur du paiement dans la section Montant remis. Dans cet exemple, la carte-cadeau a été ajustée de 5,00 $, car il s’agit du solde restant de la carte.
   
    
   
   
2.  Ensuite, sélectionnez Carte-cadeau dans les options de paiement sur le côté droit de l’écran.
3. Sélectionnez la nouvelle option de paiement que vous configurez pour échanger des cartes-cadeaux.
4. Le cas échéant, confirmez le paiement partiel dans l’écran suivant en sélectionnant Oui. 
    
   
5. Le paiement partiel apparaît maintenant sur l’écran de paiement. D’autres formes de paiement peuvent être appliquées pour couvrir tout solde restant.

Suivez les ventes réalisées avec les paiements par carte-cadeau

Pour suivre les ventes à l’aide d’autres méthodes d’échange et d’honneur des cartes-cadeaux, ces paiements apparaîtront également dans une nouvelle section du Rapport Sommaire des ventes.

Dans la section ventilation des paiements, vous trouverez ces paiements suivis dans la catégorie Autres comme indiqué ci-dessous. 

Suivi des cartes-cadeaux à emplacements multiples

Avec le module de cartes-cadeaux de Toast, Toast suivra et mettra automatiquement en évidence les cas où une carte-cadeau est achetée à un emplacement mais échangée dans un autre. Lorsque votre module de cartes-cadeaux Toast est désactivé, le suivi de la responsabilité des cartes-cadeaux entre emplacements deviendra manuel. À des fins de tenue de documents financiers, nous recommandons de suivre les changements de responsabilité. Les détails tels que l’endroit où la carte a été initialement achetée par rapport à l’endroit où la carte est finalement utilisée doivent être suivis de près afin de s’assurer que les dossiers de votre restaurant sont à jour conformément à la réglementation locale.