Gérer la synchronisation de la comptabilité : Comptes fournisseurs

Dans cet article :

• Accéder aux comptes fournisseurs
• Afficher l'activité
• Gérer les affectations de factures
• Configurer les paramètres
• Gérer les connexions
• Articles connexes
  
  

Accéder aux comptes fournisseurs

Dans Toast Web, il y a quatre pages pour la synchronisation de la comptabilité des comptes fournisseurs. Accédez à Finance > Comptabilité et sélectionnez l'une des pages suivantes :

• Activité
• Affectations de factures fournisseurs
• Paramètres
• Connexions

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Voir l'activité

La page Activité dans Toast Web offre une vue calendrier qui affiche chaque événement de synchronisation, qu'il soit réussi ou non. Utilisez les menus déroulants dans le coin supérieur droit pour filtrer par groupe et par emplacement. Vous pouvez afficher plus d'un groupe et d'un emplacement à la fois.

Si une erreur nécessite votre attention, une bannière apparaît en haut de la page avec l'action requise. Cela peut se produire en raison de problèmes de GL, de mappage, de connexion ou de synchronisation. Traitez ces éléments d'action pour synchroniser avec succès vos données Toast avec QuickBooks en ligne. Apprenez-en davantage sur les erreurs de synchronisation de la comptabilité en lisant Obtenir de l'aide avec la synchronisation de la comptabilité.

Sélectionnez une date pour ouvrir les détails de toutes les synchronisations effectuées ce jour-là.

• Lorsqu'une entrée est synchronisée avec le compte QuickBooks en ligne connecté, elle apparaît en vert sur le calendrier.
• Les synchronisations infructueuses apparaissent en rouge et affichent un point rouge dans le coin supérieur droit de ce jour sur le calendrier.
• Lorsque cela se produit, le ou les contacts financiers de votre restaurant reçoivent un courriel contenant plus de détails et des instructions pour résoudre le problème. Par exemple, si un nouvel élément de ligne n'a pas de code GL attribué, le courriel vous dirige vers la page de mappage GL.

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Gérer les affectations de factures

Pour accéder aux affectations de factures AP dans Toast Web, accédez à Finance > Affectations > Affectations de factures AP.

Remarque : Les affectations de factures des comptes fournisseurs sont basées sur les connexions, et non par emplacement.

• Classes : Choisissez une classe pour chaque emplacement afin de regrouper les factures dans QuickBooks en ligne.
• Catégories de dépenses : Attribuez un code grand livre à chaque catégorie de dépenses pour les factures dans QuickBooks Online.
• Fournisseurs : La liste est basée sur la liste des fournisseurs de détail dans Toast Web.

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Configurer les paramètres

Connectez-vous à Toast Web et accédez à Finance > Comptabilité > Paramètres.

Remarque : Toute modification apportée aux connexions d'emplacement de la synchronisation des ventes affecte également la synchronisation des comptes fournisseurs, et vice versa.

Lorsque vous apportez des modifications dans cette section, assurez-vous de sélectionner Enregistrer avant de quitter la fenêtre.

• Comptabiliser dans le système comptable : Une écriture de journal quotidienne des comptes fournisseurs est comptabilisée dans le compte connecté pour chaque emplacement Toast POS.
• Date de début de synchronisation : Toutes les écritures de journal à cette date ou après cette date sont comptabilisées. Vérifiez que les écritures n'ont pas déjà été ajoutées à QuickBooks Online pour éviter les doublons.
• Méthode de comptabilisation des factures :Choisissez le niveau de détail que Toast inclut lors de la comptabilisation des factures dans votre système comptable.
  • Résumé par catégorie de dépenses : Combine les articles achetés par catégorie de dépenses. Chaque catégorie est comptabilisée comme un poste de facture unique dans son code grand livre attribué.
  • Détaillé par produit : Chaque produit est comptabilisé dans le code grand livre attribué à sa catégorie de dépenses, et le nom du produit apparaît dans la description.

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Gérer les connexions

Lorsque les comptes fournisseurs sont synchronisés avec QuickBooks en ligne, les écritures apparaissent ici regroupées par votre compte QuickBooks en ligne. Affichez l'état de la connexion et le ou les groupes associés pour chaque compte.

• Vérifiez que le champ état de la connexion QuickBooks affiche Connecté.
• Sélectionnez le crayon de modification pour connecter ou déconnecter des groupes d'un compte QuickBooks en ligne.
• Sélectionnez le menu trois points (débordement) pour reconnecter ou rétablir la connexion. Vous pourriez devoir effectuer cette opération après une interruption de facturation, lorsque des erreurs QuickBooks en ligne surviennent ou lorsque vous modifiez vos identifiants QuickBooks en ligne (courriel et/ou mot de passe).

Si vous souhaitez lier un nouveau compte QuickBooks en ligne aux comptes fournisseurs, accédez à Finance > Comptabilité > Connexions et sélectionnez Ajouter un compte QuickBooks en ligne.

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Articles connexes

• Obtenir de l'aide avec la synchronisation de la comptabilité

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