Gérer synchronisation de la comptabilité : Comptes fournisseurs

Dans cet article :

• Accédez aux comptes fournisseurs
• Afficher l’activité
• Gérer l’affectation des factures
• Configurer les paramètres
• Gérer les connexions
• Articles connexes
  
  

Accédez aux comptes fournisseurs

Dans Toast Web, il existe quatre pages pour la synchronisation de la comptabilité fournisseurs. Accédez à Finances > Comptabilité et sélectionnez l’une des pages suivantes :

• Activité
• Affectations de factures AP
• Paramètres
• Connexions

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Afficher l’activité

La page Activité de Toast Web offre une vue de calendrier qui affiche chaque événement de synchronisation, qu'il ait réussi ou non. Utilisez les menus déroulants dans le coin supérieur droit pour filtrer par groupe et par emplacement. Vous pouvez afficher plusieurs groupes et emplacements à la fois.

Si une erreur nécessite votre attention, une bannière apparaît en haut de la page avec l’action requise. Cela peut se produire en raison de problèmes de GLG, de mappage, de connexion ou de synchronisation. Abordez ces étapes pour synchroniser avec succès vos données Toast avec QuickBooks en ligne. Pour en savoir plus sur les erreurs de synchronisation des comptes fournisseurs, lisez Obtenir de l'aide pour la synchronisation de la comptabilité.

Sélectionnez une date pour ouvrir les détails de toutes les synchronisations survenues ce jour-là.

• Lorsqu’une écriture se synchronise avec le compte QuickBooks en ligne connecté, elle apparaît en vert dans le calendrier.
• Les synchronisations infructueuses apparaissent en rouge et affichent un point rouge dans le coin supérieur droit du calendrier.
• Lorsque cela se produit, les contacts financiers de votre restaurant reçoivent un courriel contenant plus de détails et des instructions pour résoudre le problème. Par exemple, si un nouveau poste n’a pas de code GLG, le courriel vous redirige vers la page de correspondance du GLG.

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Gérer l’affectation des factures

Pour accéder aux affectations de factures AP dans Toast Web, allez à Finances > Affectations > Affectations de factures AP.

Remarque : L’affectation des factures des comptes fournisseurs se fait en fonction des connexions, et non par emplacement.

• Classes : Choisissez une classe pour chaque emplacement afin de regrouper les factures dans QuickBooks en ligne.
• Catégories de dépenses : Attribuez un code GLG à chaque catégorie de dépenses pour les factures dans QuickBooks en ligne.
• Fournisseurs : La liste est basée sur la liste des fournisseurs de vente au détail dans Toast Web.

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Configurer les paramètres

Connectez-vous à Toast Web et allez à Finances > Comptabilité > Paramètres.

Remarque : Toute modification apportée aux connexions d’emplacement de synchronisation des ventes a également une incidence sur la synchronisation des comptes fournisseurs, et vice-versa.

Lorsque vous apportez des modifications dans cette section, sélectionnez Enregistrer avant de quitter la fenêtre.

• Système Post to Accounting : Une écriture quotidienne du journal des comptes fournisseurs est comptabilisée dans le compte connecté pour chaque emplacement du TPV Toast.
• Date de début de synchronisation : Toutes les écritures de journal à partir de cette date sont comptabilisées. Vérifiez que les écritures n’ont pas déjà été ajoutées à QuickBooks en ligne afin d’éviter les doublons.
• Méthode de publication des factures :Choisissez le montant inclus par Toast lors de la publication des factures dans votre système comptable.
  • Résumé par catégorie de dépenses : Combine les articles achetés par catégorie de dépenses. Chaque catégorie est comptabilisée comme un seul poste de facture dans le code GLG qui lui est attribué.
  • Détaillé par produit : Chaque produit est publié dans le code GLG attribué à sa catégorie de dépenses, et le nom du produit apparaît dans la description.

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Gérer les connexions

Lorsque les comptes fournisseurs sont synchronisés avec QuickBooks en ligne, les écritures apparaissent ici regroupées par compte QuickBooks en ligne. Afficher le statut de la connexion et le(s) groupe(s) associé(s) pour chaque compte.

• Vérifiez que le champ QuickBooks statut affiche Connecté.
• Sélectionnez le crayon de modification pour connecter ou déconnecter des groupes d’un compte QuickBooks en ligne.
• Sélectionnez le menu à trois points (débordement) pour reconnecter ou rétablir la connexion. Vous devrez peut-être le faire après un délai de facturation, lorsque des erreurs QuickBooks en ligne se produisent ou lorsque vous modifiez vos identifiants QuickBooks en ligne (courriel et/ou mot de passe).

Si vous souhaitez lier un nouveau compte QuickBooks en ligne aux comptes fournisseurs, allez dans Finances > Comptabilité > Connexions et sélectionnez Ajouter un compte QuickBooks en ligne.

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Articles connexes

• Obtenir de l'aide pour la synchronisation de la comptabilité

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