Sling by Toast : Personnaliser les paramètres d’horaire

Dans cet article :

• Paramètres de planification
  • Premier jour de la semaine
  • Heures d’ouverture
  • Visibilité des horaires pour les employés
  • Visibilité des congés et indisponibilité
  • Visibilité des horaires pour les gestionnaires
• Pauses
• Acceptation du quart
• Échanges de quarts et quarts disponibles
  • Permettre aux employés de donner leur quart
  • Permettre aux employés d’échanger des quarts
  • Limitation des offres et des échanges par emplacement et par poste
  • Approuver automatiquement les demandeurs
• Indisponibilité
• Conformité au travail
• Masquer les employés, postes ou emplacements de l’horaire
  • Masquer les employés
  • Masquer les positions
  • Masquer les emplacements

Paramètres de planification

C’est ici que vous désignerez la façon dont l’horaire est présenté pour le compte et comment les employés le verront.

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Premier jour de la semaine

Ce paramètre vous permet de choisir quel jour commence votre semaine de travail et de modifier la disposition de l’horaire, les indisponibilités, les rapports, etc.

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Heures d’ouverture

Ce paramètre est défini par défaut entre 00 h et 00 h, mais vous pouvez le modifier pour modifier la disposition de la vue de jour, l’indisponibilité et même les heures affichées dans la fenêtre de création de quart de l’horaire. Une fois les heures d’ouverture définies, vous pouvez également choisir si les heures seront réparties selon la date de début des quarts ou si elles sont toutes attribuées à la date de début du quart en utilisant le paramètre Heure limite pour les heures de nuit.

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Visibilité des horaires pour les employés

Ce paramètre vous permet de choisir la quantité ou le peu d’horaires que vos employés peuvent voir. Lorsqu’elle est désactivée, les employés verront uniquement leurs propres horaires, tandis que les gestionnaires et les administrateurs pourront toujours voir l’horaire complet. Lorsque cette option est activée, des options supplémentaires s’affichent pour la quantité de données qu’ils peuvent voir. N’oubliez pas que si le paramètre de visibilité entre emplacements est désactivé dans les paramètres de l’entreprise, vous ne verrez pas ici d’options permettant aux employés de voir d’autres emplacements.

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Visibilité des congés et indisponibilité

Ce paramètre est inclus uniquement avec Sling Premium et Sling Business.

Cela permet aux gestionnaires de garder ces informations cachées à la vue des employés. Si cette option est activée, les employés peuvent voir dans l’horaire complet les congés approuvés et les indisponibilités pour les autres.

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Visibilité des horaires pour les gestionnaires

Ce paramètre est inclus uniquement avec Sling Premium et Sling Business.

Cela vous permet de masquer les horaires des autres emplacements aux gestionnaires qui ne devraient pas être concernés. Lorsqu’elle est désactivée, elle ne pourra consulter que les horaires des emplacements attribués dans son profil. Lorsqu’elle est activée, elle peut afficher les autres emplacements, mais ne peut apporter aucune modification.

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Pauses

Le paramètre Pauses vous permet de choisir si l’option d’ajouter une pause à vos quarts apparaît ou non pendant la planification. Si cette option est désactivée, vous ne pourrez pas ajouter de pause à un quart. Les employés ne verront pas non plus l’option de commencer une pause lorsqu’ils utilisent notre horloge de pointage interne.

• Si les pauses standard sont activées, vous choisirez des options supplémentaires :
  • Pauses payées ou impayées : Cela vous permet de choisir si les pauses sont payées ou non. Il s’agit d’un paramètre « tout ou rien », donc si vous le définissez comme payé, toute durée de pause ajoutée à un quart sera comptée comme payée. Toutefois, les employés peuvent pointer leur départ pour un temps de pause supplémentaire au-delà de la durée ajoutée à un quart, qui sera compté comme impayé.
    • Par exemple, si un quart de travail comporte une pause de 30 minutes et que l’employé prend 40 minutes, 30 minutes sont comptées comme payées tandis que les 10 autres ne sont pas payées.
  • Durée de pause par défaut : Cela vous permet de définir la durée qui s’affichera automatiquement pour chaque quart. Il est toujours possible de modifier la durée d’une pause afin qu’elle soit plus courte ou plus longue au fur et à mesure que vous créez des quarts. N’oubliez pas que tout temps de pause prévu pour un quart pendant que les pauses sont définies comme payées sera compté comme payé, peu importe la durée par défaut.
  • Vous noterez également que la liste des durées de pause est limitée, mais que vous avez la possibilité de saisir n’importe quelle durée dans le champ.
• Si les pauses automatiques sont activées, vous choisirez des options supplémentaires :
  • Attestation : Cela vous permet de permettre à vos employés d’attester qu’ils ont pris leurs pauses repas et/ou repos requises. Cela signifie que si les employés manquent une pause pendant leur quart et tentent de pointer leur départ, ils seront invités à répondre s’ils ont pris leur pause requise ou s’ils ont été empêchés de prendre leur pause. En outre, vous pouvez activer le paramètre de renonciation, qui permettra à votre employé de choisir qu’il a refusé de prendre sa pause requise.
  • Pause repas : Vous pouvez choisir d’accorder une pause repas. Vous pouvez définir cette option comme payée ou impayée. Vous devrez également définir la règle d’automatisation pour cette pause. Vous pouvez décider d’autoriser ou non les employés à renoncer à leurs pauses repas. Vous pouvez également décider d’autoriser ou non un retour anticipé des pauses repas.
  • Pause de repos : Vous pouvez choisir d’accorder une pause repas. Vous pouvez définir cette option comme payée ou impayée. Vous devrez également définir la règle d’automatisation pour cette pause. Vous pouvez décider d’autoriser ou non les employés à renoncer à leurs pauses. Vous pouvez également décider d’autoriser ou non un retour anticipé des pauses de repos.
  • Paiement prime : Cela vous permet de rester en conformité avec la législation du travail locale. S’il y a des infractions aux pauses selon les règles de pause automatisées qui ont été définies, ce paramètre paiera une heure de salaire supplémentaire équivalente au salaire horaire de l’employé.
    
    

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Acceptation du quart

Lorsque cette option est activée, une notification sera envoyée aux employés lors de la publication des quarts leur demandant de confirmer leurs horaires. Ils peuvent accepter de confirmer ou infirmer de signaler tout problème d’horaire. Les quarts refusés ne sont pas automatiquement retirés des horaires des employés.

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Échanges de quarts et quarts disponibles

Permettre aux employés de donner leur quart

Ce paramètre vous permet de choisir si les employés peuvent mettre à disposition ou non un quart de travail. Lorsqu’elle est désactivée, les employés ne pourront accéder à aucune des deux options, mais les administrateurs et les gestionnaires peuvent toujours effectuer ces modifications au nom d’un employé.

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Permettre aux employés d’échanger des quarts

Ce paramètre est inclus uniquement avec Sling Premium et Sling Business.

Ce paramètre vous permet de contrôler l’accès aux échanges de quarts. Si cette option est désactivée, les échanges ne seront pas disponibles pour tous les utilisateurs, y compris les administrateurs et les gestionnaires.

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Restriction des offres et des échanges par emplacement et par poste

Lorsque cette option est activée, les employés ne peuvent proposer ou échanger un quart que si l’autre employé est également affecté à l’emplacement et au poste de leur quart. Lorsqu’ils sont désactivés, les employés peuvent proposer ou échanger des quarts entre différents emplacements et postes.

Remarque : Cela sera automatiquement activé et ne pourra pas être modifié lorsque l’option Visibilité des collègues est restreinte.

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Approuver automatiquement les demandeurs

Ce paramètre vous permet de choisir si les employés peuvent prendre et échanger des quarts librement ou si vous souhaitez que les gestionnaires approuvent les échanges. Lorsqu’elle est désactivée, l’approbation d’un gestionnaire est requise.

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Indisponibilité

Ce paramètre vous permet d’activer ou de désactiver la fonction pour vos employés. Lorsqu’elle est désactivée, les employés ne peuvent pas accéder du tout aux paramètres, mais les gestionnaires et administrateurs peuvent ajuster l’indisponibilité d’un employé en leur nom.

Les comptes Sling Premium et Sling Business peuvent également choisir si les modifications d’indisponibilité nécessitent ou non une approbation. Les modifications apportées par un employé seraient ensuite soumises à l’examen de la direction avant d’apparaître dans l’horaire.

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Conformité au travail

Le paramètre de clôture vous permet de désigner si un nombre minimal d’heures est requis entre un quart et le suivant.

Lorsque cette option est activée, vous recevrez un avertissement si vous tentez de programmer un employé dont le temps de repos entre les quarts est plus court que celui indiqué ici.

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Masquer les employés, postes ou emplacements de l’horaire

Si vous avez des employés, des postes ou des emplacements que vous n’avez pas besoin de voir dans l’horaire, vous pouvez les masquer plutôt que d’utiliser des filtres. Seuls les administrateurs et les gestionnaires peuvent masquer les employés, les postes ou les emplacements de l’horaire.

Remarque : Cela masquera l’employé, le poste ou l’emplacement pour tous les utilisateurs du compte.

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Masquer les employés

Cela est utile lorsque vous avez des gestionnaires ou des administrateurs qui ne sont pas planifiés pour des quarts, ou lorsque vous souhaitez simplifier l’affichage du compte et réduire l’encombrement.

Pour masquer un employé :

1. Accédez à Tableau de bord > Employés.
2. Sélectionnez le nom de l’employé dans la liste.
3. Allez à l’onglet Travail.
4. Au bas de la page, activez le paramètre Masquer de l’horaire.
5. Sélectionnez Enregistrer. 
   
   

L’employé apparaît alors dans la liste principale des employés avec une icône indiquant que le profil est masqué.

Les employés cachés sont également masqués dans l’horaire, les rapports et les feuilles de temps jusqu’à ce qu’ils ne soient pas masqués.

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Masquer les positions

Ceci est utile si vous n’utilisez plus un poste mais souhaitez conserver les informations pour les quarts précédents qui lui ont été attribués.

Pour masquer un poste :

1. Accédez à Tableau de bord > Postes.
2. Sélectionnez le nom du poste dans la liste.
3. Accédez à l’onglet Paramètres.
4. Au bas de la page, activez le paramètre Masquer de l’horaire.
5. Sélectionnez Enregistrer. 
   

La position cachée apparaît dans la liste avec une icône indiquant qu’elle est cachée pour tout le monde.

La position reste masquée sur la page Planifier jusqu’à ce que vous la démasquiez en suivant les mêmes étapes.

Remarque : Vous ne pouvez pas voir de quarts attribués à des positions qui sont masquées. Les détails du poste sont également masqués sur d’autres pages, y compris les rapports et les feuilles de temps.

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Masquer les emplacements

Masquer un emplacement permet de simplifier l’affichage du compte, de réduire l’encombrement et de supprimer les détails concernant cet emplacement des informations disponibles lors de votre connexion.

Pour masquer un emplacement :

1. Accédez à Tableau de bord > Emplacements.
2. Sélectionnez le nom de l’emplacement dans la liste.
3. Accédez à l’onglet Paramètres.
4. Au bas de la page, activez le paramètre Masquer de l’horaire.
5. Sélectionnez Enregistrer. 
   

L’emplacement apparaît alors dans la liste avec une icône indiquant qu’il est masqué.

L’emplacement n’apparaît pas sur la page Planifier tant que vous ne l’avez pas caché en suivant les mêmes étapes.

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