Sling by Toast : Feuilles de temps

Dans cet article :

• Comprendre les feuilles de temps
• Ajouter une feuille de temps
• Modifier les feuilles de temps en tant qu’administrateur ou gestionnaire
• Réviser ou modifier les heures de la semaine
• Réviser les heures des employés pour le mois
• Réviser les notes ajoutées par les employés
• Approuver les feuilles de temps en attente
• Feuilles de temps pour les employés
  • Modifier les feuilles de temps
  • Réviser ou modifier les heures de la semaine
  • Ajouter des notes sur la feuille de temps

Comprendre les feuilles de temps

Les feuilles de temps permettent aux gestionnaires de suivre le nombre d’heures travaillées par un employé afin que les données puissent être traitées pour la paie. Cette fonctionnalité fonctionne avec l’horloge de pointage, qui permet aux employés de pointer à l’arrivée et au départ pour leurs quarts dans Sling.

Pour accéder aux feuilles de temps des employés, sélectionnez l’onglet Horloge de pointage dans la barre de navigation principale.

Vous pouvez ajuster la plage de dates d’un jour à l’année entière. La plage de dates personnalisée permet jusqu’à 120 jours. La liste des quarts est classée par date, mais vous pouvez sélectionner différents en-têtes de colonne pour trier la liste différemment. Vous pouvez également choisir comment les données sont regroupées, notamment par nom d’employé, poste, emplacement, groupe ou date.

Sélectionnez le bouton Filtrer pour ouvrir les options de filtre et la liste des colonnes. Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes en les sélectionnant ou en les effaçant.

Les colonnes disponibles comprennent :

• Début et fin du quart planifié
• Heure d’arrivée et de départ
• Type de pause
• Début et fin de la pause
• Durée de la pause planifiée
• Durée de la pause
• Durée du quart prévue
• Durée du quart
• Différence
• Statut
• Pointage de départ automatique
• Distance d’arrivée et de départ lorsque la géoclôture est activée

La ligne Filtrer comprend également des options pour afficher ou masquer des emplacements, postes, groupes, employés, étiquettes, pointages de départ automatiques et statuts spécifiques. Vous pouvez également choisir d’afficher les données en heures et minutes ou en format décimal.

Une fois la page disposée comme vous le souhaitez, vous pouvez Imprimer ou exporter les données. L’impression vous permet de télécharger une copie PDF du rapport sur les feuilles de temps pour le tableau complet ou en PDF distinct pour chaque employé. L’exportation vous permet de télécharger un fichier XLS ou CSV qui reflète les données filtrées et regroupées sur la page.

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Ajouter une feuille de temps

Sling vous permet d’ajouter une feuille de temps vide à partir de l’onglet Horloge de pointage. Cela peut vous aider à ajouter un quart qui a été travaillé mais jamais planifié, ou à pointer quelqu’un sans activer le pointage imprévu.

Pour ajouter une feuille de temps à partir du site Web :

1. Accédez à l’onglet Horloge de pointage.
2. Sélectionnez le bouton Créer une feuille de temps en haut à droite.
3. Entrez le nom de l’employé, son emplacement, son poste et l’heure de pointage.
4. Ajoutez l’heure de pointage de départ si le quart est déjà terminé, ou laissez-la vide si l’employé doit encore pointer son départ plus tard.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Si vous ajoutez seulement une heure d’arrivée, l’employé peut pointer son départ de lui-même à la fin de son quart.

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Modifier les feuilles de temps en tant qu’administrateur ou gestionnaire

Les administrateurs et les gestionnaires peuvent accéder aux feuilles de temps à partir du Web ou de l’application mobile pour confirmer que les employés pointent correctement à l’arrivée et au départ et pour suivre les heures et les salaires estimés.

Remarque : Les gestionnaires ne peuvent plus modifier une feuille de temps une fois qu’elle a été approuvée. Si un gestionnaire doit modifier une feuille de temps approuvée, un administrateur doit d’abord la marquer comme en attente.

Du web :

Vous pouvez modifier les feuilles de temps des employés à partir de l’onglet Horloge de pointage ou de la liste du tableau de bord.

Dans l’onglet Horloge de pointage :

1. Sélectionnez Horloge de pointage dans la barre de navigation bleue principale.
2. Trouvez l’employé et la date à modifier.
3. Sélectionnez l’op tion 3 points s ur cette ligne.
4. Ajustez les détails de la feuille de temps dans la fenêtre qui s’ouvre.
5. Ajoutez des heures d’arrivée et de départ au besoin.
6. Sélectionnez Enregistrer.

S’il n’y a aucune activité pour le quart, vous verrez l’heure de début et de fin prévue, ainsi qu’une option pour ajouter un pointage d’arrivée. Vous pouvez aussi taper une heure personnalisée si elle n’apparaît pas dans la liste déroulante.

Sur la liste :

1. Ouvrez la liste.
2. Allez à la date requise.
3. Sélectionnez l’option 3 points pour le quart de l’employé afin d’apporter des modifications.

Depuis l’application mobile :

Vous pouvez modifier les feuilles de temps dans l’application mobile à partir de la page Feuilles de temps ou de la liste mobile.

À partir de la page Feuilles de temps :

1. Dans le tableau de bord de l’application, sélectionnez l’onglet Plus.
2. Sélectionnez Feuilles de temps.
3. Utilisez les flèches à côté de la plage de dates pour changer de semaine.
4. Sélectionnez un nom ou une ligne d’employé.
5. Sélectionnez le quart spécifique que vous souhaitez modifier.
6. Sélectionnez l’op tion 3 points e n haut à droite.
7. Sélectionnez Modifier.
8. Mettez à jour les informations nécessaires.
9. Sélectionnez Enregistrer.

Depuis la liste mobile :

1. Accédez au tableau de bord de l’application.
2. Sélectionnez la liste.
3. Sélectionnez le nom d’un employé pour ouvrir les détails du quart.
4. Sélectionnez l’option 3 points.
5. Sélectionnez Modifier la feuille de temps.
6. Apportez les modifications nécessaires et sélectionnez Enregistrer.

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Réviser les heures des employés pour le mois

Grâce à la fonction de suivi du temps de Sling, vous pouvez suivre les heures travaillées par vos employés en fonction du moment où ils pointaient leur arrivée et leur départ de leur quart.

Si vous devez réviser les totaux du mois ou même de l’année, ajustez la plage de dates dans Feuilles de temps, qui se trouve sous l’onglet Horloge de pointage dans la version Web de Sling.

Vous pouvez également accéder aux feuilles de temps des employés dans l’application mobile Sling en allant dans Plus > Feuilles de temps. La version Web facilite la révision des totaux sur de longues périodes.

Pour consulter les heures des employés dans la version Web :

1. Dans le tableau de bord, sélectionnez l’onglet Horloge de pointage.
2. Sélectionnez la plage de dates que vous souhaitez afficher.
3. Vous pouvez choisir parmi le jour, la semaine, le mois, la période de paie, le trimestre, l’année ou des plans personnalisés pour votre entreprise.
4. Sélectionnez Filtrer si vous souhaitez affiner les résultats par employé, emplacement, poste ou groupe.
5. Ajustez les colonnes visibles au besoin.

Une fois les données correctes en vue, le total pour chaque employé apparaît en haut de chaque section des données des feuilles de temps. Au bas de la page, vous pouvez également voir le nombre total d’heures pour tous les quarts affichés dans la plage sélectionnée.

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Notes d’évaluation ajoutées par les employés

Les employés peuvent partager des informations sur leurs quarts en ajoutant une note à une feuille de temps après avoir pointé leur arrivée et leur départ.

Pour examiner les notes des employés :

1. Accédez à l’onglet Horloge de pointage.
2. Recherchez l’icône de note sur une entrée de feuille de temps.
3. Sélectionnez la ligne ou l’icône pour ouvrir la feuille de temps et examiner la note.

Lorsque vous exportez des feuilles de temps, les notes sont incluses dans une colonne distincte.

Les employés ne peuvent ajouter une note qu’à un quart qu’ils travaillent actuellement ou qu’ils ont déjà travaillé.

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Approuver les feuilles de temps en attente

Lorsqu’il y a une nouvelle activité d’horlogerie pour un employé, Sling l’enregistre automatiquement comme modification en attente sur la feuille de temps. Cela permet aux gestionnaires et aux administrateurs de vérifier l’exactitude des feuilles de temps avant le traitement de la paie.

Les gestionnaires ne peuvent approuver que les feuilles de temps des emplacements qui leur sont attribués.

Remarque :

• Il doit y avoir des données de pointage d’arrivée et de pointage de départ avant que vous puissiez approuver une feuille de temps.
• Pour les comptes intégrés à Toast, l’approbation d’une feuille de temps dans Sling ne l’approuve pas dans Toast. La feuille de temps peut toujours être modifiée dans Toast même après avoir été approuvée dans Sling.

Du web :

Vous pouvez approuver les feuilles de temps individuellement ou en bloc à partir de la version Web.

Pour approuver les entrées individuelles :

1. Ouvrez la feuille de temps en attente.
2. Sélectionnez l’option 3 points.
3. Sélectionnez Approuver.

Pour approuver les feuilles de temps en bloc :

1. Sélectionnez des lignes d’articles individuelles ou utilisez la boîte de sélection tout en haut à gauche de la liste.
2. Sélectionnez Approuver sélectionné près du coin supérieur droit.

Après approbation, le statut de la feuille de temps est mis à jour en conséquence.

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Feuilles de temps pour les employés

Modifier les feuilles de temps

Si votre entreprise dispose d’un abonnement Premium ou Business, vous pouvez accéder à vos feuilles de temps, qui enregistrent les quarts programmés qui vous ont été attribués.

Remarque : Votre entreprise pourrait ne pas autoriser les employés à modifier les feuilles de temps. Si vous n’avez pas accès à ces étapes, contactez un gestionnaire ou un administrateur pour demander la modification.

Certaines entreprises permettent aux employés de modifier leurs propres feuilles de temps depuis l’application mobile ou la version Web.

Pour modifier votre feuille de temps dans l’application mobile :

1. Sélectionnez l’onglet Plus au bas de l’écran.
2. Sélectionnez Feuilles de temps.
3. Sélectionnez la semaine que vous souhaitez examiner.
4. Sélectionnez le quart que vous voulez modifier.
5. Sélectionnez l’option 3 points dans le coin supérieur droit.
6. Sélectionnez Modifier.
7. Sélectionnez l’heure de début ou de fin et apportez les modifications nécessaires.
8. Sélectionnez Enregistrer.

Pour modifier votre feuille de temps dans le Web :

1. Sélectionnez l’onglet Horloge de pointage dans la barre de navigation bleue.
2. Déplacez-vous vers le jour, la semaine ou le mois où la modification est nécessaire.
3. Faites défiler jusqu’à l’extrême droite de la ligne pour la date que vous souhaitez modifier.
4. Sélectionnez l’option 3 points pour le quart.
5. Si vous avez l’autorisation, sélectionnez Modifier.
6. Ajoutez ou ajustez les détails de l’horloge de pointage.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Votre feuille de temps pourrait encore nécessiter une approbation avant que le statut passe de En attente à Approuvé. Si vous ne voyez pas l’option de modifier votre feuille de temps, contactez un gestionnaire pour obtenir de l’aide.

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Réviser ou modifier les heures de la semaine

Si votre entreprise utilise la fonction Horloge de pointage, vous pouvez consulter vos données de pointage et le nombre total d’heures tout au long de la semaine.

Du web :

1. Sélectionnez l’onglet Horloge de pointage dans la barre de navigation supérieure.
2. Sur la page Feuilles de temps, choisissez la plage de dates que vous souhaitez consulter.
3. Vérifiez les pointages d’arrivée, de départ et les pauses.
4. Ajoutez ou supprimez des colonnes du menu au besoin.
5. Faites glisser et déposez des colonnes pour les réorganiser si vous le souhaitez.
6. Vous pouvez également exporter ou Imprimer vos feuilles de temps pour vos dossiers.

Remarque : Si votre entreprise le permet, vous verrez l’option 3 points à droite des entrées de feuilles de temps afin de pouvoir modifier vos poinçons.

Depuis l’application mobile :

1. Dans le tableau de bord de l’application, sélectionnez l’icône de menu en bas à droite.
2. Sélectionnez Feuilles de temps.
3. Examinez le sommaire hebdomadaire.
4. Utilisez les flèches à côté de la plage de dates pour changer de semaine.
5. Sélectionnez une feuille de temps si vous devez la modifier.
6. Sélectionnez l’option 3 points, puis sélectionnez Modifier, le cas échéant.
7. Apportez les modifications nécessaires et sélectionnez Enregistrer.

Cette possibilité de modifier vos feuilles de temps peut être disponible ou non selon les paramètres de votre entreprise.

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Ajouter des notes sur les feuilles de temps