Paie Toast : Donner accès à une personne non salariée

Dernière mise à jour : 8 oct. 2026, 16 h 49

Ajoutez un teneur de livres, un comptable ou un autre professionnel financier à Toast Payroll en tant qu'employé Démo avec un accès RH+ sans incidence sur les coûts de paie.

Dans cet article :

 

Aperçu de l’accès pour les personnes non salariées

De nombreuses entreprises ont des teneurs de livres, des comptables, des administrateurs de la paie ou d'autres professionnels des finances ou des ressources humaines qui ont besoin d'accéder aux outils de rapport, de gestion d'équipe et de ressources humaines de Toast Payroll sans pour autant figurer sur la paie. La configuration d’une personne en tant qu’employé de démonstration (aussi appelé utilisateur de démonstration ou compte de démonstration) au moyen de ce processus lui permet de :

  • Ne sont pas autorisés à recevoir une rémunération par l'entremise de Toast Payroll
  • Ne pas recevoir de formulaire W-2 ou de formulaire 1095-C
  • Ne pas faire apparaître dans les rapports de la section Rapports.
  • Ne pas affecter les totaux de l'entreprise pour les déclarations fiscales trimestrielles
  • Ne pas apparaître sur les factures mensuelles

 

Important : Utilisez ce processus pour les tout nouveaux profils uniquement. Si une feuille de temps ou des données de paie antérieures existent sur le profil, vous ne pourrez pas mettre à jour le profil au statut Démo. Si vous devez mettre à jour un profil existant, contactez le Service à la clientèle afin qu'ils puissent examiner le profil et déterminer comment procéder.

 

Remarque : Un profil configuré à l'aide de ce processus ne peut pas être modifié ultérieurement au statut d'employé Actif. Plusieurs étapes d'intégration obligatoires — y compris la saisie du numéro d'assurance sociale et les formulaires I-9 et W-4 — sont ignorées au cours de ce processus. Si cette personne doit être un employé actif et rémunéré dans Toast Payroll, suivez le processus d'embauche standard dans Toast Payroll : New Hire Employees (Employer Guide) depuis le début.

 

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Avant de commencer

S'applique à : Toast Payroll

 

Autorisations requises :

  • Rôle de sécurité HR+ dans Toast Payroll — requis pour ajouter des membres d'équipe et mettre à jour le statut d'emploi

 

Ce que vous accomplirez : Ajoutez un teneur de livres, un comptable ou un autre professionnel financier à Toast Payroll avec un rôle de sécurité HR+ et un statut d'emploi Employé démo, afin qu'il puisse accéder aux données et aux rapports de paie sans être compté comme un employé rémunéré ni apparaître sur les factures mensuelles.

 

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Ajouter un non-employé à Toast Payroll

Ces étapes suivent le même cheminement de base que l'ajout d'une nouvelle recrue dans Toast Payroll, mais empruntent une voie différente à la fin. Pour une présentation complète du processus standard de nouvelle recrue, consultez Toast Payroll : Employés nouvellement embauchés (Guide de l'employeur).

 

  1. Connectez-vous à Toast Payroll et accédez à Équipe.
    1. Lorsque vous sélectionnez Équipe dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL qui commence par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.
  2. Sélectionnez le bouton + Ajouter un employé dans le coin supérieur droit.
  3. Remplissez l'onglet Informations de base avec les informations du non-employé.
  4. L'Adresse courriel doit être exacte — le non-employé l'utilise pour recevoir un courriel de bienvenue et se connecter à Toast Payroll.
  5. Dans la section Numéro d'assurance sociale : sélectionnez Non, il sera saisi plus tard. Si votre entreprise exige des numéros d'assurance sociale, vous pouvez saisir un faux numéro.
  6. À l'étape Emplois et paie, remplissez tous les champs obligatoires :
    1. Type de paie : sélectionnez Salaire
    2. Emplois et paie : saisissez 0 dans le champ Salaire. Sélectionnez d'abord le Groupe de paie, puis sélectionnez le poste approprié qui s'affiche pour ce groupe de paie. Pour Emplacement, Emploi et Lieu de travail fiscal, sélectionnez l'emplacement auquel cette personne doit avoir accès, un lieu de travail fiscal et l'emploi qui accorde les autorisations Toast Web appropriées. Les emplois dans Toast Web ont un ensemble d'autorisations attribué qui contrôle le niveau d'accès de cette personne dans Toast Web et sur les appareils Toast POS.
    3. Classification EEO-1 : Comme cet employé ne sera pas payé par la paie, n'importe quelle sélection peut être utilisée ici.
    4. Rôle de sécurité de la paie : Sélectionnez RH+ pour un accès complet aux données de paie, aux rapports et à la Gestion d'équipes. Pour une ventilation complète de ce que chaque rôle permet, consultez Toast Payroll : Gérer les rôles de sécurité.
  7. À l'étape Avantages sociaux (si visible) : faites les sélections que vous souhaitez — elles n'affectent pas l'accès de ce non-employé.
  8. À l'étape Documents : décochez tous les documents d'intégration. Cette personne ne suivra pas les étapes habituelles d'embauche d'un nouvel employé.
  9. À l'étape Révision : vérifiez Nom, Courriel, Emplacement, Poste et Rôle de sécurité de la paie. Sélectionnez Ajouter à l'équipe, puis sélectionnez Retour à la page Équipe.

 

Remarque : À ce stade, Toast crée un profil Web Toast pour cette personne et le mappe automatiquement à son profil Toast Payroll.

 

  1. Accédez à l'onglet Intégration et repérez cette personne. Sélectionnez son icône de crayon.

    Tableau de bord des nouvelles embauches avec le crayon jaune de cette personne mis en surbrillance

  2. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Marquer cette nouvelle embauche comme terminée, puis sélectionnez Confirmer.

 

Résultat attendu : Le profil n'apparaît plus sur le tableau de bord des nouvelles embauches.

 

  1. Utilisez la barre Rechercher des employés pour localiser le profil de cette personne.
  2. Faites défiler vers le bas et sélectionnez Paramètres du profil.

    Bouton Paramètres du profil mis en surbrillance sur un profil de paie

  3. Réglez Statut d'emploi sur Employé de démonstration. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

    Définition du statut d'emploi à Employé de démonstration

 

Résultat attendu : Le statut d'emploi du non-employé est maintenant Employé de démonstration. Ils reçoivent un courriel de bienvenue à l'adresse saisie à l'étape 3 et peuvent se connecter à Toast Payroll en utilisant ces identifiants. Selon leur rôle de sécurité RH+, ils ont accès à toutes les données de paie, aux rapports et à la gestion d'équipes. Ils ne recevront pas de paie, n'apparaîtront pas sur les rapports de paie, ne recevront pas de formulaire W-2 ou de formulaire 1095-C, n'affecteront pas les totaux des déclarations fiscales trimestrielles et n'apparaîtront pas sur les factures mensuelles.

 

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Configurer l'accès Web Toast pour le non-employé

Après avoir terminé les étapes ci-dessus, Toast crée automatiquement un profil Web Toast pour cette personne. De nombreux non-employés ont également besoin d'accéder aux données de main-d'œuvre, de ventes ou d'autres données de point de vente en plus des données de paie.

 

Pour vérifier ou ajuster les autorisations Web Toast de cette personne, suivez les étapes dans Accorder ou supprimer l'accès Web Toast pour les employés existants. Lors de l'examen des autorisations, un non-employé a généralement besoin d'autorisations de rapport dans la section 4 Administration du restaurant, mais n'a pas besoin d'autorisations Toast POS dans les autres sections.

 

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Foire aux questions

Un employé de démonstration peut-il voir tous les rapports RH+ ?

Également posée comme :

    • Les employés de démonstration ayant un accès RH+ ont-ils accès à tous les rapports RH+ ?
    • Que peut voir un employé de démonstration ?
    • Un employé de démonstration aurait-il toujours accès à la gestion d'équipes de paie ?

 

L'accès d'un employé de démonstration à Toast Payroll dépend entièrement de son rôle de sécurité. Un employé de démonstration RH+ a accès à toutes les pages et à tous les rapports que le rôle de sécurité RH+ autorise. Pour une ventilation complète de ce que chaque rôle de sécurité peut voir et faire, consultez Toast Payroll : Gérer les rôles de sécurité.

 

Un autre employé peut-il relever d'un employé de démonstration ?

Également posée comme :

    • Puis-je assigner des subordonnés directs à un employé de démonstration ?

 

Les employés ayant le statut d'employé de démonstration n'apparaissent pas dans le champ Relève de l'employé sur un profil de carrière. Si un employé avait déjà des subordonnés directs avant que son statut ne soit remplacé par Employé de démonstration, ces subordonnés directs sont conservés.

 

Puis-je redonner le statut Actif à un employé de démonstration ?

Également posée comme :

    • Comment puis-je faire passer quelqu'un du statut de démonstration à actif ?
    • Comment puis-je faire d'un employé de démonstration un employé ordinaire ?
    • Comment puis-je me retirer du mode démonstration ?
    • Comment puis-je activer un compte de démonstration ?
    • Comment puis-je faire passer mon propre profil du mode démonstration ?

 

Oui. Accédez au profil Toast Payroll d'un employé et sélectionnez Paramètres du profil dans le coin inférieur gauche. Pour le champ Statut d'emploi, sélectionnez Actif. Sélectionnez Enregistrer les modifications. Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en consultant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.

 

Veuillez garder à l'esprit que les étapes d'intégration, y compris la saisie du numéro de sécurité sociale et des formulaires I-9 et W-4, devront être effectuées directement sur le profil de l'employé, car ils ne seront pas invités à le faire comme lors du processus d'embauche ordinaire.

 

Que faire si mon comptable ou mon teneur de livres est déjà configuré comme un employé ordinaire ?

Également posée comme :

    • J'ai ajouté mon comptable en tant qu'employé ; comment puis-je corriger cela ?
    • Mon comptable apparaît sur ma paie et je ne veux pas qu'il y soit.
    • Mon comptable est facturé en tant qu'employé.

 

Ces profils peuvent également être modifiés au statut Démo, mais seulement lorsqu'aucune paie ou feuille de temps n'y est associée. Même si l'employé n'a jamais été payé, si une feuille de temps est associée, un nouveau profil devra être créé et défini comme Démo.

 

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Articles connexes

 

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.