Toast Paie : Accorder l'accès à un non-employé

Aperçu de l'accès des non-employés
Avant de commencer
Ajouter un non-employé à Toast Paie
Configurer l'accès Web Toast pour le non-employé
Questions fréquemment posées
Articles connexes

Aperçu de l'accès des non-employés

De nombreuses entreprises ont des livreurs, des comptables, des administrateurs de paie ou d'autres professionnels financiers qui ont besoin d'accéder aux rapports de Toast Paie, à la gestion d'équipe et aux outils RH sans être rémunérés dans la paie eux-mêmes. Configurer quelqu'un en tant qu'employé de démonstration (également appelé utilisateur de démonstration ou compte de démonstration) en utilisant ce processus garantit qu'il :

N'est pas autorisé à recevoir un salaire par le biais de Toast Paie
Ne reçoit pas de formulaire W-2 ou de formulaire 1095-C
N'apparaît sur aucun rapport dans la section Rapports
Ne pas affecter les totaux de l'entreprise pour les déclarations fiscales trimestrielles
Ne pas apparaître sur les factures mensuelles

Important : Utilisez ce processus uniquement pour les profils tout nouveaux. Si des données de feuille de temps ou de paie antérieures existent sur le profil, vous ne pourrez pas mettre à jour le profil à un statut de Démo. Si vous devez mettre à jour un profil existant, contactez le service à la clientèle afin qu'il puisse examiner le profil et déterminer comment procéder.

Remarque : Un profil configuré en utilisant ce processus ne peut pas être changé ultérieurement en statut d'employé actif. Plusieurs étapes d'intégration requises — y compris l'entrée du numéro de sécurité sociale et les formulaires I-9 et W-4 — sont omises durant ce processus. Si cette personne doit être un employé actif et rémunéré dans Toast Payroll, suivez le processus standard d'embauche dans Toast Payroll : Employés nouvellement embauchés (Guide de l'employeur) depuis le début.

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Avant de commencer

S'applique à : Toast Payroll

Permissions nécessaires :

Rôle de sécurité HR+ dans Toast Payroll — requis pour ajouter des membres d'équipe et mettre à jour le statut d'emploi

Ce que vous accomplirez : Ajoutez un comptable, un expert-comptable ou un autre professionnel financier à Toast Payroll avec un rôle de sécurité HR+ et un statut d'employé Démo, afin qu'il puisse accéder aux données de paie et aux rapports sans être compté comme un employé rémunéré ou apparaître sur les factures mensuelles.

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Ajouter un non-employé à Toast Payroll

Ces étapes suivent le même chemin de base que l'ajout d'un nouvel employé dans Toast Payroll, mais prennent une direction différente à la fin. Pour un guide complet du processus standard d'embauche, consultez Toast Payroll : Employés nouvellement embauchés (Guide de l'employeur).

Connectez-vous à Toast Payroll et naviguez vers Équipe.
Sélectionnez le bouton + Ajouter un employé dans le coin supérieur droit.
Remplissez l'onglet Informations de base avec les informations du non-employé.
L'adresse e-mail doit être précise — le non-employé l'utilise pour recevoir un e-mail de bienvenue et se connecter à Toast Payroll.
Dans la section Numéro de sécurité sociale : sélectionnez Non, il sera saisi plus tard. Si votre entreprise exige des numéros de sécurité sociale, vous pouvez entrer un faux numéro.
À l'étape Emplois et rémunération, complétez tous les champs obligatoires :
1. Type de rémunération : sélectionnez Salaire
2. Emplois et rémunération : entrez 0 dans le champ Salaire. Sélectionnez d'abord le Groupe de rémunération puis sélectionnez le poste approprié qui se remplit pour ce groupe de rémunération. Pour Emplacement, Emploi et Emplacement de taxe de travail, sélectionnez l'emplacement auquel cette personne devrait avoir accès, un emplacement de taxe de travail et l'emploi qui accorde les autorisations appropriées sur Toast Web. Les emplois dans Toast Web ont un ensemble d'autorisations assignées qui contrôlent le niveau d'accès de cette personne dans Toast Web et sur les appareils Toast POS.
3. Classification EEO-1 : Puisque cet employé ne sera pas payé par la paie, n'importe quelle sélection peut être utilisée ici.
4. Rôle de sécurité de la paie : Sélectionnez RH+ pour un accès complet aux données de paie, aux rapports et à la gestion de l'équipe. Pour une répartition complète de ce que chaque rôle permet, consultez Toast Payroll : Gérer les rôles de sécurité.
À l'étape Avantages (si visible) : faites toutes les sélections que vous souhaitez — elles n'affectent pas l'accès de cette personne non employée.
À l'étape Documents : décochez tous les documents d'intégration. Cette personne ne progressera pas à travers les étapes typiques d'intégration des nouveaux employés.
À l'étape Révision : vérifiez Nom, Email, Lieu, Poste, et rôle de sécurité de la paie. Sélectionnez Ajouter à l'équipe, puis sélectionnez Retour à la page de l'équipe.

Remarque : À ce stade, Toast crée un profil Web Toast pour cette personne et le lie automatiquement à leur profil de paie Toast.

Naviguez vers l'onglet Intégration et localisez cette personne. Sélectionnez leur icône de crayon.
Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Marquer cette nouvelle embauche comme complète puis sélectionnez Confirmer.

Résultat attendu : Le profil n'apparaît plus sur le tableau de bord des nouvelles embauches.

Utilisez la barre Rechercher des employés pour localiser le profil de cette personne.
Faites défiler vers le bas et sélectionnez Paramètres de profil.
Définissez Statut d'emploi sur Employé de démonstration. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

Résultat attendu : Le statut d'emploi de la personne non employée est maintenant Employé de démonstration. Ils reçoivent un courriel de bienvenue à l'adresse saisie à l'étape 3 et peuvent se connecter à Toast Payroll en utilisant ces identifiants. En fonction de leur rôle de sécurité HR+, ils ont accès à toutes les données de paie, aux rapports et à la gestion de l'équipe. Ils ne recevront pas de salaire, n'apparaîtront pas dans les rapports de paie, ne recevront pas de formulaire W-2 ou de formulaire 1095-C, n'affecteront pas les totaux de déclaration fiscale trimestrielle, et n'apparaîtront pas sur les factures mensuelles.

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Configurer l'accès Web Toast pour le non-employé

Après avoir complété les étapes ci-dessus, Toast crée automatiquement un profil Web Toast pour cette personne. De nombreux non-employés ont également besoin d'accéder aux données de main-d'œuvre, de ventes ou d'autres données de POS en plus des données de paie.

Pour vérifier ou ajuster les autorisations Web Toast de cette personne, suivez les étapes dans Accorder ou retirer l'accès Web Toast pour les employés existants. Lors de l'examen des autorisations, un non-employé a généralement besoin d'autorisations de rapport dans la section 4 Administration du restaurant mais n'a pas besoin d'autorisations Toast POS dans d'autres sections.

Remarque : Pour naviguer de Toast Payroll à Toast Web, sélectionnez le menu de débordement et sélectionnez Accueil Toast.

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Questions Fréquemment Posées

Un employé de démonstration peut-il voir tous les rapports HR+?

Également demandé comme :

- Les employés de démonstration ayant accès à HR+ ont-ils accès à tous les rapports HR+ ?
- Que peut voir un employé de démonstration ?
- Un employé de démonstration aurait-il toujours accès à la gestion de l'équipe de paie ?

L'accès d'un employé de démonstration à Toast Payroll dépend entièrement de son rôle de sécurité. Un employé de démonstration HR+ a accès à toutes les pages et rapports que le rôle de sécurité HR+ permet. Pour une répartition complète de ce que chaque rôle de sécurité peut voir et faire, consultez Toast Payroll : Gérer les rôles de sécurité.

Un autre employé peut-il faire rapport à un employé de démonstration ?

Également demandé comme :

- Puis-je assigner des rapports directs à un employé de démonstration ?

Les employés ayant le statut d'employé de démonstration n'apparaissent pas dans le champ Rapports à l'employé sur un profil de carrière. Si un employé avait déjà des rapports directs avant que son statut ne change en employé de démonstration, ces rapports directs sont conservés.

Puis-je changer un employé de démonstration en statut actif ?

Également demandé comme :

- Comment puis-je changer quelqu'un de démonstration à actif ?
- Comment puis-je faire d'un employé de démonstration un employé régulier ?
- Comment puis-je me retirer du statut de démonstration ?
- Comment puis-je activer un compte de démonstration ?
- Comment puis-je changer mon propre profil du mode démonstration ?

Oui, sélectionnez Paramètres de profil puis dans Statut d'emploi sélectionnez Actif. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

Veuillez garder à l'esprit que les étapes d'intégration—y compris l'entrée du numéro de sécurité sociale et les formulaires I-9 et W-4 devront être complétées directement sur le profil de l'employé, car elles ne seront pas demandées comme le fait le processus d'embauche régulier.

Que faire si mon comptable ou mon livreur est déjà configuré comme un employé régulier ?

Également demandé comme :

- J'ai ajouté mon comptable en tant qu'employé—comment puis-je corriger cela ?
- Mon comptable apparaît sur ma paie et je ne veux pas qu'il y soit.
- Mon comptable est facturé en tant qu'employé.

Ces profils peuvent également être changés en statut de démonstration mais seulement lorsqu'il n'y a pas de paie ou de feuilles de temps attachées. Même si l'employé n'a jamais été payé, si une feuille de temps est attachée, un nouveau profil devra être créé et défini comme démonstration.

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Articles connexes

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Ce contenu est à des fins d'information et n'est pas destiné à être un avis légal, fiscal, RH ou tout autre avis professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.