Gestion de paie Toast : Mettre à jour les informations du profil de l’employé

Dernière mise à jour : 12 juin 2026, 12 h 13

Modifiez les coordonnées, les contacts d’urgence, le statut et le numéro de sécurité sociale d’un employé à partir de l’onglet Profil Gestion de paie Toast.

Dans cet article :

 

Avant de commencer

S’applique à : Gestion de paie Toast

 

Autorisations nécessaires :

  • Accès RH+ ou autre rôle de sécurité avec autorisations de gestion des employés

 

Ce que vous accomplirez : Modifiez les renseignements personnels, les contacts d’urgence, le statut d’emploi et le numéro de sécurité sociale d’un employé directement à partir de l’onglet Profil Gestion de paie Toast.

 

Remarque : Certains champs appartiennent à l’employé et ne peuvent pas être modifiés par un employeur ou un gestionnaire. Le nom de l’employé, son formulaire W-4 et (une fois qu’une connexion unifiée existe) son courriel et son numéro de téléphone sont mis à jour par l’employé à partir de son propre compte. Ces cas sont traités dans la Foire aux questions ci-dessous.

 

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Ouvrir le profil d’un employé

Pour ouvrir le profil d’un employé dans Gestion de paie Toast, allez à l’équipe ou utilisez la barre de recherche en haut de la page pour trouver son nom. Sélectionnez l’employé, puis sélectionnez l’onglet Profil en haut de son dossier.

 

Résultat attendu : Vous verrez l’onglet Profil de l’employé avec des sections distinctes pour ses renseignements personnels, ses contacts d’urgence, son statut d’emploi et son NAS/SSN, chacune ayant son propre contrôle Modifier.

 

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Mettre à jour les coordonnées, l’adresse et les données démographiques

Vous pouvez consulter ou mettre à jour les coordonnées, l’adresse et les informations démographiques d’un employé à partir de l’onglet Profil.

  1. Ouvrez le profil de l’employé et sélectionnez l’onglet Profil.
  2. Trouvez la section que vous voulez modifier, puis sélectionnez le bouton Modifier pour cette section.
  3. Mettez à jour les champs, puis enregistrez vos modifications.

 

Profil d’employé avec le bouton Modifier en surbrillance

 

Résultat attendu : Les informations mises à jour apparaissent immédiatement dans cette section du profil.

 

Remarque : La mise à jour de l’adresse d’un employé sur son profil ne modifie pas automatiquement l’adresse figurant sur ses formulaires fiscaux. L’employé doit mettre à jour directement son formulaire W-4 d’État ou de province pour que l’adresse indiquée sur ce formulaire puisse être modifiée.

 

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Mettre à jour les contacts d’urgence

Pour afficher ou mettre à jour les contacts d’urgence d’un employé, ouvrez son profil, sélectionnez l’onglet Profil, sélectionnez le bouton Modifier dans la section des contacts d’urgence, mettez à jour les champs et enregistrez vos modifications.

 

Résultat attendu : Les coordonnées d’urgence que vous avez saisies apparaissent dans la section Contacts d’urgence du profil.

 

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Modifier le statut d’un employé (licenciement, réembauche ou congé)

Utilisez la vignette Statut pour licencier un employé, réembaucher un ancien employé ou mettre quelqu’un en congé.

  1. Ouvrez le profil de l’employé et sélectionnez l’onglet Emploi.
  2. Dans la vignette Statut, sélectionnez l’icône > pour ouvrir l’assistant de changement de statut.
  3. Suivez l’assistant pour enregistrer le changement de statut.

 

Profil d’employé avec le carat de changement de statut (>) en surbrillance

 

Résultat attendu : Le statut de l’employé est mis à jour dans la vignette Statut, et le changement est reflété dans son dossier.

 

Pour des instructions complètes sur chaque changement de statut, consultez les guides dédiés :

 

Remarque : Les clients ne peuvent pas supprimer un profil d’employé. La cessation d’emploi se fait en licenciant ou en archivant l’employé, ce qui lui retire son accès tout en conservant ses talons de paie et ses documents de fin d’année. Pour plus de détails, consultez Gestion de paie Toast : Supprimer un profil d’employé.

 

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Récupérer ou mettre à jour le NAS/SSN d’un employé

L’onglet Profil est l’endroit où vous récupérez ou mettez à jour le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN) d’un employé. Par sécurité, toute personne qui consulte ou modifie un NAS/SSN est suivie et répertoriée dans la fenêtre contextuelle Récupérer le NAS/SSN. Vous pouvez donc également utiliser ce lien pour auditer l’activité du NAS/SSN d’un employé.

  1. Ouvrez le profil de l’employé et sélectionnez l’onglet Profil.
  2. Sélectionnez le lien Récupérer le NAS/SSN.
  3. Confirmez que l’action est à des fins commerciales.
  4. Sélectionnez l’icône de vue pour afficher le NAS/SSN.

 

Profil d’employé avec le bouton Récupérer le NAS/SSN en surbrillance

 

Résultat attendu : Le NAS/SSN s’affiche, et votre vue est enregistrée dans la fenêtre contextuelle Récupérer le NAS/SSN.

 

Remarque : Un NAS/SSN valide est requis pour une déclaration fiscale exacte. Un NAS/SSN est traité comme invalide s’il commence par 9 000 ou 666, s’il comporte des chiffres intermédiaires de 00, s’il se termine par 0000 ou s’il s’agit d’une séquence telle que 123-45-6789. Pour savoir comment Gestion de la paie de Toast gère les NAS/SSN manquants ou invalides, consultez Gestion de la paie de Toast : Politique d’information sur le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN).

 

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Synchroniser les modifications apportées au profil vers Toast Web

À condition que l’employé soit mappé entre les systèmes, les mises à jour apportées à un profil Gestion de paie Toast se synchronisent immédiatement avec son profil Toast Web.

 

Si vous souhaitez apporter un changement et que vous ne savez pas où il doit être, consultez Gestion de paie Toast : Synchronisez les informations avec Toast Web pour vérifier si la modification doit plutôt être effectuée dans Toast Web. Si aucune modification n’apparaît dans les deux systèmes, les profils pourraient ne pas être associés. Consultez Gestion de paie Toast : Gérer le mappage des employés.

 

Résultat attendu : Une modification enregistrée sur un profil associé apparaît à la fois dans Gestion de paie Toast et dans Toast Web.

 

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Foire aux questions

Comment modifier le nom d’un employé sur son profil?

Pour modifier le nom d’un employé, celui-ci le met à jour lui-même à partir de son propre compte, car le champ Nom est lié à la vérification d’identité plutôt qu’à la modification par l’employeur. Demandez à l’employé de se connecter et de mettre à jour son nom; s’il a des difficultés, consultez Vérifier votre identité dans Toast Web.

 

Aussi demandé comme :

  • Vous ne parvenez pas à changer mon nom sur mon profil?
  • Comment corriger le nom d’un employé?
  • Nous avons deux employés portant le même nom, comment les distinguer?

 

Comment mettre à jour le courriel ou le numéro de téléphone d’un employé?

Pour mettre à jour l’adresse courriel ou le numéro de téléphone d’un employé, l’endroit où vous effectuez la modification dépend du fait que l’employé dispose ou non d’une connexion unifiée. Avant qu’une connexion unifiée n’existe, un utilisateur RH+ peut modifier ces champs sur le profil; une fois que l’employé dispose d’une connexion unifiée, il met à jour son courriel et son numéro de téléphone à partir de son compte. Pour obtenir de l’aide sur la gestion des adresses courriel, consultez Gestion de paie Toast : Synchroniser les informations avec Toast Web.

 

Aussi demandé comme :

  • Comment ajouter un numéro de téléphone à un profil?
  • Comment corriger un courriel mal saisi?
  • Comment modifier l’adresse courriel d’un employé?

 

Pourquoi ne puis-je pas modifier un champ du profil?

Si vous ne pouvez pas modifier un champ sur le profil, c’est généralement parce que le champ appartient à l’employé ou parce que votre rôle de sécurité n’inclut pas les autorisations de gestion des employés. Les noms, le formulaire W-4 et (après une connexion unifiée) le courriel et le téléphone sont mis à jour par l’employé. Si vous pensez que vous devriez y avoir accès et que vous ne le pensez pas, confirmez votre rôle auprès d’un utilisateur RH+ de votre entreprise.

 

Aussi demandé comme :

  • Je ne parviens pas à modifier son profil?
  • Pourquoi le bouton Modifier manque-t-il?
  • Comment obtenir l’autorisation de modifier un employé?

 

Un employeur peut-il modifier le formulaire W-4 d’un employé?

Un employeur ne peut pas modifier les écritures de formulaire W-4 d’un employé; l’employé doit mettre à jour son propre formulaire W-4 à partir de son compte. Demandez à l’employé de se connecter et de mettre à jour directement sa retenue d’impôt.

 

Aussi demandé comme :

  • Comment modifier la retenue d’impôt d’un employé?
  • Puis-je mettre à jour un formulaire W-4 pour mon employé?
  • Pourquoi mes modifications au formulaire W-4 ne seront-elles pas épargnées pour un employé?

 

Pourquoi un nouveau NAS/SSN ne sera-t-il pas enregistré sur le profil?

Un nouveau NAS/SSN ne sera pas enregistré sur le profil lorsqu’il est déjà associé à un autre profil, y compris un NAS/SSN en double ou terminé. Supprimez d’abord le NAS/SSN du profil incorrect, puis ajoutez-le au profil correct. Si le profil en double doit être supprimé, contactez le service à la clientèle de Toast à l’aide du bouton de clavardage bleu situé dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast. Pour plus d’informations, consultez Gestion de paie Toast : Résoudre les numéros d’assurance sociale (NAS) en double.

 

Aussi demandé comme :

  • Le NAS/SSN appartient à un profil existant?
  • Le NAS/SSN de l’employé a été pris par un autre profil?
  • Veuillez entrer une erreur NAS/SSN valide?

 

J’ai mis à jour le NAS/SSN d’un employé — le formulaire W-2 sera-t-il mis à jour automatiquement?

La mise à jour du NAS/SSN d’un employé ne corrige pas automatiquement un formulaire W-2 déjà produit. Si le NAS/SSN était incorrect ou ajouté après la date limite trimestrielle, une modification de déclaration fiscale est nécessaire pour déclarer les salaires avec exactitude, et des frais de modification s’appliquent. Pour commencer le processus, contactez le service à la clientèle de Toast à l’aide du bouton de clavardage bleu situé dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast. Pour plus de détails, consultez Gestion de paie Toast : Politique d'information sur le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN).

 

Aussi demandé comme :

  • J’ai besoin d’un W-2 corrigé pour corriger le NAS/SSN?
  • Comment obtenir un formulaire W-2C?
  • Mon employé a saisi le mauvais NAS/SSN, comment corriger le W-2?

 

Comment trouver le NAS/SSN d’un employé déjà enregistré?

Pour trouver un NAS/SSN déjà enregistré, ouvrez le profil de l’employé, sélectionnez l’onglet Profil et utilisez le lien Récupérer le NAS/SSN pour le consulter. Confirmez que l’action est à des fins professionnelles, puis sélectionnez l’icône « affichage ». Votre vue est enregistrée à des fins de sécurité.

 

Aussi demandé comme :

  • Où puis-je voir le NAS/SSN d’un employé?
  • Comment vérifier le NAS/SSN d’un employé?
  • Comment afficher un NAS/SSN dans la paie?

 

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Articles connexes

 

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.