Gestion de paie Toast : Premiers pas avec les dépenses

Dans cet article :

• Créer un rapport de dépenses
• Approuver un rapport de dépenses par l’entremise de À faire
• Tableau de bord du rapport des dépenses
• Approuver les rapports de dépenses en attente via le tableau de bord
• Résumé du filtre
• Rapports de dépenses sur la paie

Créer un rapport de dépenses

1. Les employés peuvent créer des rapports de dépenses en se connectant à Gestion de paie Toast et en accédant à Mon profil > Actifs et dépenses > Rapport de dépenses.
2. Sélectionnez Ajouter+ dans le coin supérieur droit.
   
   
   
   
3. Commencez par nommer le rapport. À côté des écritures, sélectionnez de nouveau Ajouter+ pour entrer une dépense dans votre rapport de dépenses.
   
   
   
   
4. Consignez une description de la dépense et vérifiez l’entreprise, l’emplacement, le service (le cas échéant) et le poste.
5. Sélectionnez un type de dépense qui classe vos dépenses. D’autres types de dépenses peuvent être ajoutés si votre équipe de gestion communique avec Gestion de paie Toast.
6. Indiquez le montant et le fournisseur de cette dépense. Choisissez maintenant un type de facturation pour cette dépense. Notez le texte rouge lorsque l’employé débitant ou l’entreprise payée sont choisis.
7. Enfin, joindre un reçu ou un document similaire au besoin et choisir la date de cette dépense.
8. Sélectionner Enregistrer.
9. D’autres dépenses peuvent être ajoutées au même rapport en sélectionnant Ajouter+ de nouveau. Les employés peuvent également sélectionner Enregistrer pour plus tard si le rapport n’est pas terminé, ou ils peuvent soumettre ou annuler le rapport. Une fois soumis, les rapports de dépenses devront être approuvés par l’entreprise avant d’être traités.

Approuver un rapport de dépenses par l’entremise de À faire

Une fois qu’un employé a soumis un rapport de dépenses à consulter, les employeurs recevront une notification de tâche à accomplir dans le tableau de bord Gestion de paie Toast. Sélectionnez-le pour continuer.

Ici, les employeurs peuvent soit approuver, rejeter ou marquer comme nouveau.

• Si Marquer comme nouveau est sélectionné, la notification apparaîtra comme nouveau dans le tableau de bord.
• Approuver approuvera le rapport de dépenses.
• Le rejet rejettera le rapport de dépenses de l’employé.
• Ajouter une note avant d'approuver ou de rejeter le rapport de dépenses au bas de la tâche à accomplir.

La sélection de Afficher les données donnera un aperçu de l’information contenue dans le rapport de dépenses qui a été soumis à l’approbation. Cela vous permettra également de consulter une copie des reçus joints. Vous pouvez télécharger ces informations au format PDF ou XLS.

Haut de page

Tableau de bord du rapport de dépenses

Les employeurs peuvent également consulter et approuver les rapports de dépenses de tous les employés auxquels ils gèrent l’accès en allant à Paie > Dépenses (dans le menu Actions rapides).

Sur le tableau de bord, vous pouvez afficher le total des dépenses en attente et en cours sur le côté droit de la page. Pour afficher un rapport de dépenses pour un employé en particulier, utilisez les outils de filtre ou saisissez le nom de l’employé dans la barre grise.

Cette page définira par défaut les rapports de dépenses ouverts et en attente d’approbation. Les rapports de dépenses peuvent avoir l’un des quatre statuts suivants :

• Ouvert : Il s’agit de feuilles de temps qui n’ont pas encore été soumises à l’approbation de l’employé (elles pourraient encore être travaillées par l’employé).
• En attente d’approbation : Il s’agit de rapports de dépenses dans lesquels les employés ont soumis leur demande d’approbation. Ils sont prêts à être consultés par le gestionnaire.
• Approuvé : Il s’agit de rapports de dépenses approuvés par le gestionnaire et prêts à être importés dans la paie.
• Payé : Il s’agit de rapports de dépenses qui ont été importés et versés aux employés. Ces employés ont été remboursés ou les dépenses ont été enregistrées sur la liste de paie (dans les cas où l’employeur ne rembourse pas réellement l’employé)

Vous verrez jusqu’à six boutons différents sur cette page. Différents boutons apparaîtront pour les rapports de dépenses selon son statut.

Les rapports de dépenses étant au statut Ouvert, sélectionnez la flèche bleue pour soumettre le rapport au nom du créateur. Sélectionnez le crayon jaune pour modifier le rapport ou choisissez l’icône de corbeille pour supprimer complètement le rapport de dépenses.

Les rapports de dépenses étant en attente d’approbation, sélectionnez l’icône bleu oculaire pour afficher plus de détails sur chaque rapport de dépenses. Sinon, choisissez la coche verte ou l’icône rouge pour approuver ou refuser le rapport de dépenses.

Les rapports de dépenses approuvés et refusés peuvent être consultés uniquement. Pour afficher ces rapports, sélectionnez le menu déroulant 2 sur 4 et cochez ces statuts. Sélectionnez ensuite l’icône d’entonnoir à droite de cette barre pour filtrer la page et inclure les rapports de dépenses approuvés et refusés.

Haut de page

Approuver les rapports de dépenses en attente via le tableau de bord

Pour approuver les rapports de dépenses du tableau de bord qui sont terminés et que les gestionnaires peuvent consulter, sélectionnez les dépenses qui sont en attente d’approbation.

Vous verrez trois options différentes sur le côté droit de la page pour les rapports de dépenses en attente d’approbation.

• Afficher : Pour afficher les écritures du rapport de dépenses, sélectionnez l’icône bleue.
• Approuver : Pour approuver le rapport de dépenses, sélectionnez la coche verte à côté du nom du rapport de dépenses de l’employé.
• Refuser : Pour refuser le rapport de dépenses, sélectionnez l’icône d’annulation sur le côté droit du nom de l’employé afin de le renvoyer comme non approuvé.

Enfin, vous pouvez également approuver les rapports de dépenses sur le profil de l’employé en accédant à son profil et en sélectionnant Actifs et dépenses > Rapport de dépenses. Sur cette page, vous verrez également la coche verte et le bouton d’annulation rouge pour approuver ou refuser les rapports de dépenses.

Haut de page

Filtrer le sommaire

Repérez les rapports de dépenses en allant à Paie > Autres actions (sur le côté droit de l’écran) et en sélectionnant Dépenses. Sur le tableau de bord, vous pouvez filtrer les rapports à l’aide des menus déroulants dans la barre grise.

• Nom de l’employé : Saisissez le nom de l’employé pour consulter ses rapports de dépenses.
• Statut : Tous, ouverts, en attente d’approbation, approuvés et refusés
• Date approuvée entre : Entrez une plage de dates qui inclut ce que vous cherchez
• Date de soumission : Entrez une plage de dates qui inclut ce que vous cherchez.
• Date de paiement entre : Entrez une plage de dates qui inclut ce que vous cherchez

Sélectionnez l’icône Filtre (entonnoir) pour activer les filtres. Pour afficher les détails d’un rapport de dépenses, sélectionnez l’icône bleue à côté du rapport. À partir de là, vous pouvez approuver, refuser ou retourner les rapports de dépenses à l’aide des icônes appropriées.

Remarque : Si vous refusez un rapport de dépenses, ajoutez une note avant de sélectionner le bouton Refuser afin que l’employé sache pourquoi il a refusé. Une fois la note de frais approuvée, elle apparaîtra sous l’étape d’importation sur la liste de paie afin de payer l’employé.

Haut de page

Rapports de dépenses sur la paie

Une fois le rapport de dépenses approuvé, les remboursements de dépenses seront automatiquement versés à la prochaine paie ouverte après l’approbation des dépenses. Les rapports de dépenses apparaîtront à l’étape d’aperçu de la paie.

En sélectionnant Suivant à l’étape d’aperçu, tout ce qui est joint à cette paie sera automatiquement extrait, y compris les rapports de dépenses.

Une fois que les employés ont été remboursés de leurs dépenses, la date de paie apparaîtra dans le tableau de bord de leur rapport de dépenses dans leur profil.

Haut de page

Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.