Gestion de paie Toast : Commencer avec les dépenses

Dans cet article :

• Créer un rapport de dépenses
• Approuver un rapport de dépenses via À faire
• Tableau de bord des rapports de dépenses
• Approuver les rapports de dépenses en attente via le tableau de bord
• Résumé des filtres
• Rapports de dépenses sur la paie

Créer un rapport de dépenses

1. Les employés peuvent créer des rapports de dépenses en se connectant à la gestion de paie Toast et en naviguant vers Mon profil > Actifs et dépenses > Rapport de dépenses.
2. Sélectionnez Ajouter+ dans le coin supérieur droit.
   
   
   
   
3. Commencez par nommer le rapport. À côté de Entrées, sélectionnez Ajouter+ à nouveau pour entrer une dépense dans votre rapport de dépenses.
   
   
   
   
4. Enregistrez une description de la dépense et vérifiez le Nom de l'entreprise, Emplacement, Département (le cas échéant), et Poste.
5. Sélectionnez un Type de dépense qui catégorise votre dépense. D'autres types de dépenses peuvent être ajoutés si votre équipe de direction contacte Toast Payroll.
6. Entrez le Montant et Fournisseur de cette dépense. Choisissez maintenant un Type de facturation pour cette dépense. Notez le texte rouge lorsque Débiter l'employé ou Payé par l'entreprise sont choisis.
7. Enfin, Joindre un reçu ou un document similaire si nécessaire et choisissez la Date de cette dépense.
8. Sélectionnez Enregistrer.
9. D'autres dépenses peuvent être ajoutées au même rapport en sélectionnant Ajouter+ à nouveau. Les employés peuvent également sélectionner Enregistrer pour plus tard si le rapport n'est pas terminé ou ils peuvent Soumettre ou Annuler le rapport. Une fois soumis, les rapports de dépenses devront être approuvés par l'entreprise avant d'être traités.

Approuver un rapport de dépenses via À faire  

Une fois qu'un employé a soumis un rapport de dépenses à votre attention, les employeurs recevront une notification À faire sur le tableau de bord de Toast Payroll. Sélectionnez-le pour continuer.

Voici, les employeurs peuvent soit Approuver, Rejeter ou Marquer comme nouveau.
 

• Si Marquer comme nouveau est sélectionné, la notification apparaîtra comme Nouveau sur le tableau de bord.
• Approuver approuvera le rapport de dépenses.
• Rejeter rejettera le rapport de dépenses pour l'employé.
• Ajoutez une note avant d'approuver ou de rejeter le rapport de dépenses en bas de la liste À faire. 

Sélectionner Voir les données offrira un aperçu des informations contenues dans le rapport de dépenses qui a été soumis pour approbation. Cela vous permettra également de consulter une copie des reçus qui ont été joints. Vous pouvez télécharger ces informations au format PDF ou XLS.

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Tableau de bord des rapports de dépenses

Les employeurs peuvent également consulter et approuver les rapports de dépenses pour tous les employés auxquels ils ont accès en nnaviguant vers Paie > Dépenses (dans le menu des actions rapides).

Sur le tableau de bord, vous pouvez voir le total des dépenses en attente et ouvertes sur le côté droit de la page. Pour consulter un rapport de dépenses pour un employé particulier, utilisez le outils de filtrage ou tapez le nom de l'employé dans la barre grise.

Cette page affichera par défaut les rapports de dépenses qui sont ouverts et en attente d'approbation. Les rapports de dépenses peuvent être dans l'un des quatre statuts différents :

• Ouvert : Ce sont des feuilles de temps qui n'ont pas encore été soumises pour approbation par l'employé (elles peuvent encore être en cours de traitement par l'employé). 
• En attente d’approbation : Ce sont des rapports de dépenses que les employés ont soumis pour approbation. Ils sont prêts à être consultés par le gestionnaire. 
• Approuvé : Ce sont des rapports de dépenses qui ont été approuvés par le gestionnaire et qui sont prêts à être importés dans la paie. 
• Payé : Ce sont des rapports de dépenses qui ont été importés et remboursés aux employés. Ces employés ont été remboursés ou les dépenses ont été enregistrées dans la paie (dans les cas où l'employeur ne rembourse pas réellement l'employé) 

Vous verrez jusqu'à six boutons différents sur cette page. Différents boutons apparaîtront pour les rapports de dépenses en fonction de leur statut.

Pour les rapports de dépenses en statut Ouvert, sélectionnez le flèche bleue pour soumettre le rapport au nom du créateur. Sélectionnez le icône de crayon jaune pour modifier le rapport ou choisissez le icône de poubelle pour supprimer complètement le rapport de dépenses.

Pour les rapports de dépenses en statut En attente d'approbation, sélectionnez le icône d'œil bleu pour voir plus de détails sur chaque rapport de dépenses. Sinon, choisissez le coche verte ou le icône d'annulation rouge pour approuver ou refuser le rapport de dépenses.

Les rapports de dépenses approuvés et refusés ne peuvent être que consultés. Pour voir ces rapports, sélectionnez le 2 sur 4 sélectionnés menu déroulant et cochez ces statuts. Ensuite, sélectionnez le icône d'entonnoir à droite de cette barre pour filtrer la page afin d'inclure les rapports de dépenses approuvés et refusés.

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Approuver les rapports de dépenses en attente via le tableau de bord

Pour approuver les rapports de dépenses sur le tableau de bord qui ont été complétés et sont prêts à être consultés par les gestionnaires, sélectionnez les dépenses qui sont en statut En attente d'approbation.

Vous verrez trois options différentes sur le côté droit de la page pour les rapports de dépenses en attente d'approbation.

• Voir: Pour voir les entrées dans le rapport de dépenses, sélectionnez l'icône bleue.
• Approuver: Pour approuver le rapport de dépenses, sélectionnez la coche verte à côté du nom du rapport de dépenses de l'employé.
• Refuser: Pour refuser le rapport de dépenses, sélectionnez l'icône annuler sur le côté droit du nom de l'employé pour le renvoyer comme non approuvé.

Enfin, vous pouvez également approuver les rapports de dépenses sur le profil de l’employé en naviguant vers le profil de l’employé et en sélectionnant Actifs et Dépenses > Rapport de Dépense. Sur cette page, vous verrez également la coche verte et le bouton rouge d’annulation pour approuver ou refuser les rapports de dépenses.

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Résumé des Filtres

Sur le tableau de bord des Rapports de Dépenses trouvé sous Paie > Dépenses (dans le menu Actions Rapides), vous pouvez filtrer les rapports en utilisant les menus déroulants dans la barre grise.

• Nom de l’employé : Tapez le nom de l’employé pour voir ses rapports de dépenses. 
• Statut : Tous, Ouvert, En attente d’approbation, Approuvé et Refusé
• Date d’Approbation Entre : Entrez une plage de dates qui inclut ce que vous recherchez
• Date de Soumission Entre : Entrez une plage de dates qui inclut ce que vous recherchez. 
• Date de Paiement Entre : Entrez une plage de dates qui inclut ce que vous recherchez

Sélectionnez l’icône Filtre (funnel) pour activer les filtres. Pour voir les détails d’un rapport de dépenses, sélectionnez l’icône bleue à côté du rapport. Ici, vous pouvez approuver, refuser ou retourner les rapports de dépenses en utilisant les icônes appropriées. 

Remarque : Si vous refusez un rapport de dépenses, ajoutez une note avant de sélectionner le bouton de refus afin que l’employé sache pourquoi il a été refusé. Une fois qu’un rapport de dépenses est approuvé, il apparaîtra sous l’étape d’importation sur la paie afin de payer l’employé. 

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Rapports de Dépenses sur la Paie 

Une fois qu'un rapport de dépenses a été approuvé, les remboursements de dépenses seront automatiquement intégrés à la prochaine paie qui sera ouverte après l'approbation des dépenses. Les rapports de dépenses apparaîtront à l'étape Aperçu de la paie de la paie.

En sélectionnant Suivant à l'étape d'Aperçu, tout ce qui est attaché à cette paie, y compris les rapports de dépenses, sera automatiquement récupéré.

Une fois que les employés ont été remboursés pour leurs dépenses, la date de paiement s'affichera sur le tableau de bord de leurs rapports de dépenses dans leur profil.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.