Toast Payroll : Démarrer avec les dépenses

Dans cet article :

• Créer un rapport de dépenses
• Approuver un rapport de dépenses via les tâches à faire
• Tableau de bord des rapports de dépenses
• Approuver les rapports de dépenses en attente via le tableau de bord
• Résumé des filtres
• Rapports de dépenses sur la paie

Créer un rapport de dépenses

1. Les employés peuvent créer des rapports de dépenses en se connectant à Toast Payroll et en accédant à Mon profil > Actifs et dépenses > Rapport de dépenses.
2. Sélectionnez Ajouter+ dans le coin supérieur droit.
   
   
   
   
3. Commencez par nommer le rapport. À côté de Entrées, sélectionnez Ajouter+ de nouveau pour ajouter une dépense à votre rapport de dépenses.
   
   
   
   
4. Inscrivez une description de la dépense et vérifiez la Société, le Lieu, le Service (le cas échéant) et le Poste.
5. Sélectionnez un type de dépense qui catégorise votre dépense. D'autres types de dépenses peuvent être ajoutés si votre équipe de gestion communique avec Toast Payroll.
6. Entrez le montant et le fournisseur de cette dépense. Choisissez maintenant un type de facturation pour cette dépense. Notez le texte en rouge lorsque Débit employé ou Payé par l'entreprise sont choisis.
7. Enfin, joignez un reçu ou un document similaire si nécessaire et choisissez la date de cette dépense.
8. Sélectionnez Enregistrer.
9. D'autres dépenses peuvent être ajoutées au même rapport en sélectionnant Ajouter+ à nouveau. Les employés peuvent également sélectionner Enregistrer pour plus tard si le rapport n'est pas terminé, ou ils peuvent soumettre ou annuler le rapport. Une fois soumis, les rapports de dépenses devront être approuvés par l'entreprise avant d'être traités.

Approuver un rapport de dépenses via les tâches à faire

Une fois qu'un employé a soumis un rapport de dépenses pour que vous puissiez le consulter, les employeurs recevront une notification de tâche à faire sur le tableau de bord de Toast Payroll. Sélectionnez-la pour continuer.

Ici, les employeurs peuvent soit approuver, rejeter ou marquer comme nouveau.

• Si Marquer comme nouveau est sélectionné, la notification apparaîtra comme Nouveau sur le tableau de bord.
• Approuver approuvera le rapport de dépenses.
• Rejeter rejettera le rapport de dépenses pour l'employé.
• Ajoutez une note avant d'approuver ou de rejeter le rapport de dépenses au bas de la tâche à faire.

La sélection de Voir les données offrira un aperçu des renseignements contenus dans la note de frais qui a été soumise pour approbation. Cela vous permettra également de consulter une copie des reçus qui ont été joints. Vous pouvez télécharger ces renseignements sous forme de fichier PDF ou XLS.

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Tableau de bord des notes de frais

Les employeurs peuvent également consulter et approuver les notes de frais de tous les employés auxquels ils ont accès en accédant à Paie > Plus d'actions > Dépenses.

Sur le tableau de bord, vous pouvez consulter le total des dépenses en attente et ouvertes sur le côté droit de la page. Pour consulter une note de frais pour un employé en particulier, utilisez les outils de filtrage ou saisissez le nom de l'employé dans la barre grise.

Cette page affichera par défaut les notes de frais qui sont ouvertes et en attente d'approbation. Les notes de frais peuvent avoir l'un des quatre statuts suivants :

• Ouvert : Il s'agit de feuilles de temps qui n'ont pas encore été soumises pour approbation par l'employé (elles pourraient encore être en cours de traitement par l'employé).
• En attente d'approbation : Il s'agit de notes de frais que les employés ont soumises pour approbation. Elles sont prêtes à être consultées par le gestionnaire.
• Approuvé : Il s'agit de notes de frais qui ont été approuvées par le gestionnaire et qui sont prêtes à être importées dans la paie.
• Payé : Il s'agit de notes de frais qui ont été importées et payées aux employés. Ces employés ont été remboursés ou les dépenses ont été enregistrées sur la paie (dans les cas où l'employeur ne rembourse pas réellement l'employé)

Vous verrez jusqu'à six boutons différents sur cette page. Différents boutons apparaîtront pour les rapports de dépenses selon le statut dans lequel ils se trouvent.

Pour les rapports de dépenses au statut Ouvert, sélectionnez la flèche bleue pour soumettre le rapport au nom du créateur. Sélectionnez le crayon de modification jaune pour modifier le rapport ou choisissez l'icône corbeille pour supprimer complètement le rapport de dépenses.

Pour les rapports de dépenses au statut En attente d'approbation, sélectionnez l'icône œil bleu pour voir plus de détails sur chaque rapport de dépenses. Sinon, choisissez la coche verte ou l'icône d'annulation rouge pour approuver ou refuser le rapport de dépenses.

Les rapports de dépenses approuvés et refusés peuvent seulement être consultés. Pour consulter ces rapports, sélectionnez le menu déroulant 2 sur 4 sélectionnés et cochez ces statuts. Sélectionnez ensuite l'icône entonnoir à droite de cette barre pour filtrer la page afin d'inclure les rapports de dépenses approuvés et refusés.

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Approuver les rapports de dépenses en attente via le tableau de bord

Pour approuver sur le tableau de bord les rapports de dépenses qui sont terminés et prêts à être consultés par les gestionnaires, sélectionnez les dépenses qui sont dans le statut En attente d'approbation. 

Vous verrez trois options différentes sur le côté droit de la page pour les rapports de dépenses en attente d'approbation.

• Afficher : Pour afficher les entrées dans le rapport de dépenses, sélectionnez l'icône bleue. 
• Approuver : Pour approuver le rapport de dépenses, sélectionnez la coche verte à côté du nom du rapport de dépenses de l'employé. 
• Refuser : Pour refuser le rapport de dépenses, sélectionnez l'icône d'annulation sur le côté droit du nom de l'employé pour le lui renvoyer comme non approuvé. 

Enfin, vous pouvez également approuver les rapports de dépenses sur le profil de l'employé en accédant au profil de l'employé et en sélectionnant Actifs et dépenses > Rapport de dépenses. Sur cette page, vous verrez également la coche verte et le bouton d'annulation rouge pour approuver ou refuser les rapports de dépenses.

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Résumé du filtre

Localisez les rapports de dépenses en accédant à Paie > Plus d'actions (sur le côté droit de l'écran) et en sélectionnant Dépenses. Sur le tableau de bord, vous pouvez filtrer les rapports à l'aide des menus déroulants dans la barre grise.

• Nom de l'employé : Tapez le nom de l'employé pour voir ses rapports de dépenses.
• Statut : Tous, Ouvert, En attente d'approbation, Approuvé et Refusé
• Date d'approbation entre : Entrez une plage de dates qui inclut ce que vous recherchez
• Date de soumission entre : Entrez une plage de dates qui inclut ce que vous recherchez.
• Date de paiement entre : Entrez une plage de dates qui inclut ce que vous recherchez

Sélectionnez l'icône de filtre (entonnoir) pour activer les filtres. Pour voir les détails d'un rapport de dépenses, sélectionnez l'icône bleue à côté du rapport. À partir d'ici, vous pouvez approuver, refuser ou retourner les rapports de dépenses en utilisant les icônes appropriées.

Remarque : Si vous refusez un rapport de dépenses, ajoutez une note avant de sélectionner le bouton refuser afin que l'employé sache pourquoi il a été refusé. Une fois qu'un rapport de dépenses est approuvé, il apparaîtra sous l'étape d'importation sur la paie afin de payer l'employé.

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Rapports de dépenses sur la paie

Une fois qu'un rapport de dépenses a été approuvé, les remboursements de dépenses seront automatiquement intégrés à la prochaine paie ouverte après l'approbation des dépenses. Les rapports de dépenses apparaîtront à l'étape Aperçu de la paie.

Sélectionner Suivant à l'étape Aperçu intégrera automatiquement tout ce qui est rattaché à cette paie, y compris les rapports de dépenses.

Une fois que les employés auront été remboursés pour leurs dépenses, la date de paie s'affichera sur leur tableau de bord des rapports de dépenses dans leur profil.

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.