Gestion de paie Toast : Gérer les impôts sur les salaires

Dans cet article :

• À propos du centre fiscal
• Alerte de déclaration fiscale trimestrielle
• Aperçu du centre fiscal
  • Naviguer dans le centre fiscal
  • Comprendre votre statut de déclaration fiscale
  • Dates des délais de déclaration fiscale
• Résoudre les tâches dans le centre fiscal
  • Signez le formulaire IRS 8655 pour autoriser Gestion de paie Toast comme agent de déclaration fédéral
  • Annuler vos services de déclaration fiscale auprès de votre fournisseur de paie précédent
  • L’employé n’a pas fourni son numéro d’assurance sociale
  • Précisez votre numéro de compte de retenue d’impôt [de l’État]
  • Précisez votre numéro de compte de cotisation à l’assurance-chômage [de l’État]
  • Confirmez que vous avez lié Gestion de paie Toast en tant qu’administrateur tiers (APT)
  • Vérifier votre fréquence de retenue d’impôt [de l’État]
  • Vérifier votre taux de cotisation à l’assurance-chômage [de l’État]
• Centre fiscal autour de la fin de l’année
  • Une fois les formulaires W-2 prêts
• Articles connexes

À propos du centre fiscal

Le Centre fiscal est la plateforme centrale de Gestion de paie Toast pour la gestion des charges sociales, des retenues à la source et des déclarations fiscales des employeurs. Utilisez le centre fiscal pour :

• Consultez et maintenez à jour les informations fiscales — par exemple, les comptes fiscaux de l’État ou de la province et les formulaires fiscaux — de l’entreprise
• Répondez et résolvez de manière proactive les problèmes fiscaux avant les dates limites de déclaration trimestrielles
• Suivez votre échéancier de déclaration fiscale et les prochaines échéances
• Consultez les données essentielles de déclaration fiscale, par exemple les rejets, les dossiers fiscaux trimestriels et les documents fiscaux de fin d’année.

Qui peut accéder au Centre fiscal : Utilisateurs RH+ dans Gestion de paie Toast. Le Centre fiscal est disponible immédiatement, avant même de publier votre première paie, afin que vous puissiez l’utiliser lors de l’intégration pour gérer vos informations fiscales.

Pour ouvrir le Centre fiscal dans Galerie Toast, sélectionnez Impôts dans le menu de navigation de gauche. (Si vous ne voyez pas Impôts sur le côté gauche de l’écran, sélectionnez Gailité à partir du rail de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître le rail de navigation Gestion de paie Toast.) Si vous avez des tâches en suspens, un chiffre en rouge apparaît à côté des Impôts, indiquant le nombre de tâches à traiter.

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Alerte de déclaration fiscale trimestrielle

Les utilisateurs de RH+ peuvent voir une bannière d’alerte fiscale sur le tableau de bord Gestion de paie Toast lorsqu’il y a des tâches en suspens dans le Centre fiscal avant une prochaine déclaration fiscale trimestrielle. L’alerte vous informe de mettre à jour les informations fiscales fédérales, provinciales ou provinciales ou celles des employés avant la date limite de déclaration.

Pour résoudre l’alerte, sélectionnez Résoudre les problèmes fiscaux. Cela vous amène directement au centre fiscal où vous pouvez traiter tous les éléments en suspens dont Gestion de paie Toast a besoin avant de déclarer les taxes trimestrielles.

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Aperçu du centre fiscal

Naviguer dans le centre fiscal

Les deux boutons Ressources fiscales et Documents fiscaux dans le coin supérieur droit du centre fiscal permettent d’accéder rapidement à d’autres pages de Gestion de paie Toast :

• Ressources fiscalesouvre plusieurs options :
  • Modifier les comptes fiscaux mène à la page Paramètres > Paie > Comptes fiscaux, où vous pouvez ajouter ou mettre à jour les informations de vos comptes fiscaux — y compris les comptes de retenue d’impôt de l’État ou de la province, les comptes de cotisation à l’assurance-chômage de l’État ou de la province, les comptes fiscaux locaux et certains comptes de congés familiaux et médicaux payés (PFML) et de comptes d’administrateurs tiers (TPA) — sans contacter Gestion de la paie de Toast. Consultez Gestion de paie Toast : Obtenez de l’aide pour les numéros de comptes fiscaux de l’État ou de la province pour plus de détails.
  • Les paramètres de collecte permettent à certains employeurs d’exiger un numéro d’assurance sociale (NAS/SSN) lors de l’embauche, du pointage d’arrivée ou de l’intégration des employés. Ces options ne sont pas offertes à tous les employeurs en raison des lois et réglementations de l’État.
  • D’autres options fournissent des réponses rapides ou ouvrent un article détaillé du centre d’aide.
• Documents fiscaux mène à la page Déclarations > Déclaration fiscale, où vous pouvez consulter les dossiers fiscaux trimestriels, les dossiers de formulaire W-2, le formulaire W-3 de votre entreprise, et plus encore.

Comprendre votre statut de déclaration fiscale

En haut du Centre fiscal, une bannière codée par couleur indique l’état de votre prochaine déclaration fiscale trimestrielle. La couleur de la bannière et les dates de chronologie sous celle-ci changent toutes les deux à mesure que vous terminez les tâches.

Le tableau suivant décrit chaque état de bannière et les actions à entreprendre :

Dates des délais de déclaration fiscale

Les dates figurant dans le calendrier en haut du Centre fiscal vous aident à planifier les déclarations fiscales trimestrielles. Utilisez ces dates pour suivre les étapes et les échéances :

• Q# date de préparation fiscale — le premier jour pour vérifier le centre fiscal pour les tâches en suspens
• Terminer par date — la date limite pour terminer toutes les tâches; les jours restants avant cette date apparaissent dans le cercle
• Q# date de déclaration fiscale — date à laquelle la Gestion de paie Toast prévoit compléter vos impôts; cette date est basée sur la dernière paie du trimestre

Important : Pour maximiser la réussite des déclarations, effectuez toutes les tâches du centre fiscal avant de traiter votre dernière paie du trimestre.

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Résoudre les tâches dans le centre fiscal

Plus bas sur la page Centre fiscal, vous verrez une vignette extensible pour chaque compte fiscal fédéral ou d’État que vous gérez avec Gestion de paie Toast. Sélectionnez chaque vignette de compte pour afficher les tâches qu’elle contient. Dans chaque tâche, sélectionnez l’élément d’action à examiner et à terminer. Vous pouvez également sélectionner Pourquoi est-ce important? Pour en savoir plus sur la façon dont chaque élément contribue au succès de votre déclaration de paie.

Remarque : Si les tâches apparaissent grisées ou verrouillées, vous n’avez pas l’autorisation de rôle de sécurité pour les afficher ou les résoudre. Communiquez avec l’utilisateur ou l’administrateur de Gestion de paie Toast RH+ de votre entreprise pour obtenir de l’aide.

Signez le formulaire IRS 8655 pour autoriser Gestion de paie Toast comme agent de déclaration fédéral

Pourquoi est-ce important? Gestion de paie Toast doit être répertorié comme administrateur tiers pour chaque compte fiscal afin que Gestion de paie Toast puisse déclarer et communiquer avec l’organisme d’État en votre nom. Le défaut de remplir ce formulaire peut entraîner des déclarations fiscales manquées, des amendes d’État et des rejets de déclarations.

Comment résoudre cette tâche? Visitez Gestion de paie Toast : Formulaire 8655 Autorisation de l’agent déclarant pour les instructions étape par étape.

Annuler vos services de déclaration fiscale auprès de votre fournisseur de paie précédent

Pourquoi est-ce important? Si votre ancien fournisseur de paie continue à déclarer des impôts pour votre entreprise, les déclarations de Gestion de paie Toast contenant les données de paie les plus récentes peuvent être rejetées, traitées de manière inexacte, déclarées en retard ou manquées, sanctionnées par l’État ou la province et sanctionnées par la Gestion de paie Toast.

Comment résoudre cette tâche? Communiquez avec votre fournisseur de paie précédent — quelqu’un d’autre que Toast — pour fermer votre compte de paie précédent.

L’employé n’a pas fourni son numéro d’assurance sociale

Pourquoi est-ce important? Les employés dont le numéro d’assurance sociale (NAS/SSN) est manquant seront exclus des déclarations fiscales liées à la paie. Les NAS/SSN manquants peuvent entraîner des rejets de déclarations fiscales, des formulaires W-2 manqués, la nécessité de modifications, des pénalités pour les entreprises, des frais de paie Toast et des difficultés pour les employés à accéder aux prestations d’assurance-chômage.

Comment résoudre cette tâche?Ajoutez le numéro de sécurité sociale de votre employé à son profil.

Remarque : 1099 entrepreneurs n’apparaîtront pas dans cette tâche. Les numéros de sécurité sociale pour 1099 entrepreneurs n’ont pas besoin d’être saisis dans Gestion de paie Toast.

Précisez votre numéro de compte de retenue d’impôt [de l’État]

Pourquoi est-ce important? L’absence d’enregistrement et de fourniture d’un numéro de compte de retenue d’impôt valide pour les États qui l’exigent peut entraîner des pénalités provinciales, des frais de Gestion de paie Toast et des pénalités commerciales telles que la perte d’un permis d’exploitation. Si votre compte est à l’état « Demande soumise », cette tâche restera ouverte jusqu’à ce qu’un numéro de compte de retenue d’impôt d’État ou de province valide soit ajouté.

Comment puis-je résoudre cette tâche?Ajoutez ou mettez à jour les informations de votre compte fiscal d’État ou de province sur la page Comptes fiscaux.

Précisez votre numéro de compte de cotisation à l’assurance-chômage [de l’État]

Pourquoi est-ce important? La Gestion de paie Toast exige vos numéros de compte de cotisation à l’assurance-chômage de l’État ou de la province une fois votre inscription d’État ou de province terminée. L’absence d’inscription à un compte chômage et de fourniture d’un numéro de compte valide peut entraîner des amendes d’État, des frais Toast et des pénalités commerciales telles que la perte d’un permis d’exploitation. Si votre compte est à l’état « Demande soumise », cette tâche restera ouverte jusqu’à ce qu’un numéro de compte de chômage valide soit ajouté.

Comment puis-je résoudre cette tâche?Ajoutez ou mettez à jour les informations de votre compte fiscal d’État ou de province dans Comptes fiscaux.

Confirmez que vous avez lié Gestion de paie Toast en tant qu’administrateur tiers (APT)

Pourquoi est-ce important? Gestion de paie Toast doit être répertorié comme administrateur tiers (TPA) pour chaque compte fiscal afin que Gestion de paie Toast puisse déclarer et communiquer avec l’organisme d’État en votre nom. Le fait de ne pas lier Gestion de paie Toast à votre APT peut entraîner des déclarations fiscales manquées, des amendes d’État et des rejets de déclarations.

Comment résoudre cette tâche? Confirmez que vous avez complété les instructions de liaison de l’APT.

Vérifiez votre fréquence de retenue d’impôt [de l’État]

Pourquoi est-ce important? La fréquence des retenues d’impôt d’État ou de province peut changer au fil du temps, et votre fréquence de paie dans Gestion de paie Toast doit correspondre au calendrier requis par votre État ou votre province pour verser les retenues d’impôt. Une fréquence de paiement incorrecte peut entraîner des déclarations tardives ou manquées, des retenues d’impôt manquées, des amendes d’État et des frais de Gestion de paie Toast.

Comment résoudre cette tâche?Ajoutez ou mettez à jour les informations de votre compte fiscal d’État ou de province.

Vérifier votre taux de cotisation à l’assurance-chômage [de l’État]

Pourquoi est-ce important? Les taux de cotisation à l’assurance-chômage d’État (SUTA) peuvent changer chaque année. Un taux SUTA incorrect dans Gestion de paie Toast peut entraîner des écarts de taxes, des amendes d’État, des pénalités commerciales et des frais de Gestion de paie Toast.

Comment résoudre cette tâche? Si vous recevez un avis concernant une mise à jour du taux SUTA, ajoutez ou mettez à jour vos informations de compte de cotisation à l’assurance-chômage de l’État ou de la province sur la page Compte fiscal. Si votre taux SUTA est incorrect depuis une longue période, contactez le service à la clientèle de Toast afin que nous puissions déterminer si les annulations et les réenregistrements peuvent résoudre le problème ou si vous devez corriger cela directement auprès de l’État ou de la province.

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Centre fiscal autour de la fin de l’année

Aux alentours du 1er décembre de chaque année, le Centre fiscal affiche des articles supplémentaires pour la déclaration fiscale de fin d’année et la saison des formulaires W-2. La Gestion de paie Toast regroupe les éléments pertinents de fin d’année et les présente sous forme de tâches interactives ou de boutons. Utilisez le Centre fiscal avec Gestion de paie Toast : Commencez avec la liste de vérification de fin d’année et les courriels saisonniers que Toast envoie pour naviguer dans la période de fin d’année.

Lorsque vous accédez à Taxes, une nouvelle bannière en haut affiche une chronologie générale de la saison de fin d’année. La couleur de la bannière et les points de la chronologie changent à mesure que vous terminez les tâches et que la chronologie avance. (Si vous ne voyez pas Impôts sur le côté gauche de l’écran, sélectionnez Gailité à partir du rail de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître le rail de navigation Gestion de paie Toast.)

Important : Terminez toutes les tâches sur cette page pour que la bannière devienne bleue. La date limite d’exécution de ces tâches apparaît à la deuxième étape de l’échéancier et coïncide avec la date d’échéance de votre dernière paie de l’année. Votre sélection ne peut pas être modifiée après la soumission de votre dernière paie de l’année.

Le commutateur Formulaire W-2 à Imprimer soi-même/Imprimer Toast a été déplacé de la page Rapports > Déclaration fiscale au Centre fiscal. Si vous basculez cette option sur Mail to business, l’adresse de livraison (modifiable) et les frais associés s’afficheront avant la taxe d’expédition et la taxe de vente si Toast imprime des formulaires W-2 pour les employés qui ont demandé un formulaire papier.

Faites défiler jusqu’à la vignette Soumettre toutes les mises à jour des formulaires W-2 et examiner les options que vous pouvez utiliser pour clôturer l’exercice. Sélectionnez les liens hypertextes dans la vignette pour ouvrir une fenêtre contextuelle contenant plus de détails et un bouton pour discuter avec notre équipe au sujet de ces articles.

Important : Terminez les tâches restantes sous cette vignette. À défaut, votre entreprise pourrait recevoir des avis d’imposition pour des renseignements manquants ou invalides et se voir imposer des pénalités financières.

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Une fois les formulaires W-2 prêts

Une fois que Toast a préparé les formulaires W-2 de votre entreprise, généralement autour du 19 janvier de chaque année, le centre fiscal change à nouveau.

Dans la bannière bleue, deux boutons d’accès rapide apparaissent :

• Votre dossier fiscal trimestriel est disponible directement en téléchargement.
• Le cas échéant, un bouton W-2s papier apparaît également. Conformément aux règlements de la SSA, vous devez distribuer un formulaire papier W-2 avant le 31 janvier à tout employé ayant opté pour une copie papier. Les employés qui ont opté pour une copie électronique peuvent utiliser ces instructions pour récupérer le formulaire eux-mêmes.

Articles supplémentaires visibles une fois le formulaire W-2 prêt :

• Un lien Obtenir les enveloppes si les employés ont choisi de remplir un formulaire papier W-2. Ce style d’enveloppe aligne à gauche les adresses de l’entreprise et des employés.
• Le nombre d’employés inscrits aux formulaires W-2 papier et électroniques. Sélectionnez Afficher pour voir la liste de chaque employé dans l’une ou l’autre catégorie.
• Un bouton de téléchargement dans la vignette W-2 papier ou électronique pour télécharger un PDF en bloc de tous les formulaires W-2 dans l’une ou l’autre catégorie.

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Articles connexes

• Gestion de paie Toast : Premiers pas avec les taxes
• Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les numéros de comptes fiscaux de l’État ou de la province
• Gestion de paie Toast : Formulaire 8655 Autorisation de l’agent déclarant
• Gestion de paie Toast : Lire votre trousse fiscale trimestrielle
• Gestion de paie Toast : Commencez avec la liste de contrôle de fin d’année

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.