Gestion de paie Toast : Gérer les impôts sur la paie

Dans cet article :

• Alerte de déclaration fiscale trimestrielle
• Aperçu du centre fiscal
  • Navigation dans le centre fiscal
• Résoudre les tâches dans le centre fiscal
• Centre fiscal autour de la fin de l’année
  • Une fois les formulaires W-2 prêts

Alerte de déclaration fiscale trimestrielle

Dans le système de paie Toast, les utilisateurs de RH+ verront une alerte fiscale pour mettre à jour leurs informations fiscales fédérales, provinciales ou relatives aux employés avant les prochaines déclarations fiscales trimestrielles. Cette bannière n’apparaît que lorsque vous avez des tâches en attente dans le centre fiscal. En sélectionnant Résoudre les problèmes fiscaux dans l’alerte, vous serez dirigé directement vers le centre fiscal où vous pourrez régler tous les problèmes en suspens dont la Gestion de paie Toast a besoin avant que nous ne déclarations les taxes trimestrielles.

Aperçu du centre fiscal

Avant cette publication, les numéros de compte fiscal d’État ou de province, les numéros de sécurité sociale des employés (NAS/SSN) et les taux d’imposition fédéral et provinciaux se trouvaient à des endroits différents dans Gestion de la paie de Toast. Vous pouvez désormais accéder à une plateforme centrale où vous pouvez suivre les déclarations fiscales liées à la paie antérieures et vous préparer aux déclarations fiscales liées à la paie à venir en consultant et en résolvant les tâches qui contribuent au succès.

Le centre fiscal est immédiatement à la disposition des utilisateurs de RH+, avant même de publier votre première paie. Vous pouvez y accéder lors du processus d’intégration pour gérer vos informations fiscales. Le centre fiscal peut être utilisé pour :

• Affichage et tenue à jour des informations fiscales (p. ex. comptes fiscaux de l’État ou de la province, formulaires fiscaux) pour l’entreprise
• Réponse proactive et résolution des problèmes fiscaux
• Suivre votre échéancier de déclaration fiscale
• Affichage des données fiscales essentielles (par exemple, rejets, dossiers fiscaux trimestriels, documents fiscaux de fin d’année)

Sélectionnez Taxes dans le menu de navigation de gauche. Si vous avez des tâches en attente, un chiffre en rouge apparaîtra, indiquant le nombre de tâches à accomplir.

Navigation dans le centre fiscal 

Pour vous aider à centraliser toutes vos informations fiscales, les deux boutons dans le coin supérieur droit vous mèneront à d’autres pages de Gestion de paie Toast et vous fourniront des informations supplémentaires :

• Sélectionnez Ressources fiscales pour ouvrir plusieurs options :
  • Modifier les comptes fiscaux vous mènera à la page Paramètres > Paie > Comptes fiscaux. Ici, vous pouvez à jour vos informations fiscales (comptes de retenue d’impôt d’État, comptes de cotisation à l’assurance-chômage d’État, comptes fiscaux locaux, et certains comptes de congé familial et médical payé (PFML) et d’administrateur tiers (TPA) sans avoir à contacter Gestion de paie Toast.
  • Les paramètres de collecte offrent à certains employeurs la possibilité d ' exiger un numéro de sécurité sociale lors de l ' embauche, du pointage d ' arrivée ou de l ' intégration des employés. Ces fonctionnalités ne sont pas offertes à tous les employeurs par les lois et réglementations des États ou provinces.
  • D’autres options vous permettront d’obtenir des réponses rapides ou d’ouvrir un article plus détaillé sur Toast Central.
• Sélectionnez Documents fiscaux pour accéder rapidement à la page Rapports > Déclarations fiscales, où vous pouvez consulter les trousses fiscales trimestrielles, les trousses du formulaire W-2, le formulaire W-3 de votre entreprise et plus encore.

En haut du centre fiscal, vous remarquerez un gros en-tête indiquant le calendrier de votre déclaration fiscale trimestrielle. Utilisez les dates au bas pour suivre les étapes et les échéances.

• Le gris indique que vous êtes toujours en cours d’intégration et que vous n’avez pas soumis votre première paie avec Toast.
  • Complétez la d’intégration de la paie, puis résoutz les tâches restantes au centre fiscal afin de préparer votre première paie. 
• Le rouge indique que vous avez des tâches en suspens avant la date limite de déclaration fiscale liée à la paie.
  • Résolvez toutes les tâches sur cette page.
• Le jaune indique que vos tâches fiscales sont résolues, mais que vous avez des employés dont les données sont manquantes, y compris les numéros de sécurité sociale (NAS/SSN).
  • Ajouter tous les NAS de vos employés à Gestion de paie Toast. Les employés peuvent suivre les étapes de Gestion de pour compléter ceci.
• Le vert indique que toutes les tâches sont terminées dans la section Tâches pour la déclaration du trimestre à venir.
  • Utilisez le matériel éducatif à droite de la page pour en savoir plus.
• Le bleu indique que la Gestion de paie Toast prépare ou est prête à soumettre vos déclarations fiscales liées à la paie.
  • Attendez que la déclaration soit préparée par Toast ou téléchargez votre ou vos dossiers fiscaux. La section de la fin d’année peut fournir plus d’informations.

Les dates dans le calendrier peuvent aider à préparer les déclarations fiscales trimestrielles :

• La date de préparation de la taxe Q# est le premier jour où vous pouvez envisager de consulter le centre fiscal pour des tâches.
• La date limite d’achèvement est la date limite à laquelle vous devez accomplir ces tâches.
• La date de déclaration fiscale Q# correspond au moment où Gestion de la paie de Toast prévoit que vos impôts seront remplis avant. Cette date est basée sur la dernière paie du trimestre. Pour maximiser la réussite des déclarations, nous vous demandons instamment d’effectuer toutes les tâches du centre fiscal avant de traiter votre dernière paie.
• Les jours restants (dans l’image du cercle) comptent à rebours jusqu’à la date de fin de validité.

Résoudre les tâches dans le centre fiscal

Plus bas sur la page, vous verrez une vignette extensible pour chaque compte fiscal fédéral ou d’État ou de province que vous gérez avec Gestion de paie Toast. Sélectionnez chaque tuile de compte pour afficher les tâches qu’elle contient. Dans chaque tâche, sélectionnez l’élément d’action à examiner et à terminer. Vous pouvez également sélectionner Pourquoi est-ce important? pour en savoir plus sur la contribution de cet article au succès de votre déclaration de paie.

Remarque : Si certaines tâches sont grisées ou verrouillées, vous n’avez pas l’ d’afficher ou de résoudre cette tâche. Pour toute autre question, veuillez contacter l’administrateur/RH Gestion de paie Toast de votre entreprise. 

Signez le formulaire IRS 8655 pour autoriser Gestion de paie Toast en tant qu’agent de déclaration fédéral

• Pourquoi est-ce important? : Gestion de la paie de Toast doit être répertorié comme administrateur tiers pour chaque compte fiscal afin que Gestion de la paie de Toast puisse déclarer et communiquer avec l’organisme d’État en votre nom. À défaut, les déclarations fiscales, les amendes d’État et les rejets de déclarations peuvent être manqués.
• Comment résoudre cette tâche? : Visitez Gestion pour résoudre cette tâche.

Annulez vos services de déclaration fiscale auprès de votre fournisseur de paie précédent

• Pourquoi est-ce important? : Si votre fournisseur précédent de services de paie continue de déclarer des impôts pour votre entreprise, les impôts déclarés par Gestion de paie Toast avec les données de paie les plus récentes peuvent être rejetés, traités de manière inexacte, déclarations tardives ou manquées, pénalités d’État et pénalités de Gestion de paie Toast.
• Comment résoudre cette tâche? : Communiquez avec votre fournisseur de paie précédent (quelqu’un d’autre que Toast) pour fermer votre compte de paie précédent.

[Nom de l’employé] n’a pas fourni son numéro de sécurité sociale

• Pourquoi est-ce important? : Les employés sans NAS/SSN seront des déclarations fiscales liées à la paie. Les NAS/SSN manquants peuvent entraîner des rejets de déclarations fiscales, des formulaires W-2 manqués, la nécessité de modifications, des pénalités pour les entreprises, des frais de Gestion de paie Toast et des difficultés pour vos employés d’accéder aux prestations de chômage, au besoin.
• Comment résoudre cette tâche? : . 1099 entrepreneurs n’apparaîtront pas ici; leur numéro de sécurité sociale n’a pas besoin d’être entré dans Gestion de paie Toast.

Précisez votre numéro de compte de retenue d’impôt [d’État ou de province]

• Pourquoi est-ce important? : L’absence d’enregistrement et de fourniture d’un numéro de compte de retenue d’impôt valide pour les États dans lesquels cela est requis peut entraîner des pénalités provinciales, des frais de Gestion de paie Toast et des pénalités commerciales telles qu’une perte de licence d’exploitation.
  • Si votre compte est à l’état Appliqué pour, vous verrez ce message jusqu’à ce qu’un numéro de compte de retenue d’impôt d’État ou de province valide soit ajouté.
• Comment résoudre cette tâche? : sur la page Comptes fiscaux.

Numéro de compte de la cotisation à l’assurance-chômage de l’État ou de la province

• Pourquoi est-ce important? : Gestion de la paie de Toast exige vos numéros de compte de cotisation à l’assurance-chômage une fois que votre inscription d’État ou de province est terminée. L’absence d’inscription à un compte de chômage et de numéro de compte valide dans Gestion de la paie de Toast peut entraîner des amendes d’État, des frais Toast et de lourdes pénalités commerciales, telles que la perte d’un permis d’exploitation.
  • Si votre compte est dans un état Appliqué pour, vous verrez ce message jusqu’à ce qu’un véritable numéro de compte de retenue d’impôt d’État ou de province soit ajouté.
• Comment résoudre cette tâche? : à jour les informations relatives à votre compte fiscal d’État ou de province dans Comptes fiscaux.

Confirmez que vous avez lié Gestion de la paie de Toast en tant qu’administrateur tiers (APT) pour votre compte fiscal [État ou province] [SUTA/SIT/PMFL]

• Pourquoi est-ce important? : Gestion de la paie de Toast doit être répertorié comme administrateur tiers pour chaque compte fiscal afin que Gestion de la paie de Toast puisse déclarer et communiquer avec l’organisme d’État en votre nom. À défaut, les déclarations fiscales, les amendes d’État et les rejets de déclarations peuvent être manqués.
• Comment résoudre cette tâche? : Confirmez que vous avez complété les de l’APT.

Vérifiez votre fréquence de retenue d’impôt [de l’État ou de la province]

• Pourquoi est-ce important? : La fréquence des retenues d’impôt d’État ou de province peut changer au fil du temps. Des fréquences de paiement incorrectes peuvent entraîner des déclarations tardives ou manquées, des retenues d’impôt manquées, des amendes d’État et des frais de Gestion de paie Toast.
• Comment résoudre cette tâche? : à jour les informations de votre compte fiscal d’État ou de province.

Vérifier votre taux de cotisation à l’assurance-chômage [de l’État ou de la province]

• Pourquoi est-ce important? : Les taux de cotisation à l’assurance-chômage (SUTA) peuvent changer chaque année. Des taux incorrects dans Gestion de la paie de Toast peuvent entraîner des écarts de taxation et entraîner des amendes d’État, des pénalités d’entreprise et des frais de Gestion de la paie de Toast.
• Comment résoudre cette tâche? : Si vous recevez un avis concernant une mise à jour du taux SUTA, à jour les informations relatives à votre compte de cotisation à l’assurance-chômage d’État ou de province sur la page Compte fiscal.

Centre fiscal autour de la fin de l’année

Le 1er décembre de chaque année, vous commencerez à voir quelques articles différents dans votre centre fiscal. La Gestion de paie Toast rassemblera plusieurs éléments pertinents pour la déclaration fiscale de fin d’année et la saison des formulaires W-2, et les fournira sous forme de tâches ou de boutons interactifs. Utilisez le centre fiscal avec Gestion de la paie de de fin d’année et les courriels saisonniers que nous envoyons pour naviguer dans la période de fin d’année.

En accédant à Impôts, vous verrez une nouvelle bannière en haut qui comprend une chronologie générale de la saison de fin d’année. La couleur et les points de la chronologie changeront à mesure que vous terminerez les tâches et que la chronologie avancera. En règle générale, terminez toutes les tâches sur cette page afin que la bannière devienne bleue. La date limite d’exécution de ces tâches est indiquée à la deuxième étape du calendrier (indiquée en orange ci-dessous). Cette date coïncide avec la date d’échéance de votre dernière paie de l’année.

Le commutateur auto-Imprimer/Imprimer Toast Formulaire W-2 a été déplacé de la page Rapports > Déclaration fiscale à celle du Centre fiscal. Si vous passez à Mail to business, l’adresse de livraison (modifiable) et les frais associés (avant la taxe d’expédition et de vente) s’afficheront si vous devez faire Imprimer les formulaires W-2 par Toast pour les employés qui ont demandé un formulaire papier. Prenez note de la date limite ici; le bouton sera désactivé et la sélection sera enregistrée lorsque vous publierez votre dernière paie de l’année. Votre sélection ne peut pas être modifiée après la soumission de votre dernière paie de l’année. Obtenez tous les détails dans Gestion de imprimé par Toast.

Faites défiler jusqu’à la vignette Soumettre toutes les mises à jour et examinez quelques options que vous pourriez utiliser pour clôturer votre fin d’année. Sélectionnez les hyperliens bleus pour ouvrir une fenêtre contextuelle avec plus de détails et un bouton pour discuter avec notre équipe à propos de ces articles.

Comme toujours, terminez toutes les tâches que vous avez sous cette vignette. À défaut, votre entreprise pourrait recevoir des avis d’imposition pour des informations manquantes ou invalides et/ou se voir imposer des pénalités financières.

Une fois les formulaires W-2 prêts

Une fois que Toast aura préparé les formulaires W-2 de votre entreprise le 19 janvier 2026, le centre fiscal changera à nouveau. Il y a plusieurs éléments à prendre en compte ici :

• Dans la bannière bleue, il y a deux boutons d’accès rapide.
  • Votre quatrième trimestre sera disponible directement en téléchargement.
  • Le cas échéant, vous verrez également un bouton W-2s papier. Conformément aux SSA, vous devez distribuer un formulaire papier W-2 avant le 31 janvier à tout employé qui a choisi de le faire sur papier. Nous avons donc facilité sa découverte.
    • Les employés qui ont opté pour une copie électronique peuvent utiliser pour récupérer le formulaire eux-mêmes.

• Vous verrez un lien pour si des employés ont choisi de remplir un formulaire papier W-2. Ce style d’enveloppe aligne à gauche les adresses de l’entreprise et des employés.
• Vous verrez également le nombre d’employés inscrits aux formulaires W-2 papier et électronique. Si vous sélectionnez Afficher, une fenêtre contextuelle apparaîtra pour chaque employé faisant partie de formulaires papier ou électroniques.
• Sélectionnez le bouton de téléchargement (flèche vers le bas) dans la vignette W-2 papier ou électronique pour télécharger un PDF en bloc de tous les formulaires W-2 de l'une ou l'autre catégorie.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.