Toast Paie : Gérer les impôts sur la paie

Dans cet article :

• À propos du Centre fiscal
• Alerte de dépôt fiscal trimestriel
• Aperçu du Centre fiscal
  • Naviguer dans le Centre fiscal
  • Comprendre votre statut de dépôt fiscal
  • Dates de la chronologie de dépôt fiscal
• Résoudre les tâches dans le Centre fiscal
  • Signer le formulaire IRS 8655 pour autoriser Toast Paie en tant qu'agent de déclaration fédéral
  • Annuler vos services de dépôt fiscal avec votre ancien fournisseur de paie
  • L'employé n'a pas fourni son numéro de sécurité sociale
  • Spécifiez votre numéro de compte de retenue d'impôt [État]
  • Spécifiez votre numéro de compte d'impôt sur le chômage [État]
  • Confirmez que vous avez lié Toast Paie en tant qu'administrateur tiers (TPA)
  • Vérifiez votre fréquence de paiement de retenue [État]
  • Vérifiez votre taux d'impôt sur le chômage [État]
• Centre fiscal autour de la fin de l'année
  • Une fois que les formulaires W-2 sont prêts
• Articles connexes

À propos du Centre fiscal

Le Centre fiscal est le hub central de Toast Payroll pour la gestion des impôts sur la paie, des retenues d'impôt et des déclarations fiscales des employeurs. Utilisez le Centre fiscal pour :

• Consulter et maintenir les informations fiscales — par exemple, les comptes fiscaux d'État et les formulaires fiscaux — pour l'entreprise
• Répondre de manière proactive et résoudre les problèmes fiscaux avant les délais de dépôt trimestriels
• Suivre votre calendrier de dépôt fiscal et les délais à venir
• Consulter des données critiques sur le dépôt fiscal — par exemple, les rejets, les paquets fiscaux trimestriels et les documents fiscaux de fin d'année

Qui peut accéder au Centre fiscal : Les utilisateurs HR+ dans Toast Payroll. Le Centre fiscal est disponible immédiatement, même avant de publier votre première paie, afin que vous puissiez l'utiliser pendant l'intégration pour gérer vos informations fiscales.

Pour ouvrir le Centre fiscal : Dans Toast Payroll, sélectionnez Taxes dans le menu de navigation à gauche. Si vous avez des tâches en attente, un nombre en rouge apparaît à côté de Taxes indiquant combien de tâches doivent être traitées.

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Alerte de dépôt fiscal trimestriel

Les utilisateurs HR+ peuvent voir une bannière d'alerte fiscale sur le tableau de bord de Toast Payroll lorsqu'il y a des tâches en attente dans le Centre fiscal avant un dépôt fiscal trimestriel à venir. L'alerte vous notifie de mettre à jour les informations fiscales fédérales, d'État ou des employés avant la date limite de dépôt.

Pour résoudre l'alerte, sélectionnez Résoudre les problèmes fiscaux. Cela vous amène directement au Centre fiscal où vous pouvez traiter tout élément en suspens dont Toast Payroll a besoin avant de déposer les déclarations fiscales trimestrielles.

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Aperçu du Centre fiscal

Naviguer dans le Centre fiscal

Les deux boutons Ressources fiscales et Documents fiscaux dans le coin supérieur droit du Centre fiscal offrent un accès rapide à d'autres pages dans Toast Payroll :

• Ressources fiscales ouvre plusieurs options :
  • Modifier les comptes fiscaux vous dirige vers la page Paramètres > Paie > Comptes fiscaux, où vous pouvez ajouter ou mettre à jour vos informations de compte fiscal — y compris les comptes de retenue d'impôt de l'État, les comptes d'impôt sur le chômage de l'État, les comptes d'impôt local, et certains comptes de congé familial et médical payé (PFML) et d'administrateur tiers (TPA) — sans contacter Toast Payroll. Voir Toast Payroll : Obtenez de l'aide avec les numéros de compte fiscal de l'État pour plus de détails.
  • Paramètres de collecte de SSN donne à certains employeurs l'option d'exiger des numéros de sécurité sociale (SSN) lors de l'embauche, de l'enregistrement des employés ou de l'intégration des employés. Ces options ne sont pas disponibles pour tous les employeurs en raison des lois et règlements de l'État.
  • D'autres options fournissent des réponses rapides ou ouvrent un article détaillé du centre d'aide.
• Documents fiscaux vous dirige vers la page Rapports > Dépôt fiscal, où vous pouvez consulter des paquets fiscaux trimestriels, des paquets de formulaire W-2, le formulaire W-3 de votre entreprise, et plus encore.

Comprendre votre statut de dépôt fiscal

En haut du Centre fiscal, une bannière codée par couleur montre le statut de votre prochain dépôt fiscal trimestriel. La couleur de la bannière et les dates de la chronologie en dessous changent toutes deux à mesure que vous complétez des tâches.

Le tableau suivant décrit chaque état de bannière et quelle action entreprendre :

Dates de la chronologie de dépôt des taxes

Les dates dans la chronologie en haut du Centre fiscal vous aident à planifier vos déclarations fiscales trimestrielles. Utilisez ces dates pour suivre les jalons et les délais :

• Q# date de préparation fiscale — le premier jour pour vérifier le Centre fiscal pour les tâches en attente
• Date limite de complétion — la date limite pour compléter toutes les tâches ; les jours restants jusqu'à cette date apparaissent dans le cercle
• Q# date de déclaration fiscale — quand Toast Payroll s'attend à compléter vos impôts ; cette date est basée sur le dernier salaire du trimestre

Important : Pour maximiser le succès de la déclaration, complétez toutes les tâches du Centre fiscal avant de traiter votre dernier salaire du trimestre.

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Résoudre les tâches dans le Centre fiscal

Plus bas sur la page du Centre fiscal, vous verrez un panneau extensible pour chaque compte fiscal fédéral ou d'État que vous gérez avec Toast Payroll. Sélectionnez chaque panneau de compte pour voir les tâches qu'il contient. Dans chaque tâche, sélectionnez l'élément d'action pour examiner et compléter la tâche. Vous pouvez également sélectionner Pourquoi cela est-il important ? pour plus d'informations sur la façon dont chaque élément contribue au succès de votre déclaration de paie.

Remarque : Si des tâches apparaissent grises ou verrouillées, vous n'avez pas la permission de rôle de sécurité pour voir ou résoudre cette tâche. Contactez l'utilisateur ou l'administrateur HR+ de Toast Payroll de votre entreprise pour obtenir de l'aide.

Signer le formulaire IRS 8655 pour autoriser Toast Payroll en tant qu'agent de déclaration fédéral

Pourquoi cela est-il important ? Toast Payroll doit être inscrit comme votre administrateur tiers pour chaque compte fiscal afin que Toast Payroll puisse déposer et communiquer avec l'agence d'État en votre nom. Le non-complètement de ce formulaire peut entraîner des déclarations fiscales manquées, des amendes d'État et des rejets de déclaration.

Comment résoudre cette tâche ? Visitez Toast Payroll : Formulaire 8655 Autorisation de l'Agent de Rapport pour des instructions étape par étape.

Annulez vos services de déclaration fiscale avec votre ancien fournisseur de paie

Pourquoi cela est-il important ? Si votre ancien fournisseur de paie continue de déclarer des impôts pour votre entreprise, les déclarations de Toast Payroll avec les dernières données de paie peuvent risquer d'être rejetées, mal traitées, tardives ou manquées, entraînant des pénalités d'État et des pénalités de Toast Payroll.

Comment résoudre cette tâche ? Contactez votre ancien fournisseur de paie — quelqu'un d'autre que Toast — pour fermer votre ancien compte de paie.

L'employé n'a pas fourni son numéro de sécurité sociale

Pourquoi cela est-il important ? Les employés sans numéros de sécurité sociale (NSS) seront exclus des déclarations fiscales de paie. Les NSS manquants peuvent entraîner des rejets de déclarations fiscales, des formulaires W-2 manquants, la nécessité d'amendements, des pénalités pour l'entreprise, des frais de Toast Payroll et des difficultés pour les employés à accéder aux prestations de chômage.

Comment puis-je résoudre cette tâche ?Ajoutez le numéro de sécurité sociale de votre employé à son profil.

Remarque : Les entrepreneurs 1099 n'apparaîtront pas dans cette tâche. Les numéros de sécurité sociale pour les entrepreneurs 1099 n'ont pas besoin d'être saisis dans Toast Payroll.

Spécifiez votre numéro de compte de retenue d'impôt [État]

Pourquoi cela est-il important ? Le non-enregistrement et la non-fourniture d'un numéro de compte de retenue d'impôt valide pour les États qui l'exigent peuvent entraîner des pénalités d'État, des frais de Toast Payroll et des pénalités pour l'entreprise, telles que la perte de licence d'exploitation. Si votre compte est dans un État Appliqué, cette tâche restera ouverte jusqu'à ce qu'un numéro de compte de retenue d'impôt valide soit ajouté.

Comment puis-je résoudre cette tâche ?Ajoutez ou mettez à jour vos informations de compte fiscal d'État sur la page des Comptes Fiscaux.

Spécifiez votre numéro de compte d'impôt sur le chômage [État]

Pourquoi cela est-il important ? Toast Payroll nécessite vos numéros de compte de taxe de chômage de l'État une fois votre enregistrement d'État complété. Le non-enregistrement d'un compte de chômage et la fourniture d'un numéro de compte valide peuvent entraîner des amendes de l'État, des frais de Toast et des pénalités commerciales telles que la perte de licence d'exploitation. Si votre compte est dans un État Appliqué, cette tâche restera ouverte jusqu'à ce qu'un numéro de compte de chômage d'État valide soit ajouté.

Comment résoudre cette tâche ?Ajoutez ou mettez à jour vos informations de compte fiscal d'État dans les Comptes Fiscaux.

Confirmez que vous avez lié Toast Payroll en tant qu'administrateur tiers (TPA)

Pourquoi cela est-il important ? Toast Payroll doit être inscrit comme votre administrateur tiers (TPA) pour chaque compte fiscal afin que Toast Payroll puisse déposer et communiquer avec l'agence d'État en votre nom. Le non-lien de Toast Payroll en tant que TPA peut entraîner des dépôts de taxes manqués, des amendes de l'État et des rejets de dépôts.

Comment résoudre cette tâche ? Confirmez que vous avez complété les instructions de liaison TPA.

Vérifiez votre fréquence de paiement de retenue [État]

Pourquoi cela est-il important ? Les fréquences de paiement de retenue d'impôt d'État peuvent changer au fil du temps, et votre fréquence de paiement dans Toast Payroll doit correspondre au calendrier requis par votre État pour le versement des taxes de retenue. Une fréquence de paiement incorrecte peut entraîner des dépôts tardifs ou manqués, des paiements de retenue manqués, des amendes de l'État et des frais de Toast Payroll.

Comment résoudre cette tâche ?Ajoutez ou mettez à jour vos informations de compte fiscal d'État.

Vérifiez votre taux de taxe de chômage [État]

Pourquoi cela est-il important ? Les taux de taxe de chômage d'État (SUTA) peuvent changer chaque année. Un taux SUTA incorrect dans Toast Payroll peut entraîner des divergences fiscales, des amendes de l'État, des pénalités commerciales et des frais de Toast Payroll.

Comment résoudre cette tâche ? Si vous recevez un avis concernant une mise à jour du taux SUTA, ajoutez ou mettez à jour vos informations de compte de taxe de chômage d'État sur la page des Comptes Fiscaux. Si votre taux SUTA a été incorrect pendant une période prolongée, contactez le service client de Toast afin que nous puissions déterminer si des annulations et des réenregistrements peuvent résoudre le problème ou si vous devez le corriger directement avec l'État.

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Centre des impôts autour de la fin de l'année

Aux alentours du 1er décembre de chaque année, le Centre des impôts affiche des éléments supplémentaires pour le dépôt des déclarations fiscales de fin d'année et la saison du formulaire W-2. Toast Payroll rassemble les éléments pertinents de fin d'année et les présente sous forme de tâches interactives ou de boutons. Utilisez le Centre des impôts avec Toast Payroll : Commencez avec la liste de vérification de fin d'année et les courriels saisonniers que Toast envoie pour naviguer dans la période de fin d'année.

Lorsque vous naviguez vers Impôts, une nouvelle bannière en haut montre un calendrier général de la saison de fin d'année. La couleur de la bannière et les points du calendrier changent à mesure que vous complétez des tâches et que le calendrier avance.

Important : Complétez toutes les tâches sur cette page pour que la bannière devienne bleue. La date limite pour compléter ces tâches apparaît dans la deuxième étape du calendrier et coïncide avec la date d'échéance de votre dernier paiement de l'année. Votre sélection ne peut pas être modifiée après que votre dernier paiement de l'année a été soumis.

Le commutateur d'auto-impression/impression par Toast du formulaire W-2 a été déplacé de la page Rapports > Dépôt fiscal au Centre des impôts. Si vous activez cela sur Envoyer par courrier à l'entreprise, vous verrez l'adresse d'expédition (qui est modifiable) et les frais associés avant l'expédition et la taxe de vente si Toast imprime des formulaires W-2 pour les employés qui ont demandé un formulaire papier.

Faites défiler jusqu'à la tuile Soumettez toutes les mises à jour des W-2 et examinez les options que vous pouvez utiliser pour clôturer la fin d'année. Sélectionnez les hyperliens dans la tuile pour ouvrir une fenêtre contextuelle avec plus de détails et un bouton pour discuter avec notre équipe à propos de ces éléments.

Important : Complétez toutes les tâches restantes sous cette tuile. Si cela n'est pas traité, votre entreprise peut recevoir des avis fiscaux pour des informations manquantes ou invalides et peut être soumise à des pénalités financières.

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Une fois que les formulaires W-2 sont prêts

Une fois que Toast a préparé les formulaires W-2 de votre entreprise — généralement autour du 19 janvier de chaque année — le Centre fiscal change à nouveau.

Dans la bannière bleue, deux boutons d'accès rapide apparaissent :

• Votre paquet fiscal trimestriel Q4 est disponible en téléchargement direct.
• Si applicable, un bouton Formulaires W-2 papier apparaît également. Conformément aux règlements de la SSA, vous devez distribuer un formulaire W-2 papier d'ici le 31 janvier à tout employé qui a opté pour une copie papier. Les employés qui ont opté pour une copie électronique peuvent utiliser ces instructions pour récupérer le formulaire eux-mêmes.

Articles supplémentaires visibles une fois que les formulaires W-2 sont prêts :

• Un lien Obtenir des enveloppes si les employés ont opté pour un formulaire W-2 papier. Ce style d'enveloppe aligne à gauche les adresses de l'entreprise et de l'employé.
• Le nombre d'employés ayant opté pour des formulaires W-2 papier et électroniques. Sélectionnez Voir pour voir la liste de chaque employé dans l'une ou l'autre catégorie.
• Un bouton de téléchargement dans la tuile W-2 papier ou électronique pour télécharger un PDF en masse de tous les formulaires W-2 dans l'une ou l'autre catégorie.

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Articles connexes

• Toast Paie : Commencez avec les impôts
• Toast Paie : Obtenez de l'aide avec les numéros de compte fiscal de l'État
• Toast Paie : Formulaire 8655 Autorisation de l'agent de déclaration
• Toast Paie : Lisez votre paquet fiscal trimestriel
• Toast Paie : Commencez avec la liste de vérification de fin d'année

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Ce contenu est à des fins d'information et n'est pas destiné à être un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.