Gestion de paie Toast : Gérer les impôts sur la paie

Dans cet article :

• Alerte de déclaration fiscale trimestrielle
• Aperçu du centre fiscal
  • Navigation dans le centre fiscal
• Résoudre les tâches dans le centre fiscal
• Centre fiscal autour de la fin de l’année
  • Une fois les formulaires W-2 prêts

Alerte de déclaration fiscale trimestrielle

Dans le système de paie Toast, les utilisateurs de RH+ verront une alerte fiscale pour mettre à jour leurs informations fiscales fédérales, provinciales ou relatives aux employés avant les déclarations fiscales trimestrielles à venir. Cette bannière n’apparaît que lorsque vous avez des tâches en suspens dans le centre fiscal. En sélectionnant Résoudre les problèmes fiscaux dans l’alerte, vous serez dirigé directement vers le centre fiscal où vous pourrez traiter les éléments en suspens dont Gestion de paie Toast a besoin avant que nous ne déclarations les taxes trimestrielles.

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Aperçu du centre fiscal

Avant cette publication, les numéros de comptes fiscaux des États ou des provinces, les numéros de sécurité sociale des employés (NAS/SSN) et les taux d’imposition fédéral et provinciaux se trouvaient à différents endroits dans Gestion de paie Toast. Vous pouvez désormais accéder à une plateforme centrale où vous pouvez suivre les déclarations fiscales liées à la paie antérieures et vous préparer aux déclarations fiscales liées à la paie à venir en consultant et en résolvant les tâches qui vous aideront à réussir.

Le Centre fiscal est à la disposition des utilisateurs RH+ immédiatement, avant même de publier votre première paie. Vous pouvez y accéder lors du processus d’intégration pour gérer vos informations fiscales. Le centre fiscal peut être utilisé pour :

• Affichage et tenue à jour des informations fiscales (par exemple, comptes fiscaux d’État, formulaires fiscaux) de l’entreprise
• Réponse proactive et résolution des problèmes fiscaux
• Suivi de votre échéancier de déclaration fiscale
• Affichage des données fiscales essentielles (par exemple, rejets, dossiers fiscaux trimestriels, documents fiscaux de fin d’année)

Sélectionnez Taxes dans le menu de navigation de gauche. Si vous avez des tâches en suspens, vous verrez un chiffre en rouge indiquant combien doivent être traitées.

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Navigation dans le centre fiscal 

Pour vous aider à centraliser toutes vos informations fiscales, les deux boutons en haut à droite vous mèneront à d’autres pages de Gestion de paie Toast et vous fourniront des informations supplémentaires :

• Sélectionnez Ressources fiscales pour ouvrir plusieurs options :
  • Modifier les comptes fiscaux vous mènera à la page Paramètres > Paie > Comptes fiscaux. Ici, vous pouvez ajouter ou mettre à jour vos informations fiscales (comptes de retenue d’impôt de l’État, comptes de cotisation à l’assurance-chômage de l’État, comptes de cotisations locales, et certains comptes de congés familiaux et médicaux payés (PFML) et d’administrateurs tiers (TPA)) sans avoir à contacter Gestion de paie Toast.
  • Les paramètres de collecte des NAS offrent à certains employeurs la possibilité d ' exiger un NAS lors de l ' embauche, du pointage d ' arrivée ou de l ' intégration des employés. Ces fonctionnalités ne sont pas disponibles pour tous les employeurs selon les lois et réglementations des États ou des provinces.
  • D’autres options fourniront des réponses rapides ou ouvriront un article plus détaillé du Centre de soutien.
• Sélectionnez Documents fiscaux pour accéder rapidement à la page Rapports > Déclarations fiscales, où vous pouvez consulter les dossiers fiscaux trimestriels, les dossiers du formulaire W-2, le formulaire W-3 de votre entreprise et plus encore.

En haut du Centre fiscal, vous remarquerez un gros en-tête indiquant le calendrier de votre déclaration fiscale trimestrielle. Utilisez les dates au bas pour suivre les étapes et les échéances.

• Le gris indique que vous êtes toujours en cours d’intégration et que vous n’avez pas soumis votre première paie avec Toast.
  • Remplissez la liste de vérification, puis résoutz les tâches restantes au Centre fiscal pour préparer votre première paie. 
• Le rouge indique que vous avez des tâches en suspens avant la date limite de déclaration fiscale liée à la paie.
  • Résolvez toutes les tâches sur cette page.
• Le jaune indique que vos tâches fiscales sont résolues, mais que vous avez des employés dont les données sont manquantes, y compris les numéros de sécurité sociale (NAS/SSN).
  • Ajouter le NAS de tous les employés à Gestion de paie Toast. Les employés peuvent suivre les étapes décrites dans Gestion de paie Toast : Vérifiez ou mettez à jour mon NAS/SSN pour terminer cette opération.
• Le vert indique que toutes les tâches sont terminées dans la section Tâches pour la déclaration du trimestre à venir.
  • Utilisez le matériel éducatif à droite de la page pour en savoir plus.
• Le bleu indique que la Gestion de paie Toast prépare ou est prête à soumettre vos déclarations fiscales liées à la paie.
  • Attendez que la déclaration soit préparée par Toast ou téléchargez votre ou vos dossiers fiscaux. La section Centre fiscal autour de la fin d’année peut fournir plus d’informations.

Les dates dans le calendrier peuvent aider à préparer les déclarations fiscales trimestrielles :

• La date de préparation fiscale Q# est le premier jour où vous pouvez envisager de vérifier les tâches auprès du centre fiscal.
• La date limite d’exécution est la date limite à laquelle vous devez effectuer ces tâches.
• La date de déclaration fiscale Q# correspond au moment où Gestion de paie Toast prévoit que vos impôts seront remplis d’ici. Cette date est basée sur la dernière paie du trimestre. Pour maximiser la réussite des déclarations, nous vous invitons à terminer toutes les tâches du centre fiscal avant de traiter votre dernière paie.
• Les jours restants (dans l’image du cercle) comptent à rebours jusqu’à la date de fin.

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Résoudre les tâches dans le centre fiscal

Plus bas sur la page, vous verrez une vignette extensible pour chaque compte fiscal fédéral ou d’État que vous gérez avec Gestion de paie Toast. Sélectionnez chaque vignette de compte pour afficher les tâches qu’elle contient. Dans chaque tâche, sélectionnez l’élément d’action à examiner et à terminer. Vous pouvez aussi sélectionner Pourquoi est-ce important? Pour en savoir plus sur la façon dont cet article contribue au succès de votre déclaration de paie.

Remarque : Si certaines tâches sont grisées ou verrouillées, vous n’avez pas l’autorisation du rôle de sécurité de les consulter ou de les résoudre. Pour toute question supplémentaire, veuillez contacter l’administrateur de Gestion de paie Toast HR+/admin. 

Signez le formulaire IRS 8655 pour autoriser Gestion de paie Toast comme agent de déclaration fédéral

• Pourquoi est-ce important? Gestion de paie Toast doit être répertorié comme administrateur tiers pour chaque compte fiscal afin que Gestion de paie Toast puisse déclarer et communiquer avec l’organisme d’État en votre nom. Ne pas le faire peut entraîner des déclarations fiscales manquées, des amendes d’État et des rejets de déclarations.
• Comment résoudre cette tâche? : Ouvrir Gestion de la paie de Toast : Formulaire 8655 pour résoudre cette tâche.

Annulez vos services de déclaration fiscale auprès de votre fournisseur de paie précédent

• Pourquoi est-ce important? Si votre fournisseur précédent de services de paie continue de déclarer des impôts pour votre entreprise, les impôts déclarés par Gestion de paie Toast avec les données de paie les plus récentes peuvent être rejetés, traités de manière inexacte, déclarations tardives ou manquées, pénalités d’État et pénalités de Gestion de paie Toast.
• Comment résoudre cette tâche? : Communiquez avec votre fournisseur de paie précédent (quelqu’un d’autre que Toast) pour fermer votre compte de paie précédent.

[Nom de l’employé] n’a pas fourni son numéro de sécurité sociale

• Pourquoi est-ce important? Les employés dont le NAS/SSN est manquant seront exclus des déclarations fiscales liées à la paie. Les NAS/SSN manquants peuvent entraîner des rejets de déclaration fiscale, des formulaires W-2 manqués, la nécessité de modifications, des pénalités pour les entreprises, des frais de paie Toast et des difficultés pour vos employés à accéder aux prestations de chômage, au besoin.
• Comment résoudre cette tâche? : Ajoutez le numéro de sécurité sociale de votre employé à son profil. 1099 entrepreneurs n’apparaîtront pas ici; leur numéro de sécurité sociale n’a pas besoin d’être saisi dans Gestion de paie Toast.

Précisez votre numéro de compte de retenue d’impôt [d’État ou de province]

• Pourquoi est-ce important? L’absence d’enregistrement et de fourniture d’un numéro de compte de retenue d’impôt valide pour les États ou provinces où cela est requis peut entraîner des pénalités étatiques, des frais de Gestion de paie Toast et des pénalités commerciales telles qu’une perte de licence d’exploitation.
  • Si votre compte est à l’état « Appliqué pour », vous verrez ce message jusqu’à ce qu’un numéro de compte de retenue d’impôt d’État ou de province valide soit ajouté.
• Comment résoudre cette tâche? : Ajoutez ou mettez à jour les informations de vos comptes fiscaux d’État ou de province sur la page Comptes fiscaux.

Numéro de compte de la cotisation à l’assurance-chômage de l’État ou de la province

• Pourquoi est-ce important? La Gestion de paie Toast exige vos numéros de compte de cotisation à l’assurance-chômage une fois que votre inscription à l’État ou à la province est terminée. L’absence d’inscription à un compte d’assurance-chômage et de fourniture d’un numéro de compte valide dans Gestion de paie Toast peut entraîner des amendes d’État, des frais Toast et de graves pénalités commerciales, telles que la perte d’un permis d’exploitation.
  • Si votre compte est à l’état Appliqué pour, vous verrez ce message jusqu’à ce qu’un véritable numéro de compte de retenue d’impôt de l’État ou de la province soit ajouté.
• Comment résoudre cette tâche? : Ajoutez ou mettez à jour les informations de vos comptes fiscaux d’État ou de province dans Comptes fiscaux.

Confirmez que vous avez lié Gestion de paie Toast en tant qu’administrateur tiers (APT) pour votre compte fiscal [État/province] [SUTA/SIT/PMFL]

• Pourquoi est-ce important? Gestion de paie Toast doit être répertorié comme administrateur tiers pour chaque compte fiscal afin que Gestion de paie Toast puisse déclarer et communiquer avec l’organisme d’État en votre nom. Ne pas le faire peut entraîner des déclarations fiscales manquées, des amendes d’État et des rejets de déclarations.
• Comment résoudre cette tâche? : Confirmez que vous avez complété les instructions de liaison de l’APT.

Vérifiez votre fréquence de retenue d’impôt [de l’État]

• Pourquoi est-ce important? La fréquence des retenues d’impôt d’État ou de province peut changer au fil du temps. Des fréquences de paiement incorrectes peuvent entraîner des déclarations tardives ou manquées, des retenues d’impôt manquées, des amendes d’État et des frais de Gestion de paie Toast.
• Comment résoudre cette tâche? : Ajoutez ou mettez à jour les informations de votre compte fiscal d’État ou de province.

Vérifiez votre taux de cotisation à l’assurance-chômage [de l’État]

• Pourquoi est-ce important? Les taux de cotisation à l’assurance-chômage (SUTA) peuvent changer chaque année. Des taux incorrects dans Gestion de la paie de Toast peuvent entraîner des écarts de taxation et peuvent entraîner des amendes d’État, des pénalités commerciales et des frais de Gestion de la paie de Toast.
• Comment résoudre cette tâche? : Si vous recevez un avis concernant une mise à jour du taux SUTA, ajoutez ou mettez à jour les informations de votre compte de cotisation à l’assurance-chômage de l’État ou de la province sur la page Compte fiscal. Si votre taux SUTA est incorrect depuis une longue période, contactez Gestion de paie Toast afin que nous puissions déterminer si les annulations et les réenregistrements peuvent résoudre ce problème ou si vous devez corriger cela auprès de l’État ou de la province.

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Centre fiscal autour de la fin de l’année

Le 1er décembre de chaque année, vous commencerez à voir quelques articles différents dans votre centre fiscal. La Gestion de paie Toast regroupera plusieurs éléments pertinents pour la déclaration fiscale de fin d’année et la saison des formulaires W-2 et les fournira sous forme de tâches interactives ou de boutons. Utilisez le Centre fiscal avec Gestion de paie Toast : Commencez avec la liste de vérification de fin d’année et les courriels saisonniers que nous envoyons pour naviguer dans la période de fin d’année.

En accédant à Impôts, vous verrez une nouvelle bannière en haut qui inclut une chronologie générale de la saison de fin d’année. La couleur et les points de la chronologie changeront à mesure que vous terminerez les tâches et que la chronologie avancera. En règle générale, terminez toutes les tâches de cette page afin que la bannière devienne bleue. La date limite d’exécution de ces tâches est indiquée à la deuxième étape du calendrier (indiquée en orange ci-dessous). Cette date coïncide avec la date d’échéance de votre dernière paie de l’année.

Le bouton à bascule Imprimer/Imprimer soi-même le formulaire W-2 est passé de la page Rapports > Déclaration fiscale à celle du Centre fiscal. Si vous activez l’option Envoyer par la poste aux entreprises, l’adresse de livraison (modifiable) et les frais connexes (avant la taxe d’expédition et la taxe de vente) apparaîtront si Toast Imprime des formulaires W-2 pour les employés qui ont demandé un formulaire papier. Prenez note de la date limite ici; le commutateur sera désactivé et la sélection sera enregistrée lorsque vous publierez votre dernière paie de l’année. Votre sélection ne peut pas être modifiée après la soumission de votre dernière paie de l’année. Obtenez tous les détails dans Gestion de paie Toast : Formulaire W-2s imprimé Toast.

Faites défiler jusqu’à la vignette Soumettre toutes les mises à jour et examinez certaines options que vous pourriez utiliser pour clôturer votre fin d’année. Sélectionnez les liens hypertextes bleus pour ouvrir une fenêtre contextuelle contenant plus de détails et un bouton pour discuter avec notre équipe au sujet de ces articles.

Comme toujours, terminez toutes les tâches que vous avez sous cette vignette. S’il n’est pas traité, votre entreprise pourrait recevoir des avis d’imposition pour des informations manquantes ou invalides et/ou se voir imposer des pénalités financières.

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Une fois les formulaires W-2 prêts

Une fois que Toast aura préparé les formulaires W-2 de votre entreprise le 19 janvier 2026, le centre fiscal changera de nouveau. Il y a plusieurs éléments à prendre en compte ici :

• Dans la bannière bleue, il y a deux boutons d’accès rapide.
  • Votre dossier fiscal du quatrième trimestre sera disponible directement en téléchargement.
  • Le cas échéant, vous verrez également un bouton W-2s papier. Conformément aux règlements de la SSA, vous devez distribuer un formulaire papier W-2 avant le 31 janvier à tout employé qui a opté pour une copie papier, afin que nous puissions le trouver facilement.
    • Les employés qui ont opté pour une copie électronique peuvent utiliser ces instructions pour récupérer le formulaire eux-mêmes.

• Vous verrez un lien pour Obtenir des enveloppes si vous avez des employés qui ont choisi de remplir un formulaire papier W-2. Ce style d’enveloppe aligne à gauche les adresses de l’entreprise et des employés.
• Vous verrez également le nombre d’employés inscrits aux formulaires W-2 papier et électronique. Si vous sélectionnez Afficher, une fenêtre contextuelle apparaîtra pour chaque employé faisant partie de formulaires papier ou électroniques.
• Sélectionnez le bouton de téléchargement (flèche vers le bas) dans la vignette W-2 papier ou électronique pour télécharger un PDF en bloc de tous les formulaires W-2 de l'une ou l'autre catégorie.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.