Toast Payroll : Glossaire des dates

Dans cet article :

• À quoi cela s'applique
• Vérification rapide des dates
• Quelle date d'embauche correspond à quoi
• Dates de début d'emploi
• Date de cessation de paie
• Date de début de gain
• Date de fin de gain
• Date de début de retenue
• Date d'entrée en vigueur du salaire
• Date d'inscription ouverte aux avantages sociaux
• Foire aux questions
• Articles connexes

À quoi cela s'applique

Ce glossaire s'applique aux gestionnaires et aux utilisateurs RH+ travaillant dans Toast Payroll. Les dates décrites ici se trouvent sur le profil Toast Payroll d'un employé, sur la page Détails du poste et sur la page Récurrent. Pour modifier l'une de ces dates, consultez les articles liés dans chaque section; ce glossaire explique la signification de chaque date, et non le chemin de navigation pour la modifier.

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Vérification rapide de la date

Utilisez ce tableau pour faire correspondre ce que vous voyez à la date qui le contrôle.

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Quelle date d'embauche correspond à quoi

Les clients appellent souvent n'importe laquelle de ces dates une « date d'embauche », mais Toast Payroll effectue le suivi de trois dates distinctes, et elles ont des fonctions différentes.

• La date de début de poste est le moment où l'employé commence à travailler dans un poste précis. Un employé occupant plus d'un poste peut avoir une date de début de poste différente pour chacun.
• La date d'embauche originale est le moment où l'employé a été embauché pour la première fois et a commencé son emploi global.
• La date d'embauche ajustée est généralement vide. Elle se remplit lorsqu'un employé licencié ou en congé est réembauché, et elle reflète alors la date de réembauche.

La date de fin de paie est également distincte de la date de fin d'emploi générale (le dernier jour d'emploi de l'employé dans son dossier de statut). La date de fin de paie contrôle la dernière paie qu'un employé peut recevoir; la date de fin d'emploi générale enregistre le moment où son emploi a pris fin.

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Dates de début de l'employé

Il y a jusqu'à trois dates liées à l'embauche sur le profil d'un employé : Date de début du poste, date d'embauche originale et date d'embauche ajustée. Pour les consulter, accédez au profil Toast Payroll de l'employé, sélectionnez l'l'icône de chevron à droite du poste principal, puis sélectionnez Modifier sur la page suivante. (Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.) Pour modifier l'une de ces dates, choisissez un motif pour la modification (Mise à jour administrative est un choix courant). Pour le guide complet de la page Détails du poste, consultez Toast Payroll : Mise à jour des postes.

Un employé qui n'apparaît pas sur une paie est souvent affecté par l'une de ces trois dates qui tombe en dehors de la période de paie associée. Lisez chaque section ci-dessous pour déterminer quelle date mettre à jour afin que l'employé puisse apparaître sur la paie ou y être ajouté.

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Date de début du poste

La date de début du poste est le moment où l'employé commence à travailler dans le poste associé. Si l'employé est affecté à plusieurs postes, la date de début du poste peut être différente pour chaque poste. La modification de cette date n'affecte que les rapports internes.

Si un employé occupe un nouveau poste ou un poste secondaire avec une date de début de poste le premier jour de la période de paie ou avant, il apparaît sur cette paie. Si la date de début du poste est le lendemain du début de la période de paie, ou plus tard, il n'apparaît pas sur la paie et ne peut pas être ajouté à ce groupe de paie. Mettez à jour la date de début du poste au premier jour de la période de paie ou avant, puis ajoutez l'employé à la paie.

Par exemple, si un employé est embauché le 14 mai et que vous avez une paie avec une période de paie se terminant le 12 mai, l'employé ne peut pas apparaître sur cette paie à moins que sa date de début du poste et sa date d'embauche originale ne soient ajustées au 12 mai ou avant.

Remarque : Pour les employés salariés, une date de début du poste au milieu de la période de paie diminue le salaire proportionnellement aux jours où ils ne faisaient pas partie de la période de paie. Par exemple, si la date de début de poste d'un employé salarié est le 2 mai et que la période de paie hebdomadaire s'étend du 1er mai au 7 mai, il apparaîtra sur la paie avec 32 heures de période de paie (40 moins 8) et un salaire correspondant aux six septièmes de son salaire de paie complet. Cela reflète sa disponibilité pendant la période de paie, et non les heures travaillées.

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Date d'embauche originale

La date d'embauche originale est le moment où un employé a été embauché pour la première fois et a commencé son emploi. Si cette date est postérieure à une période de paie, l'employé ne peut pas apparaître sur la paie de cette période. Par exemple, si la date d'embauche originale d'un employé est le 1er février 2021 et qu'il doit être payé sur la paie allant du 15 janvier au 31 janvier 2021, le système ne le permet pas à moins que la date ne soit modifiée au 31 janvier 2021 ou avant.

L'ajustement de la date d'embauche originale affecte également les congés et les avantages sociaux. Il existe souvent des périodes d'attente avant qu'un employé ne soit admissible aux congés ou aux avantages sociaux, et Toast Payroll utilise cette date pour déterminer l'admissibilité.

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Date d'embauche ajustée

La date d'embauche ajustée fonctionne de manière très similaire à la date d'embauche originale. Dans la plupart des cas, elle est vide, mais elle se remplit lorsque des employés licenciés ou en congé sont réintégrés au travail. Lorsqu'un employé est réembauché, cette date reflète la date de réembauche — voir Toast Payroll : Guide de réembauche. La date d'embauche ajustée affecte la capacité de l'employé à apparaître sur certaines paies, ainsi que l'admissibilité aux congés et aux avantages sociaux, de la même manière que la date d'embauche originale.

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Date de fin de paie

La date de fin de paie est la date du chèque de la dernière paie sur laquelle un employé licencié est admissible à être payé. Dans le processus de licenciement, il s'agit du champ intitulé « Quelle est la date du dernier chèque sur lequel l'employé devrait être payé ? » Elle est distincte du dernier jour d'emploi de l'employé.

Si le licenciement est effectué avant l'ouverture de la paie, réglez la date de fin de paie au moins à la date du chèque de la dernière paie sur laquelle l'employé devrait être payé, sinon l'employé ne sera pas autorisé sur la paie. Si le chèque final a déjà été émis, sélectionnez L'employé a déjà été payé ; la personne s'affiche alors à l'étape des gains de l'employé avec zéro gain. Si la cessation d'emploi est effectuée après l'ouverture de la paie, vous pouvez retirer manuellement l'employé si aucun salaire ne lui est dû — le laisser sur la paie ne cause aucun problème.

Un ancien employé peut toujours être ajouté à une paie tant que sa date de cessation d'emploi se situe entre les dates de début et de fin de cette paie. Ajoutez-le à l'étape Gains de l'employé. Une fois la période de paie contenant la date de cessation d'emploi terminée, l'employé n'apparaît plus automatiquement sur les futures paies. Pour la procédure complète de cessation d'emploi, consultez Cesser ou archiver un employé dans Toast Web ou Toast Payroll.

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Date de début de gain

La date de début de gain se trouve sur le profil de l'employé sous la page Récurrent. Si un nouveau gain récurrent a une date de début égale ou antérieure à la prochaine date de paie, il prend effet sur cette paie. Si la date de début est postérieure à la prochaine date de paie, le gain n'apparaît pas sur cette paie et doit être ajouté manuellement. Pour ajouter ou modifier un gain récurrent, consultez Toast Payroll : Ajouter ou modifier des gains et des retenues.

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Date de fin de gain

La date de fin de gain se trouve sur le profil de l'employé sous la page Récurrent. Si un gain récurrent a une date de fin antérieure à la prochaine date de paie, le gain n'apparaît plus sur la paie. Si la date de fin est égale ou postérieure à la prochaine date de paie, le gain demeure sur la paie. Pour reprendre un gain interrompu, déplacez la date de fin à une date égale ou postérieure à la prochaine date de paie.

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Date de début de retenue

La date de début de retenue se trouve sur le profil Toast Payroll de l'employé sous Récurrent > Retenues. (Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll à partir de Toast Web.) Si une nouvelle retenue récurrente a une date de début égale ou antérieure à la prochaine date de paie, elle prend effet sur cette paie. Si la date de début est postérieure à la prochaine date de chèque, la retenue n'apparaît pas sur cette paie et doit être ajoutée manuellement.

Pour arrêter une retenue récurrente afin qu'elle ne soit pas prélevée sur une paie à venir, réglez sa date de fin avant la date de chèque de cette paie. Pour ajouter, modifier ou mettre fin à une retenue récurrente, consultez Toast Payroll : Ajouter ou modifier des gains et des retenues.

Remarque : Une retenue est enregistrée en fonction de la date de chèque à laquelle elle est effectuée, et non des dates de la période de paie. Cela détermine dans quel trimestre la retenue tombe pour les déclarations fiscales. Pour en savoir plus sur le calendrier des trimestres, consultez Toast Payroll : Calendrier des gains et des retenues.

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Date d'entrée en vigueur du salaire

La date d'entrée en vigueur du salaire contrôle le moment où un changement de salaire s'applique. Le changement s'applique à la première paie ouverte après que la date d'entrée en vigueur du salaire soit atteinte. Si la date d'entrée en vigueur du salaire est atteinte avant l'ouverture d'une paie, le changement prend effet sur cette paie. Si elle est atteinte après l'ouverture d'une paie, le changement prend effet sur la paie suivante et pourrait devoir être ajouté manuellement à la paie en cours.

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Date d'inscription ouverte aux avantages sociaux

Si vous utilisez le module Avantages sociaux classiques, le système examine les dates d'admissibilité des nouveaux employés et les dates de début de régime lorsqu'il crée automatiquement des retenues sur la paie. La retenue commence en fonction de la date de début du régime et des règles des niveaux d'avantages sociaux. La retenue résultante suit le même calendrier que toute autre retenue — consultez la section Date de début de la retenue ci-dessus.

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Foire aux questions

Pourquoi un nouvel employé n'apparaît-il pas sur la paie?

Un nouvel employé n'apparaît pas sur la paie lorsque sa date de début de poste ou sa date d'embauche originale est postérieure au premier jour de la période de paie. Le système ne le reconnaît pas comme employé pendant une période qui commence avant sa date de type d'embauche. Mettez à jour la date de début du poste et la date d'embauche initiale au premier jour de la période de paie ou avant, puis ajoutez l'employé à la paie. Voir Toast Payroll : Mettre à jour les postes.

Également demandé comme :

• • Pourquoi cet employé n'apparaît-il pas sur la paie?
  • Comment puis-je ajouter une nouvelle recrue à la paie?
  • Les heures de mon employé ne sont pas incluses dans la paie, pourquoi?

Pourquoi une retenue ou un gain récurrent ne s'est-il pas appliqué à cette paie?

Une retenue ou un gain récurrent ne s'applique pas à une paie lorsque sa date de début est postérieure à la prochaine date de chèque de cette paie, ou lorsque sa date de fin est antérieure à la prochaine date de chèque. Pour l'appliquer à la paie actuelle, définissez la date de début au début de la période de paie ou avant. Pour éviter qu'elle ne soit incluse, définissez la date de fin avant la date de chèque. Voir Toast Payroll : Ajouter ou modifier des gains et des retenues.

Également demandé comme :

• • Pourquoi la retenue n'est-elle pas effectuée?
  • Comment puis-je arrêter une retenue récurrente?
  • Pourquoi le gain a-t-il cessé d'être inclus?

Puis-je encore payer un employé licencié sur la paie?

Vous pouvez toujours payer un employé licencié sur une paie tant que sa date de fin de paie se situe entre les dates de début et de fin de cette paie. Ajoutez-le à l'étape Gains de l'employé. Une fois la période de paie contenant la date de licenciement passée, il n'apparaît plus automatiquement. Voir Licencier ou archiver un employé dans Toast Web ou Toast Payroll.

Également demandé comme :

• • Comment puis-je verser à un employé licencié son chèque final?
  • Pourquoi les heures de l'employé licencié n'ont-elles pas été incluses?
  • Puis-je ajouter un ancien employé à la paie?

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Articles connexes

• Toast Payroll : Mettre à jour les postes
• Mettre fin à l'emploi ou archiver un employé dans Toast Web ou Toast Payroll
• Toast Payroll : Ajouter ou modifier des gains et des retenues
• Toast Payroll : Moment du gain et de la retenue
• Toast Payroll : Guide de réembauche

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Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.