Toast Paie : Glossaire des dates

Dans cet article :

• À quoi cela s'applique
• Vérification rapide des dates
• Quelle date d'embauche correspond à quoi
• Dates de début des employés
• Date de cessation de paie
• Date de début des gains
• Date de fin des gains
• Date de début des déductions
• Date d'entrée en vigueur du salaire
• Date d'inscription ouverte aux avantages
• Questions fréquentes
• Articles connexes

À quoi cela s'applique

Ce glossaire s'applique aux gestionnaires et aux utilisateurs RH+ travaillant dans Toast Paie. Les dates décrites ici se trouvent sur le profil de paie Toast d'un employé — sur la page Détails du poste et la page Récurrente. Pour modifier l'une de ces dates, consultez les articles liés dans chaque section ; ce glossaire explique ce que signifie chaque date, et non le chemin de navigation pour la modifier.

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Vérification rapide de la date

Utilisez ce tableau pour faire correspondre ce que vous voyez à la date qui le contrôle.

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Quelle date d'embauche est laquelle

Les clients appellent souvent l'une de ces dates une "date d'embauche", mais Toast Payroll suit trois dates distinctes, et elles ont des fonctions différentes.

• Date de début de poste est lorsque l'employé démarre son travail sous un poste spécifique. Un employé ayant plus d'un poste peut avoir une date de début de poste différente pour chacun.
• Date d'embauche originale est lorsque l'employé a été embauché pour la première fois et a commencé son emploi en général.
• Date d'embauche ajustée est généralement vide. Elle se remplit lorsqu'un employé ayant été licencié ou en congé est réintégré, et elle reflète alors la date de réembauche.

La date de résiliation de la paie est également distincte de la date de résiliation générale (le dernier jour de travail de l'employé dans son dossier de statut). La date de résiliation de la paie contrôle la dernière paie qu'un employé peut recevoir ; la date de résiliation générale enregistre quand leur emploi a pris fin.

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Dates de début des employés

Il y a jusqu'à trois dates liées à l'embauche sur le profil d'un employé : Date de début de poste, date d'embauche originale et date d'embauche ajustée. Pour les consulter, accédez au profil de l'employé, sélectionnez l'icône de caret à droite du poste principal, puis sélectionnez Modifier sur la page suivante. Pour changer l'une de ces dates, choisissez une raison pour le changement (la mise à jour administrative est un choix courant). Pour le guide complet de la page Détails du poste, consultez Toast Payroll : Mettre à jour les postes.

Un employé qui n'apparaît pas sur une paie est souvent affecté par l'une de ces trois dates tombant en dehors de la période de paie associée. Lisez chaque section ci-dessous pour déterminer quelle date mettre à jour afin que l'employé puisse apparaître sur la paie ou y être ajouté.

Date de début de poste

La date de début de poste est le moment où l'employé commence à travailler sous le poste associé. Si l'employé est affecté à plusieurs postes, la date de début de poste peut être différente pour chaque poste. Changer cette date n'affecte que les rapports internes.

Si un employé a un nouveau poste ou un poste secondaire avec une date de début de poste au ou avant le premier jour de la période de paie, il apparaît sur cette paie. Si la date de début de poste est le jour suivant le début de la période de paie, ou plus tard, il n'apparaît pas sur la paie et ne peut pas être ajouté à ce groupe de paie. Mettez à jour la date de début de poste au premier jour de la période de paie ou plus tôt, puis ajoutez l'employé à la paie.

Par exemple, si un employé est embauché le 14 mai et que vous avez une paie avec une période de paie se terminant le 12 mai, l'employé ne peut pas apparaître sur cette paie à moins que sa date de début de poste et sa date d'embauche originale soient ajustées au 12 mai ou plus tôt.

Remarque : Pour les employés salariés, une date de début de poste au milieu de la période de paie réduit le salaire proportionnellement aux jours où ils n'ont pas fait partie de la période de paie. Par exemple, si la date de début de poste d'un employé salarié est le 2 mai et que la période de paie hebdomadaire s'étend du 1er mai au 7 mai, il apparaît sur la paie avec 32 heures de période de paie (40 moins 8) et un salaire qui est six-septièmes de son salaire de paie complet. Cela reflète leur disponibilité pendant la période de paie, et non les heures travaillées.

Date d'embauche originale

La date d'embauche originale est celle à laquelle un employé a été embauché pour la première fois et a commencé son emploi. Si cette date est après une période de paie, l'employé ne peut pas apparaître sur la paie de cette période. Par exemple, si la date d'embauche originale d'un employé est le 1er février 2021 et qu'il doit être payé sur la paie allant du 15 janvier au 31 janvier 2021, le système ne le permet pas à moins que la date ne soit changée au 31 janvier 2021 ou avant.

Ajuster la date d'embauche originale affecte également le temps d'absence du travail (TAFW) et les avantages. Il y a souvent des périodes d'attente avant qu'un employé soit éligible pour le TAFW ou les avantages, et Toast Payroll utilise cette date pour déterminer l'éligibilité.

Date d'embauche ajustée

La date d'embauche ajustée fonctionne de manière similaire à la date d'embauche originale. Dans la plupart des cas, elle est vide, mais elle se remplit lorsque des employés licenciés ou en congé sont réembauchés. Lorsqu'un employé est réembauché, cette date reflète la date de réembauche — voir Toast Payroll : Guide de réembauche. La date d'embauche ajustée affecte la capacité de l'employé à apparaître sur certaines paies, ainsi que l'éligibilité au TAFW et aux avantages, de la même manière que la date d'embauche originale.

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Date de résiliation de la paie

La date de résiliation de la paie est la date de chèque de la dernière paie sur laquelle un employé licencié est éligible à être payé. Dans le flux de résiliation, c'est le champ étiqueté "Quelle est la dernière date de chèque sur laquelle l'employé doit être payé ?" Elle est distincte du dernier jour de travail de l'employé.

Si la résiliation est complétée avant l'ouverture de la paie, définissez la date de résiliation de la paie à au moins la date de chèque de la dernière paie que l'employé doit être payé, sinon l'employé ne sera pas autorisé sur la paie. Si le dernier chèque a déjà été émis, sélectionnez L'employé a déjà été payé; l'individu s'affiche alors à l'étape des gains de l'employé avec zéro gains. Si la résiliation est complétée après l'ouverture de la paie, vous pouvez retirer manuellement l'employé s'il n'est pas dû de salaires — le laisser sur la paie ne pose pas de problèmes.

Un ancien employé peut toujours être ajouté à une paie tant que sa date de cessation d'emploi se situe dans les dates de début et de fin de cette paie. Ajoutez-les à l'étape des gains des employés. Une fois la période de paie contenant la date de cessation d'emploi écoulée, l'employé n'apparaît plus automatiquement dans les prochaines exécutions de paie. Pour la procédure complète de cessation, consultez Terminer ou archiver un employé dans Toast Web ou Toast Payroll.

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Date de début des gains

La date de début des gains se trouve dans le profil de l'employé sous la page Récurrente. Si un nouveau gain récurrent a une date de début à ou avant la prochaine date de chèque, il prend effet sur cette paie. Si la date de début est après la prochaine date de chèque, le gain n'apparaît pas sur cette paie et doit être ajouté manuellement. Pour ajouter ou modifier un gain récurrent, consultez Toast Payroll : Ajouter ou modifier les gains et déductions.

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Date de fin des gains

La date de fin des gains se trouve dans le profil de l'employé sous la page Récurrente. Si un gain récurrent a une date de fin avant la prochaine date de chèque, le gain n'apparaît plus sur la paie. Si la date de fin est à ou après la prochaine date de chèque, le gain reste sur la paie. Pour reprendre un gain arrêté, déplacez la date de fin à ou après la prochaine date de chèque.

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Date de début des déductions

La date de début des déductions se trouve dans le profil de l'employé sous Récurrent > Déductions. Si une nouvelle déduction récurrente a une date de début à ou avant la prochaine date de chèque, elle prend effet sur cette paie. Si la date de début est après la prochaine date de chèque, la déduction n'apparaît pas sur cette paie et doit être ajoutée manuellement.

Pour arrêter une déduction récurrente afin qu'elle ne soit pas prélevée sur une paie à venir, définissez sa date de fin avant la date de chèque de cette paie. Pour ajouter, modifier ou mettre fin à une déduction récurrente, consultez Toast Payroll : Ajouter ou modifier les gains et déductions.

Remarque : Une déduction est enregistrée en fonction de la date du chèque sur lequel elle est effectuée, et non des dates de la période de paie. Cela détermine à quel trimestre la déduction appartient pour les déclarations fiscales. Pour plus d'informations sur le calendrier des trimestres, consultez Toast Payroll : Calendrier des gains et des déductions .

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Date d'effet du salaire

La date d'effet du salaire détermine quand un changement de paie s'applique. Le changement s'applique à la première paie ouverte après que la date d'effet du salaire est atteinte. Si la date d'effet du salaire est atteinte avant qu'une paie soit ouverte, le changement prend effet sur cette paie. S'il est atteint après qu'une paie a déjà été ouverte, le changement prend effet sur la prochaine paie et peut devoir être ajouté manuellement dans la paie actuelle.

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Date d'ouverture de l'inscription aux avantages

Si vous utilisez le module Avantages Classiques, le système examine les dates d'éligibilité des nouveaux employés et les dates de début de plan lors de la création automatique des déductions de paie. La déduction commence en fonction de la date de début du plan et des règles des niveaux d'avantages. La déduction résultante suit le même calendrier que toute autre déduction — consultez la section Date de début de déduction ci-dessus.

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Questions Fréquemment Posées

Pourquoi un nouvel employé n'apparaît-il pas sur la paie ?

Un nouvel employé n'apparaît pas sur la paie lorsque sa date de début de poste ou sa date d'embauche originale est après le premier jour de la période de paie. Le système ne les reconnaît pas comme un employé pendant une période qui commence avant leur date d'embauche. Mettez à jour la date de début de poste et la date d'embauche originale au premier jour de la période de paie ou plus tôt, puis ajoutez l'employé à la paie. Consultez Toast Payroll : Mettre à jour les positions.

Également demandé comme :

• Pourquoi cet employé n'apparaît-il pas sur la paie ?
• Comment puis-je ajouter un nouvel employé à la paie ?
• Les heures de mon employé ne s'affichent pas dans la paie, pourquoi ?

Pourquoi une déduction ou un gain récurrent ne s'applique-t-il pas à cette paie ?

Une déduction ou un gain récurrent ne s'applique pas à une paie lorsque sa date de début est après la date de prochain chèque de cette paie, ou lorsque sa date de fin est avant la date du prochain chèque. Pour l'appliquer à la paie actuelle, définissez la date de début au début de la période de paie ou plus tôt. Pour éviter qu'elle ne soit prise en compte, définissez la date de fin avant la date du chèque. Consultez Toast Payroll : Ajouter ou modifier les gains et déductions.

Également demandé comme :

• Pourquoi la déduction n'est-elle pas effectuée ?
• Comment puis-je arrêter une déduction récurrente ?
• Pourquoi le gain a-t-il cessé d'être pris en compte ?

Puis-je toujours payer un employé licencié sur la paie ?

Vous pouvez toujours payer un employé licencié sur une paie tant que sa date de licenciement se situe entre les dates de début et de fin de cette paie. Ajoutez-les à l'étape des gains des employés. Une fois la période de paie contenant la date de licenciement écoulée, il n'apparaît plus automatiquement. Voir Mettre fin ou archiver un employé dans Toast Web ou Toast Payroll.

Également demandé comme :

• Comment puis-je payer un employé licencié son dernier chèque ?
• Pourquoi les heures de l'employé licencié n'ont-elles pas été prises en compte ?
• Puis-je ajouter un ancien employé à la paie ?

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Articles connexes

• Toast Paie : Mettre à jour les postes
• Mettre fin ou archiver un employé dans Toast Web ou Toast Paie
• Toast Paie : Ajouter ou modifier des revenus et des déductions
• Toast Paie : Timing des gains et des déductions
• Toast Paie : Guide de réembauche

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Ce contenu est à des fins d'information et n'est pas destiné à des conseils juridiques, fiscaux, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour des conseils.