Gestion de paie Toast : Mettre à jour les renseignements du formulaire W-4

Dernière mise à jour : 26 mai 2026, 16 h 16

Découvrez comment mettre à jour le formulaire W-4s. Cela est essentiel pour s’assurer que les documents de fin d’année de l’employé reflètent correctement sa situation fiscale.

Si un employé ne remplit pas son formulaire W-4, Gestion de paie Toast utilise les lignes directrices de l’IRS pour retenir l’impôt fédéral sur le revenu (IRF) de l’employé comme s’il avait déclaré seul sans retenue, aussi appelé S-0. L’idée derrière cette ligne directrice de l’IRS est que cette retenue entraînerait les impôts les plus élevés par période de paie et qu’il vaudrait mieux retenir l’employé et le rembourser lorsqu’il déclarera à la fin de l’année, plutôt que de sous-retenir l’employé et de le conduire à devoir des fonds supplémentaires lors de la déclaration de ses impôts.

 

Dans cet article :

 

2026 Formulaire W-4

L’IRS a récemment publié un formulaire W-4 mis à jour. La Gestion de paie Toast prend maintenant en charge le formulaire fédéral W-4 2026, y compris de nouvelles lignes supplémentaires et une gestion mise à jour de la page 2. Lorsque vous remplissez votre formulaire W-4, vous pouvez utiliser l'estimateur de retenue d'impôt de l'IRS pour déterminer les montants de retenue appropriés selon votre situation personnelle.

 

Si un employé est un non-résident, veuillez consulter l’avis 1392 pour obtenir des instructions spéciales sur la façon de remplir votre formulaire fédéral W-4.

 

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Mettre à jour les renseignements du formulaire W-4



Pour mettre à jour les renseignements du formulaire W-4, suivez les étapes ci-dessous :

 

  1. Connectez-vous à Gestion de paie Toast et, à partir du coin supérieur gauche, allez à Mon profil > Impôts et documents > Formulaires fiscaux onglet.
  2. Le ou les formulaires W-4 de l’État apparaissent sous forme de bouton plutôt que d’hyperlien. Sélectionnez l’état de remplissage W-4ou sélectionnez l’hyperlien W-4 fédéral pour mettre à jour chaque formulaire respectif.

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  3. Des conseils pour mettre à jour votre formulaire fédéral W-4 sont disponibles sur le site Web de l'IRS. Sélectionnez Soumettreau bas de la page pour approuver vos mises à jour.
    1. Dans les rares cas où vous êtes exonéré de l’impôt fédéral sur le revenu, demandez à votre gestionnaire ou employeur de demander cette exemption après avoir rempli votre formulaire fédéral W-4.
  4. Si vous mettez à jour votre formulaire W-4 de l’État ou de la province, une série de questions vous seront posées en fonction de votre État ou province. Une fois toutes les questions posées dans tous les formulaires W-4 de l’État ou de la province traitées, vous verrez l’option de réviser et de soumettre votre formulaire. À tout moment, vous pouvez basculer vers l’onglet Formulaires et instructions qui affichera la copie papier du formulaire W-4. Pour revenir aux questions de classement, sélectionnez l’onglet Assistant .
    1. À certains moments, vous devrez saisir des champs tels que les allocations et les personnes à charge. Vous ne pourrez pas passer à la question suivante tant que vous n’aurez pas saisi ces informations.
    2. Assurez-vous de prévisualiser ce formulaire avant de le soumettre.
    3. Une fois que vous aurez terminé de produire votre formulaire W-4, vous ne pourrez plus le consulter dans la bibliothèque de documents. Pour consulter le formulaire complété ou remplir un autre formulaire W-4, accédez à l’onglet Formulaires fiscaux et faites défiler vers le bas jusqu’aux formulaires W-4. Utilisez l ' icône Imprimer pour afficher une copie du formulaire complété.
  5. Toute modification que vous apporterez ici prendra effet à la prochaine paie (tant qu’elle n’aura pas encore été commencée ou calculée). Vérifiez auprès de votre gestionnaire ou administrateur de paie si la prochaine paie a déjà été commencée.

    Update-W4


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Paramètres du formulaire W-4 pour les utilisateurs RH+

Disponible uniquement pour les utilisateurs de RH+, il existe des paramètres supplémentaires qui peuvent être appliqués aux valeurs du formulaire W-4 d’un employé lorsqu’il a rempli au moins un formulaire fédéral W-4. Accédez au profil de l’employé > Taxes et documents > Formulaires fiscaux et sélectionnez le bouton jaune Modifier.

 

Paramètres du formulaire W-4

À titre d’illustration. Votre expérience peut différer.

 

Utilisez ces paramètres à votre discrétion. Si vous souhaitez rendre un employé exonéré de l’impôt fédéral sur le revenu (IRF), sélectionnez Oui pour l’option Exonéré de retenue avant de choisir Épargner.

 

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Ressources supplémentaires

 

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.