Gestion de paie Toast : Mettre à jour les renseignements du formulaire W-4

Si un employé ne remplit pas son formulaire W-4, Gestion de la paie de Toast utilise les directives de l’IRS pour retenir l’impôt fédéral sur le revenu (IRS) de l’employé comme s’il avait déclaré un seul employé sans retenue, aussi appelé S-0. L’idée derrière cette directive de l’IRS est que cette retenue entraînerait les impôts les plus élevés par période de paie et qu’il vaudrait mieux retenir l’employé et le rembourser lorsqu’il déclare à la fin de l’année, plutôt que de sous-retenir l’employé et de l’amener à devoir des fonds supplémentaires lorsqu’il déclare ses impôts.

Dans cet article :

2026 Formulaire W-4

L'IRS a récemment publié un mis à jour. Des modifications mineures ont été apportées à certaines formulations du formulaire W-4 de 2026. Ces changements n’ont aucune incidence sur le calcul de la retenue d’impôt. L’IRS n’a pas encore rendu obligatoire l’utilisation du formulaire mis à jour. Gestion de la paie de Toast travaillera aux mises à jour du formulaire et le rendra disponible aux employés début 2026.

Les seules mises à jour importantes ont été apportées à la feuille de calcul des retenues de l'IRS, qui se trouve à la page 4 du à jour. La feuille de calcul peut aider les employés à déterminer ce qu’ils doivent saisir sur le formulaire W-4. Si un employé souhaite ajuster le montant des impôts retenus en fonction de la feuille de calcul du formulaire W-4 de 2026, il peut être saisi sur le formulaire W-4 actuellement disponible dans Gestion de paie Toast.

Si un employé est un non-résident, veuillez consulter l’ pour obtenir des instructions spéciales sur la façon de remplir votre formulaire fédéral W-4.

Renseignements sur le formulaire W-4

Pour mettre à jour les renseignements du formulaire W-4, suivez les étapes ci-dessous :

Connectez-vous à Gestion de la paie de Toast et, à partir du coin supérieur gauche, allez à l’onglet Mon profil > Taxes et documents > Formulaires fiscaux .
Le ou les formulaires W-4 d’état apparaissent sous forme de bouton plutôt que d’hyperlien. Sélectionnez Remplir le formulaire W-4 ou sélectionnez l’hyperlien W-4 fédéral pour mettre à jour chaque formulaire.
Des conseils pour mettre à jour votre formulaire fédéral W-4 se trouvent sur le l'IRS. Sélectionnez Soumettre au bas de la page pour approuver vos mises à jour.
1. Dans les rares cas où vous êtes exonéré de l’impôt fédéral sur le revenu, demandez à votre gestionnaire ou à votre employeur d’ après avoir rempli votre formulaire fédéral W-4.
Si vous mettez à jour votre formulaire W-4 de l’État ou de la province, une série de questions vous seront posées en fonction de votre État ou province. Une fois toutes les questions posées dans tous les formulaires W-4 de l’État ou de la province traitées, vous aurez la possibilité de les examiner et de les soumettre. À tout moment, vous pouvez basculer vers l’onglet Formulaires et instructions qui affichera la copie papier du formulaire W-4. Pour revenir aux questions de classement, sélectionnez l’onglet Assistant .
1. À certains moments, vous devrez saisir des champs tels que les allocations et les personnes à charge. Vous ne pourrez pas passer à la question suivante tant que vous n’aurez pas saisi ces informations.
2. Assurez-vous de prévisualiser ce formulaire avant de le soumettre.
3. Une fois que vous aurez terminé de produire votre formulaire W-4, vous ne pourrez plus le consulter dans la bibliothèque de documents. Pour consulter le formulaire complété ou remplir un autre formulaire W-4, accédez à l’onglet Formulaires fiscaux et faites défiler jusqu’aux formulaires W-4. Utilisez l ' icône Imprimer pour afficher une copie du formulaire complété.
Toute modification apportée ici prendra effet à la prochaine paie (tant qu’elle n’a pas encore été commencée ou calculée). Renseignez-vous auprès de votre gestionnaire ou de votre administrateur de paie pour vérifier si la prochaine paie n’a pas encore commencé.

Paramètres du formulaire W-4 pour les utilisateurs de RH+

Offerts uniquement aux utilisateurs de RH+, d'autres paramètres peuvent être appliqués aux valeurs du formulaire W-4 d'un employé lorsqu'il a rempli au moins un formulaire fédéral. Accédez au profil de l’employé > Taxes et documents > Formulaires fiscaux et sélectionnez le bouton jaune Modifier.

À titre d’illustration. Votre expérience peut varier.

Utilisez ces paramètres à votre discrétion. Si vous souhaitez qu’un employé soit exonéré de l’impôt fédéral sur le revenu (IRF), sélectionnez Oui pour l’option Exonérer de la retenue fédérale avant de choisir Épargner.

Additional Resources

(site Web de l’IRS)
sur le formulaire W-4 de l’État ou de la province

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.