Gestion de paie Toast : Mettre à jour les renseignements du formulaire W-4

Dernière mise à jour : 23 juin 2026, 12 h 45

Découvrez comment mettre à jour le formulaire W-4s. Cela est essentiel pour s’assurer que les documents de fin d’année de l’employé reflètent correctement sa situation fiscale.

Dans cet article :

 

Avant de commencer

S’applique à : Gestion de paie Toast

 

Autorisations nécessaires :

  • Accès des employés à votre propre profil Gestion de paie Toast (pour mettre à jour votre propre formulaire W-4)
  • Accès à RH+ (pour appliquer les paramètres du formulaire W-4, comme l’exemption de retenue fédérale au dossier d’un employé)

 

Ce que vous accomplirez : Mettez à jour votre formulaire W-4 fédéral ou d’État ou de province dans Gestion de paie Toast afin que votre retenue d’impôt reflète votre situation actuelle. Les modifications entreront en vigueur à la prochaine paie qui n’a pas encore été commencée.

 

Remarque : Gestion de paie Toast ne peut pas vous conseiller sur la façon de remplir un formulaire W-4 ni sur le montant d’impôt à retenir. Toast peut vous guider vers le formulaire et vous aider à résoudre les problèmes s’il ne fonctionne pas comme prévu, mais ne peut pas vous dire quoi saisir. Pour obtenir de l’aide afin de décider quoi saisir, utilisez l’outil Estimateur de retenue d’impôt de l’IRS ou communiquez avec un CPA, un conseiller fiscal ou l’IRS.

 

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Comment Gestion de paie Toast retient l’impôt sans formulaire W-4

Si un employé ne remplit pas son formulaire W-4, Gestion de paie Toast utilise les lignes directrices de l’IRS pour retenir l’impôt fédéral sur le revenu (IRS) de l’employé comme s’il avait déclaré un employé célibataire sans retenues, aussi appelé S-0.

 

L’idée derrière cette directive de l’IRS est que cette retenue entraîne les impôts les plus élevés par période de paie. Il est préférable de retenir les employés et de les rembourser lorsqu’ils déclarent leurs revenus à la fin de l’année plutôt que de les retenir et de leur laisser des fonds supplémentaires lors de la déclaration de revenus.

 

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Formulaire W-4 2025

L’IRS a publié une mise à jour du formulaire W-4 et Gestion de paie Toast prend maintenant en charge le formulaire W-4 fédéral 2026. Le formulaire mis à jour comprend de nouvelles lignes de retenue supplémentaires, une case à cocher d’exonération, une gestion mise à jour de la page 2 et un lien direct vers l’outil Estimateur de retenue d’impôt de l’IRS pour vous aider à remplir le formulaire avec exactitude. Lorsque vous remplissez votre formulaire W-4, vous pouvez utiliser l'estimateur de retenue d'impôt de l'IRS pour déterminer les montants de retenue appropriés selon votre situation personnelle. Si vous êtes un non-résident, consultez l’avis 1392 de l’IRS pour obtenir des instructions spéciales sur la façon de remplir votre formulaire fédéral W-4.

 

 

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Mettre à jour votre formulaire fédéral W-4

Pour mettre à jour votre formulaire fédéral W-4, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à Gestion de paie Toast. À partir du coin supérieur gauche, allez à Mon profil > Impôts et documents > Formulaires fiscaux.
  2. Sélectionnez l’hyperlien W-4 fédéral pour ouvrir le formulaire.
  3. Complétez le formulaire. Vous trouverez sur le site Web de l’IRS des conseils pour remplir votre formulaire fédéral W-4.
  4. Sélectionnez Soumettre au bas de la page pour approuver vos mises à jour.

 

Résultat attendu : Votre formulaire W-4 fédéral mis à jour est enregistré et vos modifications entrent en vigueur à la prochaine paie qui n’a pas encore été commencée.

 

Onglet Formulaires fiscaux affichant l’hyperlien fédéral W-4 et le bouton Remplir l’État W-4

 

Remarque : Si vous êtes exonéré de l’impôt fédéral sur le revenu (IRF), remplissez d’abord votre formulaire fédéral W-4. Un employé ne peut pas se marquer comme exempté directement de la retenue fédérale. Après avoir soumis votre formulaire W-4, informez votre gestionnaire ou employeur afin qu’il puisse appliquer l’exemption à l’aide des paramètres du formulaire W-4 décrits dans les Paramètres du formulaire W-4 pour les utilisateurs de RH+ ci-dessous.

 

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Mettre à jour votre formulaire W-4

Le formulaire d’état W-4 apparaît sous forme de bouton plutôt que d’hyperlien. Pour mettre à jour votre formulaire W-4 d’État, procédez comme suit :

  1. Connectez-vous à Gestion de paie Toast. À partir du coin supérieur gauche, allez à Mon profil > Impôts et documents > Formulaires fiscaux.
  2. Sélectionnez État de remplissage W-4. Une série de questions vous seront posées en fonction de votre État ou province.
  3. Répondez à chaque question. Pour les champs tels que les allocations et les personnes à charge, vous devez saisir les informations avant de pouvoir passer à la question suivante.
  4. Prévisualisez le formulaire avant de le soumettre. En tout temps, vous pouvez passer à l’onglet Formulaires et instructions pour voir la version papier du formulaire W-4. Pour revenir aux questions de classement, sélectionnez l’onglet Assistant .
  5. Une fois que toutes les questions de tous les formulaires W-4 de l’État ou de la province ont reçu une réponse, sélectionnez l’option pour examiner et soumettre votre formulaire.

 

Résultat attendu : Votre formulaire d’État W-4 est soumis et vos modifications entrent en vigueur à la prochaine paie qui n’a pas encore été commencée.

 

Update-W4

 

Remarque : Toute modification que vous apportez prendra effet à la prochaine paie, tant que celle-ci n’a pas encore été commencée. Vérifiez auprès de votre gestionnaire ou de votre administrateur de paie si la prochaine paie a déjà été commencée.

 

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Ajouter une retenue supplémentaire ou ajuster le montant de la retenue

Si vous souhaitez que plus d’impôt soit retenu sur chaque chèque de paie, vous pouvez demander une retenue supplémentaire sur votre formulaire W-4. Pour ce faire, mettez à jour votre formulaire W-4 en suivant les étapes ci-dessus et saisissez le montant supplémentaire dans le champ de retenue supplémentaire du formulaire.

 

La feuille de calcul des retenues du formulaire W-4 de l'IRS, qui se trouve à la page 4 des documents du formulaire W-4 de l'IRS, peut vous aider à déterminer le montant à saisir. Vous pouvez également utiliser l’Estimateur de retenue d’impôt IRS pour estimer le montant adapté à votre situation.

 

Résultat attendu : Votre montant de retenue supplémentaire est enregistré sur votre formulaire W-4 et s’applique à la prochaine paie qui n’a pas encore été commencée.

 

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Afficher ou Imprimer un formulaire W-4 dûment rempli

Une fois que vous avez soumis votre formulaire W-4, vous ne pouvez plus le consulter dans la bibliothèque de documents. Pour consulter un formulaire rempli ou remplir un autre formulaire W-4, allez à Mon profil > Impôts et documents > Formulaires fiscaux et faites défiler jusqu’aux formulaires W-4. Sélectionnez l ' icône Imprimer pour afficher une copie du formulaire rempli.

 

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Paramètres du formulaire W-4 pour les utilisateurs RH+

Disponibles uniquement pour les utilisateurs de RH+, des paramètres supplémentaires peuvent être appliqués aux valeurs du formulaire W-4 d’un employé une fois que celui-ci a rempli au moins un formulaire fédéral W-4. Pour accéder à ces paramètres, accédez au profil de l’employé > Impôts et documents > Formulaires fiscaux et sélectionnez le bouton jaune Modifier.

 

Paramètres du formulaire W-4

 

Utilisez ces paramètres à votre discrétion. Si vous souhaitez qu’un employé soit exonéré de l’impôt fédéral sur le revenu (IRF), sélectionnez Oui pour l’option « Exonéré de retenue fédérale » avant de choisir « Épargner ». Votre expérience peut différer de l’exemple illustré.

 

Remarque : Un employé doit remplir son formulaire fédéral W-4 avant que l’option Exempté de retenue fédérale ne soit offerte à l’employeur dans les paramètres du formulaire W-4.

 

Remarque : Un employé ne peut pas s’identifier comme exempté directement de la retenue fédérale, y compris les utilisateurs de RH+. Après avoir soumis votre formulaire W-4, informez un autre utilisateur de RH+ afin qu’il puisse appliquer l’exemption à l’aide des paramètres du formulaire W-4 décrits dans les Paramètres du formulaire W-4 ci-dessus.

 

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Foire aux questions

Comment puis-je mettre à jour ou modifier mon formulaire W-4?

Pour mettre à jour ou modifier votre formulaire W-4, ouvrez une session dans Gestion de paie Toast et allez à Mon profil > Impôts et documents > Formulaires fiscaux. Sélectionnez l’hyperlien W-4 fédéral ou le bouton W-4 Remplir l’état, apportez vos modifications et sélectionnez Soumettre. Vos modifications prendront effet à la prochaine paie qui n’a pas encore été commencée.

 

Aussi demandé comme :

  • Comment puis-je mettre à jour mon formulaire W-4?
  • Comment puis-je modifier ma retenue d’impôt sur mes formulaires fiscaux?
  • Où dois-je mettre à jour ma retenue d’impôt?

 

Comment puis-je être exonéré ou demander l’exonération de l’impôt fédéral?

Pour demander l’exonération de l’impôt fédéral sur le revenu, remplissez d’abord votre formulaire fédéral W-4 dans Gestion de paie Toast. Un employé ne peut pas s’autodéclarer exempté de la retenue fédérale. Après avoir soumis votre formulaire W-4, votre gestionnaire ou employeur applique l’exemption en utilisant l’option Exemption de retenue fédérale dans les paramètres du formulaire W-4 de votre profil. Consultez les paramètres du formulaire W-4 pour les utilisateurs de RH+ ci-dessus.

 

Aussi demandé comme :

  • Comment déclarer une exemption?
  • Comment puis-je être exonéré de mes impôts fédéraux?
  • Comment puis-je m’exempter?

 

Mon employeur ou mon gestionnaire peut-il remplir mon formulaire W-4 pour moi?

Les employeurs, les gestionnaires et les utilisateurs de RH+ ne peuvent pas modifier ou remplir le formulaire W-4 d’un employé en leur nom. Seul l’employé peut remplir et soumettre son propre formulaire W-4. Après que l’employé a soumis un formulaire fédéral W-4, un utilisateur de RH+ peut appliquer les paramètres du formulaire W-4, comme l’exemption de retenue fédérale, mais il ne peut pas saisir les choix de l’employé pour ce faire.

 

Aussi demandé comme :

  • Puis-je modifier le formulaire W-4 d’un employé?
  • Comment mettre à jour un formulaire W-4 pour un employé?

 

Comment exonérer un employé de l’impôt fédéral sur le revenu?

Pour qu’un employé soit exonéré de l’impôt fédéral sur le revenu, il doit d’abord remplir son formulaire fédéral W-4. Une fois le formulaire fédéral W-4 rempli, l'utilisateur de RH+ accède à Profil d'employé > Impôts et documents > Formulaires fiscaux, sélectionne le bouton jaune Modifier, sélectionne Oui pour l'option Exempté de retenue fédérale et sélectionne Enregistrer. Consultez les paramètres du formulaire W-4 pour les utilisateurs de RH+ ci-dessus.

 

Aussi demandé comme :

  • Comment définir l’exonération fiscale d’un employé?
  • Comment faire en sorte que le compte d’une personne soit exonéré d’impôt?

 

Comment puis-je retirer davantage d’impôts de mon salaire?

Pour que plus d’impôt soit prélevé sur votre salaire, mettez à jour votre formulaire W-4 et saisissez un montant dans le champ de retenue supplémentaire. Vous pouvez utiliser la feuille de calcul des déductions du formulaire W-4 de l’IRS ou l’estimateur de retenue d’impôt de l’IRS pour déterminer le montant. Voir Ajouter une retenue supplémentaire ou ajuster votre montant de retenue ci-dessus.

 

Aussi demandé comme :

  • Comment retenir un impôt supplémentaire?
  • Comment puis-je déduire un montant supplémentaire sur mon formulaire W-4?

 

Pourquoi trop ou trop peu d’impôts sont-ils retenus sur mon salaire?

Le montant de l’impôt retenu sur votre salaire dépend de vos choix sur le formulaire W-4, de vos revenus, de votre état civil, de vos retenues d’impôt et de toute retenue supplémentaire que vous avez demandée. Les changements dans les taux de rémunération, les codes de revenus, les fréquences de rémunération et l’adresse personnelle sont des raisons courantes pour lesquelles la retenue augmente ou diminue. La Gestion de paie Toast ne peut pas vous indiquer le montant d’impôt que vous auriez dû retenir. Pour comprendre votre retenue, consultez vos choix sur le formulaire W-4 et consultez un fiscaliste ou l’IRS. Pour plus de détails, consultez Gestion de paie Toast : Calculs de l’impôt fédéral sur le revenu et de l’impôt sur le revenu d’État ou de province.

 

Aussi demandé comme :

  • Pourquoi tant d’impôts sont-ils retenus?
  • Pourquoi aucun impôt fédéral n’est-il prélevé?

 

Je me suis fait exempter par erreur. Comment puis-je le corriger?

Si vous vous êtes déclaré exempté par erreur, remplissez un nouveau formulaire W-4 dans Gestion de paie Toast pour vous assurer que vous êtes imposé correctement à l’avenir. Lors de la mise à jour de votre formulaire W-4, vous pouvez choisir de faire retenir des impôts supplémentaires pour rattraper les retenues manquées. Pour corriger les chèques de paie déjà imposés de manière incorrecte, consultez Gestion de paie Toast : L’employé s’est accidentellement marqué comme exonéré d’impôt.

 

Aussi demandé comme :

  • J’ai mal rempli mon formulaire W-4, comment puis-je le corriger?
  • Comment annuler le statut d’exemption fiscale?

 

Quand mes modifications au formulaire W-4 entrent-elles en vigueur?

Vos modifications au formulaire W-4 entrent en vigueur à la prochaine paie, tant que celle-ci n’a pas encore été commencée. Vérifiez auprès de votre gestionnaire ou de votre administrateur de paie si la prochaine paie a déjà été commencée.

 

Aussi demandé comme :

  • Quand la modification de ma retenue prendra-t-elle effet?
  • Dans quel délai ma mise à jour du formulaire W-4 s’applique-t-elle?

 

Tous les États exigent-ils un formulaire W-4?

Tous les États n’exigent pas un formulaire W-4. Neuf États (Alaska, Floride, Nevada, New Hampshire, Dakota du Sud, Tennessee, Texas, Washington et Wyoming) ne perçoivent pas d’impôt sur le revenu et n’exigent donc pas de formulaire W-4. Pour plus de détails sur les formulaires de l’État ou de la province, consultez Gestion de paie Toast : FAQ sur le formulaire W-4 de l’État.

 

Aussi demandé comme :

  • Quels États ont besoin d’un formulaire W-4?
  • Dois-je remplir un formulaire W-4 de l’État ou de la province?

 

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Articles connexes

 

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