Toast Payroll : Mettre à jour les informations du formulaire W-4

Dernière mise à jour : 9 oct. 2026, 11 h 27

Découvrez comment mettre à jour les formulaires W-4. Ceci est essentiel pour s'assurer que les documents de fin d'année de l'employé reflètent correctement sa situation fiscale.

Dans cet article :

 

Avant de commencer

S'applique à : Toast Payroll

 

Autorisations requises :

  • Accès employé à votre propre profil Toast Payroll (pour mettre à jour votre propre formulaire W-4)
  • Accès RH+ (pour appliquer les paramètres du formulaire W-4, comme l'exemption de retenue fédérale au dossier d'un employé)

 

Ce que vous accomplirez : Mettez à jour votre formulaire fédéral ou d'État W-4 dans Toast Payroll afin que votre retenue d'impôt reflète votre situation actuelle, les changements prenant effet lors de la prochaine paie qui n'a pas encore été lancée.

 

Remarque : Toast Payroll ne peut pas vous conseiller sur la façon de remplir un formulaire W-4 ou sur le montant d'impôt à retenir. Toast peut vous guider vers le formulaire et vous aider à résoudre les problèmes s'il ne fonctionne pas comme prévu, mais ne peut pas vous dire quoi inscrire. Pour obtenir de l'aide afin de décider quoi inscrire, utilisez l'estimateur de retenues d'impôt de l'IRS ou communiquez avec un CPA, un conseiller fiscal ou l'IRS.

 

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Comment Toast Payroll effectue la retenue d'impôt sans formulaire W-4

Si un employé ne remplit pas son formulaire W-4, Toast Payroll utilise les directives de l'IRS pour retenir l'impôt fédéral sur le revenu (FIT) de l'employé comme s'il avait produit sa déclaration en tant que célibataire sans déductions, aussi appelé S-0.

 

L'idée derrière cette directive de l'IRS est que cette retenue entraîne les impôts les plus élevés par période de paie. Il est préférable de faire une retenue excédentaire pour l'employé et de la lui rembourser lorsqu'il produit sa déclaration à la fin de l'année plutôt que de faire une retenue insuffisante et de le laisser devoir des fonds supplémentaires au moment de produire sa déclaration d'impôts.

 

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Formulaire W-4 2026

L'IRS a publié un formulaire W-4 mis à jour et Toast Payroll prend maintenant en charge le W-4 fédéral 2026. Le formulaire mis à jour comprend de nouvelles lignes de retenue additionnelle, une case d'exemption, une gestion mise à jour de la page 2 et un lien direct vers l'estimateur de retenues d'impôt de l'IRS pour vous aider à remplir le formulaire avec précision. Pendant que vous remplissez votre formulaire W-4, vous pouvez utiliser l'estimateur de retenues d'impôt de l'IRS pour vous aider à déterminer les montants de retenue appropriés en fonction de votre situation individuelle. Si vous êtes un non-résident, consultez l'avis 1392 de l'IRS pour obtenir des instructions spéciales sur la façon de remplir votre W-4 fédéral.

 

 

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Mettre à jour votre formulaire fédéral W-4

Pour mettre à jour votre formulaire fédéral W-4, suivez ces étapes :

  1. Connectez-vous à Toast Payroll. En commençant dans le coin supérieur gauche, accédez à Mon profil > Impôts et documents > Formulaires fiscaux.
  2. Sélectionnez le lien hypertexte W-4 fédéral pour ouvrir le formulaire.
  3. Remplissez le formulaire. Des conseils pour remplir votre W-4 fédéral sont disponibles sur le site Web de l'IRS.
  4. Sélectionnez Soumettre au bas de la page pour approuver vos mises à jour.

 

Résultat attendu : Votre W-4 fédéral mis à jour est enregistré et vos modifications prennent effet lors de la prochaine paie qui n'a pas encore été traitée.

 

Onglet Formulaires fiscaux affichant le lien hypertexte W-4 fédéral et le bouton Remplir le W-4 provincial

 

Remarque : Si vous êtes exonéré de l'impôt fédéral sur le revenu (FIT), remplissez d'abord votre formulaire W-4 fédéral. Un employé ne peut pas s'indiquer lui-même comme exonéré de la retenue d'impôt fédérale directement. Après avoir soumis votre formulaire W-4, avisez votre gestionnaire ou votre employeur afin qu'il puisse appliquer l'exemption en utilisant les paramètres du formulaire W-4 décrits dans Paramètres du formulaire W-4 pour les utilisateurs RH+ ci-dessous.

 

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Mettre à jour votre formulaire W-4 provincial

Le formulaire W-4 provincial apparaît sous forme de bouton plutôt que de lien hypertexte. Pour mettre à jour votre formulaire W-4 provincial, suivez ces étapes :

  1. Connectez-vous à Toast Payroll. En commençant dans le coin supérieur gauche, accédez à Mon profil > Impôts et documents > Formulaires fiscaux.
  2. Sélectionnez Remplir le W-4 provincial. Une série de questions propres à votre province vous sera posée.
  3. Répondez à chaque question. Pour les champs tels que les allocations et les personnes à charge, vous devez saisir l'information avant de pouvoir passer à la question suivante.
  4. Prévisualisez le formulaire avant de le soumettre. À tout moment, vous pouvez passer à l'onglet des formulaires et des instructions pour voir la copie papier du formulaire W-4. Pour revenir aux questions de déclaration, sélectionnez l'onglet Assistant.
  5. Une fois que toutes les questions de tous les formulaires W-4 d'État ont reçu une réponse, sélectionnez l'option pour réviser et soumettre votre formulaire.

 

Résultat attendu : Votre formulaire W-4 d'État est soumis et vos modifications prennent effet lors de la prochaine paie qui n'a pas encore été lancée.

 

Update-W4

 

Remarque : Toute modification que vous apportez prend effet lors de la prochaine paie, à condition que cette paie n'ait pas encore été lancée. Vérifiez auprès de votre gestionnaire ou de votre administrateur de la paie pour confirmer si la prochaine paie a déjà été lancée.

 

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Ajouter une retenue supplémentaire ou ajuster votre montant de retenue

Si vous souhaitez qu'une plus grande retenue d'impôt soit effectuée sur chaque chèque de paie, vous pouvez demander une retenue supplémentaire sur votre formulaire W-4. Pour ce faire, mettez à jour votre formulaire W-4 en suivant les étapes ci-dessus et saisissez le montant supplémentaire dans le champ de retenue supplémentaire du formulaire.

 

La feuille de travail pour les déductions du formulaire W-4 de l'IRS, située à la page 4 de la documentation du formulaire W-4 de l'IRS, peut vous aider à déterminer le montant à saisir. Vous pouvez également utiliser l'estimateur de retenues d'impôt de l'IRS pour estimer le montant approprié à votre situation.

 

Résultat attendu : Votre montant de retenue supplémentaire est enregistré sur votre formulaire W-4 et s'applique à la prochaine paie qui n'a pas encore été lancée.

 

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Afficher ou Imprimer un formulaire W-4 rempli

Une fois que vous avez terminé de soumettre votre formulaire W-4, vous ne pouvez plus le consulter dans la bibliothèque de documents. Pour consulter un formulaire rempli ou pour remplir un autre formulaire W-4, accédez à Mon profil > Impôts et documents > Formulaires fiscaux et faites défiler jusqu'aux formulaires W-4. Sélectionnez l'icône d'impression pour afficher une copie du formulaire rempli.

 

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Paramètres du formulaire W-4 pour les utilisateurs RH+

Disponibles uniquement pour les utilisateurs RH+, des paramètres supplémentaires peuvent être appliqués aux valeurs du formulaire W-4 d'un employé une fois que celui-ci a rempli au moins un formulaire W-4 fédéral. Pour accéder à ces paramètres, accédez au profil de l'employé > Impôts et documents > Formulaires fiscaux et sélectionnez le bouton jaune Modifier.

 

Fenêtre contextuelle des paramètres du formulaire W-4

 

Utilisez ces paramètres à votre discrétion. Si vous souhaitez exempter un employé de l'impôt fédéral sur le revenu (IFR), sélectionnez Oui pour l'option Exempté de la retenue fédérale avant de sélectionner Enregistrer. Votre expérience peut différer de l'exemple présenté.

 

Remarque : Un employé doit remplir son formulaire fédéral W-4 avant que l'option Exempté de la retenue fédérale ne soit offerte à l'employeur dans les paramètres du formulaire W-4.

 

Remarque : Un employé ne peut pas s'exempter lui-même de la retenue fédérale, y compris les utilisateurs RH+. Après avoir soumis votre formulaire W-4, avisez un autre utilisateur RH+ afin qu'il puisse appliquer l'exemption à l'aide des paramètres du formulaire W-4 décrits dans Paramètres du formulaire W-4 pour les utilisateurs RH+ ci-dessus.

 

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Foire aux questions

Comment mettre à jour ou modifier mon formulaire W-4?

Pour mettre à jour ou modifier votre formulaire W-4, connectez-vous à Toast Payroll et accédez à Mon profil > Impôts et documents > Formulaires fiscaux. Sélectionnez le lien hypertexte W-4 fédéral ou le bouton Remplir le W-4 provincial, effectuez vos modifications, puis sélectionnez Soumettre. Vos modifications entreront en vigueur lors de la prochaine paie qui n'a pas encore été lancée.

 

Également demandé sous la forme :

    • Comment mettre à jour mon formulaire W-4?
    • Comment puis-je modifier mes retenues sur mes formulaires fiscaux?
    • Où puis-je mettre à jour mes retenues d'impôt?

 

Comment devenir exempté ou demander l'exemption de l'impôt fédéral?

Pour demander l'exemption de l'impôt fédéral sur le revenu, remplissez d'abord votre formulaire fédéral W-4 dans Toast Payroll. Un employé ne peut pas s'exempter lui-même de la retenue fédérale. Après avoir soumis votre formulaire W-4, votre gestionnaire ou votre employeur applique l'exemption à l'aide de l'option Exempté de la retenue fédérale dans les paramètres du formulaire W-4 de votre profil. Voir Paramètres du formulaire W-4 pour les utilisateurs RH+ ci-dessus.

 

Également demandé sous la forme :

    • Comment demander l'exemption?
    • Comment puis-je m'exempter de mes impôts fédéraux?
    • Comment puis-je m'exempter?

 

Mon employeur ou mon gestionnaire peut-il remplir mon formulaire W-4 pour moi?

Les employeurs, les gestionnaires et les utilisateurs RH+ ne peuvent pas modifier ou remplir le formulaire W-4 d'un employé en son nom. Seul l'employé peut remplir et soumettre son propre formulaire W-4. Une fois que l'employé a soumis un formulaire W-4 fédéral, un utilisateur RH+ peut appliquer les paramètres du formulaire W-4, comme l'exemption de retenue fédérale, mais il ne peut pas saisir les choix de l'employé à sa place.

 

Également demandé sous la forme :

    • Puis-je modifier le W-4 d'un employé?
    • Comment puis-je mettre à jour le W-4 d'un employé?

 

Comment puis-je exempter un employé de l'impôt fédéral sur le revenu?

Pour exempter un employé de l'impôt fédéral sur le revenu, celui-ci doit d'abord remplir son formulaire W-4 fédéral. Une fois le formulaire W-4 fédéral rempli, un utilisateur RH+ accède à Profil de l'employé > Impôts et documents > Formulaires fiscaux, sélectionne le bouton jaune Modifier, sélectionne Oui pour l'option Exonération de la retenue fédérale, puis sélectionne Enregistrer. Voir Paramètres du formulaire W-4 pour les utilisateurs RH+ ci-dessus.

 

Également demandé sous la forme :

    • Comment puis-je exempter un employé de l'impôt?
    • Comment puis-je rendre le compte de quelqu'un exonéré d'impôt?

 

Comment puis-je faire en sorte que plus d'impôts soient retenus sur ma paie?

Pour que plus d'impôts soient retenus sur votre paie, mettez à jour votre formulaire W-4 et saisissez un montant dans le champ de retenue supplémentaire. Vous pouvez utiliser la feuille de calcul des déductions du formulaire W-4 de l'IRS ou l'estimateur de retenue d'impôt de l'IRS pour déterminer le montant. Voir Ajouter une retenue supplémentaire ou ajuster votre montant de retenue ci-dessus.

 

Également demandé sous la forme :

    • Comment puis-je retenir un impôt supplémentaire?
    • Comment puis-je déduire un montant supplémentaire sur mon W-4?

 

Pourquoi une retenue d'impôt trop élevée ou trop faible est-elle effectuée sur ma paie?

Le montant d'impôt retenu sur votre paie dépend de vos choix sur le formulaire W-4, de vos gains, de votre état civil, de vos allocations de retenue et de toute retenue supplémentaire que vous avez demandée. Les changements aux taux de rémunération, aux codes de gains, aux fréquences de paie et aux adresses personnelles sont des raisons courantes pour lesquelles les retenues augmentent ou diminuent. Toast Payroll ne peut pas vous conseiller sur le montant d'impôt qui devrait être retenu. Pour comprendre vos retenues, passez en revue vos choix sur le formulaire W-4 et consultez un fiscaliste ou l'IRS. Pour plus de détails, consultez Toast Payroll : Calculs de l'impôt fédéral sur le revenu et de l'impôt sur le revenu de l'État.

 

Également demandé sous la forme :

    • Pourquoi une si grande part d'impôt est-elle retenue?
    • Pourquoi aucun impôt fédéral n'est-il prélevé?

 

J'ai indiqué par erreur que j'étais exonéré. Comment puis-je corriger cela?

Si vous avez indiqué par erreur que vous étiez exonéré, remplissez un nouveau formulaire W-4 dans Toast Payroll pour vous assurer que vous serez imposé correctement à l'avenir. Lors de la mise à jour de votre formulaire W-4, vous pouvez choisir de faire retenir des impôts supplémentaires pour compenser les retenues manquantes. Pour corriger les paies qui ont déjà été imposées incorrectement, consultez Toast Payroll : Un employé s'est déclaré par erreur exonéré d'impôt.

 

Également demandé sous la forme :

    • J'ai mal rempli mon formulaire W-4, comment puis-je le corriger?
    • Comment puis-je annuler le statut d'exonération d'impôt?

 

Quand mes modifications au formulaire W-4 entreront-elles en vigueur?

Vos modifications au formulaire W-4 entreront en vigueur lors de la prochaine paie, à condition que cette paie n'ait pas encore été commencée. Vérifiez auprès de votre gestionnaire ou de votre administrateur de la paie pour confirmer si la prochaine paie a déjà été lancée.

 

Également demandé sous la forme :

    • Quand ma modification de retenue entrera-t-elle en vigueur?
    • Dans combien de temps ma mise à jour du formulaire W-4 sera-t-elle appliquée?

 

Tous les États exigent-ils un formulaire W-4?

Tous les États n'exigent pas un formulaire W-4 d'État. Neuf États (Alaska, Floride, Nevada, New Hampshire, Dakota du Sud, Tennessee, Texas, Washington et Wyoming) ne perçoivent pas d'impôt sur le revenu et n'exigent donc pas de formulaire W-4 d'État. Pour plus de détails sur les formulaires d'État, consultez Toast Payroll : FAQ sur le formulaire W-4 d'État.

 

Également demandé sous la forme :

    • Quels États exigent un formulaire W-4 d'État?
    • Dois-je remplir un formulaire W-4 d'État?

 

Puis-je remplir un formulaire W-4V dans Toast Payroll?

Toast Payroll ne prend pas en charge le formulaire W-4V puisque nous ne versons pas de paiements gouvernementaux applicables aux employés. Communiquez avec un fiscaliste pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.

 

Également demandé sous la forme :

    • Où dois-je remplir un formulaire W-4V?
    • Le formulaire W-4V est-il le même que le formulaire W-4?

 

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Articles connexes

 

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Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.