Toast Paie : Mettre à jour les informations de plusieurs employés par importation

Dans cet article :

• Mettre à jour les informations des employés par importation
• Mises à jour de la classification EEO

Mettre à jour les informations des employés par importation

Si vous souhaitez modifier les informations de plusieurs employés, Toast Paie vous permet de le faire en masse. Pour mettre à jour en masse les informations des employés, suivez ces étapes :

1. Naviguez vers Paramètres > Configuration générale > Employés.
2. Sélectionnez Démarrerdans lasection Mettre à jour les employés existants.
   
   
   
   
3. La plupart des utilisateurs sélectionnerontOuipourDémographie. Si vous devez également mettre à jour laclassification EEOpour les employés, sélectionnezOuipourPoste en plus deOuipourDémographie. Utilisez les questions hyperliées sous ce tableau pour découvrir les points de données que vous pouvez mettre à jour avec chaque ensemble. SélectionnezSuivant lorsque vous êtes prêt.Remarque :Ce rapport peut prendre jusqu'à une minute ou plus pour générer toutes les données que vous demandez.
   
   
   
   
4. SélectionnezTéléchargerpour recevoir un tableau modifiable. Vous mettrez à jour ce fichier à l'étape suivante, mais Toast recommande de sauvegarder une copie du fichier pour vos dossiersavant de faire des mises à jour.
   
   
    
5. Nous vous encourageons à supprimer toutes les colonnes que vous n'éditez pas afin de rendre le processus de mise à jour plus rapide et plus fluide. Cependant, vous devez laisser soit la colonne Numéro d'employé soit la colonne NSS (et ses données) dans le document afin que Toast Payroll sache à quel employé associer les informations.
6. Une fois que vous avez apporté les modifications aux informations des employés dans le tableau, enregistrez le fichier mis à jour sur votre ordinateur au format CSV. Si vous effectuez des mises à jour de classification EEO, suivezces étapesci-dessous.
   1. Pour formater les numéros de sécurité sociale, Toast Payroll utilise le format xxx-xxx-xxxx. Assurez-vous que tous les numéros de sécurité sociale que vous avez ajoutés respectent ce format.
7. Ensuite, sélectionnezChoisir un fichierpour importer les informations mises à jour des employés. SélectionnezSuivant.
   
   
    
8. À l'étape Mapper les champs, l'objectif est de corriger tous les champs pertinents mis en surbrillance en jaune. LaColonne d'en-têteindique les champs dans votre tableau Excel et laColonne de champindique les champs dans Toast Payroll. Cliquez et maintenez un champ duChamps disponiblescarreau à droite et faites-le glisser dans la zone vide de la colonne des champs. Cela indique à Toast Payroll où chercher ces données dans votre tableau. Si vous n'avez pas modifié les en-têtes dans votre fichier de téléchargement de l'étape 4, cela devrait être relativement simple. SélectionnezSuivantpour continuer.
   1. Vous pouvez laisser un champ non mappé si vous ne souhaitez pas que Toast Payroll importe des informations à partir de celui-ci. Par exemple, si vous n'avez pas mis à jour de dates de naissance à l'étape 5, vous pouvez laisser cela non mappé.
   2. Il y a un bouton à bascule en haut de la page pour Faire correspondre l'enregistrement basé sur le numéro de sécurité sociale ou le numéro d'employé. Toast Payroll se basera sur ce bouton à bascule pour déterminer quel employé doit se voir attribuer des informations spécifiques de votre feuille de calcul. En repensant à l'étape 5, laissez le bouton à bascule sur une colonne que vous n'avez pas supprimée.
   3. Le bouton orange du lien brisé vous permet de désassocier un champ d'un en-tête si vous avez fait une erreur.
      
      
      
      
9. À l'étape finale appelée Révision, vous pouvez corriger toutes les erreurs que nous avons trouvées lors de la synchronisation des informations. Pour identifier et corriger facilement les erreurs, commencez par sélectionner le menu déroulant Erreur et choisissez Oui.
   
   
   
   
10. Encore une fois, vous verrez tous les éléments nécessitant votre attention en jaune. Vous pouvez modifier directement cette page pour corriger rapidement tous les champs avec des informations manquantes ou en double. Sélectionnez l'icône de sauvegarde verte après chaque modification. Tous les points de données en gras sont nécessaires pour importer vos informations.
11. Une fois l'importation terminée, vous serez redirigé vers la page Employés sous Configuration générale. Le rapport sera stocké dans la section Fichier téléchargé pour référence future.

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Mises à jour de la classification EEO

1. Une fois que vous avez téléchargé le rapport des employés (de l'étape 5 ci-dessus), sur une copie du rapport, mettez à jour les champs désignés pour le rapport EEO-1. Commencez par retirer tous les employés du fichier que vous ne souhaitez pas inclure dans le rapport.
2. Retirez tous les champs non applicables du fichier SAUF le numéro d'employé ou le numéro de sécurité sociale. Pour le mapping, un identifiant unique d'employé est requis pour l'importation.
3. Une fois que vous avez votre rapport mis à jour, qui inclut soit le numéro d'employé soit le NAS pour les employés à mettre à jour, enregistrez votre fichier au format CSV.
4. Vous êtes maintenant prêt à importer votre fichier mis à jour via le bouton bleuChoisir un fichiersur la page de téléchargement. Une fois votre fichier téléchargé, sélectionnezSuivant. Les en-têtes de votre rapport doivent correspondre aux champs dans le système, sinon ils seront signalés en jaune. Pour corriger cela, suivez l'une de ces deux étapes :
   1. Ajustez les en-têtes de votre rapport pour qu'ils correspondent aux champs dans Toast Payroll et re-téléchargez pour un mapping correct.
   2. Localisez le champ correct de Toast Payroll dans laListe des champs disponiblesboîte à droite. Faites-le glisser et déposez-le dans l'emplacement vide dans l'en-tête jaune non assorti.
      
      En-têtes non assortis :
      
       
      En-têtes assortis/mappés :
      
      
      
5. Une fois que tous les en-têtes sont mappés, examinez les données des employés en sélectionnant Suivant. Apportez des modifications en sélectionnant l'icône de crayon.
6. Sélectionnez Terminer pour finaliser l'importation. Une fois l'importation terminée, vous serez redirigé vers la page Employés sous Configuration générale. Le rapport sera stocké dans la section Fichier téléchargé pour référence future.