Gestion de paie Toast : Mettre à jour les informations de plusieurs employés par importation

Dans cet article :

• Mettre à jour les informations de l’employé par importation
• Mises à jour de la classification EEO

Mettre à jour les informations des employés par importation

Si vous souhaitez modifier les informations de plusieurs employés, Gestion de paie Toast vous permet de le faire en bloc. Pour mettre à jour en bloc les informations des employés, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres > Configuration générale > Employés.
2. Sélectionnez Commencer dans la section Mettre à jour les employés existants.
   
   
   
   
3. La plupart des utilisateurs sélectionneront Oui pour la démographie. Si vous devez également mettre à jour la classification EEO pour les employés, sélectionnez Oui pour le poste en plus de Oui pour la démographie. Utilisez les questions liées par hyperlien sous ce tableau pour découvrir les points de données que vous pouvez mettre à jour avec chaque ensemble. Sélectionnez Suivant lorsque vous êtes prêt. Remarque : Ce rapport peut prendre jusqu’à une minute ou plus pour générer toutes les données que vous demandez.
   
   
   
   
4. Sélectionnez Télécharger pour recevoir une feuille de calcul modifiable. Vous mettrez à jour ce fichier à l’étape suivante, mais Toast recommande d’en enregistrer une copie pour vos dossiers avant de procéder aux mises à jour.
   
   
    
5. Nous encourageons la suppression des colonnes que vous n’êtes pas en train de modifier afin de rendre le processus de mise à jour plus rapide et fluide. Cependant, vous devez laisser la colonne Numéro d’employé ou NAS/SSN (et ses données) dans le document afin que Gestion de paie Toast sache à quel employé faire correspondre les informations.
6. Une fois que vous avez modifié les informations relatives aux employés sur la feuille de calcul, enregistrez le fichier mis à jour sur votre ordinateur au format CSV. Si vous effectuez des mises à jour de classification EEO, suivez ces étapes ci-dessous.
   1. Pour formater les numéros de sécurité sociale, Gestion de paie Toast utilise le format xxx-xxx-xxxx. Assurez-vous que les numéros de sécurité sociale que vous avez ajoutés suivent ce format.
7. Ensuite, sélectionnez Choisir un fichier pour importer les informations mises à jour de l’employé. Sélectionnez Suivant.
   
   
    
8. À l’étape Champs de carte, l’objectif est de corriger tous les champs pertinents surlignés en jaune. La colonne En-tête indique les champs de votre feuille de calcul Excel et la colonne Champs ceux de Gestion de paie Toast. Sans/Suspendre un champ de la vignette Champs disponibles à droite, glisser-déposer dans la zone vide de la colonne Champs. Cela indique à Gestion de paie Toast où rechercher ces données dans votre feuille de calcul. Si vous n’avez modifié aucun des en-têtes de votre fichier de téléchargement à l’étape 4, cela devrait être relativement simple. Sélectionnez Suivant pour continuer.
   1. Vous pouvez laisser un champ non mappé si vous ne souhaitez pas que Gestion de paie Toast importe des informations à partir de celui-ci. Par exemple, si vous n’avez mis à jour aucune date de naissance à l’étape 5, vous pouvez la laisser non associée.
   2. Il y a un bouton en haut de la page pour faire correspondre l’enregistrement selon le NAS/SSN ou le numéro d’employé. Gestion de paie Toast examinera ce commutateur pour déterminer à quel employé des renseignements précis doivent être attribués dans votre feuille de calcul. En revenant à l’étape 5, laissez le bouton sur une colonne que vous n’avez pas retirée.
   3. Le bouton lien brisé orange vous permet de dissocier un champ d’un en-tête si vous avez fait une erreur.
      
      
      
      
9. À l’étape finale appelée Révision, vous pouvez corriger toute erreur trouvée lors de la synchronisation des informations. Pour identifier et corriger facilement les erreurs, commencez par sélectionner le menu déroulant Erreur et choisissez Oui.
   
   
   
   
10. Là encore, vous verrez en jaune tous les articles nécessitant votre attention. Vous pouvez modifier directement cette page pour corriger rapidement les champs contenant des informations manquantes ou en double. Sélectionnez l’icône verte après chaque modification. Tout point en gras est nécessaire pour importer vos informations.
11. Une fois l’importation terminée, vous serez redirigé vers la page Employés sous Configuration générale. Le rapport sera stocké dans la section Fichier téléversé pour consultation ultérieure.

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Mises à jour de la classification EEO

1. Une fois le rapport de l’employé téléchargé (étape 5 ci-dessus), mettez à jour les champs désignés pour le rapport EEO-1 sur une copie du rapport. Commencez par retirer du fichier les employés dont vous n’avez pas besoin d’être inclus dans le rapport.
2. Supprimez tous les champs non applicables du fichier, SAUF le numéro d’employé ou le NAS/SSN. Pour l’association, un identifiant d’employé unique est requis pour l’importation.
3. Une fois que vous avez préparé votre rapport mis à jour, qui inclut soit le numéro d’employé, soit le numéro de sécurité sociale (SSN) des employés à mettre à jour, enregistrez votre fichier au format CSV. 
4. Vous êtes maintenant prêt à importer votre fichier mis à jour via le bouton bleu Choisir un fichier sur la page de téléversement. Une fois votre fichier téléversé, sélectionnez Suivant. Les en-têtes de votre rapport doivent correspondre aux champs du système, sinon ils seront signalés en jaune. Pour corriger cela, suivez l’une de ces deux étapes :
   1. Ajustez vos en-têtes de rapport pour qu’ils correspondent aux champs de Gestion de paie Toast et téléversez-les de nouveau pour un mappage correct.
   2. Repérez le bon champ Gestion de paie Toast dans la case Champs disponibles à droite. Glissez-déposez-le dans l’emplacement vide de l’en-tête jaune mal assorti.
      
      En-têtes mal assortis :
      
       
      En-têtes associés/mappés :
      
      
      
5. Une fois tous les en-têtes mappés, vérifiez les données des employés en sélectionnant Suivant. Apportez des modifications en sélectionnant l’icône du crayon.
6. Sélectionnez Terminer pour finaliser l’importation. Une fois l’importation terminée, vous serez redirigé vers la page Employés sous Configuration générale. Le rapport sera stocké dans la section Fichier téléversé pour consultation ultérieure.