Gestion de paie Toast : Mettre à jour les informations de plusieurs employés par importation

Dans cet article :

• Mettre à jour les informations de l’employé par l’entremise des importations
• Mises à jour de la classification EEE

Mettre à jour les informations des employés par l’entremise des importations

Si vous souhaitez modifier les informations de plusieurs employés, Gestion de paie Toast vous permet de le faire en bloc. Pour mettre à jour en bloc les informations des employés, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à Galerie Toastet allez à Paramètres > Configuration générale > Employés.
   1. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l’écran, sélectionnez Garde de paie à partir du rail de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître le rail de navigation Gestion de paie Toast.
2. SélectionnezDémarrerdans la sectionMettre à jour les employés existants.
   
   
   
   
3. La plupart des utilisateurs sélectionneront Ouipour les données démographiques. Si vous devez également mettre à jour la classification EEOpour les employés, sélectionnez, ouipour le poste, en plus de, ouipour la démographie. Utilisez les questions en lien hypertexte sous ce tableau pour découvrir les points de données que vous pouvez mettre à jour avec chaque ensemble. SélectionnezSuivantlorsque vous êtes prêt. Remarque :Ce rapport peut prendre jusqu’à une minute ou plus pour générer toutes les données demandées.
   
   
   
   
4. SélectionnezTéléchargerpour recevoir une feuille de calcul modifiable. Vous mettrez à jour ce fichier à l’étape suivante, mais Toast recommande d’enregistrer une copie du fichier pour vos dossiers avant d’effectuer des mises à jour.
   
   
    
5. Nous encourageons la suppression des colonnes que vous ne modifiez pas afin de rendre le processus de mise à jour plus rapide et fluide. Cependant, vous devez laisser la colonne Numéro d’employé ou NAS/SSN (et ses données) dans le document afin que Gestion de paie Toast sache à quel employé faire correspondre les informations.
6. Une fois que vous avez apporté les modifications aux informations des employés sur la feuille de calcul, enregistrez le fichier mis à jour sur votre ordinateur au format CSV. Si vous effectuez des mises à jour de classification EEO, suivez les étapes ci-dessous.
   1. Pour formater les numéros de sécurité sociale, Gestion de paie Toast utilise le format xxx-xxx-xxxx. Assurez-vous que les numéros de sécurité sociale que vous avez ajoutés suivent ce format.
7. Ensuite, sélectionnezChoisir un fichierpour importer les informations mises à jour sur les employés. SélectionnezSuivant.
   
   
    
8. À l’étape Mapper les champs, l’objectif est de corriger tous les champs pertinents surlignés en jaune. La colonne En-tête indique les champs de votre feuille de calcul Excel et la colonne Champs indique les champs de Gestion de paie Toast. Sans/Suspendre un champ de la tuile Champs disponibles à droite, glisser-déposer dans la zone vide de la colonne Champs. Cela indique à Gestion de paie Toast où rechercher ces données dans votre feuille de calcul. Si vous n’avez modifié aucun des en-têtes de votre fichier de téléchargement à l’étape 4, cela devrait être relativement simple. SélectionnezSuivantpour continuer.
   1. Vous pouvez laisser un champ non mappé si vous ne souhaitez pas que Gestion de paie Toast importe des informations à partir de celui-ci. Par exemple, si vous n’avez mis à jour aucune date de naissance à l’étape 5, vous pouvez la laisser non associée.
   2. Il y a un bouton en haut de la page pour faire correspondre l’enregistrement selon le NAS/SSN ou le numéro d’employé. La Gestion de paie Toast examinera ce commutateur pour déterminer à quel employé des renseignements précis doivent être attribués dans votre feuille de calcul. En repensant à l’étape 5, laissez le bouton sur une colonne que vous n’avez pas retirée.
   3. Le bouton lien brisé orange vous permet de dissocier un champ d’un en-tête si vous avez fait une erreur.
      
      
      
      
9. À la dernière étape appelée Révision, vous pouvez corriger toutes les erreurs que nous avons trouvées lors de la synchronisation des informations. Pour identifier et corriger facilement les erreurs, commencez par sélectionner le menu déroulant Erreur et choisissez Oui.
   
   
   
   
10. Là encore, vous verrez en jaune tous les articles nécessitant votre attention. Vous pouvez modifier directement cette page pour corriger rapidement les champs contenant des informations manquantes ou en double. Sélectionnez l’icône verte après chaque modification. Les points de données en gras sont nécessaires pour importer vos informations.
11. Une fois l’importation terminée, vous serez redirigé vers la page Employés sous Configuration générale. Le rapport sera stocké dans la section Fichier téléversé pour consultation ultérieure.

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Mises à jour de la classification EEE

1. Une fois que vous avez téléchargé le rapport de l’employé (à partir de l’étape 5 ci-dessus), mettez à jour les champs désignés pour le rapport EEO-1 sur une copie du rapport. Commencez par retirer du fichier les employés dont vous n’avez pas besoin d’être inclus dans le rapport.
2. Supprimez tous les champs non applicables du fichier, SAUF pour le numéro d’employé ou le NAS/SSN. Pour le mappage, un identifiant unique d’employé est requis pour l’importation.
3. Une fois que vous avez préparé votre rapport mis à jour, qui inclut soit le numéro de l’employé, soit le numéro de sécurité sociale des employés à mettre à jour, enregistrez votre fichier au format CSV.
4. Vous êtes maintenant prêt à importer votre fichier mis à jour via le bouton bleu Choisir un fichier sur la page de téléversement. Une fois votre fichier téléversé, sélectionnez Suivant. Les en-têtes de votre rapport doivent correspondre aux champs du système, sinon ils seront signalés en jaune. Pour corriger cela, suivez l’une des deux étapes suivantes :
   1. Ajustez vos en-têtes de rapport pour qu’ils correspondent aux champs de Gestion de paie Toast et téléversez-les de nouveau pour un mappage correct.
   2. Repérez le bon champ Gestion de paie Toast à partir de la case Champs disponibles à droite. Glisser-déposer dans l’espace vide de l’en-tête jaune mal assorti.
      
      En-têtes mal assortis :
      
       
      En-têtes associés/mappés :
      
      
      
5. Une fois tous les en-têtes mappés, examinez les données des employés en sélectionnant Suivant. Apportez des modifications en sélectionnant l’icône crayon.
6. Sélectionnez Terminer pour finaliser l’importation. Une fois l’importation terminée, vous serez redirigé vers la page Employés sous Configuration générale. Le rapport sera stocké dans la section Fichier téléversé pour consultation ultérieure.