Gestion de paie Toast : Mettre à jour les informations de plusieurs employés par importation

Dans cet article :

• Mettre à jour les informations des employés par importations
• Mises à jour de la classification EEO

Mettre à jour les informations des employés par importations

Si vous souhaitez modifier les informations de plusieurs employés, la gestion de paie Toast vous permet de le faire en masse. Pour mettre à jour en masse les informations des employés, suivez ces étapes :

1. Accédez à  Paramètres > Configuration générale > Employés.
2. Sélectionnez  Démarrer dans la section Mettre à jour les employés existants.
   
   
   
   
3. La plupart des utilisateurs sélectionneront Oui pour Démographie. Si vous devez également mettre à jour la classification EEO des employés, sélectionnez Oui pour Poste en plus de Oui pour Démographie. Utilisez les questions hyperliées sous ce tableau pour découvrir les points de données que vous pouvez mettre à jour avec chaque ensemble. Sélectionnez Suivant lorsque vous êtes prêt. Remarque : Ce rapport peut prendre jusqu'à une minute ou plus pour générer toutes les données que vous demandez.
   
   
   
   
4. Sélectionnez Télécharger pour recevoir une feuille de calcul modifiable. Vous mettrez à jour ce fichier à l'étape suivante, mais Toast recommande de sauvegarder une copie du fichier pour vos dossiers avant de faire des mises à jour.
   
   
    
5. Nous vous encourageons à supprimer toutes les colonnes que vous ne modifiez pas afin de rendre le processus de mise à jour plus rapide et plus fluide. Cependant, vous devez laisser soit la colonne Numéro d'employé soit la colonne NAS (et ses données) dans le document afin que Toast Payroll sache à quel employé faire correspondre les informations.
6. Une fois que vous avez apporté les modifications aux informations des employés dans la feuille de calcul, enregistrez le fichier mis à jour sur votre ordinateur au format CSV. Si vous effectuez des mises à jour de classification EEO, suivez ces étapes ci-dessous.
   1. Pour formater les numéros de sécurité sociale, Toast Payroll utilise le format xxx-xxx-xxxx. Assurez-vous que tous les numéros de sécurité sociale que vous avez ajoutés respectent ce format.
7. Ensuite, sélectionnez Choisir un fichier pour importer les informations mises à jour des employés. Sélectionnez Suivant.
   
   
    
8. À l'étape Mapper les champs, l'objectif est de corriger tous les champs pertinents surlignés en jaune. La colonne En-tête indique les champs dans votre feuille de calcul Excel et la colonne Champ indique les champs dans Toast Payroll. Cliquez et maintenez un champ de la tuile Champs disponibles à droite et faites-le glisser dans la zone vide de la colonne Champs. Cela indique à Toast Payroll où chercher ces données dans votre feuille de calcul. Si vous n'avez pas modifié les en-têtes de votre fichier de téléchargement de l'étape 4, cela devrait être relativement simple. Sélectionnez Suivant pour continuer.
   1. Vous pouvez laisser un champ non mappé si vous ne souhaitez pas que Toast Payroll importe des informations à partir de celui-ci. Par exemple, si vous n'avez pas mis à jour de dates de naissance à l'étape 5, vous pouvez le laisser non mappé.
   2. Il y a un commutateur en haut de la page pour Faire correspondre l'enregistrement basé sur le numéro de sécurité sociale ou le numéro d'employé. Toast Payroll se basera sur ce commutateur pour déterminer quel employé doit se voir attribuer des informations spécifiques de votre feuille de calcul. En repensant à l'étape 5, laissez le commutateur sur une colonne que vous n'avez pas supprimée.
   3. Le bouton orange du lien brisé vous permet de désassocier un champ d'un en-tête si vous avez fait une erreur.
      
      
      
      
9. À l'étape finale appelée Révision, vous pouvez corriger toutes les erreurs que nous avons trouvées lors de la synchronisation des informations. Pour identifier et corriger facilement les erreurs, commencez par sélectionner le menu déroulant Erreur et choisissez Oui.
   
   
   
   
10. Encore une fois, vous verrez tous les éléments nécessitant votre attention en jaune. Vous pouvez modifier directement sur cette page pour corriger rapidement tous les champs avec des informations manquantes ou en double. Sélectionnez l'icône de sauvegarde verte après chaque modification. Tous les points de données en gras sont nécessaires pour importer vos informations.
11. Une fois l'importation terminée, vous serez redirigé vers la page Employés sous Configuration générale. Le rapport sera stocké dans la section Fichier téléchargé pour référence future.

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Mises à jour de la classification EEO

1. Une fois que vous avez téléchargé le rapport des employés (de l'étape 5 ci-dessus), sur une copie du rapport, mettez à jour les champs désignés pour le rapport EEO-1. Commencez par retirer tous les employés du fichier que vous ne souhaitez pas inclure dans le rapport.
2. Retirez tous les champs non applicables du fichier SAUF le numéro d'employé ou le numéro de sécurité sociale. Pour le mapping, un identifiant unique d'employé est requis pour l'importation.
3. Une fois que vous avez votre rapport mis à jour, qui inclut soit le numéro d'employé soit le NAS pour les employés à mettre à jour, enregistrez votre fichier au format CSV. 
4. Vous êtes maintenant prêt à importer votre fichier mis à jour via le bouton bleu Choisir un fichier sur la page de téléchargement. Une fois votre fichier téléchargé, sélectionnez Suivant. Les en-têtes de votre rapport doivent correspondre aux champs dans le système, sinon ils seront signalés en jaune. Pour corriger cela, suivez l'une de ces deux étapes :
   1. Ajustez les en-têtes de votre rapport pour qu'ils correspondent aux champs dans Toast Payroll et re-téléchargez pour un mapping correct.
   2. Localisez le champ correct de Toast Payroll dans la boîte Champs disponibles à droite. Faites-le glisser et déposez-le dans l'emplacement vide au sein de l'en-tête jaune non correspondant.
      
      En-têtes non correspondants :
      
       
      En-têtes correspondants/mappés :
      
      
      
5. Une fois tous les en-têtes mappés, examinez les données des employés en sélectionnant Suivant. Apportez des modifications en sélectionnant l'icône de crayon.
6. Sélectionnez Terminer pour finaliser l'importation. Une fois l'importation terminée, vous serez redirigé vers la page Employés sous Configuration générale. Le rapport sera stocké dans la section Fichier téléchargé pour référence future.