Vente au détail de Toast : Utiliser les transferts entre emplacements

Dans cet article :

• Aperçu des transferts entre emplacements
  • Points à noter
• Configurer les notifications par courriel
• Initier un transfert d’inventaire
• Examiner un transfert d’inventaire (approuver ou rejeter)
• Recevoir des stocks d’un transfert

Aperçu des transferts entre emplacements

Les transferts entre emplacements sont un outil utile pour les entreprises qui ont plusieurs emplacements (ou qui exploitent un magasin, mais aussi un entrepôt ou une cuisine centrale) et qui ont besoin d’un moyen de déplacer leurs stocks d’un endroit à l’autre.



En transférant l’inventaire de magasin à magasin, vous pouvez vous assurer que les produits que vos clients recherchent sont disponibles à l’achat. De plus, les transferts d’inventaire permettent de réduire le coût de l’inventaire en permettant aux magasins de répartir le coût de l’inventaire sur plusieurs magasins au lieu de stocker tout l’inventaire dans un seul magasin. Cela vous permet d’économiser de l’argent tout en fournissant aux clients les produits dont ils ont besoin.

Si vous utilisez la Vente au détail de Toast pour plusieurs comptes, les transferts entre emplacements vous permettront de transférer votre inventaire avec précision et de vous assurer que votre stock est suivi et comptabilisé.

Remarque :Si vous n ' utilisez la Vente au détail de Toast qu ' à un seul emplacement, les transferts de stocks entre emplacements ne seront pas disponibles.

Haut de page
 

Éléments à noter concernant les transferts entre emplacements

Il y a quelques éléments à prendre en compte avant d’utiliser les transferts entre stocks avec la Vente au détail de Toast :

• Les transferts entre emplacements ne sont disponibles que pour les clients qui exploitent plusieurs comptes Toast, auxquels s’ajoute le service Vente au détail de Toast.
  • Cela inclut les clients qui n’utilisent pas la Gestion multi-sites avec Toast (MLM).
• Les articles d’inventaire doivent être appariés à un article de l’autre emplacement avant que les transferts entre inventaires puissent être enregistrés. Voir plus d’informations dans la section Demander un transfert d’inventaire.
• La réception et l’envoi d’articles provenant d’un transfert entre emplacements activeront le suivi de l’inventaire de ces articles.
• Une fois qu’un transfert est marqué En transit, il ne peut plus être archivé ni annulé. Vous devrez recevoir le transfert à l’emplacement de destination, puis créer un nouveau transfert pour faire reculer l’inventaire s’il a été envoyé par erreur.

Veuillez noter que les fonctionnalités suivantes ne sont actuellement pas disponibles pour les transferts entre emplacements dans la Vente au détail de Toast :

• Vous ne pouvez pas configurer de transferts d’inventaire automatiques entre emplacements.
• Les transferts entre emplacements ne s’intègrent pas aux systèmes comptables existants.
• Les transferts entre emplacements ne permettent pas de suivre les coûts liés au transfert, tels que les frais ou le fret.
• Les paiements (en espèces ou autres) ne sont pas pris en charge pour les transferts entre emplacements.

Haut de page

Configurer les notifications par courriel pour les transferts entre emplacements

Pour recevoir une notification par courriel lorsqu’un changement ou une action est requise pour un transfert entre emplacements ouvert, procédez comme suit :

1. Dans Toast Web, allez à Détail > Paramètres > Notifications.
2. Dans la section Transfert entre emplacements, sélectionnez + Ajouter un nouveau contact et ajoutez tous les contacts qui ont besoin de notifications pour les transferts entre emplacements à cet emplacement.
3. Répétez ce processus pour les autres emplacements. Vous pouvez ajouter le même contact à plusieurs emplacements si vous le souhaitez.

Haut de page

Initier un transfert d’inventaire

Que vous souhaitiez demander des articles à un autre emplacement ou déplacer une partie de votre propre inventaire, vous devrez créer un transfert. Pour initier un transfert d’inventaire entre emplacements avec la Vente au détail de Toast, procédez comme suit :

1. Dans Toast Web, allez à la section Détail > Achats >Transferts entre emplacements.
2. Sélectionnez Créer le transfert.
3. L’emplacement auquel vous êtes actuellement connecté sera automatiquement défini comme emplacement de destination. Sélectionnez + Sélectionnez emplacement pour choisir l’emplacement source, c’est-à-dire l’endroit d’où proviendra l’inventaire. Vous pouvez utiliser l’icône double flèchepour échanger l’emplacement source et l’emplacement de destination si vous souhaitez envoyer l’inventaire de votre emplacement à un autre.
   
   
   
   Remarque :Si vous êtes connecté à l’emplacement Source, cela signifie que vous envoyez l’inventaire ailleurs. Ces types de transferts n’ont pas à être révisés. Lorsque vous avez terminé de suivre les étapes ci-dessous, un utilisateur à l’emplacement de destination devra recevoir les articles pour compléter le transfert.
   
   
4. Facultatif : Entrez une date de date prévue pour le transfert.
5. Sélectionnez+ Ajouter des articles pour commencer à créer votre demande de transfert.
   • Utilisez la recherche ou les filtres disponibles pour trouver rapidement les articles que vous recherchez.
   • Les articles doivent correspondre aux deux emplacements pour effectuer un transfert entre emplacements. Si une correspondance automatique des articles a été trouvée (selon le code-barres ou le PLU), vous verrez des données telles que le nombre d’articles en stock, les articles commandés, les ventes d’articles au fil du temps et le PAR min/max.
     
     Remarque : Le nombre de jours d’inventaire disponible n’est pas disponible dans cette vue.
   • Les articles pour lesquels aucune correspondance automatique n’a été trouvée afficheront une icône d’avertissement. Vous pouvez toujours sélectionner ces articles, mais vous serez invité à confirmer une correspondance avant d’enregistrer votre transfert. La confirmation d’une correspondance n’est requise que la première fois qu’un article est ajouté à un transfert.
     
     
     
      
   • Sélectionnez l’icône plus sur le côté droit du tableau pour ajouter des articles à votre demande de transfert.
   • Sélectionnez le x pour fermer la fenêtre lorsque vous avez terminé d’ajouter des articles à votre demande de transfert.
     
     
6. Si un message d’avertissement rouge s’affiche, vous devrez vérifier que vos articles ne correspondent pas automatiquement entre les emplacements. Cela peut se produire si le nom de l’article diffère d’un emplacement à l’autre ou si un emplacement n’a pas de code-barres ou de PLU répertorié.
   
   
   
   Lorsque vous sélectionnez Ajouter des correspondances, une fenêtre apparaîtra avec l’article non associé. Vous pourrez rechercher le nom, le code-barres ou le PLU d’un article à l’autre emplacement pour trouver la correspondance appropriée. Vous ne devrez faire correspondre manuellement les articles qu’une seule fois. Votre sélection sera mémorisée pour les transferts futurs.
7. Une fois que tous vos articles ont été sélectionnés et que vous avez résolu les articles sans correspondance, ajustez les champs Quantité, Unité et Coût pour chaque article que vous transférez. Une quantité suggérée sera saisie en fonction de la quantité que vous avez en stock ou en commande, ainsi que de votre minimum/max. PAR
8. Sélectionnez Enregistrer comme brouillon lorsque vous avez terminé d’apporter des modifications.
9. En haut du brouillon enregistré, vous pourrez modifier, télécharger, Imprimer des codes-barres, dupliquer le transfert entre emplacements, archiver ou annuler. Lorsque vous êtes prêt à envoyer le transfert à l’autre emplacement pour révision, sélectionnez Soumettre. Le statut du transfert passera de projet à en attente.

Une fois votre demande de transfert soumise, elle devra être approuvée par l’utilisateur à l’emplacement source. Tout utilisateur ajouté comme contact pour les notifications de transfert entre emplacements à l’emplacement source recevra un courriel l’informant qu’une demande de transfert a été soumise.

Haut de page

Examiner un transfert d’inventaire (approuver ou rejeter)

Pour examiner une demande de transfert d’inventaire provenant d’un autre emplacement, procédez comme suit :

1. Dans votre notification par courriel, sélectionnez Réviser les détails. Ou connectez-vous à Toast Web à l’emplacement source et allez à Détail > Achats > Transferts entre emplacements.
2. Repérez la demande de transfert en attente et sélectionnez Réviser sur le côté droit du tableau.
3. Sélectionnez Réviser de nouveau et apportez les modifications nécessaires dans les champs Quantité approuvée, Unité approuvée et Coût approuvé.
4. Sélectionnez Approuver et marquez comme en transit en haut de la page lorsque vous avez terminé.
5. Si vous n’êtes pas prêt à approuver, vous pouvez plutôt sélectionner Rejeter et indiquer un motif facultatif de rejet.

Tout utilisateur ajouté comme contact pour les notifications de transfert entre emplacements à l’emplacement de destination recevra un courriel lorsqu’une demande sera approuvée ou rejetée.

Lorsqu’une demande de transfert d’inventaire est approuvée, la quantité à l’emplacement source sera mise à jour afin de réduire le nombre d’articles déplacés vers l’emplacement de destination. Le transfert passera de en attente à en transit, et l’étape suivante consistera à envoyer l’inventaire à l’emplacement de destination.

Haut de page

Recevoir des stocks d’un transfert

Une fois qu’un transfert d’inventaire entre emplacements a été approuvé à l’emplacement source, il devra être reçu à l’emplacement de destination pour mettre à jour la quantité, l’unité et le coût des articles transférés. 

1. Dans votre notification par courriel, sélectionnez Réviser les détails. Ou connectez-vous à Toast Web à l’emplacement de destination et allez à Détail > Achats > Transferts entre emplacements.
2. Repérez la demande de transfert « en transit » et sélectionnez Recevoir sur le côté droit de la table. Ou vous pouvez recevoir manuellement par numérisation.

La réception des articles mettra à jour l’inventaire à l’emplacement de destination.

Haut de page