Vente au détail de Toast: Utiliser les transferts entre emplacements

Dans cet article :

• Vue d'ensemble des transferts entre emplacements
  • Choses à noter 
• Configurer les notifications par e-mail
• Initier un transfert d'inventaire
• Examiner un transfert d'inventaire (Approuver ou Rejeter)
• Recevoir de l'inventaire d'un transfert

Vue d'ensemble des transferts entre emplacements

Les transferts entre emplacements sont un outil utile pour les entreprises qui ont plusieurs emplacements (ou qui exploitent un magasin et également un entrepôt ou une cuisine de collectivité) et qui ont besoin d'un moyen de déplacer leur inventaire d'un endroit à l'autre. 



En transférant l'inventaire d'un magasin à l'autre, vous pouvez vous assurer que les produits que vos clients souhaitent sont disponibles à l'achat. De plus, les transferts d'inventaire aident à réduire le coût de l'inventaire en permettant aux magasins de répartir le coût de l'inventaire sur plusieurs magasins au lieu de stocker tout l'inventaire dans un seul magasin. Cela vous aide à économiser de l'argent tout en fournissant aux clients les produits dont ils ont besoin.

Si vous utilisez Toast Retail pour plus d'un compte, les transferts entre emplacements vous permettront de transférer l'inventaire avec précision et de vous assurer que votre stock est suivi et comptabilisé.

Remarque : Si vous n'utilisez Toast Retail qu'à un seul emplacement, ces transferts d'inventaire entre emplacements ne seront pas une fonctionnalité disponible.

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Choses à noter sur les transferts entre emplacements

Il y a quelques éléments à considérer avant d'utiliser les transferts d'inventaire croisés avec Toast Retail:

• Les transferts entre emplacements ne sont disponibles que pour les clients ayant plusieurs comptes Toast, où chaque compte a Toast Retail ajouté.
  • Cela inclut les clients qui n'utilisent pas la Gestion multi-sites avec Toast (MLM).
• Les articles d'inventaire doivent être associés à un article de l'autre emplacement avant que les transferts d'inventaire croisés puissent être enregistrés. Voir plus dans la Demander un transfert d'inventaire section.
• Recevoir et envoyer des articles d'un transfert entre emplacements activera le suivi d'inventaire pour ces articles.

Veuillez noter que les fonctionnalités suivantes ne sont pas actuellement disponibles avec les transferts entre emplacements dans Toast Retail :

• Vous ne pouvez pas configurer de transferts d'inventaire automatiques entre les emplacements.
• Les transferts entre emplacements ne s'intègrent pas aux systèmes comptables existants.
• Les transferts entre emplacements ne suivent pas les coûts liés au transfert, tels que les frais ou le fret.
• Les paiements (en espèces ou autres) ne sont pas pris en charge pour les transferts entre emplacements.

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Configurer les notifications par e-mail pour les transferts entre emplacements

Pour recevoir une notification par e-mail lorsqu'il y a un changement ou une action nécessaire d'un transfert entre emplacements ouvert, suivez ces étapes :
 

1. Dans Toast Web, accédez à Vente au détail > Paramètres > Notifications. 
2. Dans la section Transfert entre emplacements, sélectionnez + Ajouter un nouveau contact et ajoutez tous les contacts qui ont besoin de notifications pour les transferts entre emplacements à cet emplacement. 
3. Répétez ce processus pour d'autres emplacements. Vous pouvez ajouter le même contact à plusieurs emplacements si vous le souhaitez.

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Initier un transfert d'inventaire

Que vous souhaitiez demander des articles d'un autre emplacement ou déplacer une partie de votre propre inventaire, vous devrez créer un transfert. Pour initier un transfert d'inventaire entre emplacements avec Toast Retail, suivez ces étapes :
 

1. Dans Toast Web, accédez à Vente au détail > Achat > Transferts entre emplacements.
2. Sélectionnez Créer un transfert.
3. L'emplacement auquel vous êtes actuellement connecté sera automatiquement défini comme l'Emplacement de destination. Sélectionnez + Sélectionner un emplacement pour choisir l'Emplacement source, d'où proviendra l'inventaire. Vous pouvez utiliser l'icône de double flèche pour échanger l'emplacement source et l'emplacement de destination si vous souhaitez envoyer l'inventaire de votre emplacement à un autre. 
   
   
   
   Remarque : Si vous êtes connecté à l'Emplacement source, cela signifie que vous envoyez l'inventaire ailleurs. Ces types de transferts n'ont pas besoin d'être examinés. Lorsque vous avez terminé de suivre les étapes ci-dessous, un utilisateur à l'emplacement de destination devra recevoir les articles pour compléter le transfert.
   
   
4. Facultatif: Entrez une Date prévue le pour le transfert. 
5. Sélectionnez + Ajouter des articles pour commencer à créer votre demande de transfert. 
   • Utilisez la recherche ou les filtres disponibles pour trouver rapidement les articles que vous recherchez.
   • Les articles doivent correspondre aux deux emplacements afin de compléter un transfert entre emplacements. Si une correspondance automatique d'article a été trouvée (basée sur le code-barres ou le PLU), vous verrez des données telles que le nombre d'articles en main, les articles en commande, les ventes d'articles au fil du temps et le PAR min/max.
     
     Remarque : Le nombre de jours d'inventaire en main n'est pas disponible dans cette vue. 
   • Les articles pour lesquels aucune correspondance automatique n'a été trouvée afficheront une icône d'avertissement. Vous pouvez toujours sélectionner ces articles, mais vous serez invité à confirmer une correspondance d'article avant d'enregistrer votre transfert. La confirmation d'une correspondance n'est requise que la première fois qu'un article est ajouté à un transfert.
     
     
     
      
   • Sélectionnez le icône plus sur le côté droit du tableau pour ajouter des articles à votre demande de transfert.
   • Sélectionnez le x pour fermer la fenêtre lorsque vous avez terminé d'ajouter des éléments à votre demande de transfert.
     
     
6. Si vous voyez un message d'avertissement rouge, vous devrez vérifier vos éléments qui n'ont pas eu de correspondance automatique entre les emplacements. Cela peut se produire si le nom de l'élément est différent selon les emplacements, ou si un emplacement n'a pas de code-barres ou de PLU répertorié. 
   
   
   
   Lorsque vous sélectionnez Vérifier les correspondances maintenant, une fenêtre apparaîtra avec l'élément non apparié. Vous pourrez rechercher le nom d'un élément, le code-barres ou le PLU à l'autre emplacement pour trouver la correspondance appropriée. Vous n'aurez besoin de faire correspondre manuellement les éléments qu'une seule fois – votre sélection sera mémorisée pour les futurs transferts.
7. Une fois que tous vos éléments ont été sélectionnés et que vous avez résolu tous les éléments non appariés, ajustez les champs Quantité, Unité et Coût pour chaque élément que vous transférez. Une quantité suggérée sera saisie en fonction de la quantité que vous avez en main ou en commande, ainsi que de votre PAR min/max. 
8. Sélectionnez Enregistrer comme brouillon lorsque vous avez terminé d'apporter des modifications.
9. En haut du brouillon enregistré, vous aurez la possibilité de modifier, télécharger, imprimer des codes-barres, dupliquer le transfert entre emplacements, archiver ou annuler. Lorsque vous êtes prêt à envoyer le transfert à l'autre emplacement pour révision, sélectionnez Soumettre. Le statut du transfert changera de Brouillon à En attente.

Une fois que votre demande de transfert a été soumise, elle devra être approuvée par un utilisateur à l'emplacement source. Tout utilisateur qui a été ajouté comme contact pour les notifications de transfert entre emplacements à l'emplacement source recevra un e-mail les alertant qu'une demande de transfert a été soumise. 

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Examiner un transfert d'inventaire (Approuver ou Rejeter)

Pour examiner une demande de transfert d'inventaire d'un autre emplacement, suivez ces étapes :

1. À partir de votre notification par e-mail, sélectionnez Examiner les détails. Ou, connectez-vous à Toast Web à l'emplacement source et naviguez vers Vente au détail > Achat > Transferts entre emplacements.
2. Localisez la demande de transfert en attente et sélectionnez Examiner sur le côté droit du tableau.
3. Sélectionnez Réviser à nouveau et apportez les modifications nécessaires dans les champs Quantité approuvée, Unité approuvée et Coût approuvé. 
4. Sélectionnez Approuver et marquer comme en transit en haut de la page lorsque vous avez terminé.
5. Si vous n'êtes pas prêt à approuver, vous pouvez sélectionner Rejeter à la place et entrer un motif optionnel de rejet. 

Tout utilisateur qui a été ajouté en tant que contact pour les notifications de transfert inter-sites à l'emplacement de destination recevra un e-mail lorsqu'une demande est approuvée ou rejetée.

Lorsqu'une demande de transfert d'inventaire est approuvée, la quantité à l'emplacement source sera mise à jour pour réduire les articles qui sont déplacés vers l'emplacement de destination. Le transfert passera de En attente à En transit, et la prochaine étape sera que l'emplacement de destination reçoive l'inventaire.

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Recevoir l'inventaire d'un transfert

Une fois qu'un transfert d'inventaire inter-sites a été approuvé à l'emplacement source, il devra être reçu à l'emplacement de destination pour mettre à jour la quantité, l'unité et le coût des articles qui ont été transférés. 
 

1. À partir de votre notification par e-mail, sélectionnez Examiner les détails. Ou, connectez-vous à Toast Web à l'emplacement de destination et naviguez vers Vente au détail > Achat > Transferts inter-sites.
2. Localisez la demande de transfert "en transit" et sélectionnez Recevoir sur le côté droit du tableau. Ou, vous pouvez recevoir manuellement via le scan.

La réception des articles mettra à jour l'inventaire à l'emplacement de destination. 

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