Erreur « L’utilisateur avec cette adresse courriel existe déjà » dans Toast Web

J’essaie d’ajouter un utilisateur ou de modifier son profil dans Toast Web et je reçois une erreur qui se lit « Un utilisateur avec cette adresse courriel existe déjà », comme s’il y avait un profil en double, mais je ne pense pas qu’un autre utilisateur avec cette adresse courriel existe. Que dois-je faire?

Une adresse courriel spécifique ne peut être appliquée qu’à un seul compte dans tout Toast. Cependant, un même compte peut avoir des profils dans plusieurs entreprises. Voir Connectez-vous à Toast : Créez un compte pour revenir sur la différence entre un profil et un compte.

Vous recevrez cette erreur avec deux actions différentes dans Toast Web :

• Ajouter une adresse courriel déjà présente sur un profil à un emplacement ne faisant pas partie de votre groupe de restaurants.
• Modification d’une adresse courriel pour un profil de votre emplacement auquel cette adresse courriel a déjà été associée.

Suivez les étapes ci-dessous pour voir si vous avez un employé archivé avec la même adresse courriel. Si vous n’en trouvez pas, vous devrez contacter Care.

1. Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion des employés > Employés.
2. Sélectionnez l’onglet Archivé .
3. Recherchez le courriel sur cette page. Vous pouvez sélectionner l’en-tête de colonne Courriel pour trier les courriels par ordre alphabétique afin de faciliter la recherche.
   1. Si le courriel existe sur un profil archivé, envisagez de le désarchiver. Si vous préférez ne pas les désarchiver pour une raison particulière, vous devrez modifier l’adresse courriel figurant sur le compte archivé en suivant les étapes suivantes :
      1. Sélectionnez l’icône flèche encadrée pour désarchiver le profil.
      2. Cela ramènera le profil sous l’onglet Active. Repérez le profil et sélectionnez l’icône du crayon (Modifier).
      3. Sélectionnez l’onglet Profil.
      4. Mettez à jour le courriel vers un autre.
      5. Sélectionnez Enregistrer.
      6. Revenez à l’onglet Employés de la page Employés et réarchivez le profil en sélectionnant l’icône flèche encadrée vers le bas.
      7. S’il y a des informations sur l’ancien profil, vous devrez les consolider avec le nouveau profil :
         
         1. Toute écriture d’heures pour la période de paie en cours doit être déplacée vers le nouveau profil. Consultez Modifier les entrées de l’horloge de pointage des employés.
         2. Assurez-vous que le nouveau profil dispose des mêmes autorisations d’emploi; notez tout remplacement. Voir Guide de référence des autorisations.
         3. Code d’accès au TPV — consultez Comment puis-je localiser mon code d’accès au TPV dans la plateforme Toast?.
   2. Si le courriel n’existe pas sur un profil archivé (il ne figure pas dans l’onglet Archivé), l’utilisateur a soit un profil à un autre emplacement contenant l’adresse courriel en question, soit l’adresse courriel a déjà été utilisée sur le profil actuel de l’employé.
      1. Si l’utilisateur a un profil à un autre emplacement avec ce courriel :
         1. Vous devriez pouvoir envoyer à cet utilisateur une invitation à l’emplacement souhaité sans erreur, où il devra sélectionner Accepter pour rejoindre l’emplacement.
         2. Procédez aux étapes d’invitation par courriel : Voir Connectez-vous à Toast : Créer un compte.
      2. Si l’utilisateur a déjà utilisé ce courriel sur son profil, vous ne pouvez pas rétablir l’adresse courriel d’origine.
         1. Dans ce cas, vous devrez inviter l’employé à votre restaurant comme s’il s’agissait d’un nouvel employé. Suivez donc les étapes décrites dans Ajouter et gérer des employés dans Toast Web. Assurez-vous de régler le bouton Inviter à créer un compte sur Oui. Ajoutez ensuite le courriel désiré (celui vers lequel vous essayiez de modifier lorsque vous avez eu l’erreur) à cette invitation.
         2. Une fois que l’employé a accepté l’invitation par courriel, vous devrez regrouper les entrées d’heures de l’ancien profil dans le nouveau.
         3. Accédez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures.
         4. Repérez tous les quarts de cet employé qui ne sont pas déjà versés sur une liste de paie. Pour ce faire, utilisez le menu déroulant des dates pour sélectionner la période de paie en cours et filtrer uniquement cet employé.
         5. Prenez une capture d’écran de ces données ou notez toutes les informations qui font partie de ce rapport, y compris le poste, le temps d’arrivée et de départ, le temps de pause (le cas échéant), les pourboires déclarés, etc.
         6. Supprimez chaque entrée d’heures ici en la sélectionnant et en sélectionnant Supprimer en bas.
         7. Revenez maintenant à Employés > Gestion des employés > Employés et archivez l’ancien profil afin que seul le nouveau profil avec l’adresse courriel souhaitée soit présent. Vous pouvez reconnaître quel profil est lequel en survolant un profil et en notant l’adresse courriel associée.
         8. Revenez ensuite à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures et sélectionnez + Ajouter une entrée.
         9. Saisissez de nouveau toutes les données d’un quart que vous avez supprimé. Répétez cette étape pour tous les quarts que vous avez supprimés précédemment.
         10. Toutes les données relatives aux entrées d’heures doivent maintenant être regroupées de l’ancien profil avec l’adresse courriel involontaire vers le nouveau profil avec l’adresse courriel désirée.