Utiliser Paiement des factures avec Chèques Toast

Remarque : Paiement des factures dans Chèques Toast est un outil distinct de la fonctionnalité Paiement des factures Toast de xtraCHEF. Voir xtraCHEF : Premiers pas avec Paiement des factures Toast pour plus d’informations.

Dans cet article :

• Aperçu du paiement des factures
• Téléverser une facture dans Paiement des factures
• Soumettre un paiement en utilisant Paiement des factures
  • Création du calendrier
  • Annuler un paiement
• Expérience de paiement fournisseur
• Réviser et gérer les paiements aux fournisseurs de factures
• Foire aux questions
  • Puis-je effectuer plusieurs paiements en une seule transaction?
  • Offrez-vous un soutien pour le vieillissement des additions?

Aperçu du paiement des factures

Paiement des factures est une fonctionnalité de comptes fournisseurs dans Toast Web qui vous permet de soumettre des paiements directement à vos fournisseurs. Les utilisateurs disposant de Chèques Toast et de l’autorisation Comptes financiers 8.1 peuvent accéder à Paiement des factures et effectuer des paiements.

Paiement des factures extrait automatiquement vos comptes bancaires vérifiés dans Toast et tous vos sous-comptes chèques Toast* lors de la soumission d’une facture. Pour ajouter un nouveau compte bancaire à votre compte Toast, accédez à cette page dans Toast Web. Ce compte fournira vos paiements par l’entremise de Paiement des factures. (Pour l’instant, nous ne prenons pas en charge les cartes de crédit comme mode de paiement.)

L’utilisation de Paiement des factures n’entraîne aucun frais. Si jamais nous ajoutons des frais pour utiliser Paiement des factures, nous nous assurerons de vous en informer à l’avance et nous ne vous facturerons jamais de frais sans votre consentement.

Si vous avez d’autres questions sur l’utilisation de Paiement des factures Toast, contactez billpay@toasttab.com.

Retour vers le haut

Téléverser une facture dans Paiement des factures

Vous pouvez téléverser une facture dans Paiement des factures en suivant les étapes suivantes :

1. Accédez à Paiement des factures par ce lien Web ou en sélectionnant Payer une facture dans votre tableau de bord Chèques Toast*.

    

   
   
   

2.  Dans votre tableau de bord, sélectionnez Payer une facture.

3. Déposez un fichier PDF, JPG ou PNG de votre facture dans la zone Téléverser une facture, ou sélectionnez Téléverser pour ouvrir le sélecteur de fichiers.
4. Une fois téléchargé, le système extrairea automatiquement les détails de la facture pour vous.
5. Sélectionnez l’option souhaitée dans les champs Détails du paiement .
6. Sélectionnez Réviser et soumettre pour soumettre votre paiement.

Retour vers le haut

Soumettre un paiement en utilisant Paiement des factures

Vous pouvez utiliser Paiement des factures pour soumettre un paiement à votre fournisseur avec ou sans facture jointe. Pour soumettre un paiement sans facture, procédez comme suit :

1. Accédez à Paiement des factures dans Toast Web.
2. Sélectionnez Payer une facture dans le coin supérieur droit.
3. Sélectionnez le fournisseur ou créez un nouveau fournisseur.
   • Pour créer un nouveau fournisseur, saisissez :
     • Nom du fournisseur
     • Adresse
     • Numéro de compte client (facultatif)
     • Courriel de remise au fournisseur (facultatif)
     • Informations bancaires du fournisseur (facultatif)
4. Remplissez les détails de la facture :
   • Numéro de facture et date d’échéance (facultatif)
   • Montant de la facture
5. Sélectionnez les détails de paiement :
   • Payer maintenant ou programmer le paiement
   • Mode de paiement
   • Méthode de versement fournisseur
6. Sélectionnez Réviser et payer.
7. Sélectionnez Soumettre le paiement.

Les paiements peuvent être effectués dans Paiement des factures à des fins commerciales et non personnelles à une personne ou entité qui est un fournisseur de biens et de services. Selon votre choix lors de la soumission d’un paiement, votre fournisseur peut être payé par virement ACH ou chèque physique :

• Pour payer votre fournisseur par chèque, veuillez fournir son adresse postale.
• Pour payer votre fournisseur par ACH, veuillez fournir son numéro de compte bancaire et son numéro d’acheminement.
  • Si vous ne disposez pas des informations ACH de votre fournisseur, vous pouvez fournir son adresse postale et effectuer le paiement par chèque.

Si un paiement échoue, vous recevrez un courriel indiquant la raison de l’échec du paiement. Vous pouvez consulter directement les détails dans le tableau de bord en sélectionnant Détails des factures. 

Retour vers le haut

Ordonnancement des paiements de facture

Pour les paiements soumis les jours ouvrables avant 22 h 55 HE, les fonds sont prélevés le jour même (sauf s’ils sont prévus pour une date ultérieure). Si la date de paiement prévue tombe un jour férié ou une fin de semaine fédérale, ou si vous soumettez le paiement après 22 h 55. HE, le traitement du paiement commencera le jour ouvrable suivant.

Lorsque vous planifiez un paiement à une date ultérieure, vous pouvez choisir votre type de paiement et sa rapidité (de 10 à 12 jours ouvrables pour une addition ou de 5 à 7 jours ouvrables pour un virement ACH), selon vos besoins, sous Détails du paiement lors de la soumission d’un paiement.

Retour vers le haut

Annuler un paiement de facture

Vous pouvez annuler des paiements prévus pour une date ultérieure. Les paiements avec le statut « Traitement » ne peuvent pas être annulés, car des mouvements d’argent sont déjà en cours. Pour annuler un paiement, procédez comme suit :

1. Accédez au tableau de bord et trouvez le paiement que vous souhaitez annuler.
2. Sélectionnez les trois points verticaux ( ⋮ ) à côté de votre paiement.
3. Sélectionnez Annuler le paiement.

Retour vers le haut

Expérience de paiement fournisseur

• S’il est payé par virement ACH, votre fournisseur verra les cinq premiers caractères du nom de votre entreprise, suivis des quatre derniers chiffres du numéro de référence ou du numéro de facture de la facture. Par exemple, « Exemple de crédit ACH fournisseur : Resta-1234."
• Si payé par chèque, votre fournisseur recevra un chèque physique, remis à l’adresse de versement enregistrée. Le chèque sera signé par « Toast Inc. » Le champ note indiquera le numéro de facture, s’il est fourni, ou un numéro d’identification de référence de facture généré par le système, s’il n’est pas fourni.

Lors de la création d’un fournisseur, vous pouvez opter pour l’envoi de courriels de remise de paiement à l’adresse courriel du fournisseur. Si vous choisissez d’envoyer un courriel à votre fournisseur, il sera avisé lorsque le paiement lui aura été envoyé; celui-ci inclura le nom de votre entreprise, la référence de la facture ou le numéro de facture (facultatif), la date du paiement, le montant du paiement et l’adresse de versement (si payé par chèque).

Pour que vos fournisseurs soient payés à temps, nous proposons différentes options de rapidité de paiement (addition ou ACH). Lorsque vous soumettez vos paiements, sélectionnez le mode de paiement qui répond le mieux à vos besoins.

Remarque : Les chèques qui ne sont pas encaissés dans les 90 jours suivant leur émission seront automatiquement annulés et les fonds seront retournés à votre compte. Vous recevrez une notification par courriel lorsque cela se produira.

Retour vers le haut

Réviser et gérer les paiements aux fournisseurs de factures

Vous pouvez consulter les détails des paiements en sélectionnant les trois points verticaux ( ⋮ ) à côté de la facture, puis en sélectionnant Afficher les détails. 

Vous pouvez suivre l’état de vos paiements en accédant à votre tableau de bord et en cochant la colonne État. Les statuts de paiement que vous pouvez voir incluent :

• Prévu – Le paiement doit commencer à être traité. Ces paiements peuvent être annulés.
• Traitement - Le traitement des paiements a commencé et nous envoyons actuellement les paiements à votre fournisseur. Ces paiements ne peuvent pas être annulés.
• Annulé - Le paiement planifié a été annulé ou vous avez annulé votre transaction de paiement. Aucun fonds n’a été déplacé.
• Échec - Le paiement ne peut pas être traité; veuillez soumettre une autre facture une fois la raison de l’échec corrigée.
• Action requise - Le paiement ne peut pas être traité; une action est requise pour effectuer le paiement avec succès.
• Payé - Les fonds ont été débités de votre compte et votre fournisseur a été payé.
• Remboursement en attente - Le remboursement est en cours. Les fonds n’ont pas encore été remboursés sur votre compte.
• Remboursé - L’addition ou le paiement ACH n’a pas pu parvenir à votre fournisseur. Cela signifie que nous vous avons remboursé les fonds.

Retour vers le haut

FAQ

Puis-je effectuer plusieurs paiements de facture chèques Toast en une seule transaction?

Pour le moment, non, nous ne prenons pas en charge plusieurs paiements en une seule transaction.

Prenez-vous en charge le vieillissement des additions pour Paiement des factures chèques Toast?

Oui, Toast fournit une assistance pour le vieillissement des additions en révisant toutes les additions datant de plus de 30 jours, chaque mois. Nous vous enverrons une notification par courriel de tous les paiements en suspens, le cas échéant, et collaborerons avec vous pour arrêter et rembourser le paiement.

Retour vers le haut

*Toast n’est pas une banque assurée par la FDIC. Services bancaires fournis par Thread Bank, membre FDIC. L’assurance-dépôts de la FDIC couvre la faillite d’une banque assurée. La couverture d ' assurance indirecte est soumise à certaines conditions.