xtraCHEF : Résolution des dépôts non appariés

Dans cet article :

• Dépôts non appariés
• Options pour résoudre les dépôts non appariés

Dépôts non appariés

• Si vous rencontrez des problèmes pour faire correspondre vos dépôts de carte de crédit avec les ventes quotidiennes enregistrées dans xtraCHEF à partir de votre POS Toast, cela peut être dû aux raisons suivantes :
  • Une raison est due à un décalage temporel. xtraCHEF publie des écritures de journal basées sur les ventes quotidiennes—spécifiquement, ce qui a été vendu dans chaque période de 24 heures. D'autre part, Toast regroupe parfois plusieurs jours de ventes par carte de crédit en un seul dépôt, ce qui signifie que le montant qui apparaît dans votre dépôt bancaire peut inclure plus d'une journée de ventes. C'est pourquoi vous ne voyez pas les chiffres s'aligner exactement d'un jour à l'autre.
  • Une autre raison pour laquelle cela pourrait se produire est qu'un terminal de point de vente était hors ligne lorsque un jour spécifique a été clôturé. Toast mélange souvent les transactions dans le(s) jour(s) suivant(s) lorsque cela se produit.

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Options pour résoudre les dépôts non appariés

Restreindre l'accès à CLOSE_OUT_DAY_BIT

Option 1 (Méthode préférée) : Restreindre l'accès des employés au rôle CLOSE_OUT_DAY_BIT.

• Un ou plusieurs employés déclenchent manuellement un lot de cartes de crédit pendant les heures d'ouverture du restaurant. Référez-vous à l'article Aperçu des horaires de dépôt dans le Centre d'assistance pour mieux comprendre comment la capture manuelle d'un lot de cartes de crédit peut affecter l'horaire de dépôt.
• La capture de paiement doit être limitée après que les ventes de la journée soient terminées si vous souhaitez éviter que les dépôts de paiement soient combinés sur plusieurs jours de vente. Pour réduire l'accès aux fonctionnalités de capture manuelle, le client doit contacter le support de Toast et demander que l'accès au CLOSE_OUT_DAY_BIT soit restreint au personnel correctement formé.

Utiliser le compte GL de compensation de trésorerie

Option 2 : Utilisez un compte GL de compensation de trésorerie pour les écritures du journal des ventes xtraCHEF.

• Un compte de "compensation de trésorerie" (également appelé "compte de lavage", "compte dû à/dû de" ou "compte de fonds en transit") est principalement utilisé comme espace de stockage pour des fonds ou des transactions et figure au bilan de vos finances.
• L'argent ou les transactions restent dans ce compte GL jusqu'à ce qu'ils puissent être classés correctement et transférés vers leurs comptes permanents respectifs.
• Dans ce cas d'utilisation, vous attribueriez vos paiements par carte de crédit à ce code GL dans votre page de configuration des ventes pour xtraCHEF afin de poster vos dépôts de carte de crédit attendus, au lieu de les poster directement à votre code GL bancaire.
• Le montant que nous postons à ce code GL dans votre entrée de journal des ventes quotidienne représenterait le montant en dollars attendu de Toast pour vos paiements par carte de crédit pour chaque date d'activité.
• Une fois que les fonds ont été déposés dans votre compte bancaire, vous transféreriez alors le montant exact qui a été déposé de ce compte GL vers votre compte GL bancaire afin d'assurer une réconciliation fluide et équilibrée.
• Au jour le jour, ce compte GL de compensation netterait zéro tout en résolvant les transactions non appariées/combinées entre les ventes quotidiennes et les dépôts bancaires quotidiens.
  • Astuce : Les utilisateurs peuvent définir une règle dans leur flux bancaire QuickBooks Online pour attribuer automatiquement ce code GL de compensation de trésorerie à tous les dépôts de carte de crédit Toast. Cela évitera l'étape de devoir créer manuellement une entrée à chaque fois dans le cadre de leur processus de réconciliation bancaire.
• Les utilisateurs doivent s'assurer de garder un œil sur le solde de ce compte GL, car il ne devrait toujours y avoir que 1 à 3 jours de fonds détenus à tout moment.
• C'est la même méthode que nous suggérons d'utiliser pour les paiements de livraison de tiers (UberEats, Grubhub, DoorDash).
  • Remarque : Des comptes séparés et individuels doivent être utilisés pour chaque suivi de responsabilité.

Diviser manuellement les dépôts groupés

Option 3 :

Étape 1 : Vérifiez la date de dépôt dans QuickBooks

Confirmez la date de règlement et les montants exacts des dépôts affichés dans votre compte QuickBooks. Cela vous donne les chiffres dont vous avez besoin pour enquêter dans Toast.

Étape 2 : Accédez au rapport d'aperçu des paiements de Toast

Connectez-vous à votre compte dans Toast Web et accédez au rapport d'aperçu des paiements.

• Pour ce faire, allez à Rapports > Paiements > Aperçu des paiements

Étape 3 : Étendez la plage de dates

Filtrez le rapport pour une large plage de dates autour de la date de dépôt (par exemple, si le problème concerne le 18/05, filtrez du 15/05 au 22/05). Cela vous permet de voir si une partie d'un dépôt a été regroupée avec des ventes d'un jour adjacent.

Étape 4 : Identifiez les dates des ventes regroupées

Localisez le montant total du dépôt et sa date de règlement dans le rapport d'aperçu des paiements.

Scénario d'exemple :

• Dépôt QuickBooks (Règlement 18/05 et 19/05) : 10 851,38 $ et 7 025,68 $.
• Rapport de Toast : Le rapport montre que ce dépôt unique de 10 851,38 $ couvre en réalité deux dates de vente : le 16/05 et le 17/05. Le dépôt de 7 025,68 $ du 19/05 couvre les ventes du 17/05.

Étape 5 : Vérifiez les écritures du journal xtraCHEF pour chaque jour

Comme le dépôt s'étend sur plusieurs jours, vous devez déterminer combien de dépôts appartiennent à chaque jour spécifique.

1. Ouvrez le Moniteur de synchronisation dans xtraCHEF
2. Sélectionnez la première date de vente (16/05) > Sélectionnez Voir les détails > Afficher les entrées de synchronisation
3. Localisez le montant du dépôt par carte de crédit sur l'écriture du journal
   1. Montant d'exemple de l'écriture du journal pour le 16/05 : 10 896,38 $
4. Répétez ce processus pour la deuxième date de vente (17/05)
   1. Montant d'exemple de l'écriture du journal pour le 17/05 : 6 980,68 $

Étape 6 : Calculez la variance

Soustrayez le montant de l'écriture du journal xtraCHEF du montant réel du dépôt QuickBooks pour déterminer combien de revenus appartiennent à chaque jour spécifique.

• Calcul du jour 1 (16/05) :
  • $10,896.38 - $10,851.38 = -.45. Dans ce cas, cela indique qu'un remboursement a été soustrait du total pour ce jour.
• Remarque : Vérifiez s'il y a un remboursement soustrait dans le rapport d'aperçu des paiements pour cette date.
• Jour 2 (17/05) Calcul :
  • Le dépôt QuickBooks du 19/05 - 7 025,68 $ et le montant de l'entrée de JE est de 6 980,68 $
    • $7,025.68 - $6,980.68 = 45
  • Par conséquent, le dépôt du 17/05 comprend :
    • 6 980,68 $ du 17/05
    • 45 $ du 16/05

Aperçu : Ce dépôt a un montant supplémentaire de 45,00 $, confirmant que les fonds manquants du 16/05 ont été regroupés là.

Étape 7 : Correction des montants du côté QuickBooks

Divisez manuellement le dépôt bancaire dans QuickBooks afin qu'il corresponde aux écritures de journal quotidiennes dans xtraCHEF

• Ouvrez le dépôt du 19/05 (7 025,68 $) dans QuickBooks et divisez-le en deux lignes : 6 980,68 $ et 45,00 $
• Associez la portion de 6 980,68 $ à l'entrée de journal xtraCHEF du 17/05
• Appliquez les 45,00 $ restants au dépôt du 18/05 (10 851,38 $). Cela porte le total de ce dépôt à 10 896,38 $, permettant qu'il corresponde parfaitement à l'entrée de journal xtraCHEF du 16/05

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