xtraCHEF : Résolution des dépôts sans correspondance

Dernière mise à jour : 23 sept. 2026, 11 h 10

Apprenez à régler les dépôts inégalés lorsque les montants ne correspondent pas entre xtraCHEF, Toast et votre logiciel de comptabilité.

Dans cet article :

 

 

Dépôts sans correspondance

  • Si vous rencontrez des problèmes lorsque vous tentez de faire correspondre vos dépôts par carte de crédit aux ventes quotidiennes enregistrées dans xtraCHEF depuis votre TPV Toast, cela peut être dû aux raisons suivantes :
    • L’une des raisons est due à un décalage de calendrier. xtraCHEF enregistre les écritures de journal en fonction des ventes quotidiennes, plus précisément des ventes réalisées au cours de chaque période de 24 heures. D’autre part, Toast regroupe parfois plusieurs journées de ventes par carte de crédit en un seul dépôt, ce qui signifie que le montant qui apparaît dans votre dépôt bancaire peut inclure plus d’une journée de ventes. C’est pourquoi vous ne voyez pas les chiffres s’aligner exactement au jour le jour.
    • Une autre raison peut être qu’un terminal de point de vente était hors ligne lorsqu’un jour précis était fermé. Toast mélange souvent les transactions le(s) jour(s) suivant(s) lorsque cela se produit.

 

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Options pour résoudre les dépôts inégalés

Restreindre l’accès à CLOSE_OUT_DAY_BIT

Option 1 (méthode préférée) : Restreindre l’accès des employés au rôle CLOSE_OUT_DAY_BIT.

 

  • Un ou plusieurs employés déclenchent manuellement un lot de cartes de crédit pendant les heures d’ouverture du restaurant. Consultez l’article Aperçu des calendriers de dépôt dans le Centre de soutien pour mieux comprendre comment la saisie manuelle d’un lot de cartes de crédit peut affecter le calendrier de dépôt.
  • La saisie des paiements doit être limitée à après la fin des ventes pour la journée si vous souhaitez éviter que les dépôts de paiement ne soient combinés sur plusieurs jours de vente. Pour réduire l’accès aux fonctionnalités de saisie manuelle, vous devez contacter le soutien technique de Toast et demander que l’autorisation soit ajustée.

 

Utiliser le compte GLG de compensation de caisse

Option 2 : Utilisez un compte GLG de compensation de caisse pour les écritures du journal des ventes xtraCHEF.

 

  • Un compte de « compensation de trésorerie » (alias « compte de lavage », « dû/exigible du compte » ou « fonds en transit ») est principalement utilisé comme espace de rétention pour des fonds ou des transactions et se trouve dans le bilan de vos finances.
  • Les fonds ou transactions sont conservés dans ce compte du GLG jusqu’à ce qu’ils puissent être classés de manière appropriée et transférés vers leurs comptes permanents respectifs.
  • Dans ce cas d’utilisation, vous assigneriez ce code GLG à vos paiements par carte de crédit dans votre page de configuration des ventes afin que xtraCHEF puisse y déposer les dépôts par carte de crédit attendus, au lieu de les déposer directement dans votre code GLG bancaire.
  • Le montant que nous affichons à ce code GLG dans votre écriture quotidienne au journal des ventes représenterait le montant attendu de Toast pour vos paiements par carte de crédit à chaque date d’activité.
  • Une fois que les fonds ont été compensés (déposés dans) votre compte bancaire, vous transféreriez ensuite le montant exact qui a été déposé de ce compte GLG vers votre compte GLG bancaire afin d’assurer un rapprochement fluide et équilibré.
  • Au jour le jour, ce compte de compensation GL serait net zéro tout en résolvant les transactions non appariées/combinées entre les ventes quotidiennes et les dépôts bancaires quotidiens.
    • Conseil pro : Les utilisateurs peuvent définir une règle dans leur fil d’actualité bancaire QuickBooks en ligne pour attribuer automatiquement ce code GLG de compensation à tous les dépôts par carte de crédit Toast. Cela vous évitera d’avoir à créer une écriture manuellement à chaque fois dans le cadre de son processus de rapprochement bancaire.
  • Les utilisateurs doivent veiller à garder un œil sur ce solde de compte GLG, car il ne devrait toujours y avoir qu’un à trois jours de fonds détenus là à tout moment.
  • C’est la même méthode que nous suggérons d’utiliser pour les paiements Livraison tiers (UberEats, Grubhub, DoorDash).
    • Remarque : Des comptes distincts et individuels doivent être utilisés pour chacun à des fins de suivi de la responsabilité.

 

Dépôts groupés divisés manuellement

Option 3 :

 

Étape 1 : Vérifier la date de dépôt QuickBooks

Confirmez la date de règlement et les montants exacts des dépôts affichés dans votre compte QuickBooks. Cela vous donne les chiffres sur lesquels vous devez enquêter dans Toast.

 

Capture d’écran des dates de dépôt dans Quickbooks

 

Étape 2 : Accédez au rapport Aperçu des versements Toast

Connectez-vous à votre compte dans Toast Web et accédez au rapport Aperçu des versements.

  • Pour ce faire, allez dans Rapports > Paiements > Aperçu des versements

 

Une image montrant la ventilation de la sélection des rapports suivis de l’aperçu des versements dans votre compte Toast

 

Étape 3 : Agrandir la plage de dates

Filtrez le rapport pour une large plage de dates autour de la date du dépôt (p. ex., si le problème concerne le 18/05, filtrez du 15/05 au 22/05). Cela vous permet de voir si une partie d’un dépôt a été groupée avec les ventes d’une journée adjacente.

 

Capture d’écran du rapport Aperçu des versements Toast avec la plage de dates allant du 15 mai 2026 au 22 mai 2026

 

Étape 4 : Identifier les dates de ventes groupées

Repérez le montant total du dépôt et sa date de règlement dans le rapport Aperçu des versements.

Scénario d’exemple :

  • Dépôt QuickBooks (réglé le 18/05 et le 19/05) : 10 851,38 $ et 7 025,68 $.
  • Détails du rapport Toast : Le rapport montre que ce dépôt unique de 10 851,38 $ couvre en fait deux dates de vente : 16/05 et 17/05. Le dépôt de 7 025,68 $ du 19/05 couvre les ventes du 17/05.

 

Une capture d’écran du montant du dépôt du rapport Aperçu des versements Toast

 

Étape 5 : Vérifier les écritures de journal xtraCHEF pour chaque jour

Comme le dépôt s’étend sur plusieurs jours, vous devez déterminer le montant du dépôt pour chaque jour spécifique.

  1. Ouvrir le moniteur de synchronisation dans xtraCHEF
  2. Sélectionnez la première date de vente (16/05/2016) > Sélectionnez Afficher les détails > Afficher les entrées de synchronisation
  3. Repérez le montant du dépôt par carte de crédit dans l’écriture de journal
    1. Exemple de montant du PEC pour le 16 mai 2005 : 10 896,38 $
  4. Répétez ce processus pour la deuxième date de vente (17 mai)
    1. Exemple de montant du PEC pour 05/17 : 6 980,68 $

 

Une image du journal des ventes du 16 mai 2026 avec afficher les entrées de synchronisation en surbrillance

 

Capture d’écran du journal des ventes du 16 mai 2026 mettant en évidence la ligne WF Acc 0556

 

Étape 6 : Calculer l’écart

Soustrayez le montant de l’écriture de journal xtraCHEF du montant réel du dépôt QuickBooks pour connaître le chiffre d’affaires de chaque jour spécifique.

  • Jour 1 (05/16) Calcul :
    • $10,896.38 - $10,851.38 = -.45. Dans ce cas, il indique qu’un remboursement a été soustrait du total de cette journée.
  • Remarque : Vérifiez si un remboursement a été soustrait dans le rapport Aperçu des versements pour cette date.
  • Jour 2 (17/05) Calcul :
    • Le dépôt QuickBooks le 19/05 - 7 025,68 $ et le montant d’entrée dans JE est de 6 980,68 $
      • $7,025.68 - $6,980.68 = 45
    • Par conséquent, le dépôt du 17/05 comprend :
      • 6 980,68 $ à partir du 17/05
      • 45 $ à partir du 16/05

Informations : Ce dépôt comporte un supplément de 45,00 $, confirmant que les fonds manquants du 16/05 y ont été regroupés.

 

Une image du versement Toast du 18/05/2026 mettant en évidence des remboursements d’une valeur de 45 $

 

Étape 7 : Montants fixes du côté QuickBooks

Diviser manuellement le dépôt bancaire dans QuickBooks afin qu’il corresponde aux écritures de journal quotidiennes dans xtraCHEF

  • Ouvrez le dépôt du 19/05 (7 025,68 $) dans QuickBooks et divisez-le en deux lignes : 6 980,68 $ et 45,00 $
  • Faites correspondre la portion de 6 980,68 $ à l’écriture de journal xtraCHEF du 17/05
  • Appliquez les 45,00 $ restants au dépôt du 18 mai 2005 (10 851,38 $). Cela porte ce dépôt à 10 896,38 $, ce qui lui permet de correspondre parfaitement à l’écriture de journal xtraCHEF du 16/05

 

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