xtraCHEF : Commencer avec les rôles d'utilisateur

Aperçu des rôles
Niveaux de rôle
Aperçu des fonctionnalités par rôle

Aperçu des rôles

Vous souhaitez inviter votre équipe à rejoindre votre compte xtraCHEF? Les administrateurs de locataires, également appelés « Tenant Admins », peuvent ajouter et gérer des utilisateurs. L’administrateur de locataire peut également accorder à ses utilisateurs des privilèges spécifiques au sein du compte en fonction du poste des membres du personnel ou de leur besoin d’accéder à certaines fonctionnalités.

Il existe cinq rôles disponibles dans xtraCHEF : Administrateur de locataire, cadre supérieur, gérant de restaurant, utilisateur de restaurant et saisie des factures.

Les rôles d'utilisateur peuvent être ajustés par les administrateurs de locataire via ces étapes :

Accédez à l'icône d'engrenage > Utilisateurs.
Utilisez la barre de recherche pour localiser la personne en question.
Sélectionnez leur icône de crayon.
Sélectionnez l'onglet Accès utilisateur.
Cochez la case pour le rôle qu'un utilisateur doit avoir et sélectionnez +Mettre à jour pour enregistrer vos modifications. Les utilisateurs ne doivent se voir attribuer qu’un seul rôle, car chaque rôle englobe les privilèges qui lui sont subordonnés.
Si un utilisateur quitte votre organisation ou n'a plus besoin d'être impliqué avec xtraCHEF, révoquez son accès en désélectionnant toutes les cases à cocher dans l'onglet Accès utilisateur.

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Niveaux de rôle

Maintenant que nous avons couvert les bases, examinons de plus près chaque rôle en commençant par l'administrateur de locataire.

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Administrateur de locataire

Les administrateurs de locataire sont souvent des propriétaires, des gestionnaires supervisant/régionaux, ou d'autres qui ont besoin d'un haut niveau de visibilité, d'accès et de contrôle sur toutes les parties de xtraCHEF.

Il n'y a pas de limite au nombre d'administrateurs de locataire qu'un compte peut avoir, mais comme les administrateurs de locataire ont des privilèges étendus et exclusifs, il est important de les choisir avec soin.

Certaines actions dans xtraCHEF ne peuvent être effectuées que par un administrateur de locataire, y compris l'ajout et la modification d'emplacements, l'ajout et la gestion d'utilisateurs, l'ajout et la modification des intégrations et des données comptables, la configuration du compte, les approbations, et plus encore. Idéalement, vos administrateurs de locataire devraient être des experts des processus de votre organisation, avoir une bonne connaissance de xtraCHEF (ou être disposés à apprendre), et être initialement en contact avec votre consultant en intégration xtraCHEF pour que tout fonctionne sans accroc.

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Exécutif

L'exécutif est un rôle en lecture seule dans xtraCHEF. Les membres de l'équipe à qui vous accordez ce rôle peuvent voir tout dans xtraCHEF, et ont un accès sans restriction aux rapports financiers et autres données précieuses. Cependant, les exécutifs ne peuvent prendre aucune action. C'est un rôle généralement attribué à des partenaires silencieux, des investisseurs, ou des membres de l'équipe qui n'ont besoin que de consulter les rapports.

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Gestionnaire de restaurant

Le gestionnaire de restaurant est le rôle le plus courant dans xtraCHEF. Les gestionnaires de restaurant sont souvent des directeurs généraux, des chefs exécutifs, ou d'autres qui sont profondément impliqués dans certains ou tous les emplacements de votre organisation. Les gestionnaires de restaurant doivent être assignés à chaque emplacement individuel.

Pour chacun de leurs emplacements assignés, les gestionnaires de restaurant peuvent effectuer un certain nombre de tâches telles que l'exportation de données, la création de commandes, et la gestion de la fonctionnalité Recette de xtraCHEF.

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Utilisateur de restaurant

Les utilisateurs de restaurant sont généralement des chefs d'équipe ou des assistants de direction qui participent au travail quotidien de téléchargement des factures et de prise d'inventaire. Les utilisateurs de restaurant peuvent accomplir une variété de tâches en salle et en cuisine dans xtraCHEF, mais n'ont pas la permission de modifier ou d'apporter des changements au compte de leur emplacement.

Les utilisateurs de restaurant doivent être ajoutés à chacun de vos emplacements - ils ne pourront pas voir les données des emplacements auxquels ils n'ont pas été assignés.

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Capture de Facture

Les cuisiniers, les barmans et d'autres personnes qui gèrent des reçus/factures mais n'ont pas besoin d'analyser les données sont des candidats idéaux pour le rôle de Capture de Facture. Ce rôle peut facilement télécharger des factures sur xtraCHEF via mobile, bureau ou email.

Puisque les personnes assignées au rôle de Capture de Facture ne peuvent voir aucune partie de xtraCHEF au-delà de l'interface de téléchargement, il n'y a aucun risque de modifications accidentelles ou de fuites d'informations sensibles.

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Fonctionnalités par Répartition de Rôle

Besoin d'une répartition plus détaillée des rôles et des fonctionnalités auxquelles ils ont accès ? Le tableau ci-dessous décompose juste cela. Lisez la suite pour connaître les spécificités de chaque niveau de rôle.

Module	Fonction xtraCHEF	Description de la Fonction	Administrateur de Locataire	Exécutif	Gestionnaire de Restaurant	Capture de Facture	Utilisateur de Restaurant
Tableau de bord	Téléverser des documents	Télécharger des Documents depuis le Tableau de Bord	✅	✅	✅	✅	✅
Tableau de bord	Rechercher une facture	Rechercher une facture depuis le tableau de bord	✅	✅	✅	✅	✅
Tableau de bord	Factures	Tuile de facture	✅	✅	✅	✅	✅
Facture	Liste des factures	Afficher la liste des factures (pour le rôle de capture de factures, seuls les documents auto-téléversés seront visibles)	✅	✅	✅	✅	✅
Facture	Téléversement de la facture	Téléversement de la facture (unique et en lot)	✅	✅	✅	✅	✅
Facture	Changement de localisation de la facture	Changement de localisation de la facture	✅	✅	✅	✅	✅
Facture	Afficher la facture	Capacité à modifier les données au niveau de l'en-tête de la facture	✅	✅	✅	❌	✅
Facture	Afficher la facture	Capacité à modifier les données au niveau des lignes de la facture	✅	✅	✅	❌	✅
Facture	Afficher la facture	Capacité à modifier la répartition du montant de la facture par catégorie	✅	✅	✅	❌	✅
Facture	Afficher la facture	Capacité à modifier les détails de la ligne de crédit	✅	✅	✅	❌	✅
Facture	Rejeté	Rejeter la facture et entrer des commentaires de révision de rejet	✅	✅	✅	❌	✅
Facture	Exporter le fichier CSV	Capacité à exporter la liste des factures	✅	✅	✅	✅	✅
Gestion des crédits et des retours	Crédits et retours	Capturer l'image de crédit à l'aide d'une caméra	✅	✅	✅	✅	✅
Gestion des crédits et des retours	Crédits et retours	Téléverser l'image de crédit	✅	✅	✅	✅	✅
Gestion des crédits et des retours	Crédits et retours	Interrupteur "Appliquer le crédit" pour chaque ligne de crédit	✅	✅	✅	✅	✅
Gestion des crédits et des retours	Crédits et retours	Capturer le montant de la facture par catégorie	✅	✅	✅	✅	✅
Gestion des crédits et des retours	Crédits et retours	Voir les crédits dans le bloc de crédit sur le tableau de bord	✅	✅	✅	✅	✅
Gestion des emplacements	Emplacements	Ajouter/Modifier/Voir les emplacements	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des utilisateurs	Utilisateurs	Ajouter/Modifier/Voir les utilisateurs	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des utilisateurs	Utilisateurs	Réinitialiser le mot de passe pour les utilisateurs	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des codes GL	Codes GLG	Ajouter/Modifier/Voir les codes GLG	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des codes GL	Codes GLG	Activer/Désactiver les codes GLG	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des catégories	Catégories personnalisées	Ajouter/Modifier/Voir les catégories personnalisées	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des catégories	Catégories personnalisées	Activer/Désactiver les catégories personnalisées	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des COGS	Groupes de CPV	Ajouter/Modifier/Voir les groupes COGS	✅	❌	❌	❌	❌
Configurations	Configuration du locataire	Configurer le seuil de facture, le premier jour de la semaine, autoriser l'entrée de crédit	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des budgets	Budget	Créer et surveiller les budgets décroissants	✅	❌	✅	❌	✅
Gestion d’inventaire	Cartographie de l’inventaire	Attribuer des catégories aux articles d’inventaire	✅	✅	✅	❌	❌
Gestion des exceptions	Exceptions	Voir et effacer les exceptions	✅	✅	✅	❌	❌
Gestion des approbations	Approbation	Voir et approuver les factures	✅	✅	✅	❌	✅
Gestion des approbations	Règle d’approbation	Définir les règles d’approbation et les activer/désactiver	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des centres de coûts	Centre de coûts	Créer des centres de coûts/groupes	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion de la bibliothèque d’articles	Vérification des produits	Examiner les articles de la facture et approuver	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion de la bibliothèque d’articles	Gérer le catalogue	Capacité de gérer le catalogue des articles de facture de leurs propres achats	✅	✅	✅	❌	❌
Gestion de la recherche	Recherche de factures	Recherche complète des propriétés de la facture	✅	✅	✅	❌	❌
Rapprochement	Rapprochement	Rapprocher les factures téléchargées	✅	✅	✅	❌	✅
Hub des fournisseurs	Gestion des fournisseurs	Voir/Modifier les détails du fournisseur	✅	✅	✅	❌	❌
Hub des fournisseurs	Conditions de paiement	Attribuer des conditions de paiement à un fournisseur	✅	❌	✅	❌	❌
Gestion des fournisseurs	Conditions de paiement	Ajouter/Modifier les conditions de paiement	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des reçus	Modes de paiement	Définir les méthodes de paiement à attribuer aux reçus	✅	❌	❌	❌	❌
Moniteur d'extraction	Gestion des exportations	Moniteur d'extraction pour voir les fichiers d'exportation	✅	❌	✅	❌	❌
Suivi des prix	Analyse	Accéder au Suivi des Prix d'Achat	✅	✅	✅	❌	✅
Changement de 7 JOURS	Analyse	Accéder à la métrique de changement de 7 jours	✅	✅	✅	❌	✅
CPV	Analyse	Accéder à la métrique COGS de 7 jours	✅	✅	✅	❌	✅
Analyse	Rapprochement	Voir le rapport de réconciliation des factures	✅	✅	✅	✅	✅
Analyse	Dépenses par GL	Voir/Filtrer les dépenses réparties sur les GL	✅	✅	✅	❌	✅
Analyse	Catégorie Hebdomadaire	Voir les dépenses par catégorie chaque semaine	✅	✅	✅	❌	✅
Analyse	Coût Alimentaire Hebdomadaire	Voir le coût alimentaire par COGS chaque semaine	✅	✅	✅	❌	✅
Analyse	Volume	Voir le volume des factures à travers les emplacements	✅	✅	✅	❌	✅
Analyse	Dépenses par Catégorie	Voir/Filtrer les dépenses réparties par catégories et emplacements	✅	✅	✅	❌	✅
Analyse	Dépenses par Fournisseur	Voir/Filtrer les dépenses réparties par fournisseurs et emplacements	✅	✅	✅	❌	✅
Analyse	Comparaison d'Unités	Voir la comparaison du coût alimentaire par unité entre deux emplacements	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Historique des Achats	Créer des groupes d'achats	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Historique des Achats	Voir le rapport par coût unitaire	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Historique des achats	Voir le rapport par fluctuation des prix	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Ratio de coût des aliments	Voir/télécharger le rapport sur le ratio de coût des aliments	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Résumé des factures par GL	Voir/télécharger le résumé des factures par GL	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Résumé des dépenses par GL	Voir/télécharger le rapport sur les dépenses réparties entre les GL et les emplacements	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Rapport de distribution GL	Voir/télécharger le rapport de distribution GL pour la facture	✅	❌	✅	❌	✅
Rapports	Rapport sommaire GL	Résumé GL par emplacements	✅	❌	✅	❌	✅
Rapports	Rapport de variance de prix contracté	Rapport de variance de prix basé sur le prix contracté pour les articles de facture	✅	❌	✅	❌	✅
Rapports	Rapport d'achat des 100 meilleurs produits	Lister les 100 principaux articles de facture achetés	✅	❌	✅	❌	✅
Rapports	Rapports d'opération	Tous les rapports d'opération	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Rapports administratifs	Rapport d'utilisation	✅	✅	✅	❌	✅
Commande	Commande sortante	Liste des commandes récentes	✅	❌	✅	❌	✅
Commande	Commande	Historique des commandes	✅	❌	✅	❌	✅
Commande	Commande	Créer une commande	✅	❌	✅	❌	✅
Commande	Commande	Ajouter au panier	✅	❌	✅	❌	✅
Commande	Commande	Passer à la caisse	✅	❌	✅	❌	✅
Guide de commande	Feuille d'enchères	Télécharger la feuille d'enchères	✅	❌	✅	❌	✅
Guide de commande	Créer	Créer un guide de commande	✅	❌	✅	❌	✅
Guide de commande	Modifier	Modifier le guide de commande	✅	❌	✅	❌	✅
Guide de commande	Guide de commande	Horaire	✅	❌	✅	❌	✅
Guide de commande	Guide de commande	Télécharger	✅	❌	✅	❌	✅
Historique des commandes	Historique des commandes	Exporter	✅	❌	✅	❌	✅
Relevés	Téléverser	Télécharger les relevés	✅	✅	✅	❌	✅
Recette	Menu des recettes	Accès au module de recettes	✅	❌	✅	❌	❌
Recette	Menus	Affiche le menu	✅	❌	✅	❌	❌
Recette	Recette	Affiche les recettes	✅	❌	✅	❌	❌
Recette	Recette de préparation	Affiche la recette de préparation	✅	❌	✅	❌	❌
Recette	Analyse des écarts	Analyse des écarts	✅	❌	✅	❌	❌
Recette	Rapport de mélange de produits	Rapport de mélange de produits	✅	❌	✅	❌	❌
Recette	Rapport de cartographie des produits	Rapport de cartographie des produits	✅	❌	✅	❌	❌
Recette	Configurations	Configurations	✅	❌	✅	❌	❌
Inventaire	Comptages d'inventaire	Compter l'inventaire	✅	✅	✅	❌	✅
Inventaire	ID des listes de comptage	Création de listes de comptage	✅	✅	✅	❌	✅
Inventaire	Configuration de la zone	Créer les zones où ils suivront leur inventaire	✅	❌	✅	❌	✅
Inventaire	Gérer les déchets	suit les déchets produits par l'inventaire non traité	✅	❌	✅	❌	✅
Inventaire	Analyse	Analyse réelle vs théorique/inventaire en déplétion	✅	❌	✅	❌	✅
Inventaire	Rapports	Rapports d'inventaire par GL/Résumé de l'inventaire/Variance	✅	❌	✅	❌	✅
Moniteur de synchronisation	Moniteur de synchronisation	Affiche le calendrier mensuel avec des informations sur les ventes saisies	✅	✅	✅	❌	✅
Sommaire des opérations	Sommaire des opérations	Fournit un aperçu en temps réel de la santé financière en calculant les bénéfices bruts et nets	✅	✅	✅	❌	❌

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