xtraCHEF : Commencer avec les rôles d'utilisateur

Aperçu des rôles
Niveaux de rôle
Répartition des fonctionnalités par rôle

Aperçu des rôles

Vous souhaitez inviter votre équipe à votre compte xtraCHEF ? Les administrateurs de locataire, aussi appelés administrateurs de compte, peuvent ajouter et gérer des utilisateurs. L'administrateur de locataire peut également accorder à ses utilisateurs des privilèges spécifiques au sein du compte selon le poste des membres du personnel ou leur besoin d'accéder à certaines fonctionnalités.

Il y a cinq rôles disponibles dans xtraCHEF : Administrateur de locataire, Cadre, Gérant de restaurant, Utilisateur de restaurant et Saisie de factures.

Les rôles d'utilisateur peuvent être ajustés par les administrateurs de locataire en suivant ces étapes :

Accédez à l'icône d'engrenage > Utilisateurs.
Utilisez la barre de recherche pour trouver la personne en question.
Sélectionnez leur icône de crayon.
Sélectionnez l'onglet Accès utilisateur.
Cochez la case correspondant au rôle qu'un utilisateur devrait avoir et sélectionnez +Mettre à jour pour enregistrer vos modifications. Les utilisateurs ne devraient se voir attribuer qu'un seul rôle, car chaque rôle englobe les privilèges situés en dessous de lui.
Si un utilisateur quitte votre organisation ou n'a plus besoin d'être impliqué dans xtraCHEF, révoquez son accès en décochant toutes les cases dans l'onglet Accès utilisateur.

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Niveaux de rôle

Maintenant que nous avons couvert les bases, examinons de plus près chaque rôle, en commençant par Administrateur de locataire.

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Administrateur de locataire

Les administrateurs de locataire sont souvent des propriétaires, des superviseurs/gestionnaires régionaux ou d'autres personnes ayant besoin d'un niveau élevé de visibilité, d'accès et de contrôle sur toutes les parties de xtraCHEF.

Il n'y a pas de limite au nombre d'administrateurs de locataire qu'un compte peut avoir, mais comme les administrateurs de locataire disposent de privilèges étendus et exclusifs, il est important de les choisir avec soin.

Certaines actions dans xtraCHEF ne peuvent être effectuées que par un administrateur de locataire, notamment l'ajout et la modification d'emplacements, l'ajout et la gestion d'utilisateurs, l'ajout et la modification d'intégrations comptables et de données, la configuration de compte, les approbations, et plus encore. Idéalement, votre ou vos administrateurs de locataire devraient être des experts des processus de votre organisation, avoir une bonne connaissance pratique de xtraCHEF (ou être disposés à apprendre) et être initialement en contact avec votre consultant en intégration xtraCHEF pour assurer le bon déroulement des opérations.

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Cadre

Cadre est un rôle en lecture seule dans xtraCHEF. Les membres de l'équipe à qui vous accordez ce rôle peuvent tout voir dans xtraCHEF et ont un accès illimité aux rapports financiers et à d'autres données précieuses. Cependant, les cadres ne peuvent effectuer aucune action. Il s'agit d'un rôle généralement attribué aux partenaires silencieux, aux investisseurs ou aux membres de l'équipe qui ont seulement besoin de consulter les rapports.

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Directeur de restaurant

Directeur de restaurant est le rôle le plus courant dans xtraCHEF. Les directeurs de restaurant sont souvent des directeurs généraux, des chefs exécutifs ou d'autres personnes qui sont profondément impliquées dans certains ou dans tous les établissements de votre organisation. Les directeurs de restaurant doivent être assignés à chaque établissement individuel.

Pour chacun de leurs établissements assignés, les directeurs de restaurant peuvent effectuer un certain nombre de tâches telles que l'exportation de données, la création de commandes et la gestion de la fonctionnalité Recettes de xtraCHEF.

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Utilisateur de restaurant

Les utilisateurs de restaurant sont généralement des chefs d'équipe ou des directeurs adjoints qui participent au travail quotidien de téléversement des factures et de prise d'inventaire. Les utilisateurs de restaurant peuvent accomplir une variété de tâches de salle et de cuisine dans xtraCHEF, mais n'ont pas la permission de modifier ou d'apporter des changements au compte de leur établissement.

Les utilisateurs de restaurant doivent être ajoutés à chacun de vos établissements; ils ne pourront pas voir les données des établissements auxquels ils n'ont pas été assignés.

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Saisie de factures

Les cuisiniers, les barmans et les autres personnes qui manipulent des reçus ou des factures, mais qui n'ont pas besoin d'analyser des données, sont des candidats idéaux pour le rôle de Saisie de factures. Ce rôle permet de téléverser facilement des factures dans xtraCHEF par mobile, ordinateur ou courriel.

Comme les personnes ayant le rôle de Saisie de factures ne peuvent voir aucune partie de xtraCHEF au-delà de l'interface de téléversement, il n'y a aucun risque de modifications accidentelles ou de fuites d'informations sensibles.

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Répartition des fonctionnalités par rôle

Besoin d'une répartition plus détaillée des rôles et des fonctionnalités auxquelles ils ont accès? Le tableau ci-dessous présente exactement cela. Poursuivez votre lecture pour connaître les détails de chaque niveau de rôle.

Module	Fonctionnalité xtraCHEF	Description de la fonctionnalité	Administrateur du locataire	Cadre	Gérant de restaurant	Saisie de factures	Utilisateur de restaurant
Dashboard	Téléverser des documents	Téléverser des documents depuis le tableau de bord	✅	✅	✅	✅	✅
Dashboard	Rechercher une facture	Rechercher une facture depuis le tableau de bord	✅	✅	✅	✅	✅
Dashboard	Factures	Tuile de facture	✅	✅	✅	✅	✅
Facture	Liste des factures	Afficher la liste des factures (pour le rôle de saisie de factures, seuls les documents téléversés par l'utilisateur seront visibles)	✅	✅	✅	✅	✅
Facture	Téléversement de facture	Téléversement de facture (individuel et par lot)	✅	✅	✅	✅	✅
Facture	Changement d'emplacement de facture	Changement d'emplacement de facture	✅	✅	✅	✅	✅
Facture	Afficher la facture	Capacité de modifier les données au niveau de l'en-tête de la facture	✅	✅	✅	❌	✅
Facture	Afficher la facture	Possibilité de modifier les données au niveau de la ligne de facture	✅	✅	✅	❌	✅
Facture	Afficher la facture	Possibilité de modifier la ventilation du montant de la facture par catégorie	✅	✅	✅	❌	✅
Facture	Afficher la facture	Possibilité de modifier les détails de la ligne de crédit	✅	✅	✅	❌	✅
Facture	Rejeté	Rejeter la facture et saisir les commentaires de révision du rejet	✅	✅	✅	❌	✅
Facture	Exporter en CSV	Possibilité d'exporter la liste des factures	✅	✅	✅	✅	✅
Gestion des crédits et des retours	Crédits et retours	Capturer l'image d'un crédit via un appareil photo	✅	✅	✅	✅	✅
Gestion des crédits et des retours	Crédits et retours	Téléverser l'image d'un crédit	✅	✅	✅	✅	✅
Gestion des crédits et des retours	Crédits et retours	Commutateur « Appliquer le crédit » pour chaque ligne de crédit	✅	✅	✅	✅	✅
Gestion des crédits et des retours	Crédits et retours	Saisir la ventilation du montant de la facture par catégorie	✅	✅	✅	✅	✅
Gestion des crédits et des retours	Crédits et retours	Afficher les crédits dans la tuile de crédit sur le tableau de bord	✅	✅	✅	✅	✅
Gestion des emplacements	Emplacements	Ajouter/Modifier/Afficher les emplacements	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des utilisateurs	Utilisateurs	Ajouter/Modifier/Afficher les utilisateurs	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des utilisateurs	Utilisateurs	Réinitialiser le mot de passe des utilisateurs	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des codes GL	Codes GL	Ajouter/Modifier/Afficher les codes GL	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des codes GL	Codes GL	Activer/Désactiver les codes GL	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des catégories	Catégories personnalisées	Ajouter/Modifier/Afficher les catégories personnalisées	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des catégories	Catégories personnalisées	Activer/Désactiver les catégories personnalisées	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion du coût des marchandises vendues	Groupes de coût des marchandises vendues	Ajouter/Modifier/Afficher les groupes de coût des marchandises vendues	✅	❌	❌	❌	❌
Configurations	Configuration du locataire	Configurer le seuil de facturation, le jour de début de la semaine, autoriser les entrées de crédit	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion budgétaire	Budget	Créer et surveiller des budgets dégressifs	✅	❌	✅	❌	✅
gestion d'inventaire	Mapper l'inventaire	Attribuer des catégories aux articles d'inventaire	✅	✅	✅	❌	❌
Gestion des exceptions	Exceptions	Afficher et effacer les exceptions	✅	✅	✅	❌	❌
Gestion des approbations	Approbation	Afficher et approuver les factures	✅	✅	✅	❌	✅
Gestion des approbations	Règle d'approbation	Définir les règles d'approbation et les activer/désactiver	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des centres de coûts	Centre de coûts	Créer des centres/groupes de coûts	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion de la bibliothèque d'articles	Vérification des produits	Examiner les articles de la facture et approuver	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion de la bibliothèque d'articles	Gérer le catalogue	Capacité de gérer le catalogue d'articles de facture de leur propre achat	✅	✅	✅	❌	❌
Gestion de la recherche	Recherche de factures	Recherche complète des propriétés de facture	✅	✅	✅	❌	❌
Rapprochement	Rapprochement	Rapprocher les factures téléversées	✅	✅	✅	❌	✅
Centre des fournisseurs	Gestion des fournisseurs	Afficher/Modifier les détails du fournisseur	✅	✅	✅	❌	❌
Centre des fournisseurs	Modalités de paiement	Affecter des modalités de paiement à un fournisseur	✅	❌	✅	❌	❌
Gestion des fournisseurs	Modalités de paiement	Ajouter/Modifier les modalités de paiement	✅	❌	❌	❌	❌
Gestion des reçus	Méthodes de paiement	Définir les méthodes de paiement à affecter aux reçus	✅	❌	❌	❌	❌
Moniteur d'extraction	Gestion des exportations	Moniteur d'extraction pour afficher les fichiers d'exportation	✅	❌	✅	❌	❌
Suivi des prix	Analytique	Accéder au suivi des prix d'achat	✅	✅	✅	❌	✅
Variation sur 7 jours	Analytique	Accéder à la mesure de variation sur 7 jours	✅	✅	✅	❌	✅
COGS	Analytique	Accéder à la mesure du coût des marchandises vendues sur 7 jours	✅	✅	✅	❌	✅
Analytique	Rapprochement	Voir le rapport de rapprochement des factures	✅	✅	✅	✅	✅
Analytique	Dépenses par grand livre	Voir/filtrer les dépenses réparties selon les grands livres	✅	✅	✅	❌	✅
Analytique	Catégorie hebdomadaire	Voir les dépenses par catégorie chaque semaine	✅	✅	✅	❌	✅
Analytique	Coût des aliments hebdomadaire	Voir le coût des aliments par coût des marchandises vendues chaque semaine	✅	✅	✅	❌	✅
Analytique	Volume	Voir le volume de factures selon les établissements	✅	✅	✅	❌	✅
Analytique	Dépenses par catégorie	Voir/filtrer les dépenses réparties selon les catégories et les établissements	✅	✅	✅	❌	✅
Analytique	Dépenses par fournisseur	Voir/filtrer les dépenses réparties selon les fournisseurs et les établissements	✅	✅	✅	❌	✅
Analytique	Comparaison des unités	Voir la comparaison du coût des aliments par unité entre deux établissements	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Historique des achats	Créer des groupes d'achat	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Historique des achats	Afficher le rapport par coût unitaire	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Historique des achats	Afficher le rapport par fluctuation de prix	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Ratio du coût des aliments	Afficher/télécharger le rapport sur le ratio du coût des aliments	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Sommaire des factures par grand livre	Afficher/télécharger le sommaire des factures par grand livre	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Sommaire des dépenses par grand livre	Afficher/télécharger le rapport sur les dépenses réparties entre les grands livres et les emplacements	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Rapport de répartition du grand livre	Afficher/télécharger le rapport de répartition du grand livre pour la facture	✅	❌	✅	❌	✅
Rapports	Rapport sommaire du grand livre	Sommaire du grand livre par emplacement	✅	❌	✅	❌	✅
Rapports	Rapport sur l'écart de prix contractuel	Rapport sur l'écart de prix basé sur le prix contractuel des articles facturés	✅	❌	✅	❌	✅
Rapports	Rapport sur les 100 principaux produits achetés	Lister les 100 principaux articles facturés achetés	✅	❌	✅	❌	✅
Rapports	Rapports d'exploitation	Tous les rapports d'exploitation	✅	✅	✅	❌	✅
Rapports	Rapports administratifs	Rapport d'utilisation	✅	✅	✅	❌	✅
Commande	Commande sortante	Liste des commandes récentes	✅	❌	✅	❌	✅
Commande	Commande	Historique des commandes	✅	❌	✅	❌	✅
Commande	Commande	Créer une commande	✅	❌	✅	❌	✅
Commande	Commande	Ajouter au panier	✅	❌	✅	❌	✅
Commande	Commande	Passer à la caisse	✅	❌	✅	❌	✅
Guide de commande	Feuille de soumission	Téléverser la feuille de soumission	✅	❌	✅	❌	✅
Guide de commande	Créer	Créer un guide de commande	✅	❌	✅	❌	✅
Guide de commande	Modifier	Modifier le guide de commande	✅	❌	✅	❌	✅
Guide de commande	Guide de commande	Planifier	✅	❌	✅	❌	✅
Guide de commande	Guide de commande	Télécharger	✅	❌	✅	❌	✅
Historique des commandes	Historique des commandes	Exporter	✅	❌	✅	❌	✅
Relevés	Téléverser	Téléverser les relevés	✅	✅	✅	❌	✅
Recette	Menu des recettes	Accès au module de recettes	✅	❌	✅	❌	❌
Recette	Menus	Affiche le menu	✅	❌	✅	❌	❌
Recette	Recette	Affiche les recettes	✅	❌	✅	❌	❌
Recette	Préparation de recette	Affiche la préparation de recette	✅	❌	✅	❌	❌
Recette	Analyse des écarts	Analyse des écarts	✅	❌	✅	❌	❌
Recette	Rapport de mix de produits	Rapport de mix de produits	✅	❌	✅	❌	❌
Recette	Rapport de mappage de produits	Rapport de mappage de produits	✅	❌	✅	❌	❌
Recette	Configurations	Configurations	✅	❌	✅	❌	❌
Inventaire	Comptages d'inventaire	Comptage de l'inventaire	✅	✅	✅	❌	✅
Inventaire	Listes de comptage	Création de listes de comptage	✅	✅	✅	❌	✅
Inventaire	Configuration de la zone	Créez les zones où ils effectueront le suivi de leur inventaire	✅	❌	✅	❌	✅
Inventaire	Gérer les pertes	effectue le suivi des pertes produites par l'inventaire non traité	✅	❌	✅	❌	✅
Inventaire	Analytique	Analyse réelle vs théorique/épuisement des stocks	✅	❌	✅	❌	✅
Inventaire	Rapports	Rapports d'inventaire par GL/Résumé d'inventaire/Écart	✅	❌	✅	❌	✅
Moniteur de synchronisation	Moniteur de synchronisation	Affiche le calendrier mensuel avec des informations sur les ventes saisies	✅	✅	✅	❌	✅
Résumé d'exploitation	Résumé d'exploitation	Fournit un aperçu en temps réel de la santé financière en calculant les profits bruts et nets	✅	✅	✅	❌	❌

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