xtraCHEF : Rapprochement des relevés de fournisseur
Dernière mise à jour : 27 janv. 2026, 17 h 00
- Vue d'ensemble des relevés de fournisseur
- Télécharger les relevés
- Examiner votre relevé
- Soumettre/Rapprocher votre relevé
- Conseils sur les relevés
Vue d'ensemble des relevés de fournisseur
Les relevés de fournisseur <1>sont des documents que vous pouvez recevoir périodiquement de vos fournisseurs, énumérant toutes les factures impayées ou d'autres éléments non réglés comme les notes de crédit et les paiements.
Si vous prenez ces relevés pour argent comptant, vous pourriez finir par trop payer en raison d'une négligence du fournisseur ou de problèmes techniques. xtraCHEF peut vous aider à économiser de l'argent en vérifiant et en rapprochant vos relevés de fournisseur avec les données que vous avez déjà téléchargées. Nous allons couvrir comment télécharger vos relevés de fournisseur sur xtraCHEF, ainsi que comment rapprocher toute divergence en quelques clics seulement.
Pour commencer, naviguez vers la page Relevés dans la navigation à gauche de votre compte xtraCHEF. Ici, vous pouvez examiner tous les relevés de fournisseur téléchargés, rapprocher les relevés de fournisseur ou télécharger des relevés de fournisseur pour rapprochement. Remarque : Si vous ne voyez pas Relevés dans le panneau de navigation, contactez support@xtrachef.com.
Télécharger les relevés
Pour commencer à télécharger vos relevés, sélectionnez le bouton Télécharger le relevé dans le coin supérieur droit.
Cela vous amènera à l'écran Télécharger la facture/reçu . Ici, vous avez la possibilité de déposer le fichier directement dans xtraCHEF ou de le télécharger depuis votre appareil. Ensuite, sélectionnez la localisation à laquelle vous souhaitez télécharger. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Soumettre pour télécharger votre relevé. Une fois soumis, votre relevé sera téléchargé et en attente de révision par xtraCHEF.
Remarque : Les relevés des fournisseurs doivent être au format PDF et ne pas dépasser 25 Mo par fichier.
Réviser vos relevés
Pour rapprocher les factures précédemment téléchargées, retournez à votre page Relevés. Ici, vous verrez tous les relevés existants qui correspondent à votre localisation par défaut et à votre plage de dates (mois en cours). Pour examiner les relevés des mois précédents ou d'autres localisations, ajustez vos critères à l'aide des filtres en haut.
Pour ouvrir le relevé afin de revoir les détails et de rapprocher, sélectionnez le icône de crayon dans la colonne de droite. Vous ne verrez l'icône de crayon que lorsque le statut d'un relevé est soit Révisé soit Prêt pour rapprochement. Si le statut de la facture affiche une icône d'œil, elle a été Rejetée et ne peut être que consultée.
Après avoir sélectionné l'icône de crayon, vous serez redirigé vers les détails du relevé et une colonne de factures pour vérification croisée. Vous pouvez voir et même modifier les détails de ces factures.
Par défaut, toutes les factures avec des numéros de facture correspondant à ceux inclus dans vos relevés téléchargés apparaîtront sur le côté droit. Si aucune facture n'apparaît, vous pouvez les rechercher ou les filtrer en utilisant les champs Recherche et Date de début/fin.
Sur le côté état de la page, les détails de la facture tels que Date, Type de document, Numéro de document (Numéro de facture), Numéro de référence, et Montant seront remplis.
Des détails supplémentaires tels que Statut, Examiné, et le champ Commentaire vous aideront à examiner et à concilier vos états.
Statut de la facture
Le statut d'une facture indiquera le statut actuel de la facture (c'est-à-dire si elle a été automatiquement associée à une facture téléchargée dans xtraCHEF ou non). Si une facture incluse dans votre état ne correspond à aucune transaction enregistrée par xtraCHEF, elle sera affichée comme Non appariée avec l'icône de précaution correspondante .
De même, vous pouvez voir une icône de précaution bleue. Cela signifie généralement que xtraCHEF a pu trouver une correspondance pour une facture téléchargée, mais qu'il y a un désaccord entre les montants de la facture et de l'état.
Les lignes Non appariées indiquent un besoin d'examen. Cela peut être fait en utilisant les filtres mentionnés dans les sections précédentes pour trouver une correspondance dans le système.
Remarque : Si aucune correspondance n'existe après la recherche, cela peut indiquer qu'une facture n'a jamais été reçue, jamais téléchargée ou rejetée par le système et doit être re-téléchargée.
Examiné
Si une ligne d'article non appariée ou appariée a été examinée, et qu'une facture correspondante existe, sélectionner l'icône d'examen illustrée ci-dessous la marquera comme telle.
Conseil : Combiner l'utilisation du bouton Examiné avec le champ Commentaire aidera à laisser un contexte sur les factures avec des lignes d'article précédemment non appariées.
Un statut Examiné est vert et indique que la ligne a été examinée. Vous pouvez également le marquer comme non examiné en sélectionnant à nouveau l'icône.
Comment
En sélectionnant le commentaire icône, vous pouvez laisser un contexte sur les factures où une correspondance aurait autrement été difficile à trouver.
Cela vous invitera à laisser des notes. Pour ce faire, tapez toutes notes ou commentaires. Puis sélectionnez Enregistrer.
Soumettre/Réconcilier votre relevé
Avec des correspondances trouvées pour tous les éléments de ligne sur votre relevé, sélectionnez Soumettre ou Réconcilier.
Vous verrez alors votre relevé marqué comme examiné sous la colonne Statut du relevé.
Conseils sur les relevés
- Voulez-vous examiner le relevé ou la facture originale ? Sélectionnez l'icône d'œil
pour examiner le document initialement téléchargé.
- Vous avez la possibilité de sélectionner Télécharger Rapport
- Tous les changements effectués sur le relevé sont enregistrés dans le backend. Vous pouvez sélectionner le Audit bouton