Toast Payroll：获取员工映射方面的帮助

本文内容：

• 开始之前
• 快速修复
• 查找并解决未映射的员工
• 解决小费无法发送时的“未映射员工”错误
• 重新映射映射到错误 POS 配置文件的员工
• 映射已归档或重新聘用的员工
• 常见问题解答
• 联系客户服务前
• 相关文章

开始之前

适用范围：Toast Payroll, Toast Web, Toast POS

所需权限：

• Toast Payroll 中的 HR+ 用户角色（访问映射模块所必需）

您将完成以下任务：确定员工未映射的原因，并对其进行正确映射或重新映射，以便工时记录、小费和薪资信息在 Toast Web 和 Toast Payroll 之间同步。

要打开 Toast Payroll 中的映射模块，请导航至 设置 > Toast > 员工。如果您在屏幕左侧没有看到 设置，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 薪资，以显示 Toast Payroll 导航栏。

有关使用映射工具本身的完整分步过程（接受建议、映射到 POS 员工 下拉菜单、编辑铅笔），请参阅 Toast Payroll：管理员工映射。本文重点介绍在映射未按预期工作时解决问题的方法。

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快速修复

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查找并解决未映射的员工

有两个地方可以查看员工是否已在 Toast Payroll 中完成映射：

• 从 Team 页面。在 Toast Payroll 中，导航至 Team。任何未连接到 Payroll 个人资料的 Toast Web 个人资料，其姓名旁边都会显示 Unpaid Employee 标签。
  • 如果您在屏幕左侧没有看到 Team，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 Payroll，以显示 Toast Payroll 导航栏。
• 从员工的个人资料页面。打开员工的 Toast Payroll 个人资料并选择 POS Mapping 选项卡。如果该选项卡旁边有红色警报图标，则说明员工的个人资料和/或主要职位未映射。

若要映射他们：

1. 在 Toast Payroll 中，导航至 Settings>Toast>Employees。
   1. 如果您在屏幕左侧没有看到 Settings，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 Payroll，以显示 Toast Payroll 导航栏。
2. 使用 Location 下拉菜单选择员工工作的地点。
3. 在 Payroll Employees 选项卡或 Unmapped POS Employees 选项卡上找到该员工。Payroll Employees 选项卡列出了需要 Toast Web 匹配的 Payroll 个人资料。Unmapped POS Employees 选项卡列出了需要 Payroll 匹配的 Toast Web 个人资料。
4. 如果您在姓名旁边看到 Accept Suggestion 按钮，则说明系统已根据姓名、电子邮件或员工编号找到了可能的匹配项。如果正确，请选择 接受建议。
5. 如果没有出现建议，或者建议有误，请选择编辑铅笔图标，并从 映射到 POS 员工 下拉菜单中选择正确的档案。输入部分名称以缩小结果范围，并使用“最后打卡”日期来确认您选择的是员工实际打卡时使用的档案。
6. 如果员工不应通过工资单（Payroll）发放工资（例如，企业角色或通用的非人类档案），请改为选择 忽略此员工。

预期结果：该员工的红色警报图标消失，工时记录和小费开始同步。请参阅 Toast Payroll：“管理员工映射”以获取完整流程，包括映射后重新提交工时记录。

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解决小费无法发送时的“未映射员工”错误

这是客户就映射问题联系客户服务部最常见的原因。小费管理中的错误提示如下：

• “抱歉！我们无法批准 X 天。”
• “X 员工未映射。请映射此员工。”
• “以下日期发送失败。”

当您选择链接以映射员工时，页面通常会显示所有人都已映射。其原因几乎总是因为某个接收小费的档案出现在“小费管理”报告中，但未映射到 Toast Payroll 档案——即使该档案已设置为 在工资单中忽略。

此类档案的常见示例：

• 用于归集在线小费的“在线订购”或“默认在线订购”员工
• 用于输入餐饮或活动订单的“活动选项卡”或通用餐饮账户
• 用于小费汇总的“幽灵调酒师”或通用轮班配置文件
• 为接收汇总小费份额而创建的非人类配置文件

如果此类配置文件出现在“小费管理”报告中且未映射，即使它被标记为 在工资单中忽略，它也会阻止小费发送。

第 1 步：确认这是原因

方法 1：

1. 在 Toast Web 中，转至 报告 > 劳动力 > 小费管理
2. 查看当天无法发送小费的小费汇总员工列表。滚动浏览每一页，找到导致错误的未映射员工。
3. 找到带有红色警报图标的员工资料。

方法 2：

1. 在 Toast Payroll 中，导航至 Settings>Toast>Employees。
   1. 如果您在屏幕左侧没有看到 Settings，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 Payroll，以显示 Toast Payroll 导航栏。
2. 选择 未映射的 POS 员工 选项卡。
3. 滚动到列表底部。标记为 在工资单中忽略 的在职且可接收小费的员工列在底部。
4. 将此列表与无法发送小费当天的“小费管理”报告中出现的姓名进行交叉核对。

如果某个资料同时出现在这两个地方，它就是阻碍因素。

第 2 步：映射资料

如果该资料出现在“小费管理”报告中，则必须将其映射到 Toast 工资单资料以清除阻碍——即使您打算让该资料保持 在工资单中忽略 的状态。

1. 登录 Toast Payroll 并导航至 设置 > Toast > 员工。
2. 在 未映射的 POS 员工 选项卡中，选择资料旁边的 编辑铅笔图标。
3. 从 映射到 POS 员工 下拉菜单中，选择此小费信息应同步到的 Toast Payroll 资料。对于通用的非人工资料，这通常是为小费池路由创建的相应 Payroll 资料。
4. 返回“小费管理”报告并尝试再次发送小费。

预期结果：“未映射员工”错误将清除，且当天数据将发送至 Payroll。

第 3 步：如果下拉菜单为空

如果 映射到 POS 员工 下拉菜单中没有可供选择的资料，最常见的原因是：

• 该地点不存在匹配的 Toast Payroll 资料。确认 Toast Payroll 资料处于活动状态，并拥有运行小费池的地点的地点权限。
• Toast Payroll 资料已归档或已终止。在映射前将其重新激活。
• 存在重复的 Toast Web 资料干扰。查找可能在 Payroll 入职期间创建并取代了活动资料的自动生成 Toast Web 资料。归档自动生成的资料，并重新映射到包含工时记录和小费数据的原始 Toast Web 资料。

如果这些方法都无法解决问题，请参阅 联系客户服务前。

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重新映射映射到错误 POS 资料的员工

如果员工的工时未同步到 Payroll，或者他们的小费缺失，则 Payroll 资料可能映射到了错误的 Toast Web 资料。这种情况通常发生在 Toast Web 资料在 Toast Payroll 资料之前创建，且在 Payroll 招聘期间创建了第二个自动生成的 Toast Web 资料时。自动生成的个人资料可能已被映射，而不是员工实际打卡时使用的个人资料。

1. 在 Toast Payroll 中，导航至 Settings>Toast>Employees。
   1. 如果您在屏幕左侧没有看到 Settings，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 Payroll，以显示 Toast Payroll 导航栏。
2. 在 Payroll Employees 选项卡上找到该员工。
3. 记录每个候选 Toast Web 个人资料的“最后打卡日期”。员工实际使用的个人资料将具有较近的“最后打卡日期”。自动生成的个人资料很可能没有“最后打卡日期”，并且可能没有 POS 访问代码。
4. 选择员工姓名旁边的编辑铅笔图标。
5. 从 Map to POS Employee 下拉菜单中，选择 Unmap this Employee 以将其与错误的个人资料取消映射。
6. 选择员工姓名旁边的编辑铅笔图标。
7. 从 Map to POS Employee 下拉菜单中，选择具有较近“最后打卡日期”的 Toast Web 个人资料。
8. 在确认自动生成的个人资料没有工时记录或小费数据后，将其在 Toast Web 中归档。
9. 重新映射后，请重新提交 Toast Web 中的工时记录，以便将其同步到 Payroll。在 Toast Web 中，导航至 Reports > Labor > Time entry management，打开受影响日期范围内的每个班次，并为每个班次选择 Save changes。

预期结果：工时和小费将开始从正确的 Toast Web 个人资料同步到 Toast Payroll。

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映射已归档或重新聘用的员工

如果 Toast Web 个人资料在映射工具中员工姓名旁边显示 (archived)，则必须先取消归档该员工的 Toast Web 个人资料，映射才能解决他们的问题。

对于重新聘用的员工，请遵循 Toast Payroll 中的重新聘用流程。Toast 将自动取消归档旧的 Toast Web 个人资料并重新映射这两个个人资料。无需手动映射。

对于任何其他需要恢复的已归档个人资料，请遵循 恢复已归档员工，然后返回映射工具以验证个人资料是否已关联。

如果员工被添加到了第二个地点，并且现在在该地点显示为未映射，则必须在 Toast Payroll 中也添加第二个地点。仅在 Toast Web 中添加地点不会为该地点创建 Payroll 个人资料。请参阅 Toast Payroll：以获取详细信息，请同步 Toast Web 中的信息。

预期结果：工时和小费将开始从已取消归档/重新聘用的 Toast Web 配置文件同步到 Toast Payroll。

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常见问题解答

“未映射员工”是什么意思？

未映射员工是指其 Toast Web 配置文件和 Toast Payroll 配置文件未连接的员工。当配置文件未映射时，来自 POS 的工时条目将不会流入工资单工时表，小费将不会发送到工资单，并且在工资单上进行的工资率或职位更改将不会同步到 Toast Web。

也问作：

• • 未映射员工是什么意思
  • 什么是未映射员工
  • 员工未映射是什么意思

为什么小费管理器显示我有未映射的员工，但每个人都显示为已映射？

小费管理器显示您有未映射的员工，而每个人都显示为已映射，这是因为几乎总有一个接收小费的配置文件（通常是在线订购、活动标签、虚拟调酒师或其他非人类配置文件）出现在小费管理报告中且未映射——即使设置为 在工资单中忽略。要在 Toast Payroll 中找到它，请导航至 设置 > Toast > 员工 > 未映射的 POS 员工，然后滚动到列表底部。请参阅 解决小费无法发送时的“未映射员工”错误。（如果您在屏幕左侧没有看到 设置，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 工资单，以显示 Toast Payroll 导航栏。）

也问作：

• • 我有一个未映射的员工，但在我这边他们都已映射
  • 它显示我有一个未映射的员工，但我没看到他们显示为未映射
  • 我无法将小费发送到工资单，因为员工未映射，但我所有的员工都已映射

POS 映射选项卡上的红色警报图标是什么意思？

员工Toast Payroll资料中POS Mapping选项卡上的红色警报图标表示该员工的资料和/或主要职位未映射。（访问Navigate Toast Payroll Within Toast Web以了解新的Toast Payroll导航功能的工作原理。）选择红色警报图标以打开映射视图，然后使用Edit按钮来映射资料。如果资料映射后主要职位仍未映射，请选择Email Support链接以请求Toast代表进行职位映射——只有Toast管理员可以映射职位。

也问作：

• • POS映射处有一个带有“!”的红色三角形
  • POS映射警告

是什么原因导致员工在Toast Web中处于活动状态但在Toast Payroll中却不是？

员工在Toast Web中处于活动状态但在Toast Payroll中不是，最常见的原因是该员工是在Toast Web中入职的，但从未在Toast Payroll中入职。所有员工都应首先在Toast Payroll中入职——然后Toast Payroll会自动创建一个匹配的Toast Web资料。这包括将现有员工添加到第二个地点：该操作也必须在Toast Payroll中完成。请参阅 Toast Payroll：请参阅Assign or Change Employee Jobs or Locations以了解第二个地点的操作流程。

当我的员工在POS机上打卡时，为什么显示“无效密码”？

当员工在POS机上看到Invalid passcode错误时，这可能表明他们的Toast Web和Toast Payroll资料未映射——但也可能意味着POS访问代码本身不正确。请记住：员工编号和POS访问代码是两个不同的数字。员工编号用于标识Toast Payroll中的资料。POS访问代码仅用于登录或进入POS机，仅在Toast Web中可见，且并不总是与员工编号一致。请参阅 Toast Payroll：请参阅Employee Number and POS Access Code FAQ了解两者之间的区别。

映射时我该如何知道选择哪个POS资料？

若要了解映射时应选择哪个POS资料，请使用Map to POS Employee下拉菜单中的“最后打卡日期”。当员工已经打过卡时，请将其Toast Payroll资料映射到拥有工时和消费记录的Toast Web资料——他们已经在通过该POS访问代码进行操作。一旦确认另一个（重复的）Toast Web 个人资料中没有任何工时记录或小费数据，即可将其归档。

防止工时记录同步错误的最重要步骤是什么？

为防止工时记录同步错误，请遵循以下两条规则：所有员工都必须在 Toast Payroll 中入职，而不是在 Toast Web 中——一旦他们在 Toast Payroll 中添加，系统会立即自动创建一个匹配的 Toast Web 个人资料。并且只有员工工时和小费信息会在 Toast Web 中进行调整。所有其他员工操作（新员工入职、薪资费率变更、添加地点或职位）均在 Toast Payroll 中进行。请参阅 Toast Payroll：同步与 Toast Web 的信息以获取完整的集成指南。

如果我的员工输入有误，我该如何修复映射以使工时同步？

要修复映射以使工时从 Toast Web 同步到 Payroll，请使用 Toast Payroll 中的员工映射模块。在 Toast Payroll 中，导航至 设置 > Toast > 员工，并按照 Toast Payroll 中的“如何使用映射工具”部分进行操作：管理员工映射。（如果您在屏幕左侧没有看到 设置，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 薪资，以显示 Toast Payroll 导航栏。）映射完成后，请从 Toast Web 的 报告 > 劳动力 > 工时记录管理 重新提交现有的工时记录，以便它们流入 Payroll。

为什么“在 Payroll 中忽略”的员工仍然会阻止我的小费同步？

“在 Payroll 中忽略”的员工不会停止阻止您的小费，因为如果该个人资料出现在“小费管理”报告中——通常是接收小费的非人员个人资料，例如活动标签页或在线订单——它必须映射到 Toast Payroll 个人资料才能发送小费，即使它被标记为 在 Payroll 中忽略。在 Payroll 中忽略 设置可防止该个人资料获得报酬，但不会将其从“小费管理”报告的未映射检查中排除。请参阅 解决小费无法发送时的“未映射员工”错误。

也问作：

• • 被忽略的员工阻止小费同步
  • 已忽略此员工但仍显示未映射

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联系客户服务之前

少数映射场景确实需要客户服务干预，因为它们涉及只能由 Toast 进行的账户级更改：

• 重复的 Toast Payroll 资料。如果单个员工在 Toast Payroll 中有两个资料，仅靠映射无法解决此问题。客户服务必须协调这些资料，以合并工时和工资数据。客户服务还可以确认是否适用工资修正或费用。
• 职位映射。只有 Toast 管理员可以映射职位。在 Toast Payroll 中员工的 POS 映射 选项卡中，选择 电子邮件支持 链接，直接从映射屏幕发送职位映射请求。Toast 代表将在完成后通知您。
• 映射工具被阻止或不可用。如果映射页面无法加载、下拉菜单中没有任何地点的资料，或者您的角色不包含 HR+ 访问权限，请联系客户服务。

如果您确实需要联系客户服务，请准备好以下信息：

• 您的 Toast Payroll 公司代码
• 受影响员工或资料的全名（包括任何“在线订购”、“活动选项卡”或通用资料名称）
• 出现问题的地点
• 来自小费管理或工时的确切错误消息文本
• 受影响的工资发放周期或具体日期
• 受影响的地点和/或职位
• 简要描述您已经尝试过的操作——例如，“确认资料位于 未映射的 POS 员工 选项卡上，并设置为 在工资单中忽略，但 映射到 POS 员工 下拉菜单为空”

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此内容仅供参考，不旨在提供法律、税务、人力资源或其他专业建议。请联系律师或其他专业人士以获取建议。