Toast Payroll：给予非员工访问权限

上次更新时间：2026年5月18日 17:36

将簿记员、会计师或其他财务专业人士作为演示员工添加到 Toast Payroll，享有 HR+ 访问权限且不影响工资成本。

在本文中：

 

非员工访问概述

许多公司有簿记员、会计、薪资管理员或其他财务专业人员，他们需要访问Toast Payroll报告、团队管理和人力资源工具，而不需要在薪资中获得报酬。通过此过程将某人设置为演示员工（也称为演示用户或演示账户）可确保他们：

  • 不允许通过Toast Payroll领取薪水
  • 不接收W-2表或1095-C表
  • 不出现在报告部分的任何报告中
  • 不要影响公司季度税务申报的总额
  • 不要出现在每月发票上

 

重要：仅对全新个人资料使用此流程。如果个人资料上存在任何时间表或过去的薪资数据，您将无法将个人资料更新为演示状态。如果您需要更新现有个人资料，请联系客户服务以便他们可以审核个人资料并确定如何继续。

 

注意：使用此流程设置的个人资料无法更改为活跃员工状态。在此过程中跳过了几个必需的入职步骤，包括社会安全号码输入和I-9及W-4表格。如果此人应该在Toast Payroll中成为活跃的、有薪员工，请按照Toast Payroll中的标准新员工流程：新员工（雇主指南）从头开始。

 

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开始之前

适用对象：Toast Payroll

 

所需权限：

  • 在Toast Payroll中的HR+安全角色 — 添加团队成员和更新就业状态所需

 

您将完成的任务：将簿记员、会计师或其他财务专业人士添加到Toast Payroll中，赋予HR+安全角色和演示员工就业状态，以便他们可以访问薪资数据和报告，而不被计算为有薪员工或出现在每月发票上。

 

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将非员工添加到Toast Payroll

这些步骤遵循与在Toast Payroll中添加新员工相同的基本路径，但在最后采取不同的路线。有关标准新员工流程的完整指南，请参见Toast Payroll：新员工（雇主指南）。

 

  1. 登录Toast Payroll并导航到团队。
  2. 在右上角选择+ 添加员工按钮。
  3. 在基本信息选项卡中填写非员工的信息。
  4. 电子邮件地址应准确无误——非员工使用此地址接收欢迎邮件并登录Toast Payroll。
  5. 在社会安全号码部分：选择不，它将稍后输入。如果您的公司要求社会安全号码，您可以输入一个虚假的号码。
  6. 在职位与薪酬步骤中，填写所有必填字段：
    1. 薪酬类型：选择薪水。
    2. 职位与薪酬：在薪水字段中输入0。首先选择薪酬组，然后选择适合该薪酬组的职位。对于地点、工作和工作税地点，选择此人应有权限访问的地点、工作税地点和授予适当Toast Web权限的工作。Toast Web中的工作具有一组分配的权限，控制此人在Toast Web和Toast POS设备上的访问级别。
    3. EEO-1分类：因为该员工不会通过工资单支付，所以这里可以使用任何选择。
    4. 工资单安全角色：选择人力资源+以获得对工资数据、报告和团队管理的完全访问权限。有关每个角色允许的完整细分，请参见Toast Payroll：管理安全角色。
  7. 在福利步骤（如果可见）：可以随意选择 — 这些选择不会影响该非员工的访问权限。
  8. 在文档步骤：取消勾选所有入职文档。此人将不会按照典型员工的新员工步骤进行。
  9. 在审核步骤：验证姓名、电子邮件、地点、职位和薪资安全角色。选择添加到团队，然后选择返回团队页面。

 

注意：此时，Toast为此人创建一个Toast Web个人资料，并自动将其映射到他们的Toast薪资个人资料。

 

  1. 导航到入职选项卡并找到此人。选择他们的铅笔图标。

    此个人的黄色铅笔突出显示的新员工仪表板

  2. 在弹出窗口中，选择标记此新员工为完成，然后选择确认。

 

预期结果：该个人资料不再出现在新员工仪表板上。

 

  1. 使用搜索员工栏找到此人的个人资料。
  2. 向下滚动并选择个人资料设置。

    在薪资个人资料上突出显示的个人资料设置按钮

  3. 将就业状态设置为演示员工。选择保存更改。

    将就业状态设置为演示员工

 

预期结果：该非员工的就业状态现在为演示员工。他们会收到一封欢迎电子邮件，发送到第3步中输入的地址，并可以使用这些凭据登录Toast Payroll。根据他们的HR+安全角色，他们可以访问所有工资数据、报告和团队管理。他们不会收到工资，不会出现在工资报告中，也不会收到W-2表或1095-C表，不会影响季度税务申报总额，也不会出现在每月发票中。

 

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为非员工设置Toast网络访问

完成上述步骤后，Toast会自动为此人创建一个Toast网络档案。许多非员工除了工资数据外，还需要访问劳动、销售或其他POS数据。

 

要验证或调整此人的Toast网络权限，请按照授予或移除现有员工的Toast网络访问权限中的步骤进行操作。在审查权限时，非员工通常需要在4餐厅管理员部分拥有报告权限，但在其他部分不需要Toast POS权限。

 

注意：要从Toast Payroll导航到Toast Web，请选择溢出菜单并选择Toast首页。

 

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常见问题解答

演示员工能否查看所有HR+报告？

也被问到：

    • 拥有HR+访问权限的演示员工是否可以访问所有HR+报告？
    • 演示员工能看到什么？
    • 演示员工是否仍然可以访问工资团队管理？

演示员工对Toast Payroll的访问完全取决于他们的安全角色。HR+演示员工可以访问HR+安全角色允许的所有页面和报告。有关每个安全角色可以查看和执行的完整细分，请参见Toast Payroll：管理安全角色。

 

其他员工可以向演示员工报告吗？

也被问到：

    • 我可以将直接报告分配给演示员工吗？

具有演示员工状态的员工不会出现在职业档案的上级员工字段中。如果员工在其状态更改为演示员工之前已经有直接报告，则这些直接报告将被保留。

 

我可以将演示员工更改回活动状态吗？

也被问到：

    • 我如何将某人从演示状态更改为活动状态？
    • 我如何将演示员工转为正式员工？
    • 我如何将自己从演示状态中移除？
    • 我如何激活演示账户？
    • 我如何将自己的档案从演示模式更改？

是的，选择档案设置，然后在就业状态中选择活动。选择保存更改。

 

请记住，入职步骤——包括社会安全号码输入和I-9及W-4表格需要在员工的档案中直接完成，因为它们不会像常规雇佣流程那样被提示。

 

如果我的会计师或簿记员已经设置为正式员工怎么办？

也被问到：

    • 我将我的会计师添加为员工——我该如何修复这个问题？
    • 我的会计师出现在我的工资单上，我不希望他们在那里。
    • 我的会计师被当作员工收费。

这些档案也可以更改为演示状态，但前提是没有附加工资或时间表。即使员工从未获得报酬，如果附加了时间表，也需要创建一个新档案并设置为演示。

 

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此内容仅供参考，不应视为法律、税务、人力资源或任何其他专业建议。请联系律师或其他专业人士以获取建议。