Toast 薪资：授予非员工访问权限

上次更新时间：2026年10月8日 16:49

将簿记员、会计师或其他财务专业人士添加为 Toast Payroll 的演示员工，并授予其 HR+ 访问权限，且不会影响薪资成本。

本文内容：

 

非员工访问权限概述

许多公司都有簿记员、会计师、薪资管理员或其他财务或人力资源专业人员，他们需要访问 Toast 薪资报告、团队管理和人力资源工具，而无需通过薪资系统领取薪酬。使用此流程将某人设置为演示员工（也称为演示用户或演示账户）可确保他们：

  • 不允许通过 Toast 薪资领取薪酬
  • 不会收到 W-2 表格或 1095-C 表格
  • 不会出现在“报告”部分的任何报告中
  • 不影响季度税务申报的公司总额
  • 不出现在月度发票上

 

重要提示：仅对全新配置文件使用此流程。如果配置文件中存在任何工时表或过往薪资数据，您将无法将该配置文件更新为“演示”状态。如果您需要更新现有配置文件，请联系客户服务部，以便他们审核该配置文件并确定如何处理。

 

注意：使用此流程设置的配置文件以后无法更改为“在职员工”状态。在此过程中会跳过几个必要的入职步骤，包括输入社会保障号码以及填写 I-9 和 W-4 表格。如果此人应成为 Toast Payroll 中的在职带薪员工，请按照 Toast Payroll 中的标准新员工入职流程操作：从头开始阅读“新员工入职（雇主指南）”。

 

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开始之前

适用范围：Toast Payroll

 

所需权限：

  • Toast Payroll 中的 HR+ 安全角色 — 添加团队成员和更新雇佣状态所必需

 

您将完成以下任务：为 Toast Payroll 添加簿记员、会计师或其他财务专业人员，并为其分配 HR+ 安全角色和“演示员工”雇佣状态，以便他们能够访问工资单数据和报告，且不会被计为带薪员工或出现在月度发票上。

 

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将非员工添加到 Toast Payroll

这些步骤遵循与在 Toast Payroll 中添加新员工相同的基本路径，但在最后采取了不同的路线。有关标准新员工入职流程的完整演练，请参阅 Toast Payroll：New Hire Employees (Employer Guide)。

 

  1. 登录 Toast Payroll 并导航至 Team。
    1. 当您在 Toast Payroll 中选择 Team 时，您应该会看到一个以 payroll.toasttab.com 开头的 URL。访问 Navigate Toast Payroll Within Toast Web 以了解新的 Toast Payroll 导航如何工作。
  2. 选择右上角的 + Add employee 按钮。
  3. 使用非员工的信息填写 Basic info 选项卡。
  4. Email address 必须准确无误——非员工使用此地址接收欢迎邮件并登录 Toast Payroll。
  5. 在 Social Security number 部分：选择 No, it will be entered later。如果贵公司要求提供社会安全号码，您可以输入一个虚假号码。
  6. 在 Jobs & pay 步骤中，填写所有必填字段：
    1. Pay Type: 选择 Salary
    2. Jobs & Pay: 在 Salary 字段中输入 0。先选择 Pay group，然后选择该薪资组对应的 position。对于 Location、Job 和 Work Tax Location，请选择此人应拥有的位置、工作税收位置以及授予相应 Toast Web 权限的工作。Toast Web 中的工作岗位分配有一组权限，用于控制此人在 Toast Web 和 Toast POS 设备上的访问级别。
    3. EEO-1 Classification:由于该员工不会通过薪资系统发放工资，此处可进行任何选择。
    4. Payroll security role:选择 HR+ 以获得对工资单数据、报告和团队管理的完全访问权限。有关每个角色允许执行的操作的完整细分，请参阅 Toast Payroll：管理安全角色。
  7. 在 福利 步骤（如果可见）：进行您喜欢的任何选择——它们不会影响此非员工的访问权限。
  8. 在 文档 步骤：取消选中所有入职文档。此人将不会通过典型的员工新入职步骤。
  9. 在 审核 步骤：验证 姓名、电子邮件、地点、职位 和 工资单安全角色。选择 添加到团队，然后选择 返回团队页面。

 

注意：此时，Toast 会为此人创建一个 Toast Web 个人资料，并自动将其映射到他们的 Toast Payroll 个人资料。

 

  1. 导航至 入职 选项卡并找到此人。选择他们的 铅笔图标。

    突出显示此人黄色铅笔图标的新员工仪表板

  2. 在弹出窗口中，选择 将此新员工标记为完成，然后选择 确认。

 

预期结果：该个人资料不再出现在新员工仪表板上。

 

  1. 使用 搜索员工 栏找到此人的个人资料。
  2. 向下滚动并选择 个人资料设置。

    工资单个人资料上突出显示的个人资料设置按钮

  3. 将 雇佣状态 设置为 演示员工。选择 保存更改。

    将雇佣状态设置为演示员工

 

预期结果：该非员工的雇佣状态现为演示员工。他们会在第 3 步输入的地址收到一封欢迎电子邮件，并可以使用这些凭据登录 Toast Payroll。根据其 HR+ 安全角色，他们可以访问所有薪资数据、报告和团队管理。他们不会收到工资、出现在薪资报告中、收到 W-2 表格或 1095-C 表格、影响季度税务申报总额，也不会出现在月度发票上。

 

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为非员工设置 Toast Web 访问权限

完成上述步骤后，Toast 会自动为此人创建一个 Toast Web 个人资料。除了薪资数据外，许多非员工还需要访问劳动力、销售或其他 POS 数据。

 

要验证或调整此人的 Toast Web 权限，请按照 授予或移除现有员工的 Toast Web 访问权限 中的步骤操作。在审查权限时，非员工通常需要 4 餐厅管理 部分的报告权限，但不需要其他部分中的 Toast POS 权限。

 

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常见问题解答

演示员工可以查看所有 HR+ 报告吗？

其他提问方式：

    • 具有 HR+ 访问权限的演示员工可以访问所有 HR+ 报告吗？
    • 演示员工可以看到什么？
    • 演示员工是否仍然可以访问薪资团队管理？

 

演示员工对 Toast Payroll 的访问权限完全取决于其安全角色。HR+ 演示员工可以访问 HR+ 安全角色允许的所有页面和报告。有关每个安全角色可以查看和执行的操作的完整细分，请参阅 Toast Payroll：管理安全角色。

 

其他员工可以向演示员工汇报吗？

其他提问方式：

    • 我可以为演示员工分配直接下属吗？

 

具有演示员工状态的员工不会出现在职业档案的 汇报对象 字段中。如果员工在状态更改为演示员工之前已经有了直接下属，则会保留这些直接下属。

 

我可以将演示员工改回活跃状态吗？

其他提问方式：

    • 如何将某人从演示状态更改为活跃状态？
    • 如何使演示员工成为标准员工？
    • 我该如何退出演示模式？
    • 如何激活演示账户？
    • 如何将我自己的个人资料从演示模式更改出来？

 

可以。导航至员工的 Toast Payroll 个人资料，然后选择左下角的 个人资料设置。对于 雇佣状态 字段，选择 活跃。选择 保存更改。通过访问 在 Toast Web 中导航 Toast Payroll，了解新的 Toast Payroll 导航如何工作。

 

请记住，入职步骤（包括输入社会安全号码以及 I-9 和 W-4 表格）将需要直接在员工的个人资料上完成，因为它们不会像标准招聘流程那样进行提示。

 

如果我的会计师或簿记员已经被设置为标准员工怎么办？

其他提问方式：

    • 我将我的会计师添加为员工——我该如何解决这个问题？
    • 我的会计师出现在我的工资单上，但我不想让他们出现在那里。
    • 我的会计师正作为员工被收费。

 

这些资料也可以更改为演示状态，但前提是未关联任何薪资或工时表。即使从未向员工支付过薪资，如果关联了工时表，也需要创建一个新的资料并将其设置为演示状态。

 

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本内容仅供参考，不作为法律、税务、人力资源或其他专业建议。请联系律师或其他专业人士以获取建议。