Toast Payroll:更新员工个人信息

在本文中:

• 开始之前
• 打开员工档案
• 更新联系信息、地址和人口统计信息
• 更新紧急联系人
• 更改员工状态（终止、重新雇用或请假）
• 检索或更新员工的社会安全号码（SSN）
• 将档案更改同步到Toast Web
• 常见问题
• 相关文章

开始之前

适用范围:Toast Payroll

所需权限:

• HR+访问权限，或其他具有员工管理权限的安全角色

您将完成的任务:直接从员工的Toast Payroll档案标签中编辑个人信息、紧急联系人、就业状态和社会安全号码（SSN）。

注意：某些字段由员工拥有，雇主或经理无法编辑。员工的姓名、W-4表格，以及（在统一登录存在时）他们的电子邮件和电话号码由员工从自己的账户更新。这些案例在下面的常见问题解答中涵盖。

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打开员工档案

要在Toast Payroll中打开员工档案，请导航到团队，或使用页面顶部的搜索员工栏按姓名查找该员工。选择员工，然后在其记录顶部选择档案选项卡。

预期结果：您将看到员工的档案选项卡，其中包含个人信息、紧急联系人、就业状态和社会安全号码（SSN）的单独部分，每个部分都有自己的编辑控制。

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更新联系信息、地址和人口统计信息

您可以从档案选项卡查看或更新员工的联系信息、地址和人口统计信息。

1. 打开员工档案并选择档案选项卡。
2. 找到您想要更改的部分，然后选择该部分的编辑按钮。
3. 更新字段，然后保存您的更改。

预期结果：更新的信息会立即出现在档案的该部分。

注意：在档案中更新员工的地址不会自动更改他们税务表格上的地址。员工必须直接更新他们的州W-4表格，以便该表格上的地址更改。

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更新紧急联系人

要查看或更新员工的紧急联系人，请打开员工的个人资料，选择个人资料选项卡，在紧急联系人部分选择编辑按钮，更新字段，然后保存更改。

预期结果：您输入的紧急联系人详细信息会出现在个人资料的紧急联系人部分。

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更改员工状态（终止、重新雇用或请假）

使用状态模块来终止员工、重新雇用前员工或将某人放置在请假状态。

1. 打开员工的个人资料并选择雇佣选项卡。
2. 在状态模块中，选择>图标以打开状态更改向导。
3. 按照向导记录状态更改。

预期结果：员工的状态在状态模块中更新，变更反映在他们的记录上。

有关每个状态更改的完整说明，请参见专门的指南：

• 要结束雇佣，请参见在Toast Web或Toast Payroll中终止或归档员工。
• 要重新雇用前员工，请参见Toast Payroll：重新雇用指南。
• 要记录请假，请参见Toast Payroll：进行请假状态更改。

注意：客户无法删除员工个人资料。结束雇佣是通过终止或归档员工来完成的，这会移除他们的访问权限，同时保留他们的工资单和年终文件。有关详细信息，请参见Toast Payroll：删除员工个人资料。

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检索或更新员工的社会安全号码

个人资料选项卡是您检索或更新员工社会安全号码（SSN）的位置。出于安全考虑，任何查看或编辑SSN的人都会被跟踪并列在检索SSN弹出窗口中，因此您也可以使用此链接审核员工的SSN活动。

1. 打开员工档案并选择档案选项卡。
2. 选择检索SSN链接。
3. 确认该操作是出于商业目的。
4. 选择查看（眼球）图标以显示SSN。

预期结果：SSN显示，您的查看记录在检索SSN弹出窗口中。

注意：准确的税务申报需要有效的SSN。如果SSN以9、000或666开头，中间数字为00，结尾为0000，或是像123-45-6789这样的序列，则该SSN被视为无效。有关Toast Payroll如何处理缺失或无效SSN的信息，请参见Toast Payroll：社会安全号码（SSN）信息政策。

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同步个人资料更改到Toast Web

只要员工在系统之间映射，Toast Payroll个人资料的更新会立即同步到员工的Toast Web个人资料。

如果您想进行更改但不确定该更改属于哪里，请查看Toast Payroll：与Toast Web同步信息以检查该编辑是否应在Toast Web中进行。如果更改未在两个系统中显示，可能是个人资料未映射 — 请参见Toast Payroll：管理员工映射。

预期结果：在映射的个人资料上保存的更改会同时出现在Toast Payroll和Toast Web中。

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常见问题解答

如何更改员工个人资料上的姓名？

要更改员工的姓名，员工需要从自己的账户中自行更新，因为姓名字段与身份验证相关，而不是由雇主编辑。请员工登录并更新他们的姓名；如果遇到问题，请参见验证您的身份在Toast Web。

也可以问:

• 我无法在个人资料上更改我的姓名？
• 我该如何修正员工的姓名？
• 我们有两个同名的员工，我该如何区分他们？

我该如何更新员工的电子邮件或电话号码？

要更新员工的电子邮件或电话号码，您进行更改的位置取决于员工是否拥有统一登录。在统一登录存在之前，HR+用户可以在个人资料上编辑这些字段；一旦员工拥有统一登录，员工可以从他们的账户中更新自己的电子邮件和电话号码。有关管理电子邮件地址的帮助，请参见Toast Payroll:与Toast Web同步信息。

也可以问:

• 我该如何在个人资料中添加电话号码？
• 我该如何修正输入错误的电子邮件？
• 我该如何更改员工的电子邮件？

为什么我无法编辑个人资料上的字段？

如果您无法编辑个人资料上的字段，通常是因为该字段由员工拥有，或者您的安全角色不包括员工管理权限。姓名、W-4表格，以及（在统一登录后）电子邮件和电话由员工更新。如果您认为您应该有访问权限但没有，请与您公司中的HR+用户确认您的角色。

也可以问:

• 我无法编辑她的个人资料？
• 为什么编辑按钮缺失？
• 我如何获得编辑员工的权限？

雇主可以编辑员工的W-4表格吗？

雇主不能编辑员工的W-4表格条目；员工必须从他们的账户中更新自己的W-4。请员工登录并直接更新他们的税务扣除。

也可以问:

• 我如何更改员工的税务扣除？
• 我可以为我的员工更新W-4吗？
• 为什么我的W-4更改无法保存？

为什么新的社会安全号码无法保存到个人资料中？

当相同的社会安全号码已经附加到另一个个人资料时，包括重复或终止的个人资料，新的社会安全号码将无法保存。首先从错误的个人资料中删除社会安全号码，然后将其添加到正确的个人资料中。如果需要删除重复的个人资料，请使用任何Toast Payroll页面右下角的蓝色聊天按钮联系Toast客户服务。更多信息，请参见Toast Payroll：解决重复的社会安全号码（SSN）。

也可以问:

• 社会安全号码属于现有个人资料吗？
• 员工的社会安全号码被另一个个人资料占用吗？
• 请输入有效的社会安全号码错误？

我更新了员工的社会安全号码——他们的W-2会自动更新吗？

更新员工的社会安全号码不会自动更正已经提交的W-2表格。如果社会安全号码不正确或在季度截止日期后添加，则需要进行税务申报修正，以准确报告工资，并且会产生修正费用。要开始此过程，请使用任何Toast Payroll页面右下角的蓝色聊天按钮联系Toast客户服务。有关详细信息，请参见Toast Payroll：社会安全号码（SSN）信息政策。

也可以问:

• 我需要一个更正的W-2以修复SSN吗？
• 我该如何获取W-2C？
• 我的员工输入了错误的SSN，我该如何修复W-2？

我该如何找到已经存档的员工SSN？

要查找已经存档的SSN，请打开员工档案，选择档案标签，并使用检索SSN链接查看。确认该操作是出于商业目的，然后选择查看（眼球）图标。您的查看记录已被保存以确保安全。

也可以问:

• 我在哪里可以查看员工的SSN？
• 我该如何检查员工的SSN？
• 我该如何在工资单中查看SSN？

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相关文章

• Toast Payroll：员工管理中心
• Toast Payroll：与Toast Web同步信息
• 在Toast Web或Toast Payroll中终止或归档员工
• Toast Payroll：重新雇佣指南
• Toast Payroll：社会安全号码（SSN）信息政策

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此内容仅供参考，不应被视为法律、税务、人力资源或任何其他专业建议。请联系律师或其他专业人士以获取建议。