Toast 薪资管理系统：管理工资税

本文内容：

• 季度税务申报提醒
• 税务中心概览
  • 税务中心内导航
• 在税务中心解决任务
• 税务中心年末前后
  • 准备好 W-2 表格后

季度税务申报提醒

在 Toast 薪资管理系统中，HR+ 用户将在即将到来的季度纳税申报前看到税务提醒，以更新其联邦、州或员工的税务信息。此横幅仅当您在税务中心有未完成的任务时才显示。在提醒中选择“解决税务问题”将直接将您带到税务中心，您可以在我们申报季度税款之前处理 Toast 薪资管理中任何待处理事项。

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税务中心概览

在此发布之前，州税务账号、员工社会保障号 (SSN) 以及州和联邦税率在 Toast 薪资管理系统中处于不同位置。现在，您可以导航到一个中央中心，跟踪之前的工资税申报情况，并通过查看和解决各项任务为即将到来的工资税申报做好准备，助力成功。

HR+ 用户可以立即使用税务中心，甚至在发布第一份工资之前。您可以在上线过程中访问该页面，以管理税务信息。税务中心可用于：

• 查看和维护企业的税务信息（例如州税务账户、税务表格）
• 主动应对和解决税务问题
• 跟踪纳税申报时间表
• 查看关键的税务申报数据（例如拒付、季度税务套餐、年终税务文件）

从左侧导航菜单中选择“税费”。如果您有未完成的任务，您将看到一个红色数字，表示需要处理的任务。

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税务中心内导航 

为帮助您集中管理所有税务信息，右上角的两个按钮将带您进入 Toast 薪资管理系统的其他页面并提供更多信息：

• 选择“税务资源”以打开多个选项：
  • 编辑税务账户将导航至“设置”>“工资单”>“税务账户”页面。在这里，您可以添加或更新税务账户（州预扣税账户、州失业税账户、地方税务账户以及部分带薪探亲假和病假 (PFML) 和第三方管理员 (TPA) 账户），而无需联系 Toast 薪资管理系统。
  • SSN 收集设置优惠某些雇主在新员工入职、员工打卡上班或员工入职时要求提供 SSN。根据各州的法律法规，并非所有雇主都能使用这些功能。
  • 其他选项将提供快速答案或打开更详细的支持中心文章。
• 选择“税务文件”以快速导航到“报告”>“税务申报”页面，您可以在其中查看季度税务套餐、W-2 表格套餐、您公司的 W-3 表格等。

在税务中心的顶部，您会注意到一个大标题，其中标明季度纳税申报的时间线。使用底部的日期跟踪里程碑和截止日期。

• 灰色表示您仍在入职，尚未向 Toast 提交第一份工资单。
  • 填写薪资发放清单，然后在税务中心解决剩余任务，以准备第一份薪资。 
• 红色表示您在工资税申报截止日期前还有未完成的任务。
  • 解决此页面上的任何任务。
• 黄色表示您的税务相关任务已完成，但员工缺少数据，包括社会保障号 (SSN)。
  • 将所有员工 SSN 添加到 Toast 薪资管理系统。员工可以按照 Toast 薪资管理中的步骤操作：验证或更新我的 SSN 以完成此操作。
• 绿色表示所有任务均已在“任务”部分完成，适用于下一个季度的申报。
  • 使用页面右侧的教育材料了解更多信息。
• 蓝色表示 Toast 薪资管理系统正在准备或准备提交工资税申报。
  • 等待 Toast 准备申报或下载税务套餐。“年终纳税中心”部分可提供更多信息。

时间线内的日期有助于准备季度纳税申报：

• Q# 税务准备日期是您可以考虑前往税务中心查看任务的第一天。
• “按日期完成”是您必须完成这些任务的截止日期。
• Q# 报税日期是 Toast 薪资管理系统预计于 之前完成报税的日期。此日期基于本季度的最后一笔工资单。为了最大限度地提高申报成功率，我们建议您在办理上次工资单之前完成所有税务中心任务。
• 剩余天数（在圆形图中）倒计时至“完成按日期”为止。

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在税务中心解决任务

在页面下方，您将看到一个可扩展的图块，适用于您使用 Toast 薪资管理系统运营的每个联邦或州税务账户。选择每个账户图块以查看其包含的任务。在每个任务中，选择要检查并完成每个任务的操作项。您还可以选择“为什么重要？”以获取有关此单品如何助力薪资申报成功的更多信息。

注意：如果有任务已变灰或锁定，则您没有权限查看或解决该任务。如有任何疑问，请联系您企业的 Toast 薪资管理系统 HR+/管理员。 

签署美国国税局 8655 表格，授权 Toast 薪资管理系统作为您的联邦报告代理

• 这有什么关系？：Toast 薪资管理系统需要为每个税务账户列出您的第三方管理员，以便 Toast 薪资管理系统代表您向国家机构申报和沟通。不这样做可能会导致漏报税款、州罚款和申报被拒。
• 如何解决此任务？:参阅《Toast 薪资管理系统：表格 8655 以解决此任务。

取消您之前的工资单提供商的税务申报服务

• 这有什么关系？： 如果您之前的工资单提供商继续为您的企业申报税款，Toast 薪资管理系统根据最新薪资数据申报的税款可能会遭到拒绝、处理不准确、申报逾期或遗漏、州政府罚款以及 Toast 薪资管理系统罚款。
• 如何解决此任务？:联系您之前的工资单提供商（Toast 以外的人）以关闭您之前的工资单账户。

[员工姓名] 尚未提供其社会保障号

• 这有什么关系？：SSN 缺失的员工将被排除在工资税申报之外。缺失 SSN 可能导致税务申报被拒、W-2 表格缺失、需要修改、企业罚款、Toast 薪资管理费，以及员工在需要时难以获得失业救济。
• 如何解决此任务？:将员工的社会保障号添加到他们的个人资料中。1099 承包商将不会显示在此处；他们的社会保障号无需输入 Toast 薪资管理系统。

指定您的[州]预扣税账号

• 这有什么关系？：若未在需要注册并提供有效预扣税账户号码的州注册，可能会导致州罚款、Toast 薪资管理费，并可能导致营业执照丢失等商业处罚。
  • 如果您的账户处于“已申请”状态，在添加有效的州预扣账户号码之前，您将看到此消息。
• 如何解决此任务？：在“税务账户”页面上添加或更新州税务账户信息。

指定您的[州]失业税账号

• 这有什么关系？：完成州注册后，Toast 薪资管理系统会要求您提供失业税账号。若未注册失业账户并在 Toast 薪资管理系统中提供有效账号，可能会导致州政府罚款、Toast 费用以及营业执照丢失等严厉的商业处罚。
  • 如果您的账户处于“已应用”状态，在添加真实州预扣账户号码之前，您将看到此消息。
• 如何解决此任务？:在“税务账户”中添加或更新您的州税务账户信息。

确认您已将 Toast 薪资管理系统关联为您的[州][SUTA/SIT/PMFL]税务账户的第三方管理员 (TPA)

• 这有什么关系？：Toast 薪资管理系统需要为每个税务账户列出您的第三方管理员，以便 Toast 薪资管理系统代表您向国家机构申报和沟通。不这样做可能会导致漏报税款、州罚款和申报被拒。
• 如何解决此任务？:确认您已完成 TPA 链接说明。

验证您的[州]预扣工资频率

• 这有什么关系？：州预扣税款支付频率可能会随时间变化。薪资发放频率不正确可能导致申报延迟或缺失、预扣款缺失、州罚款和 Toast 薪资管理费用。
• 如何解决此任务？:添加或更新您的州税务账户信息。

验证您的[州]失业税率

• 这有什么关系？：失业税 (SUTA) 税率可能每年发生变化。Toast 薪资管理系统中的费率不正确可能会导致税务差异，并可能导致州罚款、企业罚款和 Toast 薪资管理费用。
• 如何解决此任务？:如果您收到关于 SUTA 税率更新的通知，请在“税务账户”页面添加或更新您的州失业税账户信息。如果您的 SUTA 费率长期不正确，请联系 Toast 薪资管理系统，以便我们确定作废和重新记录是否可以解决问题，或者您是否应该与州政府一起纠正此问题。

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税务中心临近年底

每年的 12 月 1 日左右，您将开始在税务中心看到一些不同的单品。Toast 薪资管理系统将为年终报税和 W-2 表格季收集多个相关项目，并以互动任务或按钮的形式提供。使用税务中心与 Toast 薪资管理系统：开始使用年终检查清单和我们发送的季节性电子邮件来浏览年终时段。

导航到“税务”后，您会在顶部看到一条新的横幅，其中包含年终季的总时间线。颜色和时间线点将随着您完成任务和时间线推进而变化。一般来说，请完成所有任务。完成这些任务的最后期限在时间线的第二步中注明（以下以橙色列出）。此日期与您当年最后一笔工资的到期日期一致。

自助打印/Toast 打印 W-2 表格已从“报告”>“纳税申报”页面移至税务中心的此处。如果您将其切换为“邮寄给企业”，您将看到送货地址（可编辑）和相关费用（运费和销售税前），前提是您为申请纸质表格的员工提供了 Toast 打印表格 W-2。请注意此处的截止时间；一旦您发布本年度最后一份工资单，系统将禁用切换开关并保存选择。 提交本年度最后一份工资单后，您的选择将无法更改在 Toast 薪资管理系统中获取所有详情：Toast 打印的 W-2 表格。

滚动至“提交任何W-2s图块更新”，并查看一些可用于年终结算的选项。选择蓝色超链接，即可打开更多详情的弹窗，并点击按钮与我们的团队聊天讨论这些单品。

一如既往，完成此图块下方的所有任务。若不处理，您的公司可能会因信息缺失或无效而收到税务通知，和/或受到经济处罚。

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W-2表格准备就绪后

Toast 于 2026 年 1 月 19 日准备好贵公司的 W-2 表格后，税务中心将再次变更。这里有几点需要注意：

• 在蓝色横幅中，有两个快速访问按钮。
  • 您的第 4 季度税费套餐将可直接下载。
  • 如适用，您还将看到一个纸 W-2s 按钮。根据 SSA 规定，您必须在 1 月 31 日前向任何选择纸质副本的员工分发纸质 W-2 表格，以便我们轻松找到他们。
    • 选择使用电子版的员工可以使用这些说明自行检索表格。

• 如果您有任何员工选择了纸质 W-2 表格，您将看到“获取信封”的链接。这种风格的信封将公司和员工地址左对齐。
• 您还将看到选择纸质和电子 W-2 表格的员工人数。如果您选择“查看”，您将看到每个纸质或电子表格员工的弹出窗口。
• 选择纸质或电子 W-2 图块中的下载按钮（向下箭头），下载任一类别的所有 W-2 表格的批量 PDF。

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此内容仅作参考之用，不构成法律、税务、人力资源或任何其他专业领域建议。如需获取相关建议，请联系律师或其他专业人士。