使用周期盘点来管理零售库存

上次更新时间：2025年11月21日 15:24

了解如何设置和进行周期性盘点，以审计您在 Toast 零售中的库存。

本文内容：

 

Toast零售周期盘点概述

周期盘点是一种库存审计方法，您在定期安排的时间间隔内对部分库存进行计数，而不是在年末进行一次大规模的实物盘点。此过程有助于及早识别库存差异，支持更好的库存控制，并确保全年准确报告。 

 

Toast零售的周期盘点功能允许您：

  • 跨多个地点计数项目
  • 启用隐藏计数以消除偏差并实时监控计数进度
  • 跟踪预期数量与实际数量之间的差异
  • 在影响项目库存之前审核计数和审计差异
  • 导出计数数据以供会计和审计使用

 

要创建和管理盘点表，您需要4.5完整菜单编辑权限。对于将要计数库存项目的员工，他们需要拥有Toast Web账户和5.2库存与数量权限。

 

循环盘点的最佳实践：

  • 如果您在多个地方存放相同的物品——例如在货架上和后备库存中——请不要创建单独的盘点表。相反，将所有内容保留在一张表上，并确保这些存储位置设置为物品位置。这样，您可以在多个地方分别盘点相同的物品，并仍然将其汇总到同一张盘点表的一个干净总数中。
  • 关注对您的底线影响最大的物品，或那些最有可能被错误处理的物品。
  • 与其进行一次大型年终盘点，不如安排定期盘点（例如每周或每月）。
  • 审查循环盘点中的差异，以标记预期与实际盘点之间的显著差异，并调查潜在原因，例如盗窃、损坏或错误标签。

 

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为循环盘点设置您的零售物品

在开始循环盘点之前，您需要确保已完成以下步骤以设置您的库存：

 

  1. 确保所有产品都存在于您的零售物品库中。在进行活动循环盘点期间，无法添加新物品。
  2. 为您在箱子、盒子或其他数量中盘点的所有物品指定接收单位。您可以通过从物品库中选择一个或多个物品，然后从设置值下拉菜单中选择设置接收单位来完成此操作。
  3. 创建物品位置(零售 > 物品管理 >物品位置)。物品位置应与您业务中存放库存的地方相对应（例如，后备存储、前货架、步入式等），并将帮助您在不同位置分别盘点相同的物品。不要为存放物品的每个位置创建单独的盘点表。注意：如果需要，可以在盘点过程中创建额外的物品位置。

 

如果在循环盘点之前尚未为特定物品启用库存跟踪，则在完成该物品的盘点时将自动启用。

 

一旦您的物品库准备就绪，您就可以创建盘点表。

 

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在 Toast 零售中创建盘点表

计数表包含您希望在特定周期内审核的所有项目。按照以下步骤在 Toast 零售中创建新的计数表。此过程必须在计算机上完成（而不是您的移动设备）。 

 

注意：要创建和管理计数表，您需要 4.5 完整菜单编辑 权限。

 

  1. 在 Toast Web 中，导航到 零售 >项目管理 > 周期计数。
  2. 选择 创建计数表。
  3. 输入一个名称（例如。“红酒”）为您的计数表，如果需要，可以将 隐藏预期数量 设置切换到 开启 位置，以保持计数的公正性。
  4. 选择 + 添加项目 以选择您想要包含在计数表上的内容。使用搜索和过滤功能快速找到合适的项目。

    添加项目到计数表屏幕，显示搜索“瓶子”和过滤“啤酒”类别都已选择 

  5. 完成添加项目后，选择 保存为草稿。
  6. 如果您完成了编辑，请选择 标记为准备计数。注意：在您标记为“准备”后，您将无法向计数表中添加项目。如果您还没有完成构建计数表，请在不选择该按钮的情况下关闭计数表页面，以便您可以稍后返回并继续进行更改。


当您的计数表“准备好”时，状态将在 周期计数 页面上更改为 进行中，您的员工可以开始在桌面计算机或他们的移动设备上进行周期计数。

 

如果您想使用先前创建的计数表进行新的计数，请选择该计数表行上的 三个点溢出图标，然后选择 复制。

 

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在 Toast 零售中进行周期计数

任何拥有 5.2 库存与数量 权限的员工都可以通过以下步骤在移动或桌面上进行周期计数 - 指令将遵循移动上的过程，允许使用设备的相机扫描项目的条形码。多个员工可以同时在同一计数表上工作，以共同进行周期计数。

 

  1. 在您的移动设备上，登录到 Toast Web 并导航到 零售。
  2. 所有标记为“准备好”的计数表将在移动 零售 仪表板的 周期计数 部分列出。选择您想要处理的计数表的名称。

    移动设备上的零售仪表板，显示“酒”列表为“进行中”在周期计数部分 

  3. 选择您想要开始计数的 物品位置 的名称。 
  4. 计数表上的所有项目将被显示。通过名称搜索项目，或选择搜索栏旁边的 条形码图标 以使用移动设备的相机扫描条形码。
  5. 在 计数 字段中输入该项目的数量，如果您想更改接收单位，请更改 计数单位 下拉菜单。您还可以选择 添加备注 以输入与您正在计数的项目相关的其他信息。
  6. 选择 下一步。您完成计数的项目将移动到 已计数 标签。在此位置搜索或扫描下一个项目以继续计数，或选择顶部的 返回箭头 以选择其他位置。
  7. 根据需要继续对所有位置的所有项目进行计数。如果需要，您可以编辑您的计数或添加新的物品位置。完成后，选择 将表格标记为已计数。。 

 

一旦表格被标记为已计数，除非它被移回 进行中 阶段，否则您将无法对物品计数进行更改。拥有 4.5 完整菜单编辑 权限的员工将能够审核并最终确定周期计数以保存库存数量的更改。 

 

注意：在计数表被标记为完成之前，物品计数不会受到周期计数的影响，具体细节在本文的下一部分中。

 

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审核并完成周期计数

一旦计数表被标记为已计数，状态将在 已计数 的 周期计数 页面上更改，以便经理可以审核计数表，识别差异和变动，必要时编辑物品计数，并最终确定该周期的计数。此过程必须在计算机上完成（而不是您的移动设备）。

 

  1. 在 Toast 零售的 循环计数 页面中，找到状态为 已计数 的计数表，并选择 审核。

    在计数表的顶部，您将看到计数的项目数量、项目总成本、总成本差异、总差异、实际总计数和库存准确率。项目信息 表将显示计数表上所有项目的具体数据，包括计数该项目的用户姓名，以及他们完成该项目计数的日期和时间。

    请注意，无论计数的接收单位如何，总实际计数始终显示最小单位（例如，瓶装葡萄酒而不是酒箱）。

    对于在多个位置计数的项目，您可以展开行以查看每个单独项目位置的计数信息。
  2. 如有需要，您可以在页面顶部选择 编辑项目计数。在这里，您可以编辑单个项目计数或选择多个项目以使用批量操作（删除项目位置、将数量设置为零、清除计数或稍后计数）。
  3. 如果需要进一步计数和调整，您可以在页面顶部选择 返回箭头 将计数表发送回 进行中。

    "返回"按钮（一个逆时针圆圈中的箭头）在复制、编辑项目计数和标记为完成按钮旁边 

  4. 当您准备好最终确定计数表时，选择 标记为完成。此操作将把所有输入的值分配到相应的单品，并将其保存在您的单品库中。

 

一旦计数表被标记为完成，将无法进行进一步更改。您可以将计数数据导出为 CSV 或 Excel 文件，以便用于会计、审计或差异报告。

 

循环计数调整将在项目详细信息页面的 最近库存历史 表中显示。这将显示在计数该项目时的差异和实际计数，而不是在计数表被标记为“完成”时的计数。循环计数在 库存滚动前进 报告中也将有自己的列（了解更多：Toast 零售库存报告）。

 

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关于循环计数的常见问题

“检测到更新的计数数据”警告我什么，我该如何解决？

如果计数表上的项目比当前计数表的记录更近期被计数或循环计数，则会发生此错误。此保护措施防止库存计数因过时信息而受到损害。要解决这些计数，请进入编辑模式，单独或批量选择受影响的项目（使用更新的计数过滤器轻松识别这些项目），然后清除计数或使用重新计数操作将项目转移到新的计数表中。

 

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