Toast Web 中的重复员工档案

本文内容：

• 在开始之前
• 快速修复
• 为何会出现重复档案
• 如果员工有两个活动档案且数据在错误的档案上
• 如果您只能在“已归档”选项卡中找到该员工
• 如果员工收到登录错误或“已被使用”的电子邮件错误
• 如果您想合并或整合两个档案
• 如果这实际上并非重复档案
• 在联系客户服务之前
• 常见问题解答
• 相关文章

在开始之前

适用范围：Toast Web、Toast POS、Toast Payroll（如适用）

所需权限：

• 4.9 员工信息（Toast Web 中，用于查看或编辑 POS 访问代码及归档档案）
• HR+ 用户角色（Toast Payroll 中，仅当您的餐厅使用 Toast Payroll 时，用于访问映射模块）

您将完成以下工作：确定哪个 Toast Web 个人资料包含员工的小费和工时录入数据，归档重复的个人资料，并确认正确的个人资料已在 Toast Payroll 中映射，以便数据按预期同步。

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快速修复

将症状与最可能的原因匹配，并转到下方相应的章节。

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为什么会出现重复档案

Toast Web 中的重复档案通常是由于先在 Toast Web 中添加员工，然后再在 Toast Payroll 中录用他们所导致的。

当员工在 Toast Payroll 中被录用时，系统会自动创建并映射一个 Toast Web 档案。如果您也直接在 Toast Web 中添加了该人员，结果就会导致同一员工拥有两个 Toast Web 档案。

重复档案通常意味着其中一个档案没有关联任何工时记录，尽管情况可能有所不同。常见的症状包括：班次缺失、小费缺失、职位缺失、权限缺失、“用户名或密码错误”提示，或者员工打卡时显示错误的姓名。

注意：为避免重复档案，请在 Toast Payroll 中录用员工，而不是在 Toast Web 中添加他们。系统随后会自动为您创建并映射相应的 Toast Web 档案。

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如果员工有两个活动档案且数据位于错误的档案上

这是最常见的情况：员工有两个档案，而小费和工时记录位于他们实际打卡的那个档案上，而不是您预期的那个。

1. 询问员工他们使用哪个 POS 访问代码（密码或 PIN 码）进行打卡。
2. 在 Toast Web 中，导航至 团队 > 员工。
3. 使用搜索栏查找该员工及其名下的所有档案。
4. 对于每个档案，选择铅笔图标并打开 档案 选项卡，以查看分配给它的 POS 访问代码。
5. 保留员工所使用的那个 POS 访问代码的档案。他们的工时和工时记录数据就存储在这里。
6. 归档任何重复的个人资料——即任何不包含员工用于打卡签到的 POS 访问代码的个人资料。

注意：在 Toast Web 中，个人资料是归档而不是永久删除。客户有时将归档描述为“删除”个人资料。

预期结果：员工拥有一个包含其消费和工时记录的单一有效个人资料，并且他们可以正常打卡签到。

如果您使用 Toast Payroll，请在归档后继续确认映射——请参阅下方的常见问题解答“归档重复项后，我需要在 Toast Payroll 中执行任何操作吗？”。

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如果您只能在“已归档”选项卡上找到该员工

如果您在“Active”（有效）选项卡上的搜索没有返回匹配的个人资料，则该员工可能在打卡签到进入另一个有效个人资料时，被映射到了一个已归档的个人资料。

1. 在 Toast Web 中，导航至 团队 > 员工。
2. 选择 Archived 选项卡并再次搜索该员工。
3. 如果您在此处找到了个人资料，则该员工很可能被映射到了此已归档的个人资料。但是，他们必须使用有效的 Toast Web 个人资料才能访问 Toast POS 设备。
4. 返回 Active 选项卡，并使用 POS 访问代码以及任何其他名称或拼写来查找包含其工时记录和消费信息（tip information）的有效个人资料。
5. 如果您使用 Toast Payroll，请返回 Toast Payroll 中的员工映射页面（导航至 Settings>Toast>Employees），并将该员工重新映射到该有效个人资料。
   1. 如果您在屏幕左侧没有看到 Settings，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 Payroll，以显示 Toast Payroll 导航栏。

预期结果：该员工被映射到包含其工时记录和消费数据的有效 Toast Web 个人资料，并且其工时和消费信息会流向 Toast Payroll。

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如果员工收到登录错误或“已被使用”的电子邮件错误

重复的个人资料也可能导致登录时出现“用户名或密码错误”，或者在尝试将电子邮件添加到正确的个人资料时出现“电子邮件已被使用”的消息。

1. 在 Toast Web 中，导航至 Team > Employees，并在“Active”（有效）和“Archived”（已归档）选项卡上搜索员工姓名。
2. 确定员工应保留哪个个人资料——即包含他们用于打卡签到的 POS 访问代码的有效个人资料。
3. 归档重复的个人资料，这样同一个电子邮件就不会同时关联到两个个人资料。
4. 请让员工尝试再次登录。
5. 如果归档重复项后错误仍然存在，请参阅 Get Help With Employee Clock-in Issues on the POS 以了解相关的登录和密码原因。

预期结果：重复项不再干扰登录，员工可以使用其正确的凭据登录。

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如果您想合并或整合两个档案

客户经常询问 Toast 是否可以合并或整合两个档案。在 Toast Web 中，您可以通过保留正确的档案并归档另一个档案来解决重复问题，而不是通过合并它们。

1. 保留员工使用的带有 POS 访问代码的有效档案，以及他们的消费和工时输入数据。
2. 归档重复的档案。
3. 如果您使用 Toast Payroll，请确认保留的档案已在 Toast Payroll 的 Settings>Toast>Employees 中完成映射。
   1. 如果您在屏幕左侧没有看到 Settings，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择 Payroll，以显示 Toast Payroll 导航栏。

如果员工在 Toast Payroll 中有两个档案（而不仅仅是在 Toast Web 中），他们的工资和工时数据可能会被拆分到这两个档案中。这种情况无法自助解决——请参阅下方的“联系客户服务之前”。

预期结果：员工保留一个有效的 Toast Web 档案，任何重复的档案都将被归档。

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如果这实际上不是重复档案

有些症状看起来像是重复档案，但原因不同。使用本节跳转到正确的文章。

• 如果有人打卡时显示了错误的员工姓名，可能是两名员工共用了同一个 POS 访问代码，或者终端需要重新同步。请参阅 Get Help With Employee Clock-in Issues on the POS。
• 如果您收到“员工未映射”错误，但不存在重复档案且员工已显示为已映射，则这是一个映射问题，而不是重复问题。请参阅 Toast Payroll：管理员工映射。
• 如果工时或时间条目未同步至 Toast Payroll，即使个人资料看起来正确，请参阅 Toast Payroll：管理员工映射。

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联系客户服务部之前

大多数重复的 Toast Web 个人资料情况都可以通过上述步骤解决。有一种情况无法自行解决：当员工在 Toast Payroll 中拥有两个个人资料时，他们的工时表和小费可能会被拆分到这两个资料中，必须由 Toast Payroll 客户服务部对这些个人资料进行核对，以将工资和劳工数据保留在单个个人资料中，并避免重复的税务文件。

在提交工单之前，请准备好：

• 员工姓名和 Toast Payroll 员工编号
• 员工使用的 POS 访问代码以及您的公司代码
• 您看到的具体错误消息（如有）
• 问题影响的日期或工资周期
• 受影响的地点和职位
• 您已尝试过的任何步骤，例如归档重复项或重新映射个人资料

要提交工单，请通过 Toast Payroll 内的在线聊天支持渠道联系 Toast Payroll 客户服务部。

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常见问题解答

我该如何确定保留哪个个人资料？

要确定保留哪个个人资料，请保留员工实际用于打卡的 POS 访问代码 所对应的活跃个人资料——该个人资料保存了他们的小费和工时条目数据。询问员工他们使用哪个 POS 访问代码，然后将其与每个 Toast Web 个人资料上的 POS 访问代码进行比较。您也可以使用 Toast Payroll 映射工具 中的 最后打卡日期 来确认哪个个人资料是活跃的。

其他常见提问：

• • 我应该保留哪个重复的个人资料？
  • 错误的个人资料中包含员工 ID——我该保留哪一个？
  • 我该如何找到包含工时记录的个人资料？

Toast 可以合并或整合两个个人资料吗？

Toast 不会将两个 Toast Web 个人资料合并或整合为一个。请保留正确的有效个人资料，并将重复的个人资料归档。如果重复项存在于 Toast Payroll 而非 Toast Web 中，请联系 Toast 客户服务部，因为必须核对拆分的工资单个人资料，以避免出现重复的税务文件。

其他常见提问：

• • 归档重复项还是让 Toast 整合账户更好？
  • 您可以合并两个员工个人资料吗？
  • 我该如何合并重复的员工？

我该如何处理重复的员工个人资料？

要删除重复的员工个人资料，请在确认其不包含该员工使用的POS 访问代码后，在 Toast Web 中将其归档。在 Toast Web 中，导航至团队 > 员工，找到重复项并将其归档。保留包含员工小费和工时记录的个人资料。

其他常见提问：

• • 我该如何删除重复的员工？
  • 我该如何移除重复的个人资料？
  • 我该如何修复重复的员工资料？

归档重复项后，我需要在 Toast Payroll 中执行任何操作吗？

是的，您在归档重复项后应验证该员工是否仍处于映射状态。登录Toast Payroll并导航至设置 > Toast > 员工，以确认该员工已映射到包含其工时记录和小费数据的有效 Toast Web 个人资料。跳过此步骤可能会导致其小费和工时无法按预期出现在工资单运行中。（如果您在屏幕左侧没有看到设置，请从左侧的 Toast Web 导航栏中选择工资单，以显示 Toast Payroll 导航栏。）

其他常见提问：

• • 归档后我需要重新映射吗？
  • 为什么我在修复重复项后，工时没有同步到工资单中？

我该如何从一开始就防止出现重复的个人资料？

为防止出现重复的个人资料，请在 Toast Payroll 中聘用员工，而不是在 Toast Web 中添加他们。当您在 Toast Payroll 中完成新员工入职流程时，系统会自动创建并映射一个匹配的 Toast Web 个人资料，因此无需在 Toast Web 中单独添加该员工。如果您在添加或聘用某人时收到重复个人资料警告，请选择现有的个人资料，而不是创建新的个人资料 — 请参阅 Toast Payroll：Toast 中的重复个人资料检测。

其他常见提问：

• • 我该如何检查员工编号，以免创建重复项？
  • 我该如何避免创建重复的个人资料？

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相关文章

• Toast Payroll：Toast 中的重复个人资料检测
• Toast Payroll：管理员工映射
• Toast Payroll：获取员工映射方面的帮助
• 获取POS端员工打卡问题的帮助
• 分配用户访问权限

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