xtraCHEF:解决未匹配的存款

未匹配的存款

如果您在尝试将信用卡存款与 xtraCHEF 中的每日销售记录进行匹配时遇到问题，可能是由于以下原因：
- 一个原因是由于时间不匹配。xtraCHEF 根据每日销售发布日记条目——具体来说，是在每个 24 小时内销售的内容。另一方面，Toast 有时会将多天的信用卡销售批量合并为单个存款，这意味着您在银行存款中看到的金额可能包含超过一天的销售额。这就是为什么您没有看到每日数字完全对齐的原因。
- 另一个可能发生这种情况的原因是，当特定日期关闭时，POS 终端处于离线状态。当这种情况发生时，Toast 通常会将交易混合到下一天。

选项 1（首选方法）：限制员工对 CLOSE_OUT_DAY_BIT 角色的访问。

一名或多名员工在餐厅营业时间内手动触发信用卡批次。请参阅支持中心中的存款时间表概述文章，以更好地理解手动捕获信用卡批次如何影响存款时间表。
如果您希望避免支付存款跨多个销售日合并，支付捕获应限制在当天销售完成后。为了减少对手动捕获功能的访问，客户需要联系Toast支持并请求将CLOSE_OUT_DAY_BIT访问权限限制为经过适当培训的人员。

选项2：为xtraCHEF销售日记账使用现金清算总账账户。

“现金清算”账户（又称“洗钱账户”、“应收/应付账户”或“在途资金账户”）主要用作资金或交易的暂存空间，并位于财务报表的资产负债表上。
资金或交易在此总账账户中停留，直到可以适当地分类并转移到各自的永久账户。
在此用例中，您将在xtraCHEF的销售设置页面中为信用卡支付分配此总账代码，以便将预期的信用卡存款发布到此，而不是直接发布到您的银行总账代码。
我们在您的每日销售日记账条目中发布到此总账代码的金额将代表您每个营业日期从Toast预期的信用卡支付的美元金额。
一旦资金已清算（存入）您的银行账户，您将把存入的确切金额从此总账账户转移到您的银行总账账户，以便顺利和平衡地进行对账。
日常情况下，此清算总账账户的净额为零，同时解决每日销售与每日银行存款之间的不匹配/合并交易。
- 小贴士：用户可以在其QuickBooks Online银行馈送中设置规则，以自动将此现金清算总账代码分配给所有Toast信用卡存款。这将节省每次作为银行对账过程的一部分手动创建条目的步骤。
用户应确保关注此总账账户余额，因为在任何时候，那里应始终仅持有1-3天的资金。
这是我们建议用于第三方送货支付（UberEats、Grubhub、DoorDash）的相同方法。
- 注意：每个账户应单独使用，以便进行责任跟踪。

选项3：

步骤1：验证QuickBooks存款日期

确认在您的QuickBooks账户中显示的结算日期和确切存款金额。这为您提供了在Toast中调查所需的数字。

步骤2：导航到Toast支付概览报告

登录到您的Toast Web账户并导航到支付概览报告。

步骤3：扩展日期范围

过滤报告以涵盖存款日期周围的广泛日期范围（例如，如果问题发生在05/18，请过滤从05/15到05/22）。这使您能够查看存款的一部分是否与相邻日期的销售合并。

步骤4：识别批量销售日期

在支付概览报告中找到总存款金额及其结算日期。

示例场景：

QuickBooks存款（结算于05/18和05/19）：$10,851.38和$7,025.68。
Toast报告细分：报告显示，这笔单一的 $10,851.38 存款实际上涵盖了两个销售日期：05/16 和 05/17。05/19 的 $7,025.68 存款涵盖了 05/17 的销售。

步骤 5：检查每一天的 xtraCHEF 日志条目

由于存款跨越多个日期，您必须确定每个特定日期属于多少存款。

步骤 6：计算差异

从实际的 QuickBooks 存款金额中减去 xtraCHEF 日志条目金额，以找出每个特定日期属于多少收入。

见解：该存款多出了$45.00，确认了05/16缺失的资金被批量处理在这里。

第7步：修正QuickBooks侧的金额

手动在QuickBooks中拆分银行存款，以便与xtraCHEF中的每日日记条目相匹配