xtraCHEF:解决未匹配的存款

本文内容：

• 未匹配的存款
• 解决未匹配存款的选项

未匹配的存款

• 如果您在尝试将信用卡存款与 xtraCHEF 中记录的 Toast POS 每日销售额进行匹配时遇到问题，可能是由以下原因造成的：
  • 原因之一是时间不匹配。xtraCHEF 根据每日销售额（具体而言，即 24 小时内售出的内容）发布日记账分录。另一方面，Toast 有时会将多天的信用卡销售额合并为一笔存款，这意味着您银行存款中显示的金额可能包含超过一天的销售额。这就是您无法看到数据在每日之间完全对齐的原因。
  • 发生这种情况的另一个原因是，在结算某一天时，POS 终端处于离线状态。发生这种情况时，Toast 通常会将这些交易合并到后续的一天或多天中。

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解决未匹配存款的选项

限制对 CLOSE_OUT_DAY_BIT 的访问

选项 1（首选方法）：限制员工对 CLOSE_OUT_DAY_BIT 角色的访问权限。

• 一名或多名员工在餐厅营业时间内手动触发了信用卡批处理。请参阅支持中心中的 存款计划概述 文章，以更好地了解手动获取信用卡批处理如何影响存款计划。
• 如果您希望避免将付款存款合并到多个销售日，则应将付款获取限制在当天的销售完成后进行。若要减少对手动捕获功能的访问权限，您需要联系 Toast 支持团队并请求调整该权限。

使用现金清算总账科目

选项 2：将现金清算总账科目用于 xtraCHEF 销售日记账分录。

• “现金清算”科目（又称“过渡科目”、“应收/应付科目”或“在途资金科目”）主要用作资金或交易的暂存空间，位于您财务报表的资产负债表上。
• 资金或交易会保留在此总账科目中，直到它们被适当地分类并转移到各自的永久科目中。
• 在此用例中，您可以在 xtraCHEF 的“销售设置”页面中为您的信用卡付款分配此总账代码，以便将预期的信用卡存款过账到该科目，而不是直接过账到您的银行总账代码。
• 我们在您的每日销售日记账分录中过账到此总账代码的金额，将代表 Toast 为您每个营业日的信用卡付款所预期的美元金额。
• 一旦资金清算（存入）您的银行账户，您随后应将存入的确切金额从此总账科目转入您的银行总账科目，以实现顺畅且平衡的对账。
• 日常情况下，此清算总账科目应为零，同时解决每日销售额与每日银行存款之间不匹配/合并的交易问题。
  • 专业提示：用户可以在其 QuickBooks Online 银行信息流中设置规则，自动将此现金清算总账代码分配给所有 Toast 信用卡存款。这将省去在银行对账过程中每次手动创建分录的步骤。
• 用户应确保密切关注此总账科目余额，因为在任何给定时间，该科目中应始终仅持有 1-3 天的资金。
• 我们建议将此方法用于第三方配送付款（UberEats、Grubhub、DoorDash）。
  • 注意：出于负债跟踪的目的，应为每项业务使用单独的个人账户。

手动拆分批量存款

选项 3：

第 1 步：核实 QuickBooks 存款日期

确认 QuickBooks 账户中显示的结算日期和确切存款金额。这为您提供了在 Toast 中进行调查所需的数据。

第 2 步：导航至 Toast 支付概览报告

登录您的 Toast Web 账户并导航至“支付概览”报告。

• 为此，请转至 报告 > 付款 > 支付概览

第 3 步：扩展日期范围

筛选存款日期前后的较宽日期范围（例如，如果问题发生在 05/18 左右，请筛选 05/15 到 05/22）。这使您可以查看部分存款是否与相邻日期的销售额合并结算。

第 4 步：确定合并销售日期

在“支付概览”报告中找到总存款金额及其结算日期。

示例场景：

• QuickBooks 存款（结算日期 05/18 和 05/19）：$10,851.38 和 $7,025.68。
• Toast 报告明细：报告显示这笔 $10,851.38 的单笔存款实际上涵盖了两个销售日期：05/16 和 05/17。05/19 的 $7,025.68 存款涵盖了 05/17 的销售额。

第 5 步：检查每一天的 xtraCHEF 日记账分录

由于存款跨越了多个日期，您必须确定每笔存款属于哪个特定日期。

1. 在 xtraCHEF 中打开同步监视器
2. 选择第一个销售日期 (05/16) > 选择 查看详情 > 显示同步条目
3. 在日记账分录上找到信用卡存款金额
   1. 05/16 的日记账分录金额示例：$10,896.38
4. 对第二个销售日期 (05/17) 重复此过程
   1. 05/17 的日记账分录金额示例：$6,980.68

第 6 步：计算差异

从实际的 QuickBooks 存款金额中减去 xtraCHEF 日记账分录金额，以找出属于每个特定日期的收入。

• 第 1 天 (05/16) 计算：
  • $10,896.38 - $10,851.38 = -.45.在这种情况下，它表明从当天的总额中扣除了一笔退款。
• 注意：请核实“付款概览”报告中该日期是否有扣除任何退款。
• 第2天（05/17）计算：
  • 05/19的QuickBooks存款为$7,025.68，日记账分录金额为$6,980.68。
    • $7,025.68 - $6,980.68 = 45
  • 因此，05/17的存款包括：
    • 来自05/17的$6,980.68
    • 来自05/16的$45

见解：此笔存款多出了$45.00，证实了05/16缺失的资金已合并到此处。

第7步：修正QuickBooks端的金额

手动拆分QuickBooks中的银行存款，使其与xtraCHEF中的每日日记账分录相符。

• 在QuickBooks中打开05/19的存款（$7,025.68），并将其拆分为两行：$6,980.68和$45.00。
• 将$6,980.68的部分与05/17的xtraCHEF日记账分录进行匹配。
• 将剩余的$45.00应用于05/18的存款（$10,851.38）。这使该存款总额达到$10,896.38，从而使其与05/16的xtraCHEF日记账分录完全匹配。

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