xtraCHEF：审批

本文内容：

• 审批规则概述
• 创建审批规则
• 批准发票

审批规则概述

餐厅的伟大之处在于没有两家是相同的——即使是来自同一概念或连锁的地点也会有不同的需求、客户和优先事项。餐厅的棘手之处在于几乎没有任何事情可以采取一刀切的方法。 

您很可能已经配置好所有需要的内容，以便通过xtraCHEF自动扫描和处理发票。但是对于供应商、物资和需要额外关注的特殊情况怎么办？在本文中，我们将介绍如何为您的发票设置审批规则，以及如何管理您的审批队列。

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创建审批规则

如果您在xtraCHEF账户中拥有租户管理员权限，您可以通过导航到右上角的齿轮图标并选择审批规则来创建审批规则。在此页面上，您可以选择多种审批场景。

• 多条件:根据供应商、地点、发票项目和发票字段（如金额、运费等）的组合配置发票审批路由。
• 发票金额：此规则允许您根据发票金额配置发票审批路由。
• 供应商名称:此规则允许您根据供应商名称配置发票审批路由。
• 发票日期：期待一个特别的假日订单或举办一个大型活动？此规则允许您根据发票日期配置发票审批的路由。
• 发票抬头值：此规则允许您根据发票抬头值（运费、折扣码等）配置发票审批的路由。
• 合同价格差异:指定是否希望在商品成本超过您商定的合同价格时标记发票，或选择在所有价格波动时收到通知。
• 手动上传:当员工输入发票详细信息而不是扫描文档时，需要手动审核/批准。
• 成本中心：标记由您组织的各个成本中心带来的费用。 当选择成本中心作为您的审批规则时，这些将单独列在成本中心规则选项卡下。

要创建规则，请选择您所选审批规则类型下的创建按钮。

这将启动一个审批规则工作流。虽然每个工作流的细节会根据您选择的场景略有不同，但所有审批将遵循相同的基本步骤：

1. 建立标准细节。
2. 选择并确认位置。
3. 为符合您标准的发票分配用户作为审批人。

在这个例子中，我们正在创建一个发票金额规则，如果总额超过2000美元，将自动标记发票进行手动审核。 首先，指定您的审批规则条件并选择下一步.

在这种情况下，我们将把操作员条件设置为大于(>)，并将值设置为$2000.00

接下来，添加将受此规则约束的地点。从左侧的部分中选择一个地点，将其移动到右侧的参与地点部分。您必须至少选择一个地点。一旦选择了地点，请选择下一步。

在您可以使用新的审批规则之前的最后一步是确定需要谁的批准。



注意:每个规则至少需要一个审批级别和至少一个审批人，因此请先添加初始审批人。

如果您希望在同一审批规则内增加一个额外的审批层，您可以选择+ 添加级别。 这将使符合您标准的发票上升到“指挥链”中。一级审批人将在二级审批人之前收到文件，依此类推。
 

选择时钟图标以启用自动审批（如有必要）。此外，铅笔和垃圾桶图标分别让您编辑和删除一个级别。

最后，当您指定至少一个审批人时，请选择提交。然后系统会提示您为规则命名。 一旦您的规则命名并提交，它将立即出现在您的审批规则列表中。

批准发票

1. 如果您被列为审批人，当您有新的发票需要审核时，您将在左侧的xtraCHEF侧边栏的审批选项卡上看到一个红色通知图标。选择审批以进入所有待处理发票审批的队列。
   
   
   
   
2. 如果您在列表中看到一张预期的发票，您可以选择点赞图标在快速批准下立即将其发送到您的已批准发票列表。 否则，选择书本图标在打开下深入查看发票。
   
   
   
   
3. 选择打开将打开一个新页面，显示扫描的发票，以及xtraCHEF已经从发票中解析的数据。
   
   
   
   
4. 如果进一步检查后所有内容看起来良好，请选择顶部的绿色批准按钮。
   
   
   
   
5. 如果需要进行更改（如将收据扫描为发票或供应商信息不正确），请选择相应的黄色按钮以使发票符合标准。
6. 同样，如果发票无法被接受，请选择红色拒绝按钮并选择拒绝的理由。 这将把发票移动到您的发票页面上的拒绝列，拒绝的发票数据将不会在xtraCHEF中使用。
   
   
   
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