Obtenir de l’aide pour les frais en double sur la carte de crédit du client

Que dois-je faire si un client déclare avoir reçu un double débit sur sa carte?

Vous pouvez prendre plusieurs mesures pour aider votre client soit à rembourser le paiement identique, le cas échéant, soit à le guider sur les prochaines étapes pour une résolution. L’une des causes fréquentes des frais perçus en double est la préautorisation et les frais en attente. Les banques placent souvent des retenues d’autorisation lorsqu’une carte est utilisée, qui apparaissent à côté des frais finalisés jusqu’à ce qu’ils tombent (généralement dans un délai de 1 à 5 jours ouvrables). De plus, les ajustements de paiement, comme l’ajout de pourboires, peuvent entraîner une autorisation secondaire temporaire, qui apparaît sur les relevés jusqu’à résolution. Ainsi, essayez ces conseils de dépannage :

1. Confirmez qu’il ne devrait y avoir qu’un seul débit. Dans certains cas, un client peut effectuer plusieurs transactions en une seule journée.
2. Demandez à votre client si ses frais s’affichent comme « en attente » sur son compte. Les frais en attente peuvent prendre plusieurs jours ouvrables avant d’être déposés, selon la banque émettrice de la carte et ses politiques.
3. Recherchez les quatre derniers chiffres du numéro de carte de crédit du client en utilisant Trouver des additions et émettre un remboursement dans le menu principal de l’application Toast, sous la section Activités du gestionnaire. C’est ici que vous pouvez confirmer s’il y a des transactions en double.  
   1. Sélectionnez Rechercher par carte de crédit.
   2. Entrez les 4 derniers chiffres de la carte.
   3. Sélectionnez Rechercher.
4. S’il y a plusieurs transactions, conseillez au client de vérifier son compte pour les paiements réglés et en attente. Cette transaction peut être due à un paiement ou à une autorisation annulé(e). Dans ce cas, le client doit s’attendre à ce que les frais en attente soient réglés dans un délai de plusieurs jours ouvrables, en fonction de la banque émettrice de la carte et de ses politiques. Les scénarios de paiement hors-ligne peuvent également entraîner des frais en double si le système traite de nouveau une transaction une fois reconnecté au réseau. Encouragez le personnel à examiner et à confirmer attentivement les accusations afin d’éviter de tels problèmes.
5. En cas de débit incorrect, vous pouvez suivre les étapes de l’article suivant sur par carte de crédit, le cas échéant.
6. Pour les additions dont le solde est négatif après traitement d’un double débit, ajoutez un article ouvert aux commandes affichant le solde négatif afin que l’addition puisse être clôturée une fois à zéro.

Communication guidée pour scénarios spécifiques

1. Paiements annulés : Expliquez qu’une transaction annulée apparaîtra comme en attente mais qu’elle n’est pas saisie. Partagez les preuves des dossiers Toast pour rassurer vos clients.
2. Corrections de paiement fractionné : Rassurez le client que les transactions annulées provenant de paiements fractionnés ne seront pas saisies et fournissez des captures d’écran des annulations et des montants réels saisis par Toast.
3. Frais refusés : Informez les clients que les transactions refusées peuvent toujours sembler en attente, mais qu’elles ne sont pas traitées. Les montants en attente expireront et seront déposés selon les directives de la banque du client.
4. Factures non assorties aux frais : Examinez attentivement les écarts inattendus en consultant le système. Signalez les erreurs de facturation ou dupliquez les dépôts de garantie à l’équipe de facturation Toast pour une résolution finale.

Conseils pour prévenir les problèmes futurs

• Utiliser Ethernet pour Envoyer en cuisson automatiquement : La configuration du système Toast par Ethernet plutôt que par Wi-Fi évite les comportements tels que les rejets de commandes ou les doublons de frais.
• Surveiller les paiements fractionnés : Assurez-vous que tous les partages de paiement sont correctement enregistrés et vérifiés avant de fermer les tables.